Material Control Adalah: Pengertian, Tugas, dan Proses Kerjanya

Produksi terhenti karena bahan baku habis mendadak, stok tercatat ada tapi kenyataannya kosong, atau pesanan supplier terlambat karena tidak ada yang memantau level material secara rutin. Masalah ini sering berawal dari material control yang belum terstruktur.

Material control adalah fungsi manajemen yang mengatur aliran bahan baku dari perencanaan kebutuhan hingga pengeluaran ke lini produksi. Dengan sistem ini, perusahaan memastikan material tersedia tepat waktu dan tepat jumlah tanpa pemborosan biaya penyimpanan.

Key Takeaways

Material control adalah fungsi manajemen yang mengatur aliran bahan baku dari perencanaan kebutuhan hingga pengeluaran ke lini produksi.

Ada 5 proses utama: perencanaan, penerimaan dan inspeksi, penyimpanan, pengeluaran, serta pelaporan dan evaluasi stok.

Sistem ERP mengotomasi seluruh proses ini agar lebih efisien, akurat, dan terpantau secara real-time.

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang

Total ERP Pantau Stok Material Dan Pengeluaran Ke Produksi Secara Real-Time

Jadwalkan Konsultasi

Apa itu Material Control?

Material control mengatur pergerakan bahan baku dari perencanaan kebutuhan, penerimaan supplier, penyimpanan, hingga pengeluaran ke produksi. Fungsinya menghubungkan pengadaan, gudang, dan produksi agar stok tercatat dengan baik.

Penerapannya erat kaitannya dengan Material Requirement Planning (MRP) yang menghitung kebutuhan material berdasarkan jadwal produksi dan Bill of Materials. Semakin besar skala operasional, semakin penting sistem material control yang konsisten dan terstandarisasi.

Fungsi dan Tujuan Material Control

Tanpa pengelolaan material yang baik, perusahaan berisiko mengalami keterlambatan produksi, pemborosan biaya, atau penurunan kualitas produk akhir.

Secara umum, ada tiga fungsi utama yang dijalankan oleh material control dalam sebuah organisasi manufaktur maupun konstruksi.

1. Memastikan Kelancaran Proses Produksi

Material control memastikan bahan baku tersedia tepat waktu agar produksi tidak terhenti. Kekurangan atau keterlambatan material dapat mengganggu jadwal produksi dan menimbulkan kerugian.

2. Mengoptimalkan Efisiensi Biaya Operasional

Pengelolaan material yang tepat membantu mencegah overstock dan stockout. Overstock meningkatkan biaya penyimpanan, sedangkan stockout dapat menghambat produksi.

3. Menjaga Standar Kualitas Bahan Baku

Material control memastikan setiap bahan baku yang diterima sudah memenuhi spesifikasi teknis yang ditetapkan perusahaan. Inspeksi saat penerimaan menjadi langkah penting agar bahan yang tidak sesuai standar tidak masuk ke lini produksi.

Proses Material Control: 5 Tahap Operasional

Proses material control berjalan secara berurutan, dimulai dari perencanaan kebutuhan hingga evaluasi stok akhir. Setiap tahap saling berkaitan dan memiliki dokumen serta output yang harus diselesaikan sebelum masuk ke tahap berikutnya.

Masing-masing tahap memiliki peran yang tidak bisa dilewati agar aliran material tetap terkendali dari awal hingga akhir. Berikut penjelasan detail setiap prosesnya.

1. Perencanaan Kebutuhan Material

Tim material control menghitung kebutuhan berdasarkan rencana produksi, Bill of Materials (BOM), dan safety stock. Hasilnya menjadi dasar menerbitkan Purchase Order kepada supplier agar material tiba tepat waktu.

2. Penerimaan dan Inspeksi Material dari Supplier

Setiap material yang datang harus diperiksa jumlah dan kondisinya sebelum diterima ke dalam sistem. Proses ini mencakup pencocokan dokumen pengiriman, pemeriksaan fisik, dan verifikasi kesesuaian dengan spesifikasi yang diminta.

3. Penyimpanan dan Pengelolaan Gudang

Material disimpan dengan sistem FIFO (First In First Out) untuk mencegah kerusakan akibat terlalu lama disimpan. Tata letak dan kondisi gudang juga harus disesuaikan dengan jenis material yang disimpan.

4. Pengeluaran Material ke Lini Produksi

Material hanya boleh dikeluarkan berdasarkan form permintaan material resmi yang sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Langkah ini memastikan tidak ada pengeluaran yang tidak tercatat atau tidak memiliki dasar permintaan yang sah.

5. Pencatatan, Pelaporan, dan Evaluasi Stok

Setiap pergerakan material harus dicatat secara akurat untuk menghasilkan laporan stok yang dapat diandalkan manajemen. Stock opname dan analisis selisih stok dilakukan secara berkala untuk memastikan data sistem selalu sesuai kondisi fisik di gudang.

Tugas dan Jobdesk Material Control Staff

Staff material control adalah ujung tombak pengelolaan bahan baku dan bertanggung jawab langsung atas ketersediaan material serta akurasi data stok di sistem.

