Kesalahan penggajian bisa memicu konflik internal, menurunkan kepercayaan karyawan, hingga meningkatkan turnover. Riset mencatat lebih dari 25% bisnis mengalami error payroll yang berujung pada kerugian finansial dan waktu.
Software penggajian modern terintegrasi data absensi, pajak, dan karyawan, sehingga kesalahan bisa ditekan secara signifikan. Sistem penggajian perlu selaras dengan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang mengatur struktur skala upah dan tata cara pembayaran gaji.
Menggunakan aplikasi gaji karyawan adalah solusi praktis untuk memastikan penggajian lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi. Dengan integrasi absensi, pajak, dan data karyawan, software HRM mampu menekan kesalahan sekaligus meningkatkan efisiensi!
Key Takeaways
Aplikasi gaji karyawan adalah sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan melakukan proses penggajian karyawan lebih efisien dan efektif.
Aplikasi gaji karyawan mempermudah pengelolaan payroll lewat integrasi absensi, pajak, dan data karyawan sehingga lebih minim salah, efisien, dan tetap patuh aturan
Fitur aplikasi gaji karyawan meliputi hitung otomatis BPJS & PPh21, integrasi absensi real-time, slip gaji digital, manajemen cuti, dan otomatisasi payroll yang fleksibel.
Apa itu Aplikasi Gaji Karyawan?
Aplikasi gaji karyawan adalah sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan mengotomatiskan dan menyederhanakan proses penggajian. Sistem ini melakukan perhitungan gaji, pajak, tunjangan, BPJS, dan pembuatan slip gaji digital.
Berbeda dari metode konvensional, software gaji karyawan memberikan visibilitas penuh, audit trail yang jelas, serta efisiensi dalam memproses gaji untuk puluhan hingga ribuan karyawan secara serentak dan konsisten. Hal ini membantu menghindari konflik internal akibat ketidakakuratan data gaji.
Perbandingan Aplikasi Gaji Karyawan Populer di Indonesia
Berikut tabel analisis perbandingan aplikasi gaji karyawan dari lima brand populer di Indonesia.
| Nama Software | Ideal Untuk | Fitur Unggulan |
|---|---|---|
| Total Payroll | Bisnis menengah hingga besar yang butuh sistem HR terintegrasi | Perhitungan otomatis BPJS & PPh21, integrasi absensi GPS, manajemen cuti, dan payroll real-time |
| HashMicro | Perusahaan yang ingin otomatisasi payroll dan kepatuhan pajak | Payroll automation, tax & insurance management, slip gaji digital, dan AI attendance monitoring |
| Gaji.id | Perusahaan yang mencari sistem penggajian berbasis cloud dengan absensi digital | Perhitungan gaji & BPJS otomatis, approval gaji, dan dashboard real-time |
| GajiHub | Bisnis yang membutuhkan sistem payroll praktis dan transparan | Slip gaji digital, perhitungan THR & bonus, manajemen cuti & absensi GPS |
| Gadjian | Perusahaan yang fokus pada efisiensi dan akurasi payroll multi-cabang | Perhitungan PPh21 & BPJS otomatis, manajemen lembur, dan integrasi absensi GPS |
12 Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik dan Terintegrasi
Dengan banyaknya pilihan aplikasi gaji karyawan di pasaran, setiap bisnis perlu memilih software yang sesuai kebutuhan dan skala operasional. Berikut adalah 6 rekomendasi aplikasi gaji karyawan terbaik berdasarkan fitur, kemudahan penggunaan, dan integrasi sistem.
Ideal Untuk
Perusahaan yang membutuhkan solusi penggajian terintegrasi penuh dengan absensi, pajak, dan cuti.
Ideal Untuk
Usaha yang butuh portal karyawan agar staf bisa akses data gaji dan kehadiran sendiri.
Ideal Untuk
Usaha kecil hingga menengah yang butuh otomatisasi HR dan payroll sederhana.
Ideal Untuk
pPerusahaan menengah hingga besar yang butuh penggajian otomatis dan regulasi lengkap.
Ideal Untuk
Perusahaan besar atau multi-cabang dengan kebutuhan payroll terintegrasi dan hybrid.
Tidak hanya berhenti di sini, Anda dapat mempelajari lebih lanjut mengenai fitur dan keunggulan dari 12 aplikasi gaji karyawan terbaik lainnya pada artikel lengkap berikut.
1. Aplikasi Gaji Karyawan Total ERP
Aplikasi penggajian Total adalah aplikasi yang menawarkan solusi payroll berbasis cloud yang mudah digunakan dan terintegrasi dengan absensi, cuti, lembur, klaim reimbursement dan benefit sesuai PPh 21. Keunggulannya Total adalah fleksibilitas untuk dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan fokus pada regulasi lokal.
Software gaji karyawan dari Total memudahkan payroll dengan efisien dan efektif. Perusahaan dapat menyesuaikan kebutuhan, bahkan jika memiliki banyak divisi dan karyawan. Dengan kelengkapan fitur slip gaji, perusahaan dan karyawan juga dapat meningkatkan transparansi dan akurasi yang maksimal.
Fitur-fitur unggulan Total ERP meliputi:
- Face Recognition with Fake GPS Checking: Menyediakan sistem presensi berbasis face recognition yang terintegrasi dengan verifikasi lokasi GPS, memastikan keakuratan data kehadiran sekaligus mencegah manipulasi lokasi.
- Roster & Dynamic Working Schedule Management: Menawarkan fleksibilitas tinggi dalam penyusunan dan penyesuaian jadwal kerja secara otomatis, mendukung kebutuhan operasional yang dinamis dan terjadwal dengan presisi.
- HRM Mobile Apps for Employee Self Service: Memberikan akses mobile yang aman dan real-time bagi karyawan untuk mengelola data pribadi, kehadiran, serta pengajuan administratif secara mandiri dan terstruktur.
- Manajemen Penggajian: Mengotomatiskan seluruh proses pembayaran gaji secara akurat dan tepat waktu, sekaligus mendukung pengelolaan tunjangan dan pemenuhan kewajiban pajak secara efisien dengan integrasi langsung bersama software payroll.
- Manajemen Pengeluaran: Memfasilitasi pelacakan dan kontrol atas pengeluaran karyawan, memastikan seluruh klaim sesuai kebijakan internal dan mendukung efisiensi anggaran perusahaan.
- Manajemen Cuti: Menyederhanakan proses pengajuan dan persetujuan cuti dengan sistem yang terintegrasi, memastikan alokasi cuti sesuai kebijakan dan menjaga stabilitas operasional.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Untuk mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai kapabilitas sistem, perusahaan Anda dapat menjadwalkan demo gratis bersama tim Total ERP. Sesi ini dirancang untuk memperlihatkan langsung bagaimana solusi diimplementasikan secara praktis sesuai kebutuhan bisnis.
2. HashMicro
HashMicro adalah sistem penggajian terintegrasi yang mengotomatisasi perhitungan gaji, pajak, tunjangan, dan BPJS dengan pencatatan real-time untuk memastikan proses payroll lebih akurat. Platform ini juga menyediakan pengelolaan slip gaji digital dan kepatuhan ketenagakerjaan yang mempermudah audit serta meningkatkan efisiensi HR.
Fitur:
- Built-in Professional Templates
- Payroll automation
- Tax and insurance management
- Daily Worker, Hourly Worker Payslip Management
- AI Attendance Monitoring (Hashy)
- Custom Payslip Templates
3. Aplikasi gaji karyawan Gaji.id
Gaji.id menawarkan software gaji berbasis cloud yang mendukung perhitungan gaji, PPh 21, BPJS, serta distribusi slip gaji digital otomatis bagi bisnis mikro hingga menengah. Sistem ini dilengkapi fitur absensi dan approval berbasis struktur organisasi, sehingga payroll lebih transparan, cepat, dan minim kesalahan.
Fitur:
- Sistem penggajian dan absensi
- Employee Self Service (E-PLUS)
- Sistem rekrutmen
- Manajemen dan pelacakan tugas karyawan
- Manajemen performa
4. Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah aplikasi penggajian berbasis cloud yang memudahkan UKM hingga enterprise dalam mengelola administrasi karyawan melalui akses mobile dan desktop. Slip gaji digital, pengajuan cuti, lembur, serta klaim terpusat menjadikan proses HR lebih efisien dan transparan.
Fitur:
- Transfer gaji antar rekening bank tanpa biaya tambahan
- Slip gaji digital dengan distribusi otomatis
- Dukungan multiple cut-off dan multiple cycle payroll
- Dashboard status pembayaran gaji
- Pengaturan approval berlapis
5. GajiHub
GajiHub merupakan aplikasi payroll berbasis cloud yang mengelola perhitungan gaji, tunjangan, pajak, dan BPJS secara otomatis sesuai regulasi Indonesia. Dengan slip gaji digital dan fitur self-service, sistem ini meningkatkan efisiensi administrasi HR serta memudahkan pengambilan keputusan berbasis data.
Fitur:
- Penghitungan gaji, THR, bonus dan benefit
- Perhitungan premi BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan
- Sistem absensi & validasi presensi (termasuk swafoto, GPS)
- Manajemen cuti, izin, dan pengajuan karyawan
- Slip gaji digital via aplikasi karyawan
6. Gadjian
Gadjian menyediakan aplikasi penghitung gaji otomatis yang lengkap termasuk PPh 21, BPJS, tunjangan, dan lembur dengan mengacu pada peraturan ketenagakerjaan Indonesia. Berbasis cloud, sistem ini mudah diakses kapan saja sehingga mendukung perusahaan multi-cabang dan tim besar.
Fitur:
- Perhitungan gaji harian, pro rata, dll
- Pengelolaan potongan BPJS dan pajak PPh
- Integrasi absensi dengan GPS
- Manajemen pembukuan gaji
- Pengelolaan potongan kas bon
7. Aplikasi gaji Greatday
GreatDay HR menawarkan solusi payroll dan HRIS terintegrasi yang mencakup pengajuan cuti, pengelolaan tunjangan dan bonus, serta perhitungan otomatis BPJS dan PPh 21. Aplikasi ini juga menyediakan slip gaji digital dan dashboard ESS untuk proses HR yang lebih efisien dan transparan.
Fitur:
- Pengajuan cuti dan izin karyawan
- Manajemen tunjangan, bonus, dan komisi
- Penghitungan BPJS & PPh 21 otomatis
- Dashboard ESS & slip gaji digital
8. Aplikasi GajiGesa
GajiGesa adalah aplikasi gaji karyawan yang berfokus pada fitur akses gaji lebih awal (earned wage access) yang membantu karyawan memenuhi kebutuhan mendesak tanpa menunggu jadwal bayar. Selain sistem payroll, platform ini menghadirkan edukasi finansial dan transparansi penuh untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.
Fitur:
- Akses gaji fleksibel (Earned Wage Access)
- Dashboard HR (HR Dashboard)
- Salary disbursement / dana talangan gaji (pembayaran gaji)
- Pembayaran tagihan (PLN, air, telepon, dll) langsung
- Slip gaji digital dan distribusi gaji ke rekening bank
9. Aplikasi gaji karyawan QuickBooks
QuickBooks menawarkan penghitungan gaji, potongan, dan transfer gaji langsung ke rekening karyawan dengan integrasi penuh ke sistem akuntansi. Fitur multi-user memudahkan kolaborasi HR dan finance sehingga administrasi lebih cepat dan minim kesalahan.
Fitur:
- Perhitungan gaji, pajak, dan potongan
- Portal karyawan untuk melihat slip gaji dan data penggajian
- Pengajuan dan laporan pajak
- Multi level hak akses pengguna
- Dukungan HR dan layanan terkait (tergantung paket)
10. Software gaji karyawan KantorKu
KantorKu adalah software payroll berbasis cloud dengan keamanan data ISO 27001 yang mengintegrasikan HR, penggajian, dan administrasi IT dalam satu platform. Solusi ini mendukung multi-currency, portal self-service, serta proses penggajian yang aman untuk perusahaan multinasional maupun startup.
