Buku besar perusahaan dagang mengelompokkan transaksi berdasarkan akun, seperti kas, piutang, persediaan, utang, penjualan, dan HPP. Investopedia menyebut catatan ini sebagai general ledger, yaitu dokumen induk yang memperlihatkan saldo setiap akun tanpa perlu menelusuri jurnal satu per satu.
Artikel ini membahas alur pencatatan dari jurnal hingga buku besar utama dan pembantu. Setiap tahap dijelaskan melalui contoh sederhana agar proses posting lebih mudah dipahami.
Anda juga akan mempelajari cara menghitung saldo berjalan dan melakukan rekonsiliasi. Tujuannya adalah memastikan saldo akun kontrol sesuai dengan rincian pelanggan, pemasok, dan persediaan.
Key Takeaways
Buku besar perusahaan dagang adalah catatan yang mengelompokkan transaksi jurnal berdasarkan akun untuk menunjukkan mutasi dan saldo akhirnya.
Setiap transaksi perlu diposting dengan tanggal, referensi, serta posisi debit dan kredit yang konsisten agar saldonya dapat ditelusuri.
Saldo akun kontrol harus direkonsiliasi dengan rincian pelanggan, pemasok, dan persediaan untuk memastikan pencatatan benar.
- Apa Itu Buku Besar Perusahaan Dagang?
- Contoh Bentuk Buku Besar Perusahaan Dagang
- Struktur dan Format Buku Besar Perusahaan Dagang
- Contoh Buku Besar Utama Perusahaan Dagang
- Contoh Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang
- Buku Besar Manual vs Software Akuntansi
- Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang
- Kesimpulan
Apa Itu Buku Besar Perusahaan Dagang?
Buku besar perusahaan dagang adalah kumpulan transaksi dari jurnal yang dikelompokkan berdasarkan akun. Misalnya, transaksi kas dicatat dalam akun Kas atau Bank, sedangkan transaksi penjualan masuk ke akun Penjualan.
Perusahaan dagang membeli barang untuk dijual kembali tanpa mengubah bentuk utamanya. Akun yang sering muncul antara lain Persediaan, Penjualan, Retur Penjualan, Piutang Usaha, Utang Usaha, dan Harga Pokok Penjualan atau HPP.
Buku besar bukan pengganti jurnal umum. Jurnal menjelaskan transaksi yang terjadi, tanggalnya, serta pasangan akun debit dan kredit. Buku besar memakai data tersebut untuk memperbarui saldo akun. Buku besar juga berbeda dari buku kas harian yang hanya berfokus pada penerimaan dan pengeluaran kas.
| Catatan | Fokus Pencatatan | Hasil Utama |
|---|---|---|
| Jurnal umum | Transaksi berdasarkan tanggal | Pasangan debit dan kredit |
| Buku besar | Transaksi berdasarkan akun | Mutasi dan saldo akhir akun |
| Buku kas | Penerimaan dan pengeluaran kas | Saldo kas |
Contoh Bentuk Buku Besar Perusahaan Dagang
Sebelum mulai posting transaksi, penting untuk memilih format buku besar yang sesuai dengan kebutuhan pencatatan. Format yang tepat akan menentukan seberapa mudah saldo berjalan dan selisih akun dapat dibaca setiap saat.
Dalam praktik akuntansi perusahaan dagang, ada dua format yang paling umum digunakan: bentuk T untuk gambaran cepat dan bentuk saldo berjalan untuk pencatatan yang lebih rinci.
1. Bentuk T (Akun T)
Bentuk T membagi satu halaman akun menjadi sisi kiri untuk debit dan sisi kanan untuk kredit. Format ini sederhana dan cocok untuk memverifikasi keseimbangan akun secara cepat, meski tidak menampilkan saldo setelah setiap transaksi.
