Butuh surat izin tidak masuk kerja sekarang? Di bawah ini ada 10 contoh yang bisa langsung Anda salin, mulai dari izin sakit, acara keluarga, sampai izin untuk karyawan pabrik yang bekerja shift.
Selain contohnya, artikel ini juga menjelaskan satu hal yang paling sering ditanyakan tapi jarang dijawab: apakah gaji Anda terpotong kalau izin. Jawabannya tergantung alasan izinnya, dan aturannya sudah diatur jelas dalam UU Ketenagakerjaan.
Key Takeaways
Surat izin tidak masuk kerja adalah pemberitahuan resmi kepada atasan atau HR bahwa karyawan tidak dapat hadir beserta alasannya.
Surat izin yang baik memuat alasan spesifik, tanggal awal sampai akhir yang pasti, serta lampiran pendukung bila tersedia.
Izin sakit dan acara keluarga upahnya tetap dibayar, sedangkan izin untuk urusan pribadi boleh tidak dibayar perusahaan.
- Apa Itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?
- 10 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Bisa Langsung Dipakai
- Contoh Izin Lewat WhatsApp dan Email
- Format dan Bagian Wajib Surat Izin Tidak Masuk Kerja
- Apakah Gaji Dipotong Kalau Izin Tidak Masuk Kerja?
- Optimalkan Pengelolaan Izin Karyawan dengan Sistem Terintegrasi
- Kesimpulan
Apa Itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?
Surat izin tidak masuk kerja adalah surat pemberitahuan resmi dari karyawan kepada atasan atau HR bahwa ia tidak dapat hadir pada tanggal tertentu beserta alasannya. Surat ini menjadi bukti bahwa ketidakhadiran Anda sudah disampaikan dan disetujui.
Bagi tim HR, surat ini menentukan bagaimana satu hari ketidakhadiran dicatat. Karena itu HR butuh alasan yang spesifik, tanggal awal dan akhir yang pasti, serta lampiran bila ada. Berbeda dari jenis cuti karyawan seperti cuti tahunan yang memotong kuota hari.
10 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Bisa Langsung Dipakai
Semua contoh di bawah ini ditulis utuh, jadi Anda tidak perlu menyusun ulang dari nol. Yang perlu Anda ubah hanya bagian nama, tanggal, jabatan, dan nama perusahaan.
1. Contoh Surat Izin Sakit dengan Surat Keterangan Dokter
Pakai contoh ini kalau Anda sudah periksa ke dokter dan punya surat keterangan. Sebutkan lampirannya secara jelas supaya HR tidak perlu menanyakannya lagi.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Alasan: Sakit dengan Surat Keterangan Dokter
| Tanggal | Jakarta, 5 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Manajer HRD, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Staf Administrasi |
| Departemen | Keuangan |
| Durasi Izin | 2 (dua) hari, 5 sampai 6 Oktober 2026 |
| Lampiran | Surat keterangan dokter |
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini mengajukan izin tidak masuk kerja selama 2 (dua) hari, yaitu pada tanggal 5 sampai 6 Oktober 2026, karena sedang sakit dan atas anjuran dokter perlu beristirahat. Sebagai bukti, saya lampirkan surat keterangan dokter.
Selama saya tidak hadir, pekerjaan yang mendesak sudah saya serahkan kepada rekan satu tim. Besar harapan saya Bapak/Ibu dapat memberikan izin ini.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Staf Administrasi
Surat Izin Sakit dengan Lampiran Dokter
Unduh sekarang, isi nama dan tanggal, langsung kirim ke HR.
2. Contoh Surat Izin Sakit Tanpa Surat Dokter
Contoh ini cocok untuk sakit ringan satu hari yang tidak sampai membuat Anda periksa ke dokter. Perlu diingat, kebijakan izin sakit tanpa surat dokter berbeda di setiap perusahaan.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Alasan: Sakit Tanpa Surat Dokter
| Tanggal | Bandung, 7 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Supervisor, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Staf Gudang |
| Durasi Izin | 1 (satu) hari, Rabu 7 Oktober 2026 |
| Lampiran | Tidak ada |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], Staf Gudang, menyampaikan bahwa pada hari ini, Rabu 7 Oktober 2026, saya tidak dapat masuk kerja karena demam dan pusing sejak semalam.
