Tips Membuat Forecast Penjualan Untuk Tingkatkan Profit Bisnis

Tantangan meramalkan penjualan dalam bisnis seringkali memunculkan keraguan dalam mengambil langkah strategis. Namun, bagaimana sebenarnya langkah-langkah tepat dalam membuat forecast penjualan guna meraih peningkatan profit yang signifikan?

Seberapa Penting Forecast Penjualan untuk Bisnis?

Forecast penjualan adalah proses meramalkan atau memprediksi jumlah produk atau layanan yang akan terjual oleh suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu di masa depan. 

Ini melibatkan analisis data historis, tren pasar, faktor ekonomi, dan informasi lainnya untuk menghasilkan proyeksi yang masuk akal mengenai permintaan produk atau layanan perusahaan.

Bagi sebuah bisnis, pemahaman mengenai forecast penjualan sangat penting karena dapat memberikan pandangan yang lebih jelas tentang arah bisnis dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis. Dengan memiliki ramalan yang akurat, para eksekutif dapat:

1. Perencanaan Strategis: Ramalan penjualan yang tepat memungkinkan perusahaan untuk merencanakan produksi, persediaan, dan distribusi dengan lebih baik. Ini membantu menghindari situasi di mana terlalu banyak produk tersedia atau terlalu sedikit persediaan yang menyebabkan kehilangan peluang penjualan atau biaya penyimpanan yang tinggi.
2. Optimasi Sumber Daya: Dengan meramalkan permintaan yang akan datang, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya, tenaga kerja, dan bahan baku secara efisien. Ini membantu menghindari pemborosan dan biaya yang tidak perlu.
3. Manajemen Keuangan: Ramalan penjualan yang akurat membantu dalam perencanaan keuangan jangka pendek dan panjang. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola arus kas, memenuhi kewajiban keuangan, dan menghindari krisis finansial.
4. Inovasi dan Riset Pasar: Dengan memahami tren permintaan di masa depan, perusahaan dapat mengarahkan upaya inovasi dan riset pasar mereka ke arah yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
5. Pengembangan Produk: Ramalan penjualan dapat membantu dalam mengidentifikasi produk atau layanan yang paling pelanggan minati, memungkinkan perusahaan untuk mengarahkan upaya pengembangan produk dengan lebih tepat.
6. Negosiasi dengan Pemasok dan Mitra Bisnis: Dengan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang permintaan yang akan datang, perusahaan dapat lebih efektif dalam bernegosiasi dengan pemasok dan mitra bisnisnya.

Faktor yang Mempengaruhi Forecast Penjualan

Forecast penjualan terpengaruh oleh sejumlah faktor internal dan eksternal yang kompleks. Memahami faktor-faktor ini adalah kunci dalam menghasilkan ramalan yang akurat dan relevan. 

Berikut adalah penjelasan mengenai faktor-faktor tersebut yang dapat terbagi menjadi faktor internal dan eksternal:

Faktor internal

1. Riwayat Penjualan: Data penjualan masa lalu adalah dasar utama untuk meramalkan penjualan di masa depan. Analisis tren dan pola dari data historis memberikan wawasan tentang fluktuasi musiman, pertumbuhan, dan perlambatan penjualan.
2. Promosi dan Pemasaran: Upaya promosi, kampanye iklan, dan strategi pemasaran memiliki dampak langsung pada permintaan produk. Perubahan dalam strategi pemasaran dapat mempengaruhi tingkat penjualan.
3. Harga Produk: Perubahan harga dapat mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap nilai produk dan, akibatnya, mempengaruhi permintaan.
4. Stok Persediaan: Jumlah persediaan yang tersedia dapat mempengaruhi ketersediaan produk di pasar. Persediaan yang berlebihan atau terbatas dapat mengganggu ramalan penjualan.
5. Penawaran Produk: Penambahan atau pengurangan produk dalam lini produk perusahaan dapat memengaruhi bagaimana produk lain dalam portofolio berperforma.