Contoh akun Bank per Januari menggunakan data Toko Merah Mandiri:
| Debit | Kredit | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Tanggal | Keterangan | Jumlah (Rp) | Tanggal | Keterangan | Jumlah (Rp) |
| 1 Jan | Saldo awal | 30.000.000 | 15 Jan | Bayar ke PT Sumber | 6.500.000 |
| 3 Jan | Terima dari Toko Merah | 12.000.000 | |||
| 10 Jan | Terima dari Toko Biru | 13.500.000 | |||
| Total |
55.500.000 |
Total |
6.500.000 |
||
| Saldo Debit: Rp49.000.000 |
|||||
2. Bentuk Saldo Berjalan (Stafel)
Bentuk saldo berjalan menambahkan kolom saldo yang diperbarui setelah setiap transaksi diposting. Format ini lebih detail dibanding bentuk T karena memungkinkan penelusuran pergerakan saldo dari hari ke hari tanpa harus menghitung ulang.
Contoh akun Piutang Usaha per Januari dengan dua transaksi penjualan kredit:
| Tanggal | Keterangan | Ref | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) | D/K |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 Jan | Saldo awal | – | – | – | 0 | – |
| 5 Jan | Jual kredit ke Toko Merah (Barang A) | JU-01 | 3.500.000 | – | 3.500.000 | D |
| 12 Jan | Jual kredit ke Toko Biru (Barang B) | JU-02 | 2.000.000 | – | 5.500.000 | D |
| Saldo Akhir Januari |
5.500.000 |
D |
||||
Kolom D/K pada bentuk saldo berjalan menunjukkan posisi normal akun, yaitu debit untuk aset dan kredit untuk liabilitas. Jika posisi berbalik dari normalnya, itu adalah sinyal awal yang perlu ditelusuri sebelum saldo akhir dipakai untuk menyusun laporan keuangan periode berjalan.
Struktur dan Format Buku Besar Perusahaan Dagang
Buku besar perusahaan dagang terdiri dari buku besar utama dan buku besar pembantu. Buku besar utama menyimpan saldo akun kontrol, seperti Piutang Usaha, Utang Usaha, dan Persediaan. Buku besar pembantu memecah saldo tersebut menjadi rincian yang lebih kecil.
1. Buku besar utama
Buku besar utama memuat seluruh akun yang akan digunakan dalam penyusunan neraca saldo. Contohnya adalah Bank, Piutang Usaha, Persediaan, Utang Usaha, Modal, Penjualan, Retur Penjualan, HPP, dan Beban Sewa.
2. Buku besar pembantu
Buku besar pembantu menyimpan rincian dari akun kontrol. Piutang dirinci per pelanggan, utang dirinci per pemasok, dan persediaan dirinci per SKU. Total seluruh rincian harus sama dengan saldo akun kontrol pada buku besar utama.
Pemisahan akun utama dan rincian merupakan bagian dari sistem akuntansi perusahaan. Tanpa pemisahan yang rapi, tim akan sulit mengetahui pihak atau barang mana yang menyebabkan perubahan saldo.
3. Format yang dapat digunakan
Format buku besar dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Bentuk T cocok untuk memahami dasar debit dan kredit. Format dua kolom memisahkan debit dan kredit, tetapi belum menunjukkan saldo setelah setiap transaksi. Format tiga atau empat kolom lebih praktis karena mencantumkan saldo berjalan.
| Format | Isi | Cocok Digunakan Untuk |
|---|---|---|
| Bentuk T | Sisi debit dan kredit | Belajar konsep dasar |
| Dua kolom | Debit dan kredit | Pencatatan sederhana |
| Tiga kolom | Debit, kredit, dan saldo | Pemantauan saldo berjalan |
| Empat kolom | Debit, kredit, saldo debit, saldo kredit | Pencatatan perusahaan yang lebih rinci |
Contoh Buku Besar Utama Perusahaan Dagang
Buku besar utama berikut menunjukkan saldo berjalan setelah jurnal diposting. Kolom saldo diberi tanda D untuk debit dan K untuk kredit. Tanda tersebut membantu pembaca membedakan posisi saldo, terutama pada akun yang dapat menerima mutasi dari kedua sisi.
Perhitungan selalu dimulai dari saldo sebelumnya. Untuk akun bersaldo normal debit, nilai debit menambah saldo dan kredit menguranginya. Untuk akun bersaldo normal kredit, nilai kredit menambah saldo dan debit menguranginya.
