Mengenal Apa itu Sistem ERP serta Manfaatnya Bagi Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki berbagai macam kebutuhan dan hambatan yang berbeda seiring dengan perkembangan zaman. Dimana kini, perusahaan butuh bantuan untuk proses pemasaran, pengawasan, hingga untuk mengelola keuangan bisnis nya. Untuk itu, tidak sedikit perusahaan yang menggunakan bantuan teknologi dalam mempermudah proses bisnis mereka. Salah satu perangkat teknologi yang kerap perusahaan gunakan yaitu sistem ERP.

Sistem ERP merupakan perangkat lunak untuk membantu seluruh proses bisnis yang ada. Selain itu, software ini mampu membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan akurat dengan menyediakan data dan informasi yang terkait dengan operasi bisnis. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait dengan ERP system, Anda bisa membaca artikel berikut.

Table Of Content

Pengertian Sistem ERP

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah perangkat lunak yang bertugas untuk membantu perusahaan dalam mengelola bisnis yang mereka jalani. Proses bisnis yang dapat sistem ERP bantu mulai dari manajemen produksi, pemasaran, keuangan, dan lainnya. Software ini kemudian memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan data dan informasi sehingga memungkinkan manajemen untuk memantau dan mengelola operasi bisnis secara efektif dan efisien. 

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem ERP?

Sistem ERP memiliki tujuan untuk mempermudah seluruh aktivitas yang perusahaan lakukan. Dengan sistem yang perusahaan integrasikan pada server, seluruh database yang ada bisa terakses dengan otomatis. Tidak hanya itu, dengan software yang ada, perusahaan juga dapat mengotomatisasi proses bisnis, meminimalkan kesalahan manusia, meningkatkan kualitas produk dan layanan, dan meningkatkan keuntungan secara keseluruhan.

Bagaimana Sistem ERP Dapat Membantu Perusahaan Meningkatkan Efisiensi Operasional?

Sistem akan melakukan integrasi proses bisnis dari berbagai departemen, dan menjadikan seluruh database yang ada terpusat dalam satu platform. Dengan adanya integrasi tersebut, ERP system dapat mengeliminasi redundansi data dan meminimalkan kegiatan manual yang membutuhkan waktu yang lama.

Tidak hanya itu, sistem ERP juga akan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap proses bisnis dan membuat manajemen sumber daya perusahaan menjadi lebih mudah dan efisien. Dengan demikian, perusahaan dapat memantau dan mengelola proses bisnis secara lebih efektif, mempercepat waktu respon terhadap perubahan pasar, serta meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan kepada pelanggan.

Manfaat Sistem ERP untuk Perusahaan

Seperti yang kita ketahui, ERP system memiliki kegunaan yang beragam untuk perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini perusahaan mampu menjalankan berbagai kegiatan operasional secara lebih efektif. Berikut merupakan beberapa manfaat dari menggunakan sistem ERP:

1. Akurasi data lebih baik

Data akan menjadi bagian yang sangat penting untuk kelangsungan bisnis seseorang. Hal ini karena dengan adanya data, perusahaan mampu untuk membuat suatu keputusan berdasarkan informasi dan data tersebut. Oleh karena itu, dalam bisnis memerlukan data yang akurat. Dengan menggunakan sistem ERP ini, data yang terkait dengan produk, pemasaran, dan lainnya bisa secara otomatis sistem dapatkan.

2. Menghemat biaya operasional

Jika perusahaan tidak memperhatikan biaya yang mereka keluarkan, maka hal ini dapat berujung fatal. Untuk menghindari hal ini, perusahaan bisa menggunakan perangkat lunak seperti sistem ERP, dimana dengan menggunakan sistem tersebut, biaya operasional perusahaan bisa terminimalisir. Hal ini karena, sistem akan membuat perencanaan terkait dengan proses bisnis, sehingga biaya yang akan perusahaan keluarkan semua sudah masuk dalam budget yang ada.

3. Meningkatkan keamanan data

Data yang perusahaan miliki merupakan data penting yang tidak bisa untuk sembarangan pihak akses. Untuk menghindari terjadinya kebobolan ataupun kebocoran data, perusahaan bisa menggunakan sistem ini. Hal ini karena ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan. Tujuan dari adanya fitur ini yaitu untuk mencegah terjadinya kebocoran data. Dimana seluruh data akan tersimpan dalam sistem pusat, dan hanya pihak tertentu yang bisa mengakses data yang ada.

Kelebihan Sistem ERP yang Harus Anda Ketahui

Sebelum memilih sistem yang tepat untuk perusahaan dan bisnis yang ada, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai kelebihan yang sistem ini miliki. Berikut merupakan kelebihan dari software ERP yang perlu untuk Anda ketahui:

1. Mengurangi biaya operasional

Seperti yang telah dijelaskan, software ERP bisa membantu dalam membuat perencanaan bisnis, dimana seluruh biaya operasional dapat sistem atur dengan baik. Yang mana seluruh pengeluaran akan sistem sesuaikan dengan kebutuhan dan ketentuan dari perusahaan. Oleh karena itu, seluruh pembiayaan dari perusahaan hanya akan keluar sesuai dengan budget dan kebutuhan.

