Sistem HRIS atau Human Resource Information System adalah sistem yang dirancang untuk membantu tugas HR dalam mengelola informasi sumber daya manusia secara efisien dan efektif. Sistem ini mengatur absensi, penggajian, administrasi, dan alur kerja lainnya.
HRIS system telah digunakan oleh lebih dari 70% perusahaan besar di seluruh dunia untuk meningkatkan manajemen SDM. HRIS mengotomatisasi berbagai proses manajemen SDM melalui teknologi cloud.
Lalu, apa saja kegunaan dan fitur sistem HRIS? Dalam artikel ini, kami akan membantu anda memahami HRIS secara lebih rinci dan jelas. Anda bisa coba demo gratis fitur sistem HRIS dengan hanya satu klik banner dibawah ini!
Apa itu HRIS?
HRIS singkatan dari Human Resources Information System adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, dan mengotomatiskan berbagai proses SDM di perusahaan.
Sistem ini membantu divisi HR dalam menangani data karyawan, absensi, payroll, rekrutmen, hingga sistem perencanaan SDM secara lebih efisien dan terintegrasi. Platform HRIS saat ini berbasis online dan mendukung penyimpanan data di cloud untuk keamanan yang lebih baik.
Seluruh proses administratif dapat dilakukan tanpa input manual dan dapat diakses dari berbagai lokasi yang membantu membantu bisnis menekan biaya operasional dan meningkatkan efisiensi pengelolaan SDM secara keseluruhan.
Fungsi Sistem HRIS
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) memiliki peran penting dalam mengintegrasikan berbagai fungsi manajemen SDM dalam satu platform terpusat. Berikut adalah beberapa fungsi utama.
1. Manajemen data karyawan
Sistem HRIS digunakan untuk menyimpan dan mengelola aplikasi data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen penting lainnya dalam satu sistem terpusat.
2. Rekrutmen dan seleksi
Mempermudah proses perekrutan mulai dari pemasangan lowongan kerja, seleksi CV, hingga penjadwalan wawancara dan onboarding.
3. Payroll dan kompensasi
Menghitung gaji, tunjangan, potongan pajak, dan bonus secara otomatis, sehingga proses payroll menjadi lebih akurat dan efisien.
4. Manajemen waktu dan kehadiran
Mencatat kehadiran, lembur, dan cuti secara otomatis serta menghasilkan laporan yang dapat langsung terhubung ke sistem payroll. Dengan HCM (Human Capital Management) akan memaksimalkan potensi karyawan melalui analisis mendalam.
5. Laporan dan analitik SDM
Menyediakan laporan dan analisis berbasis data HR untuk mendukung keputusan strategis dan perencanaan tenaga kerja yang lebih tepat.
6. Pelatihan dan pengembangan
Sistem ini juga membantu dalam pelatihan dan pengembangan karyawan dengan menyederhanakan perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan program pelatihan. Integrasi HRMS (Human Resource Management System) akan memberikan manajemen bakat, rekrutmen, dan best practices SDM.
7. Manajemen Kinerja
Membantu perusahaan menetapkan target kinerja, memantau capaian, dan memberikan evaluasi serta umpan balik secara berkala.
Fitur Sistem HRIS
Sistem HRIS memiliki banyak fitur penting. Fitur dalam software HR ini akan membantu manajemen SDM dengan efisien. Mereka mempermudah administrasi, meningkatkan akurasi data, dan memberi kejelasan di berbagai bidang.
Berikut adalah beberapa fitur-fitur HRIS system bagi perusahaan:
1. Absensi Kehadiran
Fitur ini memungkinkan karyawan melakukan presensi secara otomatis melalui smartphone menggunakan sistem absensi online dan GPS. HR dapat memantau lokasi kerja, baik untuk kerja lapangan maupun WFH. Fitur ini juga mencakup pengajuan cuti, lembur, dan pergantian shift yang terintegrasi dengan sistem payroll.
2. Payroll atau Penggajian
Sistem payroll otomatis menghitung gaji berdasarkan data absensi yang tercatat di HRIS. Proses rekapitulasi, kalkulasi, dan transfer gaji dilakukan secara akurat dan tepat waktu. Ini membantu mengurangi kesalahan manual dan mempercepat proses penggajian.
3. Rekrutmen Karyawan
Fitur ini mempermudah proses rekrutmen mulai dari penyaringan CV hingga penjadwalan wawancara. Seluruh proses seleksi dan onboarding dilakukan secara terpusat dalam satu sistem. Dengan HRIS, efisiensi rekrutmen meningkat dan biaya operasional dapat ditekan.
