Mengenal Lebih Jauh Apa Itu Purchase Order Serta Manfaatnya Bagi Perusahaan

Purchase order atau pesanan pembelian adalah sebuah dokumen resmi yang ada di sebuah perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Biasanya dalam melakukan pemesanan, penjual mencantumkan informasi seperti nomor PO, tanggal pembuatan, identitas pemasok, identitas pembeli, daftar pemesanan barang atau jasa beserta jumlah dan harga, syarat pembayaran, dan informasi pengiriman seperti tanggal pengiriman, metode pengiriman, dan juga alamat pengiriman.

Purchase order berguna untuk menginformasikan pemasok mengenai jumlah, jenis, kualitas, dan pemesanan  barang, serta menginginkan tanggal pengiriman. Selain itu, PO juga membantu dalam memantau status pesanan dan memudahkan proses audit karena mencatat setiap transaksi pembelian secara terperinci.

Daftar Isi

Definisi Purchase Order

Dalam bisnis, purchase order merupakan salah satu bagian penting dalam proses pengadaan barang atau jasa. Dokumen ini membantu perusahaan untuk memastikan bahwa dalam pemesanan barang perusahaan harus benar-benar menerima sesuai dengan ketetapan persyaratan, sehingga dapat meminimalkan risiko kerugian dan memaksimalkan efisiensi operasional.

Orderan pemesanan biasanya digunakan sebagai alat untuk memperjelas persyaratan dan kesepakatan antara pembeli dan pemasok, sehingga meminimalkan potensi kesalahpahaman dan sengketa di kemudian hari. 

Fungsi Purchase Order 

Pesanan pembelian memiliki beberapa fungsi penting dalam proses bisnis, di antaranya:

1. Menjelaskan persyaratan pembelian

Pemesanan  pembelian membantu menjelaskan persyaratan pembelian secara rinci, seperti jumlah, jenis, kualitas, dan pemesanan harga barang atau jasa, serta menginginkan tanggalpengiriman. Dengan demikian, purchase order memperjelas persyaratan dan kesepakatan antara pembeli dan pemasok.

2. Menetapkan harga dan syarat pembayaran

Purchase order mencantumkan pemesanan harga barang atau jasa serta menyepakati syarat pembayaran  oleh kedua belah pihak. Hal ini dapat membantu untuk menghindari kesalahpahaman dan sengketa di kemudian hari. Sehingga, bisa mengatasi jika ada terjadi kesalahan. 

3. Menjadi dasar untuk memantau status pesanan

Pemesanan  pembelian juga berfungsi sebagai dasar untuk memantau status pesanan, mulai dari proses pemesanan hingga pengiriman barang. Dokumen ini membantu untuk memastikan bahwa sudah menerima dan memproses pesanan benar, serta memudahkan dalam mengelola persediaan dan keuangan perusahaan.

4. Meminimalkan risiko dan memaksimalkan efisiensi

Dengan PO, perusahaan dapat meminimalkan risiko kerugian karena pesanan yang salah atau barang yang tidak sesuai dengan penetapan persyaratan. Selain itu, juga membantu dalam memaksimalkan efisiensi operasional dengan memperjelas persyaratan dan kesepakatan pembelian.

Baca Juga: Mengenal Jenis & Rekomendasi Software Procurement Terbaik 2023

Bagian Penyusun Purchase Order

Purchase order atau pesanan pembelian biasanya pihak pembeli atau departemen melakukan penyusunan pengadaan yang bertanggung jawab dalam mengelola proses pembelian barang atau jasa. Beberapa bagian penyusun PO meliputi:

1. Identitas pembeli

Bagian ini merupakan tahapan awal dalam penyusunan orderan pembelian. Identitas pembeli  mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email pembeli. Oleh karena itu, informasi ini membantu pemasok untuk menghubungi pembeli jika terdapat masalah atau untuk mengirimkan konfirmasi pesanan.

2. Identitas pemasok

Identitas pemasok termasuk dalam penyusunan orderan pembelian. Bagian ini mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email pemasok. Informasi ini membantu pembeli untuk mengirim pesanan dan memastikan bahwa pemasok menerima pesanan dengan benar.

3. Nomor purchase order

Nomor pesanan pembelian adalah nomor unik yang diberikan pada setiap pemesanan. Fungsinya yaitu untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan pesanan. Jika tidak ada nomor ini, maka melakukan pemesanan mungkin tidak bisa dan nantinya akan menyusahkan kedua belah pihak dalam mengambil dan memberikan orderannya. 

4. Tanggal pembuatan purchase order

Pada bagian ini terdapat tanggal pembuatan PO. Dalam membuat orderan pembelian, penjual juga harus menyertakan tanggal para pembeli ketika mengorder barang atau jasa yang mereka jual. 

