Mengenal Apa itu Sistem ERP serta Manfaatnya Bagi Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki berbagai macam kebutuhan dan hambatan yang berbeda seiring dengan perkembangan zaman. Dimana kini, perusahaan butuh bantuan untuk proses pemasaran, pengawasan, hingga untuk mengelola keuangan bisnis nya. Untuk itu, tidak sedikit perusahaan yang menggunakan bantuan teknologi dalam mempermudah proses bisnis mereka. Salah satu perangkat teknologi yang kerap perusahaan gunakan yaitu sistem ERP.

ERP system merupakan perangkat lunak untuk membantu seluruh proses bisnis yang ada. Selain itu, software ini mampu membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan akurat dengan menyediakan data dan informasi yang terkait dengan operasi bisnis. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait dengan ERP system, Anda bisa membaca artikel berikut.

Table Of Content

Pengertian Sistem ERP

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah perangkat lunak yang bertugas untuk membantu perusahaan dalam mengelola bisnis yang mereka jalani. Proses bisnis yang dapat sistem ERP bantu mulai dari manajemen produksi, pemasaran, keuangan, dan lainnya. Software ini kemudian memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan data dan informasi sehingga memungkinkan manajemen untuk memantau dan mengelola operasi bisnis secara efektif dan efisien. 

ERP system merupakan perangkat lunak untuk membantu seluruh proses bisnis yang ada. Selain itu, software ini mampu membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan akurat dengan menyediakan data dan informasi yang terkait dengan operasi bisnis. Untuk mengetahui lebih lanjut terkait dengan ERP system, Anda bisa membaca artikel berikut.

Sejarah Sistem ERP 

Pada tahun 1990, Gartner Group mengenalkan ERP pertama kali. Namun, sebenarnya konsep ini sudah ada sejak tahun 1960-an, awalnya digunakan untuk mengatur inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pada tahun 1970-an, konsep ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.

Pada tahun 1980-an, Material Requirements Planning dikembangkan untuk mencakup proses manufaktur. Sistem ini sudah memiliki banyak fungsi yang mencakup manajemen inventaris dan proses operasional lainnya. Pada tahun 1990-an, fungsi sistem ERP juga meluas ke bagian back-office lainnya seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM.

Banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP pada saat itu, karena permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi. Selain itu, banyak perusahaan yang memperbarui sistem mereka yang sudah ada, dan beberapa memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP.

Pada tahun 1998, NetSuite didirikan dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan dapat dioperasikan melalui internet . Pada tahun 2000-an, Gartner Group mengembangkan ERP II, yang merupakan Software ERP berbasis Cloud keluaran pertama . Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet).

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem ERP?

Sistem ERP memiliki tujuan untuk mempermudah seluruh aktivitas yang perusahaan lakukan. Dengan sistem yang perusahaan integrasikan pada server, seluruh database yang ada bisa terakses dengan otomatis. Tidak hanya itu, dengan software yang ada, perusahaan juga dapat mengotomatisasi proses bisnis, meminimalkan kesalahan manusia, meningkatkan kualitas produk dan layanan, dan meningkatkan keuntungan secara keseluruhan.

Sistem ERP mengintegrasikan departemen dan fungsi perusahaan menjadi satu sistem terpadu, membantu meningkatkan efisiensi operasional dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan koordinasi antardepartemen, melacak siklus hidup produk, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Dengan demikian, ERP system membantu perusahaan menjalankan operasional bisnis secara efektif dan efisien.

Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan Sistem ERP 

Saat ini, banyak perusahaan telah mengadopsi sistem ERP sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi bisnis mereka. Penggunaan ERP memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan, terutama dalam menyinkronkan antar tim dan divisi. Dengan adanya kerja sama yang baik di antara mereka, perusahaan dapat mengembangkan diri dengan lebih baik. 