Tugasnya terbagi dalam tiga area tanggung jawab utama yang saling berkaitan.

1. Tanggung Jawab Operasional Harian

Setiap hari, staff material control memantau stok, memproses permintaan produksi, dan memastikan gudang berjalan sesuai prosedur. Stok kritis dilaporkan agar pengadaan dapat segera dilakukan sebelum produksi terganggu.

2. Koordinasi dengan Supplier dan Tim Pengadaan

Staff material control berkoordinasi dengan tim pengadaan untuk memastikan material tiba tepat waktu dan sesuai spesifikasi. Mereka menjadi penghubung antara supplier dan produksi agar perubahan kebutuhan dapat dikomunikasikan dengan cepat.

3. Manajemen Dokumentasi dan Pelaporan

Setiap transaksi material masuk dan keluar perlu didokumentasikan secara akurat untuk mendukung keputusan manajemen. Pemahaman tentang manajemen bahan baku menjadi fondasi penting dalam menjalankan tugasnya.

Material Control di Konstruksi vs Manufaktur

Di industri konstruksi, material control mengawasi material di lokasi proyek yang tersebar dan kebutuhannya berubah mengikuti progres. Sementara di manufaktur, material control terintegrasi dengan BOM dan MRP untuk mengelola stok secara lebih terprediksi dan terstandarisasi.

Berikut perbandingannya secara lebih rinci.

Perbedaan Material Control, Quality Control, dan Inventory Control

Material control mengurus ketersediaan dan aliran bahan baku dari awal hingga masuk ke produksi, quality control berfokus pada standar mutu produk, dan inventory control mengatur pencatatan serta level stok di gudang.

Gangguan pada salah satu fungsi akan berdampak langsung pada dua lainnya. Berikut perbandingannya secara lebih jelas.

Tantangan Material Control dan Peran Sistem Digital

Dalam praktiknya, mengelola material control secara manual menghadirkan berbagai tantangan nyata yang menghambat kelancaran operasional.

Berikut empat tantangan yang paling sering dihadapi perusahaan manufaktur dan konstruksi dalam pengelolaan material sehari-hari.

1. Fluktuasi Harga Bahan dan Keterlambatan Supplier

Harga bahan baku yang tidak stabil dan keterlambatan supplier sering menjadi masalah bagi tim material control. Tanpa sistem pemantauan yang baik, perusahaan sulit mengambil tindakan sebelum jadwal produksi terganggu.

2. Kesalahan Pencatatan Manual dan Kehilangan Data

Pencatatan manual menggunakan spreadsheet sangat rentan terhadap kesalahan input, duplikasi data, dan hilangnya informasi penting. Akibatnya, laporan stok menjadi tidak akurat dan keputusan pengadaan bisa meleset dari kebutuhan sebenarnya.

3. Koordinasi Lintas Departemen yang Tidak Efisien

Proses material control melibatkan produksi, pengadaan, gudang, dan keuangan. Tanpa sistem terintegrasi, komunikasi antar departemen sering lambat dan berujung pada miskomunikasi yang menyebabkan keterlambatan atau pemborosan material.

4. Keterbatasan Visibilitas Stok Real-Time

Banyak perusahaan belum memiliki gambaran akurat tentang kondisi stok, sehingga tim material control kesulitan mengambil keputusan yang tepat. Penerapan material handling system yang terintegrasi menjadi solusi penting untuk mengatasi keterbatasan visibilitas ini.

Optimalkan Material Control dengan Total ERP

Keempat tantangan di atas dapat diatasi secara menyeluruh dengan sistem manufaktur yang dirancang untuk mendukung operasional manufaktur dan konstruksi secara terintegrasi.

Berikut fitur-fitur utama Total ERP yang mendukung efektivitas material control di perusahaan Anda:

• Perencanaan kebutuhan otomatis: berdasarkan jadwal produksi dan BOM, sehingga pemesanan material selalu tepat waktu dan sesuai kebutuhan aktual.
• Penerimaan dan inspeksi digital: yang mencatat setiap material masuk secara real-time dan langsung tersinkronisasi dengan data stok di sistem.
• Manajemen gudang terintegrasi: dengan sistem FIFO otomatis, notifikasi stok kritis, dan laporan mutasi material yang lengkap dan akurat.
• Pengeluaran material terotorisasi: melalui form digital yang terhubung langsung ke sistem produksi, sehingga tidak ada pengeluaran yang tidak tercatat.
• Laporan dan analisis stok real-time: yang dapat diakses oleh manajemen kapan saja untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Kesimpulan

Material control adalah fungsi penting untuk menjaga kelancaran produksi melalui pengelolaan bahan baku yang terstruktur. Prosesnya mencakup lima tahap dari perencanaan hingga pelaporan stok dan membutuhkan koordinasi antar departemen.

Pemahaman tentang Material Requirement Planning dan manajemen bahan baku menjadi fondasi penting dalam membangun material control. Dengan dukungan ERP yang tepat, proses dapat berjalan lebih efisien, akurat, dan terpantau secara real-time.

FAQ tentang Material Control