Banyak perusahaan masih kesulitan mengelola data karyawan karena proses HR dilakukan secara manual dan terpisah. Hal ini sering memicu keterlambatan, kesalahan administrasi, hingga kebocoran informasi.
Solusinya adalah beralih ke sistem informasi digital, seperti sistem HRIS. Sistem ini membantu mengambil keputusan terkait karyawan. HRIS system sudah digunakan lebih dari 70% perusahaan besar di seluruh dunia.
HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System. Kemudian, apa itu HRIS? Mari simak artikel ini untuk mengetahui fungsi, fitur, dan tips memilih sistem HRIS terbaik!
Apa itu HRIS?
HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang mengelola data HR secara terintegrasi, mulai dari absensi, payroll, hingga rekrutmen. Dengan dukungan cloud dari sistem ini, sistem perencanaan SDM menjadi lebih efisien dan aman.
Menurut beberapa ahli, HRIS dapat diartikan sebagai berikut:
- Menurut Snell dan Bohlander (2010), HRIS adalah sistem komputerisasi yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk tujuan pengendalian dan pengambilan keputusan.
- Menurut Gulati (2012), HRIS sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk pengambilan keputusan dalam manajemen sumber daya manusia (SDM).
- Menurut Bangura, S. (2024), HRIS sebagai aplikasi yang mengelola HR, payroll, manajemen, kepatuhan dan pemenuhan informasi bisnis lainnya. Tujuan HRIS sebagai aspek penting dalam proses HR untuk produktivitas dan performa.
Bagaimana? Apakah Anda tertarik untuk mengetahui lebih jauh manfaat HRIS bagi perkembangan bisnis Anda? Jangan ragu untuk menghubungi kami dan temukan solusi yang tepat bagi perusahaan Anda.
Fungsi HRIS untuk HR
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) memiliki peran penting dalam mengintegrasikan berbagai fungsi manajemen SDM dalam satu platform terpusat. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari sistem HRIS:
| Fungsi HRIS | Penjelasan |
| Efisiensi Operasional | Otomatisasi penggajian, absensi, cuti, dan aplikasi data karyawan untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. |
| Pengambilan Keputusan | Menyajikan laporan real-time, dashboard, dan grafik untuk keputusan strategis. |
| Kepatuhan & Keamanan Data | Memastikan kepatuhan aturan kerja dan menyimpan data karyawan dengan aman. |
| Manajemen Waktu & Kehadiran | Karyawan bisa akses slip gaji, cuti, dan data pribadi secara transparan melalui HCM (Human Capital Management) |
| Skalabilitas & Integrasi | Mudah disesuaikan dan terhubung dengan sistem lain seperti payroll atau ERP. |
| Pelatihan & Pengembangan | Mempermudah perencanaan dan pemantauan program pelatihan serta manajemen bakat melalui integrasi HRMS (Human Resource Management System) |
| Manajemen Kinerja | Menetapkan target, memantau capaian, dan memberi evaluasi karyawan. |
Manfaat dan Peran HRIS bagi Karyawan dan Perusahaan
Manfaat dan peran HRIS tidak hanya dirasakan oleh tim HR, tetapi juga memberikan dampak langsung bagi karyawan. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi sekaligus menciptakan pengalaman kerja yang lebih transparan dan nyaman.
Manfaat HRIS untuk Perusahaan
- Otomatisasi Proses HR: Administrasi seperti absensi, payroll, dan cuti lebih cepat tanpa manual.
- Efisiensi Operasional: Proses HR terpusat membuat pekerjaan lebih ringkas dan hemat waktu.
- Minim Human Error: Sistem otomatis mengurangi kesalahan dalam perhitungan gaji atau tunjangan.
- Kepatuhan Regulasi: Data ketenagakerjaan dan pajak tercatat rapi sesuai hukum yang berlaku.
- Keamanan Data: Cloud dengan enkripsi menjaga informasi karyawan tetap aman.
- Laporan & Analitik SDM: Data real-time mendukung keputusan strategis manajemen.
- Dukungan Rekrutmen & Kinerja: Membantu penerimaan pegawai baru dan penilaian berbasis KPI.
Manfaat HRIS untuk Karyawan
- Akses Mudah Data Pribadi: Slip gaji, cuti, dan kontrak kerja bisa dilihat langsung.
- Transparansi Proses HR: Kebijakan cuti, tunjangan, hingga evaluasi terbuka untuk karyawan.
- Pengajuan Digital: Cuti, lembur, dan reimburse dapat diajukan online tanpa formulir fisik.
- Kemudahan Absensi: Bisa dilakukan dari mana saja, bahkan untuk WFH.
- Akses Informasi Perusahaan: Pengumuman penting dapat diakses langsung lewat dashboard.
- Dukungan Karier: Fitur pelatihan online dan evaluasi KPI/OKR membantu pengembangan diri.
- Work-Life Balance: Administrasi yang praktis memberi karyawan lebih banyak waktu pribadi.
Fitur-Fitur HRIS
Sistem HRIS memiliki banyak fitur penting. Fitur dalam software HR ini akan membantu manajemen SDM dengan otomatis. Sehingga karyawan tidak perlu input data secara manual.
Berikut adalah beberapa fitur-fitur HRIS system bagi perusahaan:
1. Absensi Kehadiran
Sistem HRIS menyediakan pelacakan kehadiran karyawan secara otomatis. Manajemen absensi ini menggunakan absensi online melalui smartphone.
Selain itu, ada pelacakan lokasi melalui GPS yang memudahkan verifikasi kehadiran karyawan secara real-time. Karyawan dapat mengajukan cuti, lembur, dan pergantian shift, sedangkan HR dapat mengelola kehadiran dan payroll sekaligus.