4. Database dan Administrasi HR
HRIS menyediakan basis data karyawan yang tersimpan secara aman di cloud. Administrasi seperti data kehadiran, gaji, dan kontrak kerja tercatat otomatis. Fitur ini memudahkan tim HR dalam mengakses dan memperbarui informasi kapan saja.
Tips Memilih Sistem HRIS yang Tepat
Saat memilih sistem HRIS, Anda harus memikirkan beberapa faktor. Faktor ini penting agar sistem HRIS sesuai dengan keperluan perusahaan Anda. Beberapa poin penting untuk diperhatikan adalah.
1. Pertimbangkan Ukuran Perusahaan
Ukuran perusahaan sangat berpengaruh dalam memilih HRIS system. Perusahaan kecil cukup dengan HRIS yang simpel. Ini akan menangani kebutuhan dasar mereka. Di sisi lain, perusahaan besar memerlukan software HRIS canggih. Mereka butuh fitur seperti analitik SDM. Fitur ini akan mendukung operasional mereka yang luas.
2. Antisipasi Pertumbuhan di Masa Depan
Pertimbangkan pertumbuhan masa depan perusahaan Anda dalam memilih HRIS system. Sebuah bisnis yang berkembang cepat perlu sistem HRIS yang bisa menambah jumlah karyawan. Sistem yang skalabel akan melayani bisnis Anda lebih lama. Anda tidak perlu sering ganti sistem. Ini akan menghemat waktu dan biaya di kemudian hari.
3. Integrasi dengan Teknologi yang Sudah Ada
Integrasi yang lancar akan meningkatkan efisiensi. Pilihlah sistem yang bisa berintegrasi dengan software payroll, sistem manajemen kehadiran, dan kebutuhan HR lainnya dengan mudah. Hal ini akan memastikan penyelesaian HR yang bekerja bersama dengan baik.
Optimalkan Sistem HRIS Bisnis Anda dengan Total HRM
Dalam mewujudkan kemudahan dalam mengatur sumber daya manusia di perusahaan, pastinya Anda membutuhkan sistem HRIS yang bisa dengan mudah melakukan seluruh proses secara otomatis, tanpa ribet.
Apakah Anda sudah mengenal Total HRM sebelumnya? Total HRM merupakan sistem HRIS yang mampu mengintegrasikan pengelolaan data karyawan, absensi, rekrutmen, dan penggajian dalam satu aplikasi.
Beberapa fitur utama yang tersedia berupa:
- Database terpusat: Menyimpan data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, kehadiran, dan riwayat pekerjaan.
- Manajemen kehadiran (attendance management): Melacak waktu kehadiran karyawan selama periode kerja.
- Manajemen penggajian (payroll): Mengotomatiskan proses penggajian, memastikan pembayaran gaji yang akurat dan tepat waktu.
- Manajemen pengeluaran: Melacak dan mengelola pengeluaran karyawan sesuai kebijakan perusahaan dan pengendalian anggaran.
- Manajemen cuti: Memudahkan pengelolaan jadwal cuti karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- On/off-boarding karyawan: Mempermudah proses integrasi karyawan baru ke dalam organisasi dan memastikan transisi yang lancar saat karyawan meninggalkan perusahaan.
- Sistem roster: Mengatur jadwal shift kerja dan distribusi beban kerja karyawan secara otomatis dan merata.
- Absensi face recognition & GPS tracking: Mencatat kehadiran karyawan dengan teknologi pengenalan wajah.
- Rekrutmen: Mengelola proses perekrutan, mulai dari posting lowongan hingga onboarding karyawan.
Tertarik mencoba fitur HRIS dari Total? Ayo klik banner dibawah ini untuk mencoba demo secara gratis!
FAQ Sistem HRIS
HRIS membantu perusahaan mengelola data karyawan, mengotomatisasi proses SDM, meningkatkan efisiensi operasional, serta memastikan keakuratan dan keamanan data.
HRIS bekerja dengan mengintegrasikan berbagai fungsi SDM dalam satu platform terpusat, seperti pencatatan data karyawan, penggajian, absensi, dan evaluasi kinerja, sehingga semua proses dapat dilakukan secara otomatis dan terorganisir.
HRIS menyederhanakan proses rekrutmen dengan fitur otomatisasi seleksi, penyimpanan database kandidat, penjadwalan wawancara, serta onboarding, sehingga proses lebih cepat dan efisien.
