Perusahaan dapat menggunakan data untuk membantu proses operasional dan pengambilan keputusan. Data tersebut dapat berasal dari pelanggan, transaksi penjualan, pembelian, persediaan, karyawan, supplier, hingga laporan keuangan.
Jika data dibuat dengan format dan definisi berbeda, proses pemeriksaan serta pelaporan dapat menjadi lebih sulit. Data governance membantu perusahaan mengatur tanggung jawab, standar, akses, dan penggunaan data agar lebih terarah.
Key Takeaways
Data governance adalah sistem aturan, peran, dan standar untuk mengelola data perusahaan secara konsisten.
Penerapannya dapat dimulai dari domain data prioritas dengan ownership dan kontrol akses yang jelas.
Software ERP membantu menjalankan data governance melalui data terpusat, integrasi, dan pelacakan aktivitas.
- Apa Itu Data Governance?
- Mengapa Data Perusahaan Sering Tidak Konsisten?
- Prinsip Data Governance yang Perlu Diterapkan
- Data Governance vs Data Management
- Siapa yang Bertanggung Jawab atas Data Perusahaan?
- Komponen Data Governance Framework
- Cara Menerapkan Data Governance secara Bertahap
- Contoh Penerapan Data Governance di Berbagai Departemen
- Optimalkan Data Governance dengan Software ERP
- Kesimpulan
Apa Itu Data Governance?
Data governance adalah sistem aturan, proses, peran, dan keputusan untuk mengelola data secara formal di dalam perusahaan. Cakupannya meliputi ownership, kualitas, definisi, akses, metadata, lifecycle, dan penggunaan data.
Data governance membantu perusahaan menggunakan satu standar informasi yang sama. Misalnya, saat finance dan sales memiliki definisi omzet berbeda, governance menentukan definisi resmi, pemilik data, sumber acuan, serta prosedur untuk menyelesaikan perbedaan.
Mengapa Data Perusahaan Sering Tidak Konsisten?
Data perusahaan dapat tidak konsisten ketika tiap departemen memakai format, definisi, atau prosedur berbeda. Kondisi ini dikenal sebagai data silo yang menyulitkan penentuan data acuan dan rekonsiliasi.
1. Data pelanggan berbeda antar sistem
Tim sales mungkin menyimpan nama pelanggan dengan format tertentu, sedangkan finance menggunakan format berbeda pada invoice. Perbedaan ini dapat menyulitkan pencarian riwayat transaksi dan pencocokan pembayaran.
2. Kode barang tidak seragam
Satu produk dapat memiliki kode berbeda di gudang, purchasing, dan sistem penjualan. Akibatnya, pencarian stok, pencatatan pembelian, dan pelaporan persediaan menjadi kurang konsisten.
3. Definisi laporan tidak sama
Finance, sales, dan manajemen dapat menggunakan definisi berbeda untuk omzet, pelanggan aktif, atau stok tersedia. Perbedaan ini dapat membuat laporan menunjukkan angka atau kesimpulan yang tidak sama.
4. Akses data tidak terkendali
Data sensitif dapat diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan jika pembagian akses belum ditetapkan. Perubahan data juga lebih sulit ditelusuri tanpa pencatatan aktivitas yang jelas.
Prinsip Data Governance yang Perlu Diterapkan
Data governance membutuhkan prinsip yang jelas agar dapat digunakan sebagai pedoman oleh setiap departemen. Prinsip ini membantu perusahaan menentukan cara data dibuat, digunakan, diperbarui, dan dilindungi.
1. Ownership dan accountability
Setiap domain data perlu memiliki pihak yang bertanggung jawab atas definisi, kualitas, dan keputusan terkait data tersebut. Ownership yang jelas membantu perusahaan menentukan siapa yang harus menangani masalah atau menyetujui perubahan data.
2. Data quality
Data berkualitas perlu memiliki informasi yang akurat, lengkap, konsisten, tepat waktu, valid, dan tidak berulang. Standar tersebut perlu diterjemahkan menjadi aturan yang dapat digunakan saat data dibuat dan diperiksa.
3. Security dan controlled access
Hak akses data perlu diberikan berdasarkan peran dan kebutuhan pekerjaan. Pembagian akses membantu mengurangi risiko penggunaan data oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan.
4. Transparency dan auditability
Perusahaan perlu mengetahui asal data, pihak yang mengubahnya, dan waktu perubahan dilakukan. Informasi tersebut membantu proses pemeriksaan ketika ditemukan perbedaan atau kesalahan data.
5. Lifecycle management
Data perlu dikelola sejak dibuat, digunakan, disimpan, diarsipkan, hingga dihapus. Pengaturan lifecycle membantu perusahaan menjaga data yang masih diperlukan dan mengurangi penyimpanan informasi yang sudah tidak relevan.
6. Standardisasi
Data yang digunakan oleh beberapa departemen perlu memiliki format dan definisi yang sama. Standardisasi dapat diterapkan pada nama pelanggan, kode barang, satuan, kategori, status transaksi, dan istilah laporan.
Data Governance vs Data Management
Data governance dan data management sering dianggap sebagai hal yang sama. Keduanya memang saling berhubungan, tetapi memiliki fokus yang berbeda.
Data governance menentukan aturan, kewenangan, standar, dan tanggung jawab. Sementara itu, data management menjalankan aktivitas teknis untuk mengumpulkan, menyimpan, membersihkan, mengintegrasikan, dan menggunakan data.
| Aspek | Data Governance | Data Management |
|---|---|---|
| Fokus utama | Aturan, keputusan, ownership, dan accountability | Pelaksanaan proses pengelolaan data |
| Pertanyaan utama | Siapa yang berwenang dan standar apa yang berlaku? | Bagaimana data dikumpulkan, disimpan, dan digunakan? |
| Contoh aktivitas | Menetapkan policy, role, definisi, dan aturan kualitas | Integrasi, cleansing, storage, backup, dan pemrosesan |
| Pelaksana utama | Business owner, data steward, dan komite governance | Tim IT, administrator, dan pengguna sistem |
| Output | Kebijakan, standar, keputusan, dan kontrol | Data yang tersedia dan dapat digunakan |
Siapa yang Bertanggung Jawab atas Data Perusahaan?
Tanggung jawab atas data tidak seharusnya hanya diberikan kepada departemen IT. Data digunakan oleh banyak fungsi bisnis, sehingga setiap domain perlu memiliki pihak yang memahami kebutuhan bisnis dan dapat mengambil keputusan.
1. Data owner atau domain owner
Data owner bertanggung jawab atas keputusan bisnