Setiap akhir bulan, angka lembur sering jadi perdebatan antara HR dan karyawan. Penyebabnya hampir selalu sama, tidak ada kesepakatan soal upah mana yang dipakai sebagai dasar dan pengali mana yang berlaku.
Cara menghitung upah lembur dilakukan dalam tiga langkah, Artikel ini membahas ketiga langkah tersebut secara rinci, lengkap dengan tabel pengali per jenis hari, tiga contoh perhitungan payroll, dan rumus Excel yang bisa langsung dipakai.
Key Takeaways
Semakin banyak karyawan dan variasi jenis harinya, semakin kecil ruang untuk mengandalkan rekap manual tanpa selisih.
Dengan data absensi dan pengali yang sudah tersusun otomatis, waktu rekap lembur setiap bulan bisa dipangkas jauh.
Perhitungan lembur yang konsisten mengikuti PP 35/2021 membuat rekap Anda lebih mudah dipertanggungjawabkan saat diperiksa
Apa Itu Upah Lembur dan Siapa yang Berhak Menerimanya
Upah lembur adalah upah tambahan yang wajib dibayar perusahaan ketika karyawan bekerja di luar jam kerja normal. Di Indonesia, jam kerja normal adalah 40 jam seminggu, baik dalam pola 5 hari (8 jam/hari) maupun 6 hari kerja (7 jam/hari).
Aturan yang berlaku saat ini adalah Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021. Ada dua syarat yang wajib dipenuhi agar lembur sah secara hukum: harus ada perintah tertulis dari perusahaan, dan karyawan yang bersangkutan harus menyetujuinya.
Cara Menghitung Upah Lembur dalam Tiga Langkah
Selisih hitungan lembur biasanya muncul karena dasar upah dan pengalinya belum disepakati sejak awal. Begitu dua hal itu jelas, sisanya tinggal mengikuti tiga langkah berikut.
1. Tentukan Dasar Upah Lembur
Mulailah dengan membuka slip gaji karyawan. Yang perlu Anda lihat bukan angka totalnya, tapi komponen apa saja yang menyusun angka itu.
Dari situ, tinggal cocokkan dengan tabel di bawah. Ada tiga kondisi yang mungkin, dan masing-masing punya dasar hitung sendiri.
| Struktur upah karyawan | Dasar perhitungan lembur |
|---|---|
| Hanya upah pokok, atau upah pokok ditambah tunjangan tetap | 100% dari upah pokok ditambah tunjangan tetap |
| Upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap, dengan upah pokok ditambah tunjangan tetap kurang dari 75% total upah | 75% dari upah keseluruhan |
| Upah lebih rendah daripada upah minimum yang berlaku | Pakai upah minimum daerah setempat sebagai dasar |
2. Hitung Upah Sejam dengan Rumus 1/173
Langkah ini paling cepat. Ambil dasar upah dari langkah pertama, lalu bagi dengan 173. Angka 173 adalah rata-rata jam kerja dalam sebulan. Asalnya dari 40 jam per minggu dikali 52 minggu, lalu dibagi 12 bulan.
Jangan mengganti angka ini dengan 160, 174, atau hasil hitungan sendiri. Angka 173 sudah baku dan berlaku sama untuk semua karyawan bulanan, tidak peduli lemburnya di hari apa.
Contohnya, kalau dasar upah Rp6.000.000, maka upah sejamnya Rp6.000.000 dibagi 173, yaitu Rp34.682 . Angka inilah yang dipakai di langkah berikutnya.
3. Pilih Pengali Sesuai Jenis Hari
Sekarang tinggal menentukan angka pengalinya. Yang menentukan ada dua: lembur itu jatuh di hari apa, dan perusahaan Anda memakai pola 5 hari kerja atau 6 hari kerja.