Faktor eksternal

1. Tren Pasar: Perubahan tren konsumen, preferensi, dan gaya hidup dapat mempengaruhi permintaan produk. Misalnya, tren kesehatan atau keberlanjutan bisa berdampak pada permintaan produk yang sesuai.
2. Kondisi Ekonomi: Siklus ekonomi, inflasi, tingkat pengangguran, dan faktor ekonomi makro lainnya dapat mempengaruhi daya beli konsumen dan, akibatnya, permintaan produk.
3. Persaingan: Aktivitas pesaing, termasuk strategi harga, promosi, dan inovasi produk, dapat mempengaruhi bagaimana produk Anda terlihat oleh pasar.
4. Peristiwa Luar Biasa: Bencana alam, perubahan regulasi, atau peristiwa tak terduga lainnya dapat memiliki dampak besar pada permintaan produk.
5. Musim dan Hari Libur: Musim, liburan, dan peristiwa khusus lainnya dapat mempengaruhi pola pembelian dan konsumsi.
6. Tren Teknologi: Perkembangan teknologi baru atau tren digital dapat mempengaruhi cara konsumen berinteraksi dengan produk dan cara produk terjual.
7. Faktor Demografis: Perubahan dalam demografi populasi, seperti pertumbuhan penduduk atau perubahan usia rata-rata, dapat mempengaruhi permintaan produk.

Metode Forecast Penjualan

Secara umum, terdapat dua metode forecast penjualan yang sering perusahaan gunakan, antara lain yaitu:

Metode Kualitatif

Metode penjualan kualitatif adalah pendekatan dalam meramalkan penjualan yang mengandalkan perhitungan berbasis intuisi, emosi, pengalaman, serta pendidikan individu atau tim yang terlibat. 

Akibat dari penggunaan elemen-elemen ini, hasil yang dihasilkan dalam metode ini cenderung lebih subjektif dibandingkan dengan metode yang berfokus pada analisis statistik dan data yang lebih kuantitatif.

Dalam metode penjualan kualitatif, terdapat empat jenis pendekatan yang umum:

1. Survei Pasar: Metode ini melibatkan pengumpulan masukan atau pendapat dari konsumen melalui wawancara langsung, telepon, atau penyebaran kuesioner. Informasi yang ada dari konsumen membantu dalam membentuk gambaran tentang preferensi mereka dan permintaan yang kita harapkan di masa mendatang.
2. Pendapat atau Opini Khusus: Dalam pendekatan ini, pandangan dari berbagai departemen seperti manajer produksi, pemasaran, teknik, keuangan, atau logistik yang memiliki kaitan dengan penjualan, berguna sebagai dasar untuk meramalkan penjualan. Pendapat ini kemudian digabungkan dengan model statistik untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap.
3. Metode Delphi: Metode ini melibatkan serangkaian survei yang berulang kepada sekelompok ahli atau individu yang kompeten dalam domain yang bersangkutan. Jawaban dari survei pertama terpakai untuk menyusun survei berikutnya, dan demikian seterusnya hingga konsensus atau hasil yang cukup stabil tercapai.
4. Gabungan Tim Penjualan: Dalam pendekatan ini, anggota tim penjualan dari berbagai wilayah atau unit kerja di perusahaan dikumpulkan untuk memberikan pandangan tentang proyeksi penjualan di masing-masing wilayah atau sektor. Kombinasi pengetahuan lapangan dari tim penjualan dapat memberikan gambaran yang lebih komprehensif.

Metode kuantitatif

Metode kuantitatif digerakkan oleh data numerik dan matematis.  Data ini dapat terolah menggunakan teknik statistik dan analisis data, dengan bantuan salah satu fungsi CRM ataupun sistem akuntansi penjualan.

Pendekatan ini menghasilkan hasil yang lebih objektif karena menghilangkan interpretasi berlebihan yang mungkin terjadi dalam metode kualitatif. 

Metode ini sangat cocok untuk meramalkan penjualan berdasarkan angka-angka yang tersedia, dan sering kali lebih akurat dalam memprediksi tren dan pola.