1. Akun Bank
Akun Bank mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran melalui rekening perusahaan. Saldo akhirnya adalah Rp49.000.000 pada posisi debit.
| Tanggal | Ref | Debit | Kredit | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 1 Jan | Saldo awal | Rp50.000.000 | – | Rp50.000.000 D |
| 5 Jan | PJ-002 | Rp7.000.000 | – | Rp57.000.000 D |
| 8 Jan | BM-001 | Rp10.000.000 | – | Rp67.000.000 D |
| 10 Jan | BK-001 | – | Rp9.000.000 | Rp58.000.000 D |
| 15 Jan | PB-002 | – | Rp6.000.000 | Rp52.000.000 D |
| 20 Jan | BK-002 | – | Rp3.000.000 | Rp49.000.000 D |
2. Akun kontrol dan akun nominal
Untuk menjaga artikel tetap mudah dibaca, tabel berikut merangkum mutasi akun lain. Setiap baris tetap memuat nomor referensi agar nilai dapat dilacak kembali ke jurnal.
| Akun | Tanggal/Ref | Debit | Kredit | Saldo Setelah Posting |
|---|---|---|---|---|
| Piutang Usaha | Saldo awal | Rp8.000.000 | – | Rp8.000.000 D |
| Piutang Usaha | 3 Jan/PJ-001 | Rp9.000.000 | – | Rp17.000.000 D |
| Piutang Usaha | 8 Jan/BM-001 | – | Rp10.000.000 | Rp7.000.000 D |
| Piutang Usaha | 12 Jan/RJ-001 | – | Rp1.500.000 | Rp5.500.000 D |
| Persediaan | Saldo awal | Rp30.000.000 | – | Rp30.000.000 D |
| Persediaan | 1 Jan/PB-001 | Rp8.000.000 | – | Rp38.000.000 D |
| Persediaan | 3 Jan/PJ-001 | – | Rp6.000.000 | Rp32.000.000 D |
| Persediaan | 5 Jan/PJ-002 | – | Rp4.000.000 | Rp28.000.000 D |
| Persediaan | 12 Jan/RJ-001 | Rp1.000.000 | – | Rp29.000.000 D |
| Persediaan | 15 Jan/PB-002 | Rp6.000.000 | – | Rp35.000.000 D |
| Utang Usaha | Saldo awal | – | Rp12.000.000 | Rp12.000.000 K |
| Utang Usaha | 1 Jan/PB-001 | – | Rp8.000.000 | Rp20.000.000 K |
| Utang Usaha | 10 Jan/BK-001 | Rp9.000.000 | – | Rp11.000.000 K |
| Penjualan | 3 dan 5 Jan | – | Rp16.000.000 | Rp16.000.000 K |
| Retur Penjualan | 12 Jan/RJ-001 | Rp1.500.000 | – | Rp1.500.000 D |
| HPP | 3, 5, dan 12 Jan | Rp10.000.000 | Rp1.000.000 | Rp9.000.000 D |
| Beban Sewa | 20 Jan/BK-002 | Rp3.000.000 | – | Rp3.000.000 D |
Template Buku Besar Utama Perusahaan Dagang
Catat transaksi per akun dan hitung saldo berjalan secara otomatis.
Contoh Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang
Buku pembantu menjawab pertanyaan yang tidak terlihat pada akun kontrol. Saldo Piutang Usaha Rp5.500.000 belum menunjukkan pelanggan yang masih memiliki kewajiban. Rincian pelanggan diperlukan agar tim dapat menindaklanjuti penagihan dengan benar.
1. Buku pembantu piutang
Tabel ini menunjukkan perubahan piutang pada setiap pelanggan. Total saldo akhirnya sebesar Rp5.500.000, sama dengan akun kontrol Piutang Usaha.
| Pelanggan | Saldo Awal | Penjualan Kredit | Pembayaran/Retur | Saldo Akhir |
|---|---|---|---|---|
| Toko Merah | Rp5.000.000 | Rp9.000.000 | Rp11.500.000 | Rp2.500.000 |
| Toko Biru | Rp3.000.000 | – | – | Rp3.000.000 |
| Total |
Rp8.000.000 |
Rp9.000.000 |
Rp11.500.000 |
Rp5.500.000 |
2. Buku pembantu utang
Rincian ini menunjukkan utang perusahaan kepada setiap pemasok. Total saldo akhirnya sebesar Rp11.000.000, sesuai dengan akun kontrol Utang Usaha.