5. Rincian barang atau jasa

Penyusunan barang yang kelima adalah daftar barang atau jasa, termasuk jumlah, jenis, kualitas, dan harga. Selain itu, informasi ini membantu pemasok untuk mempersiapkan dan mengirimkan pemesanan dan penetapan barang  atau jasa sesuai dengan persyaratan. 

6. Informasi pengiriman

Bagian ini mencakup tanggal pengiriman, metode pengiriman, dan alamat pengiriman. Informasi ini akan membantu pemasok untuk mengirim pemesanan barang atau jasa ke alamat yang tepat dan pada waktu yang tepat.

Hal-hal Penting dalam Membuat Purchase Order

Dalam membuat purchase order atau pesanan pembelian, kita juga harus memperhatikan hal penting agar proses pesanan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan persyaratan. Berikut ini adalah beberapa hal penting dalam membuat PO:

1. Identifikasi pemesanan barang atau jasa secara jelas dan detail

Pada purchase order, identifikasi pemesanan barang atau jasa  harus jelas secara rinci, seperti jenis, kuantitas, dan membutuhkan spesifikasi teknis. Hal ini penting untuk memastikan bahwa pemasok memahami persyaratan pembelian dengan jelas dan dapat mengirimkan barang atau jasa yang tepat.

2. Tentukan harga dan syarat pembayaran

Pemesanan dan penetapan harga barang atau jasa harus  dengan jelas pada purchase order. Selain itu, syarat pembayaran, seperti jangka waktu pembayaran dan metode pembayaran, mejelaskannya juga perlu secara rinci. 

3. Cantumkan tanggal pengiriman yang jelas

Mencantumkan tanggal pengiriman yang diinginkan harus ada pada PO. Hal ini membantu untuk memastikan bahwa penerimaaan barang atau jasa sudah ada pada pembeli serta waktu yang diinginkan dapat membantu dalam mengatur persediaan.

4. Pastikan alamat pengiriman yang jelas

Agar tidak terjadi kesalahan pada saat melakukan pengiriman, penetapan alamat pengiriman harus jelas dan benar yang bertujuan untuk memastikan bahwa penerimaan barang atau jasa sudah di tempat yang tepat. Oleh karena itu, jangan membuat alamat pengiriman yang tidak sesuai karena membuat PO terhambat.

5. Gunakan nomor purchase order yang unik

Setiap PO harus memiliki nomor PO atau nomor pesanan pembelian yang unik dikarenakan akan membantu mengidentifikasi pesanan dan mempermudah pelacakan dan pencatatan pesanan.

6. Periksa ulang dan konfirmasi

Sebelum mengirimkan orderan pembelian ke pemasok, pastikan untuk memeriksa ulang dan memastikan bahwa semua pencantuman informasi sudah benar dan lengkap. Selain itu, memperoleh konfirmasi dari pemasok juga perlu, gunanya untuk memastikan bahwa penerimaan dan proses pesanan sudah benar.

Baca Juga: Sistem Purchasing Perusahaan Menggunakan ERP

Contoh Purchase Order

Berikut contoh dari PO:

Orderan Pemesanan Lebih Mudah dengan Total ERP

Total ERP adalah sistem manajemen sumber daya perusahaan yang dapat membantu perusahaan Anda untuk mengelola dan mengotomatisasi proses bisnis, termasuk proses pembelian dan penerbitan purchase order. Dengan sistem ini, Anda dapat dengan mudah membuat PO dan memasukkan informasi tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga satuan, dan informasi pengiriman. Sistem Total ERP juga dapat membantu Anda mengontrol stok dan memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dipesan sebelum melakukan pembelian.

Selain itu, Total ERP juga menyediakan fungsi pengaturan kategori barang dan harga yang dapat digunakan untuk memudahkan pengguna dalam melakukan pengecekan harga barang sebelum membuat PO. Dengan fitur ini, pengguna dapat membandingkan harga barang dari berbagai pemasok sehingga dapat memilih harga terbaik untuk meminimalkan biaya pembelian. Oleh karena itu, Total ERP sangat berguna untuk memenuhi kebutuhan anda dalam membuat PO dan mengontrol stok barang.

Kesimpulan

Purchase order adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan untuk meminta pembelian barang atau jasa dari pihak lain, seperti vendor dan supplier. Catatan pemesanan pembelian juga dapat membantu perusahaan menghindari kesalahan dan ketidaksesuaian dalam pengiriman barang dan jasa dari pihak vendor atau supplier.

Hadirnya Software Total ERP ini sangat membantu perusahaan Anda dalam membuat PO. Selain itu, software ini juga sangat berguna dalam mengoptimalkan pemilihan vendor, membuat proses pengadaan jadi lebih ringkas, menghemat biaya dan waktu pengadaan, serta menyajikan laporan statistik secara  menyeluruh. Coba demo gratis sekarang!