Fitur:
- Otomatisasi penggajian dan pajak (PPh 21, BPJS)
- Multi-currency dan multi-pay cycle
- E-filing pajak dan laporan digital
- Multi approval & otorisasi berlapis
- Slip gaji online & histori penggajian
11. Software gaji karyawan HRD Pintar
HRD Pintar menyediakan aplikasi penghitung gaji otomatis yang sesuai regulasi nasional dan internasional, ideal untuk perusahaan besar dengan ribuan karyawan. Dengan multi-level approval dan integrasi HRIS, proses gaji menjadi lebih aman, transparan, dan terstandarisasi.
Fitur:
- Penghitungan gaji otomatis (gross & net)
- Integrasi HRIS, manajemen waktu, & akuntansi
- Kepatuhan pajak dan regulasi lokal
- Proses gaji retroaktif & off-cycle support
- Monitoring dan deteksi kesalahan otomatis
- Laporan analitik tenaga kerja
12. Software gaji karyawan EQUIP ERP
EQUIP ERP adalah solusi payroll berbasis cloud yang menghitung gaji, tunjangan, pajak, dan BPJS secara real-time serta terintegrasi dengan sistem HRIS. Fitur pengajuan cuti, lembur, dan klaim via self-service membantu perusahaan mengurangi beban administrasi dan meningkatkan efisiensi HR.
Fitur:
- Payroll otomatis & laporan real time
- Perhitungan gaji berdasarkan jam kerja, lembur dan absensi
- Integrasi ke sistem akuntansi
- Modul petty cash & manajemen pengeluaran kecil
- Perhitungan PPh-21, BPJS & THR
Manfaat Menggunakan Aplikasi Gaji Karyawan
Pengelolaan payroll tidak lagi efektif jika dijalankan secara manual. Kehadiran sistem payroll dalam software hrm membantu perusahaan mempercepat proses penggajian sekaligus meminimalkan potensi kesalahan. Dengan aplikasi penggajian karyawan yang terintegrasi, pengelolaan karyawan menjadi lebih efisien dan mudah dikendalikan.
1. Efisiensi waktu
Proses perhitungan gaji manual membutuhkan waktu lama dan rentan salah. Dengan dukungan integrasi scheduling software, data kehadiran, lembur, dan absensi dapat ditarik otomatis ke sistem penggajian. Hal ini mempercepat pekerjaan HR serta memberi ruang untuk fokus pada tugas strategis lainnya.
2. Akurasi penghitungan
Kesalahan dalam penggajian bisa berdampak pada kepuasan karyawan dan kredibilitas perusahaan. Penggunaan aplikasi gaji karyawan memastikan seluruh komponen gaji, mulai dari tunjangan, potongan, hingga pajak. Keseluruhan dihitung secara tepat berdasarkan data aktual, tanpa proses manual yang berulang.
3. Keamanan data
Informasi payroll mencakup data pribadi dan finansial yang wajib dijaga kerahasiaannya. Melalui sistem hrm, penyimpanan data dilakukan secara terenkripsi dan berbasis otorisasi akses, sehingga risiko kebocoran dan penyalahgunaan informasi dapat ditekan secara signifikan.
4. Kepatuhan regulasi
Peraturan ketenagakerjaan, pajak, dan BPJS terus berkembang. Sistem penggajian digital membantu memastikan seluruh potongan dan komponen gaji mengikuti aturan yang berlaku. Dengan begitu, perusahaan terhindar dari kesalahan administratif maupun sanksi hukum.
“Penggunaan aplikasi penggajian bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga memastikan kepatuhan regulasi dan transparansi kepada karyawan.”
– Elvina Adhisty, MBA, SHRM-SCP, Senior HR Manager
5. Manajemen terpadu
Aplikasi penggajian modern terhubung dengan fitur lain seperti absensi, cuti, kontrak, dan evaluasi kinerja. Integrasi ini membuat pengelolaan SDM lebih efisien karena seluruh informasi tersedia dalam satu platform yang mudah diakses dan dianalisis kapan saja.
Siap beralih ke penggajian yang lebih praktis dan minim error? Yuk mulai gunakan sistem yang terintegrasi agar pengelolaan karyawan jadi lebih efisien dan profesional!
