Apakah perusahaan Anda masih menggunakan metode penggajian manual?
Cara ini memang terlihat sederhana, tetapi nyatanya sangat berisiko menimbulkan kesalahan dan keterlambatan. Menurut American Payroll Association (APA), kerugian yang timbul bisa mencapai lebih dari US$1.500 per karyawan setiap tahunnya.
Bayangkan jika perusahaan Anda memiliki ratusan karyawan, berapa besar potensi kerugian yang harus ditanggung setiap tahun. Bukan hanya kerugian finansial, kesalahan payroll juga bisa merusak kepercayaan karyawan, menurunkan motivasi kerja, bahkan memicu turnover.
Key Takeaways
Software payroll adalah sistem komputer yang mengotomatiskan, menyederhanakan, dan mempercepat proses penggajian karyawan.
Payroll software menghitung gaji, tunjangan dan potongan, serta pelaporan gaji, termasuk slip gaji digital.
Manfaat utamanya untuk memaksimalkan efisiensi penggajian dengan transparansi dan akurasi. Yuk coba manfaatnya bersama software payroll Total ERP!
“Pengalaman saya menggunakan aplikasi payroll menunjukkan bahwa sistem ini benar-benar membantu HR dalam memastikan pembayaran gaji tepat waktu dan akurat.” – Elvina Adhisty, Head of Human Resources.
Apa itu Aplikasi Payroll?
Aplikasi payroll adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatiskan proses penggajian karyawan sehingga lebih cepat dan sederhana. Sistem ini menunjung perhitungan gaji berdasarkan tunjangan, potongan, dan regulasi pajak penghasilan karyawan (PPh 21/26).
Payroll software menghitung gaji pokok, uang lembur, tunjangan, dan potongan (pajak dan BPJS) secara akurat sesuai dengan data setiap karyawan sehingga menghasilkan laporan penggajian dan keuangan yang dibutuhkan perusahaan dalam format yang akurat sesuai regulasi dan ketentuan.
Berikut tabel perbandingan rekomendasi software payroll tahun 2025 terbaik dengan fitur unggulan dan kelebihannya:
Nama Software
Fitur Unggulan
Kelebihan
Total ERP
Payroll otomatis, PPh 21, BPJS, integrasi HR & akuntansi
Menengah hingga besar
Mekari Talenta
Payroll berbasis cloud, slip gaji online, dan integrasi absensi
Kecil hingga besar
LinovHR
Payroll terpusat, pajak otomatis, dan multi-cabang
Menengah hingga besar
Gadjian
Perhitungan gaji, THR, BPJS, dan e-slip karyawan
Kecil hingga menengah
HashMicro
Payroll terintegrasi ERP, manajemen HR lengkap
Menengah hingga besar
Mengapa Software Payroll Penting bagi Perusahaan?
Sistem payroll memastikan pengelolaan gaji sesuai dengan berbagai komposisi, termasuk regulasi pajak dan perusahaan, tunjangan, dan potongan lainnya. Manfaat software payroll lainnya dapat berupa:
1. Efisiensi waktu
Proses penghitungan gaji, tunjangan, dan pajak menjadi lebih cepat dengan sistem otomatis. Tim HR tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk tugas administratif, sehingga bisa lebih fokus pada pekerjaan yang mendukung perkembangan karyawan dan bisnis.
2. Akurasi tinggi
Kesalahan perhitungan gaji dapat menurunkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Dengan software payroll, angka dihitung otomatis dan lebih tepat. Gaji dibayarkan sesuai hak, menjaga kredibilitas perusahaan dan memperkuat kepercayaan karyawan.
3. Kepatuhan hukum
Regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan yang terus diperbarui sering menjadi tantangan bagi perusahaan. Payroll software memastikan kepatuhan hukum secara otomatis, sehingga perusahaan terhindar dari potensi sanksi dan dapat menjalankan kewajiban dengan aman dan terstruktur.
4. Fleksibilitas
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Software payroll menyediakan pilihan paket harga dan fitur yang bisa disesuaikan, sehingga sesuai untuk bisnis kecil, menengah, maupun perusahaan besar tanpa membebani anggaran.
5. Integrasi
Software payroll dapat dihubungkan dengan sistem akuntansi, CRM, POS, BPJS, hingga klaim reimburse. Integrasi ini membuat alur kerja lebih rapi, data lebih mudah diakses, dan proses administrasi berjalan lebih efisien.