2. Membantu pengambilan keputusan

Dalam perusahaan, proses pengambilan keputusan adalah suatu hal yang penting dan krusial. Hal ini karena, keputusan yang akan perusahaan ambil menjadi penentu bisnis perusahaan tersebut akan menjadi apa. Maka dari itu, disini sistem ERP bisa membantu dengan cara menyediakan data dan informasi real-time yang akurat, sehingga pihak manajemen akan mengambil keputusan yang tepat.

3. Bisnis dan data bisa terintegrasi

Data adalah salah satu komponen penting dari suatu perusahaan, ini merupakan fakta yang tidak bisa kita pungkiri. Oleh karena itu, sistem ERP bisa menjaring data yang perusahaan butuhkan secara otomatis dan cepat. Hal ini berguna terutama ketika perusahaan ingin membuat keputusan, membuat laporan keuangan, ingin mendata, dan lainnya.

Baca Juga: 9 Fitur Utama dalam ERP System Finance

Jenis-jenis Sistem ERP

Setelah mengetahui manfaat dan juga kelebihan dari penggunaan ERP system, Anda juga harus mengetahui akan jenis dari sistem tersebut. Hal ini karena ERP sendiri memiliki variasi yang beragam. Berikut merupakan jenis-jenis sistem ERP yang ada:

1. On-Premise ERP

Sistem dengan jenis ini merupakan perangkat lunak yang dapat perusahaan unduh secara langsung ke dalam server yang ada. Karena software ini akan dikonfugurasi pada hardware perusahaan, biasa nya sistem ini akan dikelola oleh departemen IT.

2. ERP berbasis Cloud

Sedangkan software dengan basis cloud adalah sistem yang tersebar melalui web. Kelebihan dari perangkat lunak dengan jenis ini yaitu pengguna yang mengakses sistem bisa melakukan kapan saja selama terdapat koneksi internet.

3. Hybrid ERP

Untuk perangkat jenis ini adalah kombinasi dari sistem on-premise dan yang berbasis cloud. Pengguna akan mendapatkan manfaat dari kedua metode secara langsung. Hybrid ERP mampu menggabungkan teknologi dengan mudah dan cepat seperti CRM, accounting, sales, dan lainnya.

Fitur Umum yang Wajib dimiliki Sistem ERP

Tidak hanya mengetahui mengenai variasi dari ERP system, tetapi Anda juga harus mengetahui fitur yang software ini miliki. Karena dengan mengetahui fitur yang ada, Anda bisa memilih perangkat lunak yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada. Berikut merupakan fitur-fitur yang harus terdapat dalam sistem ERP:

1. Fitur integrasi

Fitur ini bertujuan sebagai jembatan penyambung data. Dengan menggunakan fitur ini, ERP mampu membuat analisa, mengawasi, dan mengerjakan tugas dari integrasi data utama yang ada. Selain itu, sistem akan mengolah hasil tugas tersebut dan mendistribusikan nya ke platform yang ada dalam seluruh departemen.

2. Fitur otomatisasi

Melalui fitur ini, perusahaan mampu melakukan hal seperti mengatur pesanan dan membuat laporan keuangan secara otomatis. Dengan bantuan fitur ini, sistem mampu mengurangi kesalahan teknis ketika membuat laporan, sehingga laporan bisa sistem buat secara cepat dan akurat.

3. Fitur pelaporan

Sistem akan menyediakan laporan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan pada saat dibuat. Secara umum, sistem akan menampilkan hal tersebut dalam dasbor yang akan muncul pada bagan laporan seperti hasil performa secara detail.

4. Fitur akuntansi

Penting bagi suatu perusahaan untuk bisa mengatur keuangan yang mereka miliki. Oleh karena itu, dengan bantuan sistem ERP ini, seluruh transaksi dan keuangan dari perusahaan akan terpantau. Selain itu, sistem juga dapat membantu mengelola proses manajemen aset tetap, pajak, utang piutang, dan manajemen resiko.

5. Fitur pelacakan dan visibilitas

Dengan fitur ini, sistem bisa memberikan visibilitas yang akurat akan informasi dan data terkait dengan produk. Tingkat visibilitas pada ERP kemudian akan membuat pengguna dapat melihat dan memahami jika ada masalah. Hal ini karena, sistem mampu untuk mendeteksi jika seandainya muncul resiko suatu hal menjadi masalah, jika hal ini terjadi, maka pengguna bisa segera sistem berikan notifikasi.

Kesimpulan 

Jadi, dapat kita lihat bahwa ERP system sangat penting bagi perusahaan gunakan untuk menunjang bisnis yang mereka miliki. Hal ini karena dengan bantuan perangkat lunak tersebut, seluruh proses bisnis dapat terjadi secara otomatis. Maka dari itu, seluruh tugas dan pekerjaan bisnis tidak hanya akan menjadi lebih efisien, tetapi dapat terhindar juga dari terjadinya human error.

Sebagai software perusahaan, tentu ERP memiliki beragam jenis, fitur, dan juga kegunaan nya. Maka dari itu, Anda harus bisa memilih sistem yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan yang Anda miliki. Salah satu perangkat yang bisa Anda gunakan yaitu sistem ERP milik Total. Sistem milik total ini bisa memaksimalkan seluruh proses operasional perusahaan mulai dari inventory, akuntansi, procurement, pergudangan, dan tentunya dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.