| Pemasok | Saldo Awal | Pembelian Kredit | Pembayaran | Saldo Akhir |
|---|---|---|---|---|
| PT Sumber | Rp7.000.000 | Rp8.000.000 | Rp9.000.000 | Rp6.000.000 |
| PT Prima | Rp5.000.000 | – | – | Rp5.000.000 |
| Total |
Rp12.000.000 |
Rp8.000.000 |
Rp9.000.000 |
Rp11.000.000 |
3. Buku pembantu persediaan
Tabel ini mencatat jumlah barang masuk, keluar, dan tersisa pada setiap SKU. Total akhirnya adalah 175 unit dengan nilai Rp35.000.000, sama dengan saldo akun Persediaan.
| SKU | Unit Awal | Unit Masuk | Unit Keluar | Unit Akhir | Nilai Akhir |
|---|---|---|---|---|---|
| Barang A | 100 | 45 | 30 | 115 | Rp23.000.000 |
| Barang B | 50 | 30 | 20 | 60 | Rp12.000.000 |
| Total |
150 |
75 |
50 |
175 |
Rp35.000.000 |
Pada Barang A, unit masuk sebanyak 45 terdiri dari pembelian 40 unit dan retur pelanggan 5 unit. Penyajian ini penting agar retur tidak disalahartikan sebagai pembelian baru.
Template Buku Pembantu Perusahaan Dagang
Kelola rincian piutang, utang, dan persediaan serta cocokkan dengan akun kontrol.
Buku Besar Manual vs Software Akuntansi
Buku besar manual cocok untuk transaksi sedikit dan akun sederhana, tetapi semakin berisiko saat faktur, SKU, atau cabang bertambah. Software akuntansi membantu menghubungkan transaksi, sementara tim tetap mengawasi konfigurasi akun, serta transaksi pengecualian.
| Aspek | Manual/Spreadsheet | Software Akuntansi |
|---|---|---|
| Sumber data | Dimasukkan kembali dari bukti transaksi | Dapat terhubung dengan penjualan, pembelian, dan persediaan |
| Posting | Dipindahkan per akun oleh pengguna | Dibentuk dari aturan jurnal yang dikonfigurasi |
| Saldo berjalan | Bergantung pada rumus file | Diperbarui dari transaksi yang tercatat |
| Buku pembantu | Perlu sheet dan referensi terpisah | Rincian pelanggan, pemasok, dan barang tersimpan dalam sistem |
| Rekonsiliasi | Dihitung dan diperiksa manual | Laporan dapat disusun dari basis data yang sama |
| Audit trail | Perubahan file sulit ditelusuri tanpa kontrol versi | Riwayat transaksi dan pengguna dapat dicatat |
| Risiko utama | Salah input, rumus terhapus, file ganda | Konfigurasi akun atau hak akses yang tidak tepat |
Perusahaan perlu mempertimbangkan otomatisasi ketika rekonsiliasi sering tertunda, file mulai memiliki banyak versi, atau transaksi harus dicatat ulang oleh beberapa tim. Pada kondisi tersebut, software akuntansi terintegrasi dapat mengurangi pemindahan data berulang dan memperjelas jejak perubahan.
Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang
Membuat buku besar perusahaan dagang dimulai jauh sebelum transaksi pertama diposting. Persiapan daftar akun dan saldo awal yang lengkap akan menentukan apakah seluruh pencatatan dapat ditelusuri hingga akhir periode.
Berikut urutan langkah yang dapat diikuti untuk membuat buku besar dari awal sampai saldo akhir.
1. Susun daftar akun
Tentukan akun yang diperlukan beserta kode dan kelompoknya. Perusahaan dagang umumnya membutuhkan akun aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, beban pokok, dan beban operasional. Gunakan satu daftar akun yang sama selama satu periode agar kode tidak berubah di tengah pencatatan.
2. Catat saldo awal
Masukkan saldo awal setiap akun sebelum transaksi berjalan. Saldo ini bisa berasal dari neraca saldo periode sebelumnya atau dari neraca pembukaan jika perusahaan baru berdiri. Pastikan total saldo awal debit sama dengan kredit sebelum melanjutkan.
