Mengimplementasikan Cloud ERP pada bisnis Anda bukan hanya tentang memilih platform yang tepat, tetapi juga tentang strategi yang baik dan pemahaman yang mendalam tentang potensi yang ada.
Dalam artikel ini, kami akan membagikan lima tips sukses yang dapat membantu Anda dalam mengimplementasikan Cloud ERP pada bisnis Anda dengan sukses. Dari perencanaan yang matang hingga integrasi yang tepat, mari kita jelajahi langkah-langkah penting yang akan membawa bisnis Anda menuju penerapan Cloud ERP yang sukses dan berkelanjutan.
Daftar Isi
Apa itu Cloud ERP?
Cloud ERP adalah jenis perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan yang beroperasi di platform komputasi yang disediakan oleh penyedia cloud, bukan di pusat data internal perusahaan.
Sebelum adopsi komputasi cloud yang populer pada akhir tahun 1990-an, implementasi ERP terjadi melalui server klien yang terletak di pusat data perusahaan (ERP on-premise). Namun, saat ini perangkat lunak tersebut dapat terakses melalui internet sebagai aplikasi berbasis layanan cloud.
Cloud ERP memiliki hosting dan terkelola dari vendor ERP sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan masalah yang berhubungan dengan teknis. Vendor ERP bertanggung jawab terhadap aplikasi, penyimpanan data, sistem operasi, server, dan update keamanan dan upgrade fitur.
Menerapkan software ERP ini sangat cocok pada perusahaan kecil dan menengah karena tidak membutuhkan biaya yang besar di awal sehingga perusahaan kecil pun dapat merasakan manfaat dari Sistem ERP itu sendiri.
5 Tips Sukses dalam Implementasi Cloud ERP pada Bisnis Anda
Berikut adalah beberapa tips yang dapat and ambil untuk memastikan keberhasilan implementasi perangkat lunak ERP pada perusahaan Anda.
Memilih pra-implementasi yang tepat
Tips pertama dalam mencapai kesuksesan implementasi ERP adalah menghindari kesalahan dengan membuat pilihan yang tepat sebelum proses implementasi dimulai.
Terlalu sering, perusahaan terburu-buru dalam mengambil keputusan dengan vendor perangkat lunak ERP dan mitra yang akan terlibat, namun akhirnya menghadapi masalah dan tantangan selama fase implementasi proyek.
Oleh karena itu, sangat penting untuk menginvestasikan waktu yang cukup dalam merumuskan kebutuhan, preferensi, tujuan, anggaran, dan jadwal yang jelas. Setelah itu, langkah berikutnya adalah memilih perangkat lunak ERP dan mitra yang paling sesuai dengan kebutuhan dan harapan Anda.
Membuat tim pelaksana
Implementasi sistem ERP baru merupakan solusi komprehensif bagi perusahaan yang kemungkinan besar akan terpakai oleh berbagai departemen atau divisi. Dalam hal ini, penting untuk membentuk tim pelaksana yang mencerminkan keragaman fungsi dan departemen dengan menjadi lintas fungsional dan lintas departemen.
Setiap tim tersebut tentunya memerlukan seorang pemimpin. Pemimpin atau penanggung jawab ini akan menjadi kontak utama bagi semua orang yang terlibat dalam proyek, baik dari internal perusahaan maupun eksternal.
Mereka harus menjadi jembatan yang mengkoordinasikan tujuan dan visi proyek ERP, serta menjaga agar proyek berjalan sesuai rencana.
Tugas mereka juga mencakup mengamankan persetujuan dari eksekutif, mengevaluasi kemajuan proyek, dan mengukur kesuksesan secara keseluruhan.
Membuat rencana yang realistis
Untuk menjaga agar implementasi perangkat lunak ERP tetap berada pada jalur yang benar, dalam ruang lingkup yang ditentukan, dan sesuai dengan anggaran yang ada, tim pelaksana harus menyusun rencana proyek yang didasarkan pada tujuan dan sasaran yang jelas dan terukur.
Sasaran tersebut perlu diartikan menjadi tonggak proyek yang dapat dicapai dalam rentang waktu yang realistis. Selain itu, tim pelaksana juga harus mempertimbangkan kebutuhan pasca-implementasi, seperti dukungan dan pemeliharaan sistem.
Hal ini penting agar setelah implementasi, perusahaan dapat mendapatkan dukungan yang memadai dan menjaga keberlanjutan serta kinerja optimal dari sistem ERP yang diadopsi.