Kedua pola punya tabel yang berbeda karena jam kerja normalnya memang tidak sama. Cari baris yang cocok dengan kondisi Anda di tabel berikut.
| Jenis hari | Pengali upah sejam |
|---|---|
| Hari kerja biasa | Jam ke-1: 1,5× Jam ke-2 dan seterusnya: 2× |
| Hari istirahat mingguan atau libur resmi (pola 6 hari kerja) | Jam ke-1 s.d. ke-7: 2× Jam ke-8: 3× Jam ke-9 s.d. ke-11: 4× |
| Hari istirahat mingguan atau libur resmi (pola 5 hari kerja) | Jam ke-1 s.d. ke-8: 2× Jam ke-9: 3× Jam ke-10 s.d. ke-12: 4× |
| Libur resmi yang jatuh pada hari kerja terpendek | Jam ke-1 s.d. ke-5: 2× Jam ke-6: 3× Jam ke-7 s.d. ke-9: 4× |
Tiga Contoh Perhitungan Upah Lembur Karyawan
Supaya perbedaannya kelihatan jelas, tiga contoh berikut memakai angka gaji bulanan yang sama, yaitu Rp6.000.000. Yang membedakan hanya struktur upahnya dan jenis hari saat lembur dilakukan.
1. Lembur 3 jam di hari kerja, dasar 100%
Karyawan menerima upah pokok Rp5.400.000 dan tunjangan tetap Rp600.000, jadi total Rp6.000.000 tanpa tunjangan tidak tetap. Dasar lemburnya 100%, sehingga upah sejam adalah Rp6.000.000 dibagi 173, yaitu Rp34.682.
- Jam ke-1: 1,5 × Rp34.682 = Rp52.023
- Jam ke-2: 2 × Rp34.682 = Rp69.364
- Jam ke-3: 2 × Rp34.682 = Rp69.364
Total upah lembur adalah Rp190.751.
2. Lembur 3 jam di hari kerja, dasar 75%
Karyawan lain juga menerima total Rp6.000.000, tapi rinciannya upah pokok Rp3.500.000, tunjangan tetap Rp500.000, dan tunjangan tidak tetap Rp2.000.000. Upah pokok ditambah tunjangan tetap adalah Rp4.000.000, sedangkan 75% dari total upah adalah Rp4.500.000.
Karena Rp4.000.000 lebih kecil daripada Rp4.500.000, dasar lemburnya memakai Rp4.500.000. Upah sejam menjadi Rp4.500.000 dibagi 173, yaitu Rp26.012. Dengan total pengali yang sama (1,5 + 2 + 2 = 5,5), upah lemburnya adalah 5,5 × Rp26.012 = Rp143.066.
3. Lembur 10 jam di hari libur, pola 5 hari kerja
Karyawan pada contoh pertama diminta masuk saat libur nasional dan bekerja 10 jam. Dasar lemburnya tetap 100%, jadi upah sejam tetap Rp34.682.
- Jam ke-1 s.d. ke-8: 8 × 2 = pengali 16
- Jam ke-9: pengali 3
- Jam ke-10: pengali 4
Total pengali menjadi 23, sehingga upah lembur adalah 23 × Rp34.682 = Rp797.686.
| Contoh | Dasar upah | Upah sejam | Total pengali | Upah lembur |
|---|---|---|---|---|
| Contoh 1: 3 jam, hari kerja | Rp6.000.000 (100%) | Rp34.682 | 5,5 | Rp190.751 |
| Contoh 2: 3 jam, hari kerja | Rp4.500.000 (75%) | Rp26.012 | 5,5 | Rp143.066 |
| Contoh 3: 10 jam, hari libur (pola 5 hari kerja) | Rp6.000.000 (100%) | Rp34.682 | 23 | Rp797.686 |
Angka final ini yang nantinya muncul sebagai komponen tambahan di slip gaji dan pada tanda terima gaji karyawan. Pastikan rinciannya tetap terpisah dari gaji pokok supaya mudah ditelusuri kalau ada pertanyaan.