Manfaat Penggunaan Aplikasi Payroll
Penggunaan aplikasi payroll memberikan berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan, terutama dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam proses penggajian. Berikut beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh:
1. Efisiensi waktu dan tenaga
Proses perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat dilakukan otomatis hanya dalam hitungan menit. Hal ini menghemat waktu tim HR dan mengurangi beban administrasi yang berulang.
2. Mengurangi risiko kesalahan
Dengan sistem otomatis, kemungkinan kesalahan perhitungan gaji atau potongan pajak menjadi sangat kecil. Aplikasi payroll memastikan setiap komponen gaji dihitung berdasarkan data karyawan yang valid dan sesuai regulasi.
3. Kepatuhan terhadap regulasi
Aplikasi payroll dirancang agar selalu mengikuti perubahan peraturan pemerintah seperti PPh 21/26 dan BPJS. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan seluruh laporan pajak dan iuran sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
4. Transparansi dan keamanan data
Seluruh data penggajian disimpan secara terpusat dan aman dengan akses terbatas hanya untuk pihak berwenang. Karyawan juga dapat melihat slip gaji mereka secara digital sehingga menciptakan transparansi dalam sistem penggajian.
5. Kemudahan analisis keuangan
Melalui laporan otomatis dan real-time, perusahaan dapat menganalisis tren pengeluaran, produktivitas karyawan, serta membuat perencanaan keuangan yang lebih akurat dan strategis.
6. Integrasi dengan sistem lain
Aplikasi payroll dapat dihubungkan dengan sistem HRIS, absensi, dan keuangan perusahaan, sehingga seluruh data karyawan dan keuangan saling terintegrasi dan meminimalkan duplikasi input data.
17 Rekomendasi Software Payroll Terbaik
Software payroll adalah sistem otomatis yang dapat melakukan proses penggajian karyawan secara otomatis. Sistem ini mengotomatiskan pembukuan absensi dan gaji, termasuk lembur, cuti, pajak, tunjangan, dan bonus.
Untuk menghindari hal tersebut, saya sudah menyiapkan 17 rekomendasi software payroll terbaik yang bisa membantu perusahaan Anda mengotomatisasi penggajian dengan lebih akurat dan efisien.
Ideal Untuk
Perusahaan yang ingin rekapitulasi otomatis untuk absensi dan gaji
Ideal Untuk
Bisnis kecil hingga menengah yang butuh payroll dan HR terintegrasi
Ideal Untuk
Perusahaan menengah hingga besar, terutama yang memiliki struktur gaji dan tunjangan kompleks
Ideal Untuk
UKM yang butuh payroll dan HR sederhana dengan otomatisasi pajak
Ideal Untuk
UKM dan perusahaan di Indonesia yang butuh payroll praktis, termasuk BPJS dan pajak
Ideal Untuk
Perusahaan multinasional di berbagai industri dengan kebutuhan global maupun lokal
Ideal Untuk
Perusahaan menengah-besar di Indonesia yang butuh fitur Employee Self-Service (ESS)
Berikut ini merupakan pembahasan lebih mendalam terkait beberpa rekomendasi software payroll gaji terbaik di Indonesia yang bisa Anda coba:
1. Aplikasi Penggajian Karyawan Total
Software payroll Total merupakan pilihan software payroll terbaik di Indonesia. Sistem ini berbasis cloud yang sudah terverifikasi keamanan ISO 27001, sehingga keamanan terjamin dengan seluruh kepatuhan regulasi perusahaan, PPh 21, BPJS, dan THR.
Aplikasi payroll ini membantu menghindari kesalahan dalam perhitungan upah karyawan. Selain itu, HR dapat menghemat banyak waktu dan membayar gaji karyawan tepat waktu. Total akan memberikan rekapitulasi otomatis untuk absensi dan gaji.
Sistem modern Total dapat mendukung berbagai cabang perusahaan, dengan biometrik, face recognition, lembur, cuti, dan klaim reimburse. Sehingga perusahaan tidak perlu mengotomasi banyak software untuk fungsi berbeda.
Fitur:
- Manajemen penggajian: Mengotomatiskan proses penggajian, memastikan kalkulasi payroll sesuai dengan hak karyawan, termasuk komisi, bonus, dan tambahan lainnya.
- Manajemen pengeluaran: Memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengelola pengeluaran karyawan, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan pengendalian anggaran.
- Database terpusat: Menyimpan aplikasi data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, kehadiran, dan riwayat pekerjaan, memudahkan akses dan manajemen data.
