Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit ut aliquam, purus sit

Strategi Implementasi ERP untuk Bisnis yang Unggul

Vania
Sistem ERP

Di dalam dunia bisnis, seringkali perusahaan menghadapi masalah yang tidak diprediksi sebelumnya. Oleh karena itu, perusahaan perlu untuk menyusun strategi sebelum mengambil keputusan yang berpengaruh kepada bisnis. Begitu juga dengan proses implementasi ERP. Perusahaan perlu untuk menyusun strategi implementasi ERP sebelum secara penuh menerapkan ERP dalam operasionalisasi bisnis.

Penyusunan strategi implementasi ERP harus berdasarkan kepada pemahaman akan kebutuhan bisnis di saat itu. Setelah itu, perusahaan dapat memilih ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan catatan, perusahaan harus menyertakan para pemangku kepentingan perusahaan untuk ikut memberikan pandangan akan proses implementasi ERP.

Daftar Isi

 

Mengenal Implementasi ERP

Sebelum masuk ke dalam penjelasan akan strategi implementasi ERP, Anda harus mengetahui apa itu implementasi ERP. Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) adalah proses penerapan sistem perangkat lunak yang terintegrasi secara menyeluruh dalam suatu perusahaan. 

ERP merupakan sistem yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti manufaktur, keuangan, sumber daya manusia, dan logistik menjadi satu sistem yang terpusat, memungkinkan perusahaan mengelola data dan informasi secara real-time. Dengan implementasi ERP, perusahaan dapat mengurangi redundansi data, memperbaiki koordinasi antar departemen, dan meningkatkan visibilitas serta kontrol terhadap proses bisnis. 

Implementasi ERP merupakan langkah strategis bagi perusahaan untuk mencapai efisiensi, produktivitas, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan menggabungkan data dan proses bisnis menjadi satu sistem terpadu, perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan daya saing mereka di pasar. 

Pendekatan Strategi Implementasi ERP

Pendekatan Strategi Implementasi ERP

Dibalik manfaatnya, perusahaan memerlukan strategi agar cara mengimplementasikan ERP berjalan dengan benar dan perusahaan dapat meminimalisir kemungkinan masalah-masalah. Masalah yang dimaksud, seperti perubahan budaya organisasi, resistensi perubahan, biaya implementasi tinggi, dan operasional bisnis yang terjeda. Oleh karena itu, berikut empat pendekatan strategi implementasi ERP yang dapat Anda pilih sesuai dengan kondisi perusahaan:

Big Bang

Strategi ini mengimplementasikan ERP secara menyeluruh dan mendadak di seluruh organisasi pada suatu titik waktu tertentu. Pendekatan big bang dapat memberikan manfaat karena pembaruan sistemnya yang cepat dan meningkatkan efisiensi operasional. Implementasi yang cepat ini dapat mengurangi risiko gangguan bisnis yang terjadi saat bertransisi dari sistem lama ke ERP. 

Selain itu, pendekatan big bang juga dapat membantu perusahaan mencapai keuntungan yang cepat dari sistem baru yang terintegrasi, meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan. Dengan perencanaan dan eksekusi yang baik, pendekatan big bang dapat menjadi strategi yang sukses dalam implementasi ERP, memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan.

Phased rollout

Pendekatan strategi implementasi ERP yang kedua adalah phased rollout. Pendekatan ini membagi proses penerapan sistem ERP dalam tahapan yang terpisah. Dalam pendekatan ini,  departemen tertentu mengimplementasikan modul ERP terlebih dahulu sebelum berlanjut ke area lain. 

Setiap tahapan implementasi memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mempelajari dan menyesuaikan pendekatan implementasi sesuai kebutuhan bisnis. Selama melewati tahapan proses implementasi ERP, perusahaan dapat menguji dan memperbaiki sistem, mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang muncul, serta memberikan pelatihan yang memadai kepada karyawan.

Parallel adoption

Pendekatan strategi implementasi ERP yang ketiga adalah parallel adoption. Dengan strategi ini, perusahaan mengimplementasikan ERP dengan tidak langsung menghilangkan sistem yang sudah ada dalam operasional bisnis. Strategi ini ​​memungkinkan perusahaan untuk memiliki sistem lama sebagai cadangan selama transisi dan menguji sistem ERP secara simultan. 

