Setiap akhir periode, HR sering menghadapi kompleksitas perhitungan gaji yang mencakup absensi, lembur, tunjangan, hingga pajak. Tanpa sistem terstruktur, proses ini rawan kesalahan dan memakan banyak waktu.
Kesalahan kecil dalam penggajian bisa berdampak besar, mulai dari turunnya kepercayaan karyawan hingga potensi sengketa. Keterlambatan atau ketidakakuratan pembayaran juga bisa mengganggu stabilitas operasional dan reputasi perusahaan.
Solusinya adalah penerapan sistem payroll yang meningkatkan efisiensi, menjamin akurasi, serta mendukung kepatuhan regulasi. Dengan sistem ini, penggajian lebih transparan, profesional, dan mampu memperkuat manajemen SDM di tengah persaingan bisnis.
Apa itu Sistem Payroll?
Sistem payroll adalah software yang digunakan perusahaan untuk menghitung, memproses, dan mengelola gaji karyawan secara efisien. Fungsinya mencakup perhitungan jam kerja, lembur, pajak, cuti, bonus, hingga tunjangan lain.
Dengan integrasi software HR, payroll mengotomatiskan penggajian, mulai dari slip gaji, pembayaran, hingga laporan. Solusi ini membuat proses lebih cepat, akurat, hemat waktu, serta memastikan kepatuhan pada regulasi ketenagakerjaan.
Manfaat Menggunakan Sistem Payroll bagi Perusahaan
Menggunakan software payroll memiliki sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat perusahaan dapatkan dengan menerapkan sistem ini:
1. Meningkatkan akurasi laporan gaji karyawan
Penerapan sistem payroll otomatis membantu mengurangi kesalahan perhitungan gaji dan tunjangan karyawan. Dengan demikian, karyawan dapat memperoleh gaji yang akurat dan sesuai dengan yang seharusnya mereka terima.
2. Integrasi data sistem payroll
Sistem payroll mencakup seluruh data penting karyawan, mulai dari identitas, cuti, hingga tunjangan dan potongan pada aplikasi pencatat kehadiran. Semua informasi terintegrasi ini otomatis diolah untuk menghasilkan perhitungan gaji yang akurat.
3. Mengurangi risiko human error
Dengan sistem HRIS, sistem payroll mampu meminimalkan risiko human error secara signifikan. Data yang telah terverifikasi akan diproses secara otomatis, sehingga setiap output penggajian dihasilkan dengan akurat dan sesuai perhitungan.
4. Hemat waktu
Sistem payroll mendukung HR melalui integrasi aplikasi HRD, sehingga proses penggajian lebih cepat dan efisien. Misalnya, saat ada karyawan absen, sistem otomatis menyesuaikan perhitungan gaji, ditambah fitur lain yang mempermudah pembayaran.
“Keunggulan utama payroll system adalah akurasi dalam menghitung komponen kompleks seperti BPJS, potongan PPh 21, dan tunjangan. Semua dihitung sesuai regulasi yang berlaku secara otomatis.”
– Elvina Adhisty, Senior HR Manager
Contoh Payroll dan Cara Kerjanya
Proses penggajian mencakup gaji pokok, tunjangan, dan lembur, dengan metode manual atau software modern. Umumnya, payroll berlangsung dalam tiga tahapan utama yang mencakup:
Pre- sistem payroll
Langkah awal payroll adalah menetapkan kebijakan penggajian sesuai peraturan, termasuk BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21. Kebijakan ini menjadi acuan manajemen serta standar prosedur dalam proses penggajian perusahaan.
Tahap berikutnya adalah mengumpulkan dan memverifikasi data karyawan, seperti absensi dan perubahan gaji. Pengecekan ini memastikan keakuratan data agar perhitungan gaji sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Payroll
Setelah data karyawan telah melewati proses validasi, data tersebut akan masuk ke dalam sistem penggajian untuk dilakukan perhitungan gaji bersih. Dalam proses ini, sistem akan mempertimbangkan pajak dan potongan lainnya sehingga menghasilkan jumlah gaji bersih yang sesuai.
Post-Payroll
Gaji karyawan merupakan pengeluaran besar bagi perusahaan, sehingga HRD dan Finance perlu berkoordinasi dalam pencatatan penggajian. Setelah itu, tim Finance mentransfer gaji ke rekening karyawan, lalu slip gaji dibagikan sebagai bukti resmi.
Keunggulan Menggunakan Sistem Payroll dari Total
Sistem Payroll Total adalah solusi penggajian modern yang dirancang untuk mengotomatiskan perhitungan gaji secara akurat dan efisien. Sistem ini memberikan berbagai keunggulan bagi perusahaan dalam mengelola payroll secara terintegrasi dan minim kesalahan.
Fitur utama:
- Database Terpusat: Menyimpan dan mengelola data karyawan sebagai dasar perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan secara terintegrasi.
- Manajemen Kehadiran (Attendance Management): Mencatat jam kerja karyawan secara akurat sebagai acuan perhitungan gaji dan lembur.
- Manajemen Penggajian (Payroll): Mengotomatiskan perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan melalui payroll management agar pembayaran gaji lebih akurat dan tepat waktu.
- Manajemen Cuti dan Pinjaman: Mengelola cuti dan pinjaman karyawan yang secara otomatis memengaruhi perhitungan gaji bulanan.
- Sistem Roster: Mengatur jadwal dan shift kerja untuk mendukung perhitungan gaji berbasis jam kerja atau shift.
- Absensi Face Recognition & GPS Tracking: Memastikan data kehadiran valid dan akurat untuk menghindari kesalahan dalam penghitungan gaji.
- BPJS dan SPPT: Mengelola iuran BPJS serta kewajiban perpajakan karyawan yang terintegrasi langsung dengan sistem payroll.
Kesimpulan
Sistem payroll adalah alat penting dalam pengelolaan gaji dan tunjangan karyawan di perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam proses penggajian. Selain itu, keunggulan sistem payroll mencakup penghematan waktu, otomatisasi perhitungan, pemantauan yang lebih baik, serta kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan hukum ketenagakerjaan.
Total menawarkan sistem payroll yang dapat diandalkan bagi perusahaan dengan banyaknya fitur yang diberikan. Dengan keandalan sistem payroll yang Total tawarkan, perusahaan juga dapat mengoptimalkan pengelolaan penggajian karyawan dengan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan. Dengan demikian, sistem payroll Total juga menjadi solusi yang handal dan terpercaya bagi perusahaan dalam mengelola proses payroll dengan baik. Segera jadwalkan demo gratis!