Di Indonesia, banyak perusahaan yang telah beralih ke software ERP dan hasilnya terbukti dengan percepatan pertumbuhan bisnis mereka. Penggunaan ERP dalam perusahaan membantu mempercepat perkembangan bisnis secara efisien. Berbagai industri juga telah memanfaatkan software ERP untuk mengotomatiskan operasional mereka. Beberapa di antaranya:

• Jasa dan konsultasi 
• Pendidikan 
• Transportasi 
• Ritel 
• Manufaktur 
• Real Estate
• Konstruksi 
• Makanan dan minuman 
• Pariwisata 
• Farmasi
• Pertambangan 
• Perkebunan 
• Ekspor & Impor

Dengan sistem ERP, setiap perusahaan atau organisasi dapat mengintegrasikan dan mengelola fungsi dasar seperti pengelolaan karyawan, pembelian produk atau jasa, penjualan, distribusi, serta pencatatan keuangan dengan lebih efisien.

Bagaimana Sistem ERP Dapat Membantu Perusahaan Meningkatkan Efisiensi Operasional?

Sistem akan melakukan integrasi proses bisnis dari berbagai departemen, dan menjadikan seluruh database yang ada terpusat dalam satu platform. Dengan adanya integrasi tersebut, ERP system dapat mengeliminasi redundansi data dan meminimalkan kegiatan manual yang membutuhkan waktu yang lama.

Tidak hanya itu, sistem ERP juga akan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap proses bisnis dan membuat manajemen sumber daya perusahaan menjadi lebih mudah dan efisien. Dengan demikian, perusahaan dapat memantau dan mengelola proses bisnis secara lebih efektif, mempercepat waktu respon terhadap perubahan pasar, serta meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan kepada pelanggan.

8 Manfaat Sistem ERP untuk Perusahaan

Seperti yang kita ketahui, ERP system memiliki kegunaan yang beragam untuk perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini perusahaan mampu menjalankan berbagai kegiatan operasional secara lebih efektif. Berikut merupakan beberapa manfaat dari menggunakan software ERP:

1. Akurasi data lebih baik

Data akan menjadi bagian yang sangat penting untuk kelangsungan bisnis seseorang. Hal ini karena dengan adanya data, perusahaan mampu untuk membuat suatu keputusan berdasarkan informasi dan data tersebut. Oleh karena itu, dalam bisnis memerlukan data yang akurat. Dengan menggunakan sistem ERP ini, data yang terkait dengan produk, pemasaran, dan lainnya bisa secara otomatis sistem dapatkan.

2. Menghemat biaya operasional

Jika perusahaan tidak memperhatikan biaya yang mereka keluarkan, maka hal ini dapat berujung fatal. Untuk menghindari hal ini, perusahaan bisa menggunakan perangkat lunak seperti sistem ERP, dimana dengan menggunakan sistem tersebut, biaya operasional perusahaan bisa terminimalisir. Hal ini karena, sistem akan membuat perencanaan terkait dengan proses bisnis, sehingga biaya yang akan perusahaan keluarkan semua sudah masuk dalam budget yang ada.

3. Meningkatkan keamanan data

Data yang perusahaan miliki merupakan data penting yang tidak bisa untuk sembarangan pihak akses. Untuk menghindari terjadinya kebobolan ataupun kebocoran data, perusahaan bisa menggunakan sistem ini. Hal ini karena ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan. Tujuan dari adanya fitur ini yaitu untuk mencegah terjadinya kebocoran data. Dimana seluruh data akan tersimpan dalam sistem pusat, dan hanya pihak tertentu yang bisa mengakses data yang ada.

4. Sistem ERP membantu perencanaan dan manajemen sistem informasi

Sistem ERP menyajikan sejumlah alat yang efektif dalam mendukung pengambilan keputusan. Sebagai contoh, terdapat alat perencanaan dan simulasi yang membantu manajemen sistem informasi untuk mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya seperti material, tenaga kerja, dan peralatan. Kelebihan lainnya adalah laporan-laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja sesuai kebutuhan.

5. Sistem ERP dapat meningkatan efisiensi dan produktivitas 

ERP memiliki potensi untuk mempercepat berbagai aktivitas rutin seperti pemesanan, pengiriman hingga pelacakan penjualan. Dengan mengimplementasikan sistem ERP, proses mulai dari penjualan hingga pembayaran kepada pemasok dapat berjalan dengan lebih efisien, mengurangi waktu yang dibutuhkan, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

6. Pembentukan standarisasi prosedur 

Sistem ERP berdasarkan pada praktik terbaik yang teradopsi secara internasional oleh perusahaan yang menerapkannya. Dengan menggunakan sistem ini, pekerjaan di perusahaan menjadi lebih terstruktur dan tidak bergantung pada individu atau pekerja tertentu saja. Penggunaan sistem ini oleh perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka secara optimal.

7. Menjadi jembatan manajemen hubungan pelanggan

Enterprise Resource Planning (ERP) memiliki manfaat penting dalam memperkuat hubungan manajemen dengan pelanggan. ERP memungkinkan pengumpulan dan akses yang lebih cepat terhadap informasi pelanggan. Selain itu, ERP juga berperan sebagai perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif, memungkinkan pemantauan otomatis terhadap jalur penjualan dan manajemen produk.

8. Sistem ERP membantu meningkatkan kolaborasi 

Penggunaan perangkat lunak tersebut memberikan manfaat dalam meningkatkan kolaborasi, terutama dalam perusahaan dengan beberapa departemen. Kolaborasi antar departemen penting dalam dunia bisnis, dan perangkat lunak enterprise resource planning (ERP) membantu mengatasi pembatasan antar departemen. Dengan menyimpan data dalam sistem ERP, informasi dapat diakses oleh semua departemen.

Kelebihan Sistem ERP yang Harus Anda Ketahui

Sebelum memilih sistem yang tepat untuk perusahaan dan bisnis yang ada, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai kelebihan yang sistem ini miliki. Berikut merupakan kelebihan dari software ERP yang perlu untuk Anda ketahui:

1. Mengurangi biaya operasional

Seperti yang telah dijelaskan, software ERP bisa membantu dalam membuat perencanaan bisnis, dimana seluruh biaya operasional dapat sistem atur dengan baik. Yang mana seluruh pengeluaran akan sistem sesuaikan dengan kebutuhan dan ketentuan dari perusahaan. Oleh karena itu, seluruh pembiayaan dari perusahaan hanya akan keluar sesuai dengan budget dan kebutuhan.

2. Membantu pengambilan keputusan

Dalam perusahaan, proses pengambilan keputusan adalah suatu hal yang penting dan krusial. Hal ini karena, keputusan yang akan perusahaan ambil menjadi penentu bisnis perusahaan tersebut akan menjadi apa. Maka dari itu, disini sistem ERP bisa membantu dengan cara menyediakan data dan informasi real-time yang akurat, sehingga pihak manajemen akan mengambil keputusan yang tepat.

3. Bisnis dan data bisa terintegrasi

Data adalah salah satu komponen penting dari suatu perusahaan, ini merupakan fakta yang tidak bisa kita pungkiri. Oleh karena itu, sistem ERP bisa menjaring data yang perusahaan butuhkan secara otomatis dan cepat. Hal ini berguna terutama ketika perusahaan ingin membuat keputusan, membuat laporan keuangan, ingin mendata, dan lainnya.

Baca Juga: 9 Fitur Utama dalam ERP System Finance

Jenis-jenis Sistem ERP

Setelah mengetahui manfaat dan juga kelebihan dari penggunaan ERP system, Anda juga harus mengetahui akan jenis dari sistem tersebut. Hal ini karena ERP sendiri memiliki variasi yang beragam. Berikut merupakan jenis-jenis sistem ERP yang ada:

1. On-Premise ERP

On-premise  merupakan sistem ERP yang dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang staf IT perusahaan kelola. Artinya, perusahaan mengelola sistem secara in-house. Investasi awal untuk penggunaan ERP konvensional terbilang cukup tinggi, karena perusahaan perlu membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya.

Perusahaan juga harus mempekerjakan staf IT profesional untuk mengelola dan memelihara sistem tersebut. Selain itu, untuk melakukan upgrade pada sistem jenis ini juga memerlukan banyak upaya, karena tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah terpakai sebelumnya.

2. ERP berbasis Cloud

Cloud ERP adalah sistem yang memungkinkan penggunanya untuk mengakses sistem kapan saja dan dimana saja selama mereka memiliki koneksi internet. Biasanya, vendor berbasis cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada berbagai opsi penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia:

• SaaS (software-as-a-service), artinya Anda membayar biaya bulanan untuk dapat menggunakan sistem tersebut.
• Cloud pribadi, yaitu hosting pusat data dapat oleh perusahaan Anda atau oleh penyedia layanan pihak ketiga.
• Cloud publik, yaitu yang mengelola sistem adalah penyedia layanan cloud pihak ketiga dan dikirimkan melalui Internet.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP merupakan gabungan antara layanan on-premise dan cloud, jenis ini memungkinkan untuk menggabungkan teknologi dengan mudah dan cepat seperti CRM, accounting, sales, dan lainnya. ERP system jenis ini memiliki beberapa keunggulan, yaitu pengguna dapat mengakses sistem kapan saja selama memiliki koneksi Internet, serta vendor cloud secara berkala mendistribusikan pembaruan, pemeliharaan, dan perbaikan sehingga sistem selalu up-to-date.

Fitur Umum yang Wajib dimiliki Sistem ERP

Tidak hanya mengetahui mengenai variasi dari ERP system, tetapi Anda juga harus mengetahui fitur yang software ini miliki. Karena dengan mengetahui fitur yang ada, Anda bisa memilih perangkat lunak yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada. Berikut merupakan fitur-fitur yang harus terdapat dalam sistem ERP:

1. Fitur integrasi

Fitur ini bertujuan sebagai jembatan penyambung data. Dengan menggunakan fitur ini, Software ERP dapat menganalisis, memantau, dan melakukan tugas berbasis data utama yang diberikan. Melalui data tunggal, sistem akan mengolah hasilnya kemudian membagikannya ke platform yang ada dalam semua departemen kerja. Hal ini akan meningkatkan komunikasi antar divisi dalam perusahaan.

2. Fitur otomatisasi

Melalui fitur ini, sistem yang canggih harus dapat mengotomatiskan tugas umum yang dilakukan manusia seperti mengatur pesanan dan keuangan. Dengan adanya otomatisasi memungkinkan Anda untuk melakukan tugas lain yang lebih penting sehingga waktu kerja akan menjadi lebih produktif. Fitur otomatisasi juga akan mengurangi human error yang mungkin terjadi. Data yang terstruktur akan memperkecil peluang kesalahan yang bisa merugikan bisnis Anda.

3. Fitur pelaporan

Sistem ERP harus memiliki fitur pelaporan yang baik agar dapat perusahaan manfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya, hal ini sejalan dengan beragam alat dalam dasbor yang mencakup laporan hasil performa dalam divisi di perusahaan. Fitur dalam ERP juga dapat menyediakan laporan yang lebih terperinci sehingga memudahkan proses evaluasi. Selain itu, Anda juga dapat melihat berbagai kesalahan, inkonsistensi data, dan lainnya.

4. Fitur akuntansi

Akuntansi dan bagian keuangan adalah salah satu bagian terpenting yang harus terus mendapat perhatian dari perusahaan. Sistem ERP harus memiliki fitur akuntansi yang baik untuk memantau aktivitas keuangan dalam perusahaan. Fitur akuntansi dalam ERP dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses utang piutang, manajemen aset, manajemen risiko, hingga pengelolaan pajak.