Dalam konteks metode kuantitatif, ada dua jenis utama:

1. Time Series (Rangkaian Waktu): Metode ini fokus pada analisis data historis dalam interval waktu tertentu, seperti mingguan, bulanan, atau tahunan. Dalam analisis ini, tren dan pola historis digunakan untuk meramalkan penjualan di masa depan. Teknik seperti peramalan rata-rata bergerak, eksponensial, atau ARIMA (AutoRegressive Integrated Moving Average) sering digunakan untuk memproyeksikan tren waktu.
2. Metode Sebab-Akibat (Kasual): Metode ini mencari hubungan sebab-akibat antara variabel dependen (hasil yang ingin diramalkan) dan variabel independen (faktor-faktor yang berpotensi mempengaruhi hasil). Dalam konteks penjualan, ini mungkin melibatkan analisis hubungan antara penjualan dan faktor-faktor seperti harga produk, promosi, atau ekonomi. Analisis regresi dan analisis korelasi adalah beberapa teknik yang digunakan dalam metode sebab-akibat.

Jenis – jenis Forecast Penjualan

Ada beberapa varian model peramalan yang umumnya digunakan oleh perusahaan untuk meramalkan masa depan. 

Setiap jenis model ini memiliki peran yang khas, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ketiga jenis model tersebut adalah:

Model rata-rata bergerak

Salah satu jenis model forecast penjualan yang pertama adalah berfokus pada penggunaan data permintaan terbaru. 

Hal ini memungkinkan perhitungan prediksi masa depan menjadi lebih relevan dan sesuai dengan kondisi terkini.

Dalam metode ini, data-data permintaan terbaru, seperti penjualan dalam beberapa periode terakhir, dianalisis untuk mengidentifikasi tren atau pola yang mungkin memengaruhi permintaan di masa mendatang. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat perkiraan yang lebih akurat karena didasarkan pada informasi terkini tentang perilaku konsumen dan pasar.

Jika Anda ingin menggunakan model rata-rata bergerak ini, rumus forecast penjualannya seperti:

RATA-RATA BERGERAK N PERIODE = ∑ (PERMINTAAN DALAM N – PERIODE TERDAHULU)/ N

Model rata-rata bergerak terbobot

Model rata-rata bergerak terbobot adalah varian model yang lebih cepat merespons perubahan dibandingkan dengan jenis model lainnya. 

Dalam model ini, data dari periode terbaru memiliki pengaruh yang lebih signifikan, karena mempunyai bobot lebih besar. 

Berikut ini adalah rumus forecast penjualan untuk menghitung model rata-rata bergerak terbobot:

WEIGHTED MA (N) = ∑(PEMBOBOT UNTUK PERIODE PERMINTAAN AKTUAL PERIODE N) / ∑(PEMBOBOT)

Model pemulusan eksponensial

Metode peramalan terakhir ini adalah bentuk model rata-rata bergerak yang menerapkan pendekatan eksponensial dalam memberikan nilai bobot pada data-data masa lalu.

Oleh karena itu, data saat ini akan memberikan dampak yang lebih signifikan atau bobot yang lebih besar dibandingkan dengan model rata-rata bergerak konvensional. 

Berikut ini adalah rumus yang dapat Anda gunakan:

FT = FT-1 + Α (AT-1 – FT-1)

Cara Membuat Forecast Penjualan

Membuat forecast penjualan melibatkan serangkaian langkah yang cermat untuk menghasilkan proyeksi yang akurat. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam membuat forecast penjualan:

Evaluasi tren sebelumnya

Metode ini juga terkenal sebagai analisis tren historis, di mana langkah awal dalam membuat forecast penjualan adalah dengan memeriksa pola penjualan dari tahun sebelumnya. 

Dalam pendekatan ini, data penjualan historis menjadi landasan untuk mengidentifikasi tren dan pola yang mungkin mempengaruhi performa penjualan di masa mendatang.

Prosesnya mulai dengan mengumpulkan data penjualan dari tahun-tahun sebelumnya, mencakup periode yang relevan seperti bulanan atau tahunan.

Setelah itu, data dipisahkan ke dalam segmen berdasarkan variabel yang relevan, seperti harga, periode, perwakilan penjualan, atau jenis produk. 

Dengan data yang sudah tersegmentasi, langkah berikutnya adalah menghitung tingkat penjualan untuk setiap segmen, yaitu jumlah produk atau layanan yang terjual dalam periode tertentu.