Saya memilih beristirahat di rumah agar kondisi segera membaik dan tidak menular ke rekan kerja. Apabila besok kondisi saya belum pulih, saya akan memeriksakan diri ke dokter dan menyusulkan surat keterangannya.
Demikian pemberitahuan ini saya sampaikan. Terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Staf Gudang
Surat Izin Sakit Tanpa Surat Dokter
Ambil templatenya, tanpa perlu menyusun dari nol.
3. Contoh Surat Izin karena Anak Sakit
Izin menemani anak yang sakit termasuk alasan yang wajar dan umumnya diterima perusahaan. Sebutkan siapa yang menggantikan tugas Anda agar permohonan lebih mudah disetujui.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Alasan: Menemani Anak Sakit
| Tanggal | Surabaya, 9 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Kepala Bagian, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Staf Penjualan |
| Durasi Izin | 1 (satu) hari, Jumat 9 Oktober 2026 |
| Pengalihan Tugas | Laporan penjualan mingguan sudah selesai; kunjungan pelanggan dijadwalkan ulang ke Senin |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], Staf Penjualan, mengajukan izin tidak masuk kerja pada hari Jumat, 9 Oktober 2026. Anak saya sedang sakit dan harus dibawa kontrol ke rumah sakit, sementara tidak ada anggota keluarga lain yang dapat menemani.
Laporan penjualan mingguan sudah saya selesaikan kemarin, dan kunjungan pelanggan hari ini sudah saya jadwalkan ulang ke hari Senin.
Saya mohon Bapak/Ibu dapat memberikan izin. Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Staf Penjualan
Surat Izin Menemani Anak Sakit
Unduh dan ajukan hari ini, biar Anda bisa fokus ke anak.
4. Contoh Surat Izin karena Anggota Keluarga Meninggal
Untuk alasan duka, sebutkan hubungan keluarga Anda dengan yang meninggal. Hubungan ini menentukan jumlah hari izin yang upahnya tetap dibayar.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Alasan: Anggota Keluarga Meninggal
| Tanggal | Semarang, 12 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Manajer HRD, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Staf Produksi |
| Hubungan Keluarga | Ayah |
| Durasi Izin | 2 (dua) hari, 12 sampai 13 Oktober 2026 |
| Kembali Bekerja | Rabu, 14 Oktober 2026 |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], Staf Produksi, menyampaikan bahwa ayah saya meninggal dunia pada hari ini, Senin 12 Oktober 2026. Sehubungan dengan hal tersebut, saya mengajukan izin tidak masuk kerja selama 2 (dua) hari, yaitu tanggal 12 sampai 13 Oktober 2026, untuk mengurus pemakaman dan mendampingi keluarga.
Saya akan kembali bekerja pada hari Rabu, 14 Oktober 2026.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Staf Produksi
Surat Izin Keluarga Meninggal
Unduh gratis, cukup isi nama dan tanggal, kirim langsung.
5. Contoh Surat Izin Menikah
Izin menikah sebaiknya diajukan jauh sebelum tanggal acara agar atasan punya waktu mengatur pekerjaan. Karyawan yang menikah berhak atas 3 hari izin yang upahnya tetap dibayar.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Alasan: Melaksanakan Pernikahan
| Tanggal | Jakarta, 15 September 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Manajer HRD, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Staf Keuangan |
| Tanggal Pernikahan | 5 Oktober 2026 |
| Durasi Izin | 3 (tiga) hari, 5 sampai 7 Oktober 2026 |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], Staf Keuangan, dengan ini mengajukan izin tidak masuk kerja selama 3 (tiga) hari, yaitu tanggal 5 sampai 7 Oktober 2026, karena akan melaksanakan pernikahan pada tanggal 5 Oktober 2026.
Seluruh pekerjaan rutin selama periode tersebut sudah saya serahkan kepada rekan satu divisi, dan laporan bulanan akan saya selesaikan sebelum tanggal keberangkatan.
Saya mohon Bapak/Ibu dapat menyetujui permohonan ini. Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Staf Keuangan
Surat Izin Menikah 3 Hari
Unduh sekarang dan ajukan lebih awal supaya izin Anda disetujui.
6. Contoh Surat Izin karena Istri Melahirkan
Suami berhak mendapat 2 hari izin berbayar saat istri melahirkan. Kalau Anda butuh lebih dari itu, sampaikan sejak awal agar bisa dibicarakan dengan HR.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Alasan: Mendampingi Istri Melahirkan
| Tanggal | Bekasi, 14 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Supervisor, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Teknisi Pemeliharaan |
| Durasi Izin | 2 (dua) hari, 14 sampai 15 Oktober 2026 |
| Pengalihan Tugas | Jadwal perawatan mesin dikoordinasikan dengan rekan satu shift |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], Teknisi Pemeliharaan, menyampaikan bahwa istri saya melahirkan pada hari ini, Rabu 14 Oktober 2026. Oleh karena itu saya mengajukan izin tidak masuk kerja selama 2 (dua) hari, yaitu tanggal 14 sampai 15 Oktober 2026, untuk mendampingi istri dan menyelesaikan administrasi di rumah sakit.
Jadwal perawatan mesin hari ini sudah saya koordinasikan dengan rekan satu shift.
Demikian permohonan saya. Terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Teknisi Pemeliharaan
Surat Izin Istri Melahirkan
Ambil templatenya sekarang, urus izin dalam lima menit.
7. Contoh Surat Izin untuk Guru atau Tenaga Pendidik
Surat izin guru sebaiknya menyebutkan siapa yang menggantikan jam mengajar. Tanpa itu, kepala sekolah harus mencari pengganti sendiri di hari yang sama.
Surat Izin Tidak Masuk Mengajar
Alasan: Pemeriksaan Kesehatan
| Tanggal | Yogyakarta, 16 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Kepala SMP Harapan Bangsa |
| Nama | [Nama Anda] |
| Mata Pelajaran | Matematika kelas VIII |
| Durasi Izin | 1 (satu) hari, Jumat 16 Oktober 2026 |
| Jam Mengajar | Jam ke-3 dan ke-4 |
| Guru Pengganti | Bapak Rudi (materi dan tugas siswa sudah dititipkan) |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], guru mata pelajaran Matematika kelas VIII, mengajukan izin tidak masuk mengajar pada hari Jumat, 16 Oktober 2026, karena harus menghadiri pemeriksaan kesehatan yang jadwalnya tidak dapat diubah.
Jam mengajar saya pada jam ke-3 dan ke-4 sudah dialihkan kepada Bapak Rudi, dan materi serta tugas untuk siswa sudah saya titipkan kepada beliau.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Guru Matematika
Surat Izin untuk Guru
Unduh dan isi, lengkap dengan bagian pengalihan jam mengajar.
8. Contoh Surat Izin untuk Karyawan Pabrik dengan Sistem Shift
Untuk pekerja shift, masalah terbesarnya yaitu siapa yang mengisi posisi Anda. Sebutkan nama rekan yang bersedia menggantikan agar jalur produksi tidak berhenti, karena pertukaran semacam ini biasanya dicatat lewat aplikasi roster kerja yang dipakai bagian produksi.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja (Shift)
Alasan: Keperluan Keluarga
| Tanggal | Karawang, 19 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Kepala Produksi, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Operator Mesin Lini 2 |
| Shift yang Ditinggalkan | Shift malam, Senin 19 Oktober 2026, 22.00 sampai 06.00 |
| Pengganti Shift | Saudara Agus (shift siang) |
| Shift Pengganti Saya | Hari Kamis, menggantikan shift Saudara Agus |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], Operator Mesin Lini 2, mengajukan izin tidak masuk kerja untuk shift malam pada hari Senin, 19 Oktober 2026, pukul 22.00 sampai 06.00, karena harus mengurus keperluan keluarga yang tidak dapat ditunda.
Shift saya sudah saya koordinasikan dengan Saudara Agus dari shift siang, dan beliau bersedia menggantikan. Saya akan menggantikan shift beliau pada hari Kamis sebagai gantinya.
Demikian permohonan saya. Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Operator Mesin Lini 2
Surat Izin Karyawan Shift Pabrik
Unduh sekarang, lengkap dengan kolom rekan pengganti shift Anda.