5. Fitur pelacakan dan visibilitas

Dengan fitur ini, sistem bisa memberikan visibilitas yang akurat akan informasi dan data terkait dengan produk. Tingkat visibilitas pada ERP kemudian akan membuat pengguna dapat melihat dan memahami jika ada masalah. Hal ini karena, sistem mampu untuk mendeteksi jika seandainya muncul resiko suatu hal menjadi masalah, jika hal ini terjadi, maka pengguna bisa segera sistem berikan notifikasi.

Tips Penting Memilih Sistem ERP bagi Bisnis Anda

Di era digital yang semakin maju, memilih sistem ERP merupakan langkah yang tepat bagi kesuksesan bisnis Anda. Setelah melihat beberapa kelebihan, jenis-jenis dan fitur yang telah dijelaskan, dapat menjadi pertimbangan Anda dalam memilih sistem ini. Maka dari itu, untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat, berikut beberapa tips penting dalam memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda

Dalam proses pemilihan perangkat ERP, penting untuk mengadopsi pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis yang ada. Setiap perusahaan atau bisnis memiliki tantangan yang berbeda, sehingga penting bagi perangkat ERP yang dipilih untuk disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dari setiap bisnis. 

Selain itu, penting bagi Anda untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang tantangan yang dihadapi dan solusi yang diinginkan dari sistem ERP. Dengan memilih perangkat ERP yang tepat, perusahaan dapat memperoleh manfaat seperti akurasi dalam pelaporan keuangan. Manfaat lainnya adalah pengurangan risiko terkait stok yang berlebihan atau kekurangan, perencanaan yang lebih baik melalui penggabungan data dari berbagai departemen.

Memperhatikan durasi implementasi 

Tips penting dalam memilih software ERP terbaik adalah dengan memperhatikan lama waktu dalam implementasinya. Lama waktu implementasi sistem ERP terpengaruhi dari sejauh mana tingkat kustomisasi yang perusahaan butuhkan. Semakin banyak penyesuaian yang harus perusahaan lakukan, maka semakin lama proses implementasi akan berlangsung. Untuk mengatasinya anda dapat memilih ERP yang berbasis cloud.

Memperhatikan vendor

Tips memilih perangkat ERP yang terakhir adalah memperhatikan vendor. Anda bisa mencari tahu informasi detail mengenai vendor ERP untuk menemukan perangkat terbaik yang sesuai dengan bisnis. Implementasi sistem ERP bisa menjadi suatu upaya yang masif yang dapat memakan waktu hingga beberapa tahun. 

Karena kompleksitas dan ukuran sistem ERP, hanya sebagian kecil organisasi bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil risiko untuk mengembangkan suatu sistem ini sendiri (in-house). Oleh karena itu, pada dasarnya semua software ERP adalah produk komersial, salah satunya software ERP dari Total.

Kesimpulan 

Jadi, dapat kita lihat bahwa ERP system sangat penting bagi perusahaan gunakan untuk menunjang bisnis yang mereka miliki. Hal ini karena dengan bantuan perangkat lunak tersebut, seluruh proses bisnis dapat terjadi secara otomatis. Maka dari itu, seluruh tugas dan pekerjaan bisnis tidak hanya akan menjadi lebih efisien, tetapi dapat terhindar juga dari terjadinya human error.

Sebagai software perusahaan, tentu ERP memiliki beragam jenis, fitur, dan juga kegunaan nya. Maka dari itu, Anda harus bisa memilih sistem yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan yang Anda miliki. Salah satu perangkat yang bisa Anda gunakan yaitu sistem ERP milik Total. Sistem milik total ini bisa memaksimalkan seluruh proses operasional perusahaan mulai dari inventory, akuntansi, procurement, pergudangan, dan tentunya dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.