Dalam analisis tren historis, tujuan utamanya adalah mengidentifikasi tren jangka panjang yang mungkin terlihat dari data, seperti pertumbuhan atau penurunan yang konsisten dari tahun ke tahun. 

Selain itu, pencarian pola musiman atau fluktuasi yang terjadi pada pola penjualan dalam periode tertentu, seperti musim liburan, juga penting.

Antisipasi tren berikutnya

Untuk memastikan akurasi hasil forecast penjualan Anda, sangat penting untuk melibatkan antisipasi terhadap tren pasar. 

Tren pasar merupakan faktor eksternal yang memiliki potensi besar untuk mempengaruhi tingkat kesuksesan penjualan Anda. 

Antisipasi terhadap tren pasar memungkinkan perusahaan untuk lebih siap dan adaptif terhadap perubahan dinamika pasar yang terjadi.

Tren pasar mencakup pergeseran dalam preferensi konsumen, fluktuasi ekonomi, perubahan dalam tren gaya hidup, dan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi permintaan dan perilaku pembelian. 

Dalam meramalkan penjualan, perusahaan harus mampu membaca dan menganalisis tren pasar dengan cermat. 

Ini dapat melibatkan mengumpulkan data dan informasi terbaru tentang tren konsumen, riset pasar, analisis pesaing, serta memahami bagaimana faktor-faktor eksternal tersebut mungkin memengaruhi segmen pasar yang tertuju.

Misalnya, dalam industri fashion, tren warna, gaya, atau bahan yang sedang populer dapat berubah dengan cepat. 

Oleh karena itu, perusahaan perlu mengantisipasi tren tersebut dan memastikan portofolio produk mereka sesuai dengan permintaan yang mungkin muncul di masa mendatang.

Dalam konteks ekonomi, pergeseran dalam siklus ekonomi, inflasi, atau tingkat pengangguran juga dapat berdampak signifikan pada kemampuan konsumen untuk membeli produk. 

Dengan memahami tren-tren ini, perusahaan dapat menyesuaikan strategi penjualan, harga, dan promosi sesuai dengan kondisi pasar yang berubah.

Gabung perubahan

Setelah mengimplementasikan strategi penjualan dasar, fleksibilitas dalam melakukan penyesuaian menjadi krusial jika hasilnya tidak sesuai dengan harapan. 

Dalam situasi seperti ini, kemampuan untuk merespons perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan secara tepat sangat penting. Beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan dalam melakukan perubahan meliputi:

Pertama, penetapan harga adalah elemen utama yang bisa Anda ubah. Jika penjualan stagnan atau lambat, meninjau ulang strategi harga dapat menjadi langkah penting. 

Ini bisa mencakup mengurangi harga jika produk terlalu mahal di pasaran atau bahkan menaikkan harga jika Anda merasa produk memiliki nilai yang lebih tinggi.

Selanjutnya, menyaring pelanggan baru penting untuk memastikan produk atau layanan Anda sesuai dengan kebutuhan pasar. 

Jika hasil penjualan tidak sesuai ekspektasi, merumuskan kembali profil target pelanggan dan memahami kebutuhan mereka bisa membantu mengarahkan kampanye penjualan dengan lebih efektif.

Kemudian, promosi bisa menjadi alat yang efektif untuk memicu penjualan. Jika penjualan melambat, merencanakan promosi khusus atau penawaran diskon dapat mendorong minat dan konversi pelanggan.

Mempertimbangkan untuk membuka saluran penjualan baru, seperti memanfaatkan platform online atau bermitra dengan pihak ketiga, juga bisa menjadi strategi yang berpengaruh. 

Saluran penjualan baru ini dapat membuka peluang akses ke pasar yang lebih luas.

Terakhir, inovasi produk dapat memberikan dorongan baru untuk penjualan. Jika produk tidak mendapatkan respon yang Anda harapkan, pertimbangkan untuk melakukan perubahan dalam desain, fitur, atau kualitas produk. Ini bisa menghidupkan minat dan menarik lebih banyak pelanggan.

Pantau kompetitor

Berikutnya, selalu penting untuk tetap mempertimbangkan tindakan yang  para pesaing ambil di pasar. 