- Manajemen kehadiran: Aplikasi ini melacak waktu kedatangan, kepergian, dan kehadiran karyawan selama periode kerja yang ditentukan, lalu mengintegrasikannya dengan manajemen karyawan dan sistem penggajian untuk perhitungan kompensasi dan waktu libur.
- Manajemen cuti: Mengelola jadwal cuti karyawan, memastikan bahwa alokasi cuti sesuai dengan kebijakan perusahaan dan memudahkan pengajuan cuti oleh karyawan.
- On/off-boarding karyawan: Mempermudah proses integrasi karyawan baru ke dalam organisasi dan memastikan transisi yang lancar saat karyawan meninggalkan perusahaan.
- Laporan payroll: Menyediakan laporan penggajian berdasarkan jumlah gaji, absensi, pajak penghasilan, serta data cuti dan lembur.
- Face recognition/GPS attendance: Memudahkan pencatatan absensi karyawan secara akurat dengan teknologi wajah atau lokasi GPS, termasuk fake GPS detection.
- e-Payslip Emloyee Self Service (ESS):Karyawan dapat mengakses e-payslip dan riwayat payroll lewat web & mobile, lengkap dengan notifikasi dan geo-tagging.
- Perhitungan pajak dan asuransi: Menghitung secara otomatis PPh 21/26, BPJS, DPLK, serta potongan lain. Sistem ini mendukung kebijakan perhitungan, seperti gross, gross-up, maupun mix.
- Automasi pengiriman payslip: Mengirimkan slip gaji karyawan secara otomatis dan aman melalui sistem yang diproteksi dengan keamanan password.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Untuk detail skema harga, klik banner di bawah untuk mendapatkan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
2. Aplikasi Penggajian Karyawan HashMicro
HashMicro adalah penyedia software payroll Indonesia berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola penggajian secara otomatis dan akurat. Perusahaan dapat mengontrol seluruh proses penggajian dengan cepat dan akurat dengan sistem HRM HashMicro.
Sistem ini mendukung berbagai skala bisnis dan dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk memudahkan penggajian, program ini didukung teknologi face recognition untuk absensi yang langsung terhubung pada data kehadiran otomatis.
Fitur utama HashMicro:
- Hashy AI
- Face recognition checking
- GPS attendance
- e-Payslip employee self service
- Automated tax & assurance
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. Payroll Software Gadjian
Gadjian menyediakan software payroll Indonesia berbasis cloud yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis lokal. Fokus pada kemudahan penggunaan dan efisiensi waktu, program payroll ini memungkinkan HR menghitung gaji, pajak, dan BPJS dalam satu klik.
Selain itu, software payroll mampu mengelola keuangan dan kehadiran karyawan dengan inovasi berkelanjutan. Dengan fitur-fitur tersebut, perusahaan dapat menekan risiko kesalahan perhitungan, meningkatkan transparansi, serta memberikan pengalaman administrasi yang lebih praktis bagi HR maupun karyawan.
Harga: mulai dari Rp12.500 per karyawan per bulan.
Fitur utama Gadjian:
- Penggajian otomatis
- Laporan BPJS & pajak
- Slip gaji online
- Pengelolaan cuti dan izin
- Multi-cabang & multi-level approval
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Payroll Software Mekari Talenta
Mekari Talenta menawarkan software payroll berbasis cloud yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis Indonesia modern. Sistemnya memadukan automatisasi payroll, absensi, pajak, dan distribusi slip gaji dalam satu platform terintegrasi.
Dengan Talenta, HR dapat menghitung gaji, potongan pajak (termasuk PPh 21), dan BPJS secara otomatis serta memproses transfer gaji massal ke berbagai bank.
Harga: mulai dari Rp25.000 per karyawan per bulan.
Fitur utama Mekari Talenta:
- Kalkulasi payroll
- Pembayaran payroll
- Laporan payroll
- Payslip custom access
- Transfer dari sistem
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. Paychex
Paychex menyediakan solusi payroll software dalam mode mobile dan terintegrasi. Melalui Paychex Flex, karyawan dapat menjalankan seluruh proses gaji dari smartphone, mulai dari input jam kerja, review data, sampai submission payroll dengan autentikasi biometrik. Sistem ini otomatis menghitung potongan pajak, kontribusi benefit, dan overtime.
Selain itu, software payroll menghasilkan laporan real-time yang dapat langsung diakses oleh manajer atau HR. Karyawan juga menerima slip gaji digital instan, lengkap dengan histori pembayaran, hingga saldo pensiun dalam satu aplikasi.