9. Contoh Surat Izin Urusan Pribadi Mendesak
Untuk urusan pribadi, cukup sebutkan alasannya secara singkat tanpa perlu detail berlebihan. Perlu Anda ketahui, izin jenis ini tidak termasuk alasan yang upahnya wajib dibayar.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Alasan: Urusan Pribadi Mendesak
| Tanggal | Medan, 21 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Manajer Operasional, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Jabatan | Staf Logistik |
| Durasi Izin | 1 (satu) hari, Rabu 21 Oktober 2026 |
| Pengalihan Tugas | Pengiriman barang sudah diatur; rekan satu bagian memantau prosesnya |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], Staf Logistik, mengajukan izin tidak masuk kerja pada hari Rabu, 21 Oktober 2026, karena harus menyelesaikan urusan keluarga di luar kota yang tidak dapat diwakilkan.
Pengiriman barang hari itu sudah saya atur sebelumnya, dan rekan saya di bagian yang sama akan memantau prosesnya.
Saya memahami bahwa izin ini dapat memengaruhi perhitungan kehadiran saya. Terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Staf Logistik
Surat Izin Urusan Pribadi Mendesak
Ambil templatenya, kirim hari ini, tanpa bingung menyusun alasan.
10. Contoh Surat Izin untuk Karyawan Kontrak atau Harian
Karyawan kontrak dan harian tetap berhak mengajukan izin, hanya saja ketentuannya mengikuti isi perjanjian kerja masing-masing. Periksa dulu kontrak Anda sebelum mengajukan.
Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Status: Pekerja Harian / Kontrak
| Tanggal | Tangerang, 23 Oktober 2026 |
| Kepada | Bapak/Ibu Koordinator Lapangan, PT Maju Bersama |
| Nama | [Nama Anda] |
| Status Kerja | Pekerja harian, bagian pengemasan |
| Durasi Izin | 1 (satu) hari, Jumat 23 Oktober 2026 |
| Alasan | Sakit dan tidak memungkinkan untuk bekerja |
Dengan hormat,
Saya [Nama Anda], pekerja harian bagian pengemasan, mengajukan izin tidak masuk kerja pada hari Jumat, 23 Oktober 2026, karena sedang sakit dan tidak memungkinkan untuk bekerja.
Saya memahami ketentuan upah harian yang berlaku sesuai perjanjian kerja saya, dan saya siap mengikuti kebijakan perusahaan terkait hal tersebut.
Demikian pemberitahuan ini saya sampaikan. Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Pekerja Harian Bagian Pengemasan
Surat Izin Karyawan Kontrak & Harian
Unduh gratis dan sesuaikan dengan perjanjian kerja Anda.
Contoh Izin Lewat WhatsApp dan Email
Ada situasi di mana Anda tidak mungkin mengirim surat cetak, misalnya sakit mendadak di pagi hari. Dalam kondisi seperti itu, WhatsApp atau email adalah pilihan yang wajar.
Di perusahaan yang pengajuannya sudah digital, izin seperti ini dikirim lewat portal employee self service sehingga langsung masuk ke catatan HR tanpa perlu diteruskan manual.
1. Pesan WhatsApp Izin Tidak Masuk Kerja
Tiga contoh di bawah bisa langsung Anda sesuaikan. Kirimkan ke atasan langsung, bukan ke grup kerja.
- Izin sakit: Selamat pagi, Pak Budi. Mohon izin, hari ini saya tidak dapat masuk kerja karena demam sejak semalam. Saya akan beristirahat di rumah dan mengabari lagi besok. Terima kasih.
- Izin mendesak: Selamat pagi, Bu Sari. Mohon izin tidak masuk kerja hari ini karena ada keperluan keluarga mendesak yang harus saya tangani. Tugas saya hari ini sudah saya koordinasikan dengan Rina. Terima kasih.
- Menyusulkan surat: Selamat pagi, Pak Budi. Mohon izin, saya tidak masuk hari ini karena sakit. Saya sedang menuju klinik dan akan mengirimkan surat keterangan dokter setelah pemeriksaan. Terima kasih.
2. Email Izin Tidak Masuk Kerja
Email lebih cocok dipakai kalau perusahaan menyimpan arsip korespondensi. Jangan lupa tulis subjek yang jelas agar mudah dicari.
Subjek:
Izin Tidak Masuk Kerja 26 Oktober 2026 [Nama Anda]
Yang terhormat Bapak Budi Santoso,
Melalui email ini saya, [Nama Anda] dari Divisi Keuangan, mengajukan izin tidak masuk kerja pada hari Senin, 26 Oktober 2026, karena harus menjalani pemeriksaan kesehatan di rumah sakit.
Laporan rekonsiliasi yang menjadi tanggung jawab saya sudah saya selesaikan dan sudah saya kirimkan kepada Bu Sari sebagai cadangan. Surat keterangan dokter akan saya lampirkan setelah pemeriksaan selesai.
Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Format dan Bagian Wajib Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Bagian yang paling dibutuhkan HR adalah tanggal awal dan tanggal akhir yang pasti. Pola isian seperti ini sama rapinya dengan dokumen HR lain, misalnya laporan bulanan HRD yang juga mewajibkan periode yang jelas.
| Bagian | Isi |
|---|---|
| Tempat dan tanggal | Kota dan tanggal surat dibuat |
| Tujuan surat | Nama atau jabatan penerima, misalnya Manajer HRD |
| Identitas | Nama lengkap, jabatan, dan divisi |
| Alasan izin | Singkat, jelas, dan jujur |
| Durasi | Tanggal awal sampai tanggal akhir, bukan perkiraan |
| Lampiran | Surat dokter atau dokumen lain jika ada |
| Penutup dan tanda tangan | Nama lengkap dan tanda tangan |
Apakah Gaji Dipotong Kalau Izin Tidak Masuk Kerja?
Jawabannya tergantung alasan izin Anda. Pasal 93 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan memisahkan dengan tegas mana alasan yang upahnya tetap dibayar dan mana yang tidak.
Aturan dasarnya sederhana: upah tidak dibayar kalau karyawan tidak bekerja, kecuali alasannya masuk daftar pengecualian. Batas hari dan ketentuan teknis lainnya mengikuti aturan jam kerja karyawan yang ditetapkan masing-masing perusahaan.
| Alasan izin | Status upah |
|---|---|
| Sakit dengan keterangan dokter | Dibayar penuh |
| Karyawan menikah | Dibayar, 3 hari |
| Menikahkan, mengkhitankan, atau membaptiskan anak | Dibayar, 2 hari |
| Istri melahirkan atau keguguran kandungan | Dibayar, 2 hari |
| Suami atau istri, orang tua atau mertua, anak, atau menantu meninggal | Dibayar, 2 hari |
| Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal | Dibayar, 1 hari |
| Urusan pribadi di luar daftar di atas | Boleh tidak dibayar |
Optimalkan Pengelolaan Izin Karyawan dengan Sistem Terintegrasi
Pencatatan izin yang masih manual membuat tim HR merekap dan mencocokkan data yang sama berulang kali. Sistem terintegrasi memindahkan pekerjaan itu ke alur otomatis sejak pengajuan masuk, dengan data kehadiran harian yang diambil langsung dari aplikasi absensi online.
Beberapa kemampuan yang membuat pengelolaan izin lebih optimal:
- Pemetaan jenis izin ke status berbayar atau tidak berbayar
- Menghitung sisa hak izin per karyawan yang berjalan otomatis
- Alur persetujuan berjenjang dengan jejak waktu yang tersimpan
- Integrasi data kehadiran langsung ke komponen potongan gaji
- Laporan kehadiran per periode yang siap dipakai saat audit
Kelima kemampuan tersebut tersedia dalam software HRM Total ERP dan berjalan dalam satu alur, sehingga izin yang disetujui hari ini langsung terbaca saat penggajian akhir bulan. Tim HR pun bisa fokus mengelola kebijakan, bukan mencocokkan angka.
Kesimpulan
Menyusun surat izin tidak masuk kerja sebenarnya sederhana. Pilih contoh yang paling sesuai dengan alasan Anda, cantumkan tanggal yang pasti, dan sampaikan sebelum hari Anda tidak hadir.
Soal gaji, kuncinya ada pada jenis alasannya. Izin sakit dan izin untuk acara atau musibah keluarga upahnya tetap dibayar sesuai Pasal 93 UU No. 13 Tahun 2003, sedangkan izin untuk urusan pribadi boleh tidak dibayar.
FAQ tentang Surat Izin Tidak Masuk Kerja