3. Catat transaksi ke jurnal
Setiap transaksi dianalisis untuk menentukan akun yang terdampak, posisi debit dan kreditnya, serta nilai yang dicatat. Hasil analisis ini dicatat ke dalam jurnal umum beserta nomor bukti yang konsisten agar setiap baris dapat ditelusuri ke dokumen asalnya.
4. Posting jurnal ke buku besar utama
Pindahkan nilai dari setiap baris jurnal ke akun buku besar yang sesuai. Cantumkan tanggal, nomor referensi, dan hitung saldo berjalan setelah setiap posting. Tandai jurnal yang sudah diposting agar tidak diproses ulang.
5. Perbarui buku besar pembantu
Setiap transaksi yang memengaruhi Piutang Usaha, Utang Usaha, atau Persediaan harus dicatat juga ke buku pembantu yang sesuai. Posting buku pembantu sebaiknya dilakukan bersamaan dengan buku besar utama agar keduanya selalu mencerminkan data yang sama.
6. Rekonsiliasi dan susun saldo akhir
Setelah seluruh transaksi periode selesai diposting, bandingkan saldo akun kontrol dengan total buku pembantu. Periksa juga keseimbangan total debit dan kredit. Jika seluruh pengujian menghasilkan selisih nol, saldo akhir siap digunakan untuk menyusun laporan keuangan.
Proses ini jauh lebih cepat jika menggunakan aplikasi pembukuan yang mencatat, memposting, dan merekonsiliasi secara otomatis dalam satu sistem.
Kesimpulan
Buku besar yang baik tidak hanya menunjukkan debit dan kredit yang seimbang. Setiap saldo juga harus dapat ditelusuri ke bukti transaksi dan dicocokkan dengan rincian piutang, utang, serta persediaan agar kesalahan pencatatan dapat ditemukan.
Spreadsheet masih cocok untuk perusahaan dengan transaksi sederhana selama format, rumus, dan aksesnya dikendalikan. Ketika volume transaksi, akun, atau cabang meningkat, otomatisasi membantu menjaga konsistensi pencatatan dan mempercepat identifikasi selisih.
Total ERP dapat menghubungkan sumber transaksi, jurnal, dan buku besar dalam satu sistem terintegrasi. Dengan aliran data yang lebih terstruktur, tim keuangan dapat melakukan rekonsiliasi dan menyiapkan laporan dengan lebih praktis serta terkontrol.
FAQ Tentang Buku Besar
Akun baru diperlukan ketika transaksi memiliki sifat yang berbeda dan perlu ditampilkan terpisah dalam laporan, pajak, atau pengendalian internal. Jangan membuat akun baru hanya untuk setiap pelanggan, pemasok, atau produk karena rincian tersebut lebih tepat disimpan sebagai data pembantu atau dimensi analisis.
Akun yang memiliki riwayat transaksi sebaiknya tidak dihapus karena dapat memutus penelusuran laporan periode sebelumnya. Setelah saldonya nol dan tidak ada transaksi terbuka, akun dapat dinonaktifkan agar tidak dipilih untuk transaksi baru, tetapi tetap muncul pada arsip dan laporan lama.
Perusahaan dapat memakai akun antar-cabang untuk mencatat nilai yang harus diterima atau dibayar oleh masing-masing cabang. Kode cabang atau dimensi pelaporan perlu dicantumkan pada kedua sisi transaksi. Saat laporan cabang digabungkan, saldo timbal balik harus diperiksa dan dieliminasi agar nilai perusahaan tidak tercatat dua kali.
Perubahan saldo awal sebaiknya hanya dilakukan oleh staf berwenang setelah mendapat persetujuan penanggung jawab keuangan. Perubahan harus memiliki alasan, dokumen pendukung, tanggal, dan identitas pembuatnya. Jika periode sebelumnya sudah ditutup, koreksi lebih aman dilakukan melalui jurnal yang dapat dilacak daripada mengganti angka lama secara langsung.
Catat nilai dalam mata uang transaksi sekaligus nilai hasil konversi ke mata uang dasar perusahaan dengan kurs yang digunakan pada tanggal pencatatan. Selisih akibat perubahan kurs perlu dipisahkan sebagai laba atau rugi valuta asing sesuai kebijakan akuntansi perusahaan, sehingga nilai transaksi asli dan dampak kurs tetap dapat ditelusuri.