Dalam konteks ini, perlu  melakukan evaluasi untuk mengidentifikasi apakah muncul pesaing baru yang juga terlibat dalam persaingan dengan perusahaan Anda. 

Mengawasi pergerakan pesaing tidak hanya memberikan wawasan tentang strategi mereka, tetapi juga membantu Anda mengantisipasi perubahan dalam dinamika pasar yang mungkin terjadi akibat langkah-langkah yang mereka ambil. 

Dengan memahami langkah-langkah kompetitor, Anda dapat merancang rencana responsif yang memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif dan adaptif dalam lingkungan bisnis yang selalu berubah.

Susun rencana bisnis

Setelah melewati semua tahap sebelumnya dengan baik, langkah selanjutnya yang perlu Anda ambil adalah merumuskan strategi bisnis yang kokoh dan komprehensif. 

Proses ini melibatkan pengembangan rencana yang mendetail dan terperinci untuk mengarahkan langkah-langkah operasional perusahaan dalam pencapaian tujuan yang telah tertetapkan.

Strategi bisnis melibatkan penetapan tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, penentuan segmen pasar yang akan ditargetkan, serta pilihan taktik dan pendekatan yang akan digunakan untuk mencapai sasaran tersebut. 

Strategi ini juga melibatkan alokasi sumber daya yang efektif, termasuk anggaran, personel, dan infrastruktur yang perlu untuk mendukung pelaksanaan rencana.

Penting untuk menjadikan strategi bisnis sebagai panduan yang jelas dan terukur. Hal ini mencakup merumuskan langkah-langkah konkret, menetapkan tanggung jawab dan waktu pelaksanaan, serta mengidentifikasi indikator kinerja yang akan berguna untuk mengukur keberhasilan implementasi strategi.

Cara Menghitung Forecast Penjualan

Setelah mengetahui semua hal tentang forecast penjualan, satu hal lain yang perlu Anda ketahui adalah cara menghitungnya. Berikut contoh yang bisa anda lihat:

Bapak Surya baru saja memulai usaha toko pakaian dan telah beroperasi selama tiga tahun. Ia ingin melakukan perhitungan forecast penjualan untuk menunjukkan prestasinya kepada calon investor.

Selama periode Januari-Juli 2023, Bapak Surya berhasil meraih keuntungan sejumlah Rp180 juta, dengan rata-rata pendapatan bulanan sebesar Rp25 juta.

Dengan pendekatan tersebut, contoh perhitungan dapat kita jelaskan dalam tiga langkah, sebagai berikut:

Total pendapatan selama periode tertentu / jumlah bulan berjalan = rata-rata pendapatan bulanan

Rp180.000.000 / 7 = Rp25.714.286

Rata-rata pendapatan bulanan x jumlah bulan yang tersisa dalam setahun = proyeksi pendapatan pada tahun terakhir

Rp25.000.000 x 5 = Rp125.000.000

Total pendapatan selama ini + proyeksi pendapatan pada tahun terakhir

Rp25.714.286 + Rp125.000.000 = Rp150.714.286

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa dari awal hingga akhir periode penjualan, Bapak Surya berhasil mencapai keuntungan sebesar Rp150.000.000, dengan perkiraan pendapatan tahunan sebesar Rp150 juta.

Kesimpulan

Kesimpulannya, melakukan forecast penjualan merupakan langkah penting bagi setiap perusahaan untuk merencanakan dan mengukur kinerja bisnisnya di masa mendatang. 

Dengan menggabungkan data historis dan pengaruh faktor eksternal seperti tren pasar, perubahan harga, promosi, dan inovasi produk, pengusaha dapat membuat proyeksi yang lebih akurat tentang pendapatan yang mungkin tercapai dalam jangka waktu tertentu.

Semua proses ini dapat dengan mudah terlaksana dengan bantuan software sales dari Total.

Perangkat ini terancang untuk membantu pengusaha dalam mengelola, menganalisis, dan merencanakan penjualan dengan lebih efektif. 

Dengan fitur-fitur seperti visualisasi data, analisis tren, dan kemampuan merancang rencana penjualan yang terintegrasi, software sales Total dapat menjadi alat yang berharga dalam menyusun strategi bisnis yang solid dan responsif terhadap perubahan pasar.