Pelatihan
Untuk membantu karyawan dalam mengadopsi teknologi baru dan meningkatkan penerimaan pengguna terhadap sistem ERP, Anda dapat menyediakan peluang pelatihan berkelanjutan dan sumber daya yang mudah diakses. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan berbagai metode dan platform, termasuk sesi kelompok, video instruksional, dan pelatihan online.
Selain itu, Anda dapat menghubungi pengguna yang sudah berpengalaman dalam menggunakan sistem ERP ini untuk berbagi tips dan trik mereka tentang cara mendapatkan hasil maksimal dari sistem tersebut. Melalui ini, karyawan dapat meningkatkan pemahaman mereka tentang sistem ERP dan memperoleh wawasan berharga dalam mengoptimalkan penggunaan dan manfaat yang diberikan oleh sistem tersebut.
Pengujian
Serangkaian pengujian perlu diulangi untuk menjalankan sistem dengan sempurna. Bersiaplah untuk banyak penyesuaian yang harus dilakukan setelah pengujian awal, lalu jalankan tes pengujian lagi.
Tes menjadi lebih canggih di setiap putaran, dan tim implementasi ERP internal perlu merancang skenario dan mensimulasikan menjalankan bisnis. Biasanya, periode pengujian pertama adalah untuk pengoptimalan aturan, keamanan, dan penghitungan kebijakan.
Bagaimana Strategi Implementasi Cloud ERP?
Sebelum melaksanakan implementasi Sistem Cloud ERP, penting untuk diingat bahwa tidak semua sistem memiliki proses implementasi yang sama. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami berbagai model perangkat lunak ERP Cloud yang tersedia. Berikut ini adalah beberapa model implementasi perangkat lunak ERP Cloud yang perlu dipertimbangkan:
Multi-tenant SaaS
Sebagian besar sistem cloud adalah SaaS (Software-as-a-Service) yang menggunakan model multi-tenant. Dalam konteks ini, multi-tenant berarti satu perangkat lunak dijalankan pada infrastruktur yang sama agar berguna banyak perusahaan.
Dengan kata lain, beberapa perusahaan berbagi server yang sama. Meskipun demikian, Anda tidak perlu khawatir tentang keamanan data perusahaan Anda. Data setiap perusahaan diisolasi dan tidak dapat diakses oleh perusahaan lain.
Single-tenant SaaS
Single-Tenant SaaS merupakan model Software as a Service (SaaS) di mana sistem tersebut hanya terpakai oleh satu perusahaan atau organisasi. Dalam model ini, perusahaan atau organisasi memiliki sistem yang unik dan terpisah dari sistem yang terpakai oleh entitas lain. Sistem ini terhosting pada server pribadi yang terkelola dari perusahaan atau organisasi tersebut.
Public ERP cloud
Public Cloud merujuk pada situasi di mana beberapa perusahaan menggunakan layanan cloud computing yang tersedia dari vendor tertentu. Contohnya adalah Amazon Web Services dan Google Cloud. Dalam model ini, berbagai perusahaan menggunakan infrastruktur cloud yang sama, yang vendor tersebut kelola.
Private ERP cloud
Private Cloud adalah model komputasi cloud yang terpakai oleh perusahaan untuk mengelola dan mengoperasikan infrastruktur, platform, dan aplikasi mereka secara internal.
Dalam model ini, perusahaan atau organisasi memiliki kendali penuh atas infrastruktur dan data yang mereka gunakan, serta tidak berbagi layanan dengan pihak lain. Dengan Private Cloud, perusahaan memiliki kontrol yang lebih tinggi terhadap keamanan dan privasi data mereka.
Cloud ERP hybrid
Hybrid Cloud merupakan model yang memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk menggabungkan perangkat lunak on-premise dengan layanan cloud private atau publik.
Dalam model ini, perusahaan dapat menggunakan infrastruktur, platform, dan aplikasi yang ada di dalam lingkungan on-premise mereka, sekaligus memanfaatkan layanan cloud private atau publik.
Dengan menggunakan Hybrid Cloud, perusahaan dapat memilih kombinasi yang paling sesuai untuk kebutuhan mereka, mengoptimalkan fleksibilitas, skalabilitas, dan keamanan sambil mempertahankan keuntungan dari infrastruktur on-premise yang ada.
Bagaimana Cara Meningkatkan Kesuksesan Implementasi Cloud ERP?
Kunci keberhasilan dalam implementasi ERP pada perusahaan sangat tergantung pada pemilihan vendor yang tepat. Penting bagi Anda untuk memilih vendor yang sesuai dengan persyaratan dan memiliki pengalaman dalam melakukan implementasi ERP yang sukses. Pilihlah vendor yang mampu bekerja sama dengan tim internal Anda selama seluruh proses implementasi.
Selain itu, kolaborasi yang baik antara vendor penyedia layanan ERP, vendor pusat data, dan perusahaan itu sendiri juga merupakan kunci kesuksesan implementasi cloud ERP. Implementasi ERP yang sukses memerlukan proses yang baik. Selama proses implementasi, komunikasi yang terbuka dan transparan antara vendor ERP dan perusahaan sangat penting.
Ini melibatkan pengelolaan berbagai aspek dalam perusahaan Anda. Jika terjadi masalah, penting untuk segera berkomunikasi dengan vendor terkait untuk mencari solusi yang tepat.
Konsep-konsep Cloud ERP
Selain meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, penggunaan ERP juga dapat memberikan manfaat berupa penghematan biaya, menjaga keamanan data, dan kemampuan untuk membuat prakiraan bisnis yang akurat. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memahami beberapa konsep dasar yang terkait dengan sistem tersebut sebelum memilih Cloud ERP yang sesuai untuk perusahaan Anda.
Strategi deployment
Deployment adalah proses untuk menyebarluaskan aplikasi yang telah ada oleh para pengembang, dengan metode yang berbeda-beda tergantung pada jenis aplikasinya.
Penerapan perangkat lunak ERP memiliki fungsionalitas cloud yang dapat terimpelentasi dengan cepat, namun perusahaan perlu meluangkan waktu untuk perencanaan, pemindahan data, penyesuaian perangkat lunak, konfigurasi, dan pelatihan pengguna.
Cloud ERP
Seperti yang telah terpapar sebelumnya, Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang mencakup aktivitas operasional bisnis secara terintegrasi.
Di mana aplikasinya berjalan melalui layanan cloud dari vendor (bukan jaringan lokal) yang memungkinkan akses perusahaan melalui internet.
Dengan pengelolaan dan hosting yang ada oleh vendor ERP, perusahaan tidak perlu khawatir tentang masalah teknis terkait dengan sistem tersebut.
ERP on premise
Server lokal, baik itu dalam bentuk server pribadi atau server di kantor, terpakai untuk melakukan pemasangan, pemeliharaan, dan pengelolaan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan.
Sistem ERP on-premise umumnya memerlukan biaya yang signifikan dan investasi berkelanjutan karena membutuhkan pemeliharaan dari tenaga ahli IT. ERP on-premise memungkinkan kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan, tetapi ini tergantung pada metode pemasangan perangkat lunak yang terpakai.
ERP hosting
Enterprise Resource Planning Hosting adalah layanan yang tersedia dari pihak ketiga untuk membantu bisnis dalam memindahkan perangkat lunak ERP mereka ke cloud sebagai solusi perangkat lunak berbasis web.
Dalam konsep ini, perusahaan pengguna membeli dan memiliki perangkat lunak tersebut, tetapi daripada menginstalnya langsung pada server internal, perangkat lunak tersebut terinstal pada server yang terkelola dari penyedia layanan hosting dengan biaya berlangganan bulanan.
End-to-end security
Keamanan end-to-end (E2E) adalah sebuah protokol dan mekanisme yang dirancang untuk melindungi titik akhir atau endpoints dari sebuah koneksi. Endpoints ini dapat berupa klien atau server dalam konteks komunikasi.
Perusahaan harus membayar biaya langganan untuk menggunakan perangkat lunak ERP. Biaya tersebut mencakup semua pemeliharaan dan peningkatan perangkat lunak.
Kesimpulan
Implementasi Cloud ERP dapat membawa banyak manfaat bagi bisnis, termasuk peningkatan efisiensi operasional, penghematan biaya, keamanan data yang lebih baik, dan kemampuan untuk membuat prakiraan bisnis yang akurat. Memilih vendor yang tepat dan memahami berbagai model implementasi Cloud ERP menjadi kunci keberhasilan dalam mengadopsi sistem ini.
Total ERP adalah pendekatan yang komprehensif dalam mengimplementasikan ERP pada bisnis. Dengan Total ERP, seluruh proses bisnis dari berbagai departemen atau divisi dapat terintegrasi ke dalam satu sistem terpadu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan memantau seluruh aspek operasional mereka dengan lebih efisien. Jadwalkan demo gratisnya disini!