Keuntungan dari strategi ini adalah perusahaan dapat memastikan keandalan dan konsistensi data dalam sistem baru sebelum sepenuhnya beralih. Akan tetapi kekurangannya adalah pendekatan parallel adoption melibatkan biaya operasional ganda karena perusahaan harus mempertahankan sistem lama selama periode transisi. 

Hybrid

Pendekatan strategi hybrid merupakan kombinasi dari beberapa pendekatan sebelumnya, yaitu big bang, phased rollout, dan parallel adoption. Melalui pendekatan hybrid, perusahaan dapat menggunakan pendekatan big bang untuk area yang lebih kecil atau kritis yang memerlukan implementasi cepat. 

Sementara itu, pendekatan phased rollout dapat perusahaan gunakan untuk area lain yang membutuhkan pendekatan bertahap dan pengujian yang lebih matang. Selain itu, pendekatan parallel adoption berguna saat perusahaan ingin memakai sistem lama sebagai cadangan sambil mengimplementasikan ERP secara paralel.

Tahapan Implementasi ERP

Setelah memilih strategi dalam mengimplementasikan ERP pada perusahaan Anda, maka langkah selanjutnya adalah masuk ke dalam tahapan implementasi ERP. Terlepas dari pendekatan strategi yang perusahaan gunakan, umumnya tahapan strategi terbagi menjadi lima tahapan. Berikut penjelasan dari tahapan implementasi ERP:

Perencanaan implementasi ERP

Pertama, perusahaan perlu melakukan analisis menyeluruh terhadap kebutuhan bisnis. Dalam proses ini perusahaan mengidentifikasi masalah yang ingin perusahaan pecahkan dengan implementasi ERP. Identifikasi masalah perusahaan lakukan dengan memetakan proses bisnis yang ada dan proses yang perlu perbaikan. Analisis ini memberikan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan perusahaan dan membantu dalam menentukan tujuan implementasi ERP yang spesifik.

Selanjutnya, perusahaan harus menetapkan anggaran yang sesuai untuk implementasi ERP. Penetapan anggaran perusahaan lakukan dengan penentuan alokasi dana untuk perangkat keras, perangkat lunak, layanan konsultasi, pelatihan, dan biaya operasional lainnya. Hal ini agar perusahaan tidak menghadapi masalah keuangan di kemudian hari

Selain itu, perusahaan juga perlu membentuk tim proyek yang terampil dan berpengalaman untuk mengelola implementasi ERP. Tim proyek harus terdiri dari anggota yang mewakili berbagai departemen dan memiliki pemahaman yang baik tentang proses bisnis perusahaan. Tim ini akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh implementasi, mengawasi proyek, dan memastikan bahwa jadwal dan tujuan tercapai.

Analisis ERP

Tahapan penting ini melibatkan riset yang jelas dan analisis mendalam terhadap sistem ERP yang akan perusahaan ingin implementasikan. Proses berawal dengan evaluasi terhadap berbagai solusi ERP yang tersedia di pasar. Evaluasi melibatkan penelitian mendalam terhadap vendor-vendor ERP yang terpercaya, mulai dari bentuk arsitektur ERP hingga sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. 

Analisis ERP juga mencakup evaluasi terhadap fitur dan fungsionalitas yang sistem ERP tawarkan. Perusahaan perlu memastikan bahwa sistem ERP dapat mengakomodasi kebutuhan bisnis secara efektif. Evaluasi ini melibatkan penelitian terhadap modul-modul yang tersedia, integrasi dengan sistem lain, kemampuan pelaporan, dan fleksibilitas dalam menyesuaikan sistem dengan perubahan kebutuhan bisnis di masa depan.

Konfigurasi ERP

Pada tahapan ini perusahaan bekerja sama dengan vendor ERP untuk mengatur parameter dan sistem. Hal ini mencakup pengaturan umum seperti bahasa hingga preferensi pengguna. Selain itu, parameter bisnis juga dikonfigurasi, seperti struktur organisasi, pembagian hak akses, dan pengaturan kebijakan keamanan. Berikut ini penjelasan lengkap mengenai konfigurasi ERP:

  1. Pengaturan dan integrasi data
    Hal-hal seperti pengaturan antarmuka dan integrasi data antara ERP dan sistem lain seperti sistem keuangan, sistem penjualan, atau sistem persediaan juga dibahas dalam tahapan konfigurasi ERP. Integrasi yang baik memungkinkan aliran data yang lancar dan informasi yang merata di seluruh departemen.
  2. Penyesuaian proses bisnis perusahaan
    Proses bisnis perusahaan juga disesuaikan dengan sistem ERP. Tim implementasi bekerja sama dengan pengguna bisnis untuk menyesuaikan alur kerja, pembagian tugas, dan prosedur operasional dengan modul-modul yang ada dalam sistem ERP. Penyesuaian ini memastikan bahwa sistem ERP dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan efisiensi dan akurasi yang tinggi.
  3. Konfigurasi bisnis
    Kemudian, data bisnis dikonfigurasi dan dimigrasikan ke dalam sistem. Tim implementasi bekerja untuk memetakan struktur data yang ada ke dalam format yang sesuai dengan sistem ERP. Data seperti informasi pelanggan, produk, transaksi, atau inventaris dikonversi dan dimasukkan ke dalam sistem ERP dengan benar. Pengujian juga dilakukan untuk memastikan keakuratan dan integritas data yang dipindahkan.
  4. Penyesuaian antarmuka
    Terakhir, antarmuka pengguna sistem ERP disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pengguna. Hal ini mencakup tata letak layar, navigasi, dan fungsi khusus yang pengguna butuhkan dalam menjalankan tugas mereka. Penyesuaian antarmuka pengguna membantu meningkatkan pengalaman pengguna dan meningkatkan efisiensi dalam penggunaan sistem ERP.

Testing

Tahap testing dalam implementasi ERP adalah langkah kritis untuk memastikan bahwa sistem ERP berfungsi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pertama, perusahaan melakukan pengujian fungsionalitas sistem ERP. Hal ini melibatkan pengujian fitur-fitur utama yang ada dalam sistem ERP, seperti pemrosesan pesanan, pengelolaan persediaan, keuangan, atau pelaporan. 

Selama tahap testing, perusahaan juga melakukan pengujian keamanan sistem ERP. Hal ini melibatkan identifikasi dan penanganan potensi kerentanan serta pengujian kekuatan perlindungan data. Pengujian ini membantu memastikan bahwa sistem ERP aman dari serangan dan data perusahaan terlindungi dengan baik.

Selain itu, pengujian kinerja juga berguna untuk memastikan bahwa sistem ERP dapat menangani beban kerja dan memberikan waktu respons yang cepat. Pengujian kinerja melibatkan simulasi kondisi penggunaan riil dan pengujian beban untuk menguji batas sistem serta mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan kinerja.

Dukungan dan pemeliharaan ERP

Pada tahapan terakhir ini, perusahaan akan berkomunikasi dengan pihak vendor ERP mengenai hal-hal setelah pembelian. Komunikasi ini membahas mengenai pemecahan masalah dan dukungan teknis yang perusahaan perlukan. Kerjasama dengan vendor ERP dapat membantu dalam memperoleh pembaruan terkini, pemecahan masalah yang efektif, dan pemeliharaan sistem yang tepat waktu. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memilih vendor yang memiliki tim pemeliharaan yang baik.

Kesimpulan

Setiap keputusan bisnis yang perusahaan ambil, memerlukan strategi dalam menjalankan keputusan tersebut. Begitu pula dengan keputusan penerapan ERP, perlu adanya strategi implementasi ERP yang perusahaan atur sedemikian rupa. Strategi implementasi terbagi menjadi empat pendekatan, yaitu big bang, phased rollout, parallel adoption, dan hybrid. 

Selain mengatur strategi, hal yang paling penting dalam implementasi ERP adalah memilih vendor ERP yang mampu mengimplementasikan sistem ERP secara tepat, seperti Total ERP. Perusahaan ini menyediakan sistem dan pelayanan yang mampu membantu Anda menyusun strategi implementasi ERP dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mendapatkan konsultasi gratis dengan ahli dan layanan pelanggan 24 jam selama menggunakan sistem ERP mereka. Anda dapat mencoba demo gratisnya di sini.

Vania

Vania

Pencarian

Berita Terbaru

lorem ipsum dolor

Berita Terpopuler

lorem ipsum dolor

Akselerasi Bisnis Anda Ke Level Berikutnya!

Telah Dipercaya Oleh

Sebentar! Apakah Anda Mau Coba Demo Gratisnya? Cukup isi Form Dibawah ini

Customer Service

Customer Service
Balasan dalam 1 menit

Customer Service
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
6281222849188
×
Dapatkan Demo Gratis!