Tips Memilih Aplikasi Gaji yang Tepat
Memilih software gaji yang tepat bukan hanya soal memproses pembayaran, tetapi juga memastikan sistem mendukung kebutuhan bisnis secara menyeluruh. Pilihlah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mudah digunakan, aman, dan fleksibel, serta memiliki fitur unggulan yang sesuai dengan regulasi lokal.
Software yang tepat akan mempermudah proses penggajian, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan. Agar tidak salah langkah, berikut beberapa hal yang perlu menjadi pertimbangan utama:
1. Ukuran dan kebutuhan bisnis
Sebelum memilih aplikasi, tentukan skala dan kebutuhan bisnis Anda. Perusahaan kecil atau UMKM mungkin membutuhkan sistem sederhana dengan fitur dasar, sedangkan perusahaan besar memerlukan aplikasi yang dapat menangani banyak karyawan, integrasi kompleks, dan laporan yang lebih mendalam.
2. Kebutuhan fitur
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan HR yang berbeda. Sehingga penting memilih aplikasi dengan fitur relevan seperti manajemen cuti, absensi, rekrutmen, dan laporan pajak otomatis agar tim HR lebih produktif dan proses administrasi menjadi transparan serta efisien.
3. Kemudahan penggunaan
Antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami menjadi faktor penting dalam adopsi software gaji. Hal ini membantu tim HR dan karyawan mengakses data serta memproses penggajian tanpa hambatan. Dengan demikian, implementasi aplikasi dapat berjalan lebih cepat dan efisien.
4. Integrasi dan keamanan
Pilih software gaji yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti akuntansi, ERP atau aplikasi catatan absensi serta memiliki keamanan data kuat dengan enkripsi. Selain itu, akses berbasis peran juga membantu perusahaan dalam menjaga kerahasiaan informasi dan kepatuhan terhadap regulasi.
5. Biaya
Pastikan biaya langganan atau lisensi sepadan dengan fitur dan manfaat yang ditawarkan. Pilih penyedia software yang transparan soal biaya tambahan dan menawarkan solusi jangka panjang yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda.
Kesimpulan
Pengelolaan gaji yang akurat dan terintegrasi tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga melindungi perusahaan dari risiko regulasi dan konflik internal. Mengadopsi aplikasi gaji karyawan menjadi langkah strategis untuk memastikan akuntabilitas dan kepatuhan.
Aplikasi penggajian Total menawarkan sistem penggajian berbasis cloud terintegrasi dengan absensi, cuti, lembur, dan klaim reimbursement sesuai PPh 21. Dilengkapi fitur face recognition GPS, dynamic schedule, dan ESS mobile apps, Total meningkatkan efisiensi serta akurasi penggajian perusahaan.
Untuk memahami manfaatnya bagi bisnis Anda, Total ERP menyediakan demo gratis yang dapat dijadwalkan sesuai kebutuhan. Sesi ini membantu mengevaluasi penerapan solusi terintegrasi secara efektif dan berkelanjutan.
Pertanyaan tentang Aplikasi Gaji Karyawan
Aplikasi gaji adalah perangkat lunak yang bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengotomatiskan proses pembayaran gaji kepada karyawan. Sistem ini mencakup perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan pajak dan asuransi, serta distribusi slip gaji secara digital, sehingga memberikan akurasi yang tinggi dan efisiensi operasional.
Aplikasi gaji karyawan bekerja dengan mengumpulkan dan memvalidasi data kehadiran, cuti, lembur, serta informasi karyawan lainnya sebelum masuk ke tahap payroll. Setelah perhitungan komponen gaji selesai, sistem otomatis menerapkan potongan seperti pajak, BPJS, dan kemudian mencetak slip gaji serta memfasilitasi distribusi pembayaran, juga menghasilkan laporan untuk audit internal ataupun pelaporan pemerintah.
Sistem perhitungan gaji yang umum digunakan meliputi gaji bulanan, gaji harian, gaji per jam, sistem borongan berdasarkan output, dan sistem komisi dari penjualan atau target. Pemilihannya disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kebijakan perusahaan.