Fitur utama Paychex:
- Payroll tax services
- Payroll reporting & management
- Payroll outsourcing
- Overtime calculation
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Gusto
Gusto menawarkan solusi payroll lengkap untuk menyederhanakan penggajian, pajak, dan benefit. Aplikasi penggajian ini dirancang dalam bentuk desktop dan mobile, sehingga memudahkan karyawan dan perusahaan untuk mengakses secara real-time.
Software penggajian Gusto cocok untuk berbagai jenis dan skala bisnis yang ingin otomatisasi penuh tanpa proses manual. Dengan sistem yang terintegrasi, Gusto juga meminimalkan risiko kesalahan perhitungan dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku.
Harga: mulai dari $40 per bulan + $6 per karyawan.
Fitur utama Gusto:
- Automated tax
- Unlimited payrolls
- Unlimited bonus & off-cycle payrolls
- Payroll reporting
- Net to gross calculation
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Payroll Software ADP
ADP adalah software payroll global yang menawarkan solusi lengkap untuk pengelolaan gaji, kepatuhan pajak, dan administrasi SDM. Dirancang untuk bisnis kecil hingga besar, ADP mempermudah proses penggajian dengan fitur otomatis, integrasi sistem, dan dukungan kepatuhan yang selalu diperbarui sesuai regulasi.
Selain itu, ADP memberikan fleksibilitas akses melalui platform berbasis cloud, sehingga perusahaan dan karyawan dapat mengelola data payroll secara real-time. Dengan dukungan global, software ini juga cocok bagi bisnis multinasional yang membutuhkan standar penggajian konsisten di berbagai negara.
Fitur utama ADP:
- Automatic payroll
- HR management
- Customizable solutions
- Track time and approve timesheets
- Access retirement accounts
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Rippling mengembangkan payroll software berbasis cloud asal AS yang dapat digunakan di berbagai negara, termasuk Indonesia. Aplikasi gaji karyawan Rippling memberikan jaminan 100% untuk kelancaran aplikasi bagi pengguna.
Dengan konfigurasi dan automasi yang kuat, Rippling cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan payroll kompleks dan multi-lokasi. Selain itu, sistem payroll ini juga menyediakan perbandingan komponen penggajian setiap karyawan hanya dalam satu dashboard.
Fitur utama Rippling:
- Global payroll
- Tax compliance
- HR Management
- IT Integration
- Manajemen waktu dan absensi
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Apa Saja Fitur dalam Aplikasi Penggajian?
Aplikasi penggajian karyawan dilengkapi dengan beragam fitur yang membantu perusahaan dalam mengelola gaji, tunjangan, pajak, hingga terintegrasi dengan aplikasi absensi karyawan. Setiap fitur dirancang untuk menyederhanakan proses administrasi payroll sekaligus meningkatkan akurasi dan transparansi.
Berikut adalah beberapa fitur utama dalam software payroll:
1. Perhitungan gaji otomatis (mention penjelasan percetakan slip gaji)
Aplikasi penggajian mampu menghitung gaji pegawai secara otomatis berdasarkan jam kerja, lembur, tunjangan, dan potongan seperti pajak.
Fitur ini biasanya menyertakan pencetakan slip gaji (baik cetak fisik maupun digital) yang memuat komponen-komponen gaji agar karyawan jelas apa saja yang mereka terima dan apa potongan-potongan yang dilakukan.
2. Manajemen pajak
Sistem penggajian modern dilengkapi modul untuk menghitung pajak di Indonesia (PPh 21, PPh 26, dan lain-lain) secara otomatis mengikuti regulasi terbaru, termasuk besaran PTKP, biaya jabatan, dan tarif pajak yang berubah. Dengan demikian, perusahaan bisa menghindari risiko salah perhitungan pajak, keterlambatan pelaporan, atau denda karena ketidakpatuhan regulasi.
3. Manajemen potongan dan tunjangan
Fitur ini memungkinkan perusahaan mengelola berbagai jenis tunjangan (seperti tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, bonus) dan potongan (seperti pinjaman, iuran, potongan BPJS, atau potongan lainnya) secara fleksibel dan otomatis.
Semua tunjangan dan potongan tersebut kemudian dimasukkan dalam perhitungan gaji sehingga hasil bersih (net salary) bisa langsung diketahui tanpa harus menghitung manual lagi.