2. Payroll atau Penggajian
Perusahaan dapat melakukan kegiatan transformasi digital, dari penggajian manual ke sistem aplikasi payroll otomatis yang dapat men-transfer gaji secara tepat waktu.
Sistem payroll ini terintegrasi dengan data kehadiran karyawan secara lengkap. Sehingga tim HR dapat menghitung gaji dengan fitur kalkulasi otomatis dan rekapitulasi data secara akurat.
3. Rekrutmen Karyawan
Sistem HRIS menyederhanakan proses rekrutmen yang rumit menjadi mudah. Perusahaan dapat mengatur proses jadwal dari interview hingga onboarding.
Fitur ini mempermudah proses rekrutmen mulai dari penyaringan CV hingga penjadwalan wawancara. Satu sistem mengelola seluruh proses seleksi dan onboarding secara terpusat.
4. Database dan Administrasi HR
HRIS akan menyimpan dan mengelola data karyawan secara aman di cloud. Tim HR dapat menggunakan cara otomatis dibandingkan proses manual yang melelahkan.
Administrasi seperti data kehadiran, gaji, dan kontrak kerja akan tercatat otomatis. Selain itu, notifikasi pengingat untuk pengumuman internal juga dapat disediakan melalui aplikasi HR Total.
Tips Memilih Sistem HRIS yang Tepat
Saat memilih sistem HRIS, Anda harus memikirkan beberapa faktor. Faktor ini penting agar sistem HRIS sesuai dengan keperluan perusahaan Anda. Beberapa poin penting untuk diperhatikan adalah.
1. Pertimbangkan Ukuran Perusahaan
Ukuran perusahaan sangat berpengaruh dalam memilih HRIS system. Perusahaan kecil cukup dengan HRIS yang simpel. Ini akan menangani kebutuhan dasar mereka. Di sisi lain, perusahaan besar memerlukan software HRIS canggih. Mereka butuh fitur seperti analitik SDM. Fitur ini akan mendukung operasional mereka yang luas.
2. Antisipasi Pertumbuhan di Masa Depan
Pertimbangkan pertumbuhan masa depan perusahaan Anda dalam memilih Pro-Int HRIS system. Sebuah bisnis yang berkembang cepat perlu sistem HRIS yang bisa menambah jumlah karyawan. Sistem yang skalabel akan melayani bisnis Anda lebih lama. Anda tidak perlu sering ganti sistem. Ini akan menghemat waktu dan biaya di kemudian hari.
3. Integrasi dengan Teknologi yang Sudah Ada
Integrasi yang lancar akan meningkatkan efisiensi. Pilihlah sistem yang bisa berintegrasi dengan software payroll, sistem manajemen kehadiran, dan kebutuhan HR lainnya dengan mudah. Hal ini akan memastikan penyelesaian HR yang bekerja bersama dengan baik.
Optimalkan Sistem HRIS Bisnis Anda dengan Total HRM
Apakah Anda sudah pernah mengenal Total ERP sebelumnya?
Total ERP merupakan penyedia perangkat lunak Enterprises Resource Planning (ERP), yang didalamnya memiliki modul HR. Total HR ini menjadi solusi all-in-one yang dapat melakukan seluruh proses administrasi sumber daya manusia di perusahaan.
Aplikasi untuk HR ini mengotomatiskan dan menyederhanakan pengelolaan data karyawan, dari absensi, rekrutmen, payroll, hr dashboard, hingga evaluasi tenaga kerja. Pengguna dapat mengakses sistem ini melalui smartphone untuk kemudahan absensi otomatis.
Beberapa fitur utama yang tersedia berupa:
- Database Terpusat: Menyimpan data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, kehadiran, dan riwayat pekerjaan.
- Manajemen Kehadiran (Attendance Management): Melacak waktu kehadiran karyawan selama periode kerja.
- Manajemen Penggajian (Payroll): Mengotomatiskan proses penggajian, memastikan pembayaran gaji yang akurat dan tepat waktu.
- Manajemen Pengeluaran: Melacak dan mengelola pengeluaran karyawan sesuai kebijakan perusahaan dan pengendalian anggaran.
- Manajemen Cuti: Memudahkan pengelolaan jadwal cuti karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- On/Off-Boarding Karyawan: Mempermudah proses integrasi karyawan baru ke dalam organisasi dan memastikan transisi yang lancar saat karyawan meninggalkan perusahaan.
- Sistem Roster: Mengatur jadwal shift kerja dan distribusi beban kerja karyawan secara otomatis dan merata.
- Absensi Face Recognition & GPS Tracking: Mencatat kehadiran karyawan dengan teknologi pengenalan wajah.
- Rekrutmen: Mengelola proses perekrutan, mulai dari posting lowongan hingga onboarding karyawan.
Tertarik mencoba fitur HRIS dari Total? Ayo klik banner dibawah ini untuk mencoba demo secara gratis!
FAQ Sistem HRIS
HRIS membantu perusahaan mengelola data karyawan, mengotomatisasi proses SDM, meningkatkan efisiensi operasional, serta memastikan keakuratan dan keamanan data.
HRIS bekerja dengan mengintegrasikan berbagai fungsi SDM dalam satu platform terpusat, seperti pencatatan data karyawan, penggajian, absensi, dan evaluasi kinerja, sehingga semua proses dapat dilakukan secara otomatis dan terorganisir.
HRIS menyederhanakan proses rekrutmen dengan fitur otomatisasi seleksi, penyimpanan database kandidat, penjadwalan wawancara, serta onboarding, sehingga proses lebih cepat dan efisien.