Cara Menghitung Upah Lembur di Excel
Susun minimal empat kolom: dasar upah bulanan, upah sejam, jumlah jam lembur, dan total upah lembur. Dengan struktur ini, kalau ada angka yang salah, Anda bisa langsung tahu di kolom mana kesalahannya.
Berikut rumus dasarnya, dengan asumsi kolom B berisi dasar upah bulanan dan kolom C berisi upah sejam:
- Upah sejam di sel C2:
=B2/173
- Upah lembur hari kerja di sel E2, dengan D2 berisi total jam lembur:
=IF(D2=0;0;(1,5*C2)+((D2-1)*2*C2))
- Upah lembur hari libur pola 5 hari kerja:
=IF(D2<=8;D2*2*C2;IF(D2=9;(16*C2)+(3*C2);(16*C2)+(3*C2)+((D2-9)*4*C2)))
Supaya rekapnya rapi, tarik data karyawan dari satu sumber yang sama, misalnya dari database karyawan Excel yang sudah Anda punya. Dengan begitu, nama, NIK, dan besaran gaji tidak perlu diketik ulang setiap bulan.
Batas Jam Lembur dan Kesalahan yang Sering Terjadi
Menghitung dengan benar saja belum cukup kalau jam lemburnya sendiri sudah melewati batas. Brikut adalah beberapa kesalahan yang paling sering muncul di lapangan:
- Memakai take home pay sebagai dasar: Bonus, insentif, dan lembur bulan lalu tidak termasuk komponen dasar upah lembur.
- Mengganti angka 173 dengan angka lain: Pembagi 173 sudah ditetapkan dan tidak perlu disesuaikan dengan jumlah hari kerja tiap bulan.
- Menyamakan tabel pengali 5 hari dan 6 hari kerja: Selisihnya baru terasa saat lembur di hari libur berjalan lebih dari 7 jam.
- Lembur tanpa perintah tertulis: Tanpa dokumen, sulit membuktikan siapa yang meminta dan berapa jam yang disetujui.
- Melewatkan pengecekan aturan 75%: Struktur upah yang berubah setelah kenaikan gaji bisa mengubah dasar lembur tanpa disadari.
Perusahaan yang sudah memakai aplikasi roster kerja lebih mudah menghindarinya karena jadwal, kehadiran, dan jam lembur tercatat dalam satu alur.
Menghitung Lembur Otomatis Lewat Sistem HR
Semakin banyak karyawan dan semakin beragam pola kerjanya, semakin besar kemungkinan terjadi kesalahan hitungan manual. Di titik itu, sistem HR yang terintegrasi bisa mengambil alih seluruh proses perhitungan lembur secara otomatis.
Software HRM seperti Total ERP biasanya sudah dilengkapi fitur-fitur yang memudahkan pengelolaan lembur, antara lain:
- Pencatatan kehadiran otomatis langsung dari mesin absensi atau aplikasi mobile.
- Kalkulasi lembur otomatis sesuai pola kerja dan jenis hari tiap karyawan.
- Integrasi penggajian sehingga hasil lembur langsung masuk ke slip gaji.
- Jejak audit yang mencatat persetujuan lembur hingga ke transaksi asalnya.
Dengan software HR yang menangani semua itu secara otomatis, tim HR bisa mengalihkan waktunya dari rekap manual ke hal yang lebih strategis, dan karyawan pun mendapat kepastian bahwa setiap jam lemburnya dihitung dengan benar setiap bulan.
Kesimpulan
Menghitung upah lembur tidak serumit yang sering dibayangkan. Kuncinya ada di dua hal yang harus disepakati sejak awal: dasar upah yang dipakai dan pengali yang berlaku sesuai jenis hari.
Dengan tiga langkah yang sudah dibahas, siapa pun bisa menghitung lembur karyawan secara akurat sesuai PP 35/2021. Semakin konsisten prosesnya, semakin kecil peluang selisih antara angka HR dan angka yang karyawan harapkan.
FAQ tentang Upah Lembur