4. Manajemen waktu dan kehadiran
Aplikasi penggajian biasanya terintegrasi dengan sistem absensi sehingga setiap kehadiran, jam kerja, lembur, cuti, bahkan keterlambatan atau pulang cepat bisa dicatat secara real-time.
Data kehadiran ini secara langsung mempengaruhi komponen gaji seperti lembur dan potongan kehadiran, sehingga mengurangi kesalahan input manual dan mempercepat proses penggajian.
5. Analisis dan laporan
Fitur laporan dan analisis memberikan dashboard atau laporan komprehensif terkait gaji, biaya tenaga kerja, beban pajak, dan tren absensi atau lembur dalam periode tertentu.
Informasi dari laporan ini sangat berguna bagi manajemen untuk membuat keputusan strategis, misalnya merancang struktur tunjangan baru, mengatur anggaran payroll, atau melakukan evaluasi produktivitas.
Tips Memilih Software Payroll Terbaik untuk Bisnis
Pemilihan software payroll yang tepat merupakan langkah strategis untuk memastikan pengelolaan gaji, tunjangan, dan administrasi karyawan berjalan efektif. Solusi payroll software yang sesuai akan membantu perusahaan menghemat waktu, meminimalkan risiko kesalahan, serta meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
1. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis
Setiap perusahaan memiliki karakteristik dan kebutuhan operasional yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk memilih software payroll yang sesuai dengan skala bisnis dan kompleksitas proses yang ada.
Misalnya, perusahaan manufaktur dengan sistem kerja shift akan membutuhkan fitur sistem presensi yang terintegrasi, sedangkan perusahaan dengan beragam tunjangan memerlukan modul pengelolaan benefit yang komprehensif.
2. Perhatikan kemudahan penggunaan
Antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan merupakan salah satu faktor penting dalam pemilihan software payroll. Sistem yang sederhana akan meminimalkan kebutuhan pelatihan dan mempercepat adopsi oleh tim HR maupun karyawan.
Dengan demikian, proses penggajian, pencatatan absensi, serta distribusi slip gaji dapat dilakukan lebih cepat, efisien, dan akurat. Kemudahan penggunaan tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga membantu perusahaan menjaga konsistensi data.
3. Cek integrasi dengan sistem lain
Software payroll ideal sebaiknya memiliki kemampuan integrasi dengan sistem pendukung lainnya. Beberapa integrasi penting antara lain dengan aplikasi manajemen karyawan, sistem akuntansi, HRIS, maupun sistem presensi digital.
Dengan adanya integrasi, data karyawan, absensi, serta komponen penggajian dapat dikelola secara konsisten tanpa perlu pengolahan manual yang berulang. Hal ini mengurangi risiko terjadinya kesalahan data yang dapat merugikan perusahaan.
4. Pertimbangkan layanan dan dukungan
Selain fitur, layanan purna jual dan dukungan teknis dari penyedia payroll software juga perlu menjadi pertimbangan utama. Vendor yang profesional biasanya menyediakan customer support yang responsif serta panduan implementasi yang jelas.
Dukungan teknis yang memadai akan membantu perusahaan menyelesaikan kendala dengan cepat, baik terkait perhitungan gaji, update regulasi, maupun perbaikan sistem.
Kesimpulan
Memilih software payroll yang tepat merupakan langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional SDM. Sistem yang terintegrasi dapat meminimalkan kesalahan, mendukung kepatuhan regulasi, dan menghemat waktu administrasi.
Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah Software Payroll Total. Platform ini menghadirkan fitur lengkap mulai dari manajemen absensi, cuti, hingga pelaporan pajak secara otomatis dalam satu sistem terpadu.
Apabila Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, silakan jadwalkan demo gratis bersama tim Total ERP dan temukan bagaimana solusi ini dapat diimplementasikan sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Pertanyaan tentang Software Payroll
Aplikasi payroll adalah perangkat lunak yang mengotomatisasi perhitungan gaji karyawan pajak dan tunjangan. Dengan kemudahan ini perusahaan dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan perhitungan gaji.
Metode payroll ada tiga, yaitu:
– Netto: Pajak ditanggung perusahaan, karyawan menerima gaji bersih.
– Gross: Pajak ditanggung karyawan dan dipotong dari gaji.
– Gross Up: Gaji ditambah sejumlah pajak agar karyawan tetap menerima gaji bersih
Payroll otomatis adalah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola proses penggajian karyawan secara otomatis. Proses ini mencakup perhitungan gaji, tunjangan, potongan, serta pajak, dan menghasilkan laporan penggajian yang akurat serta tepat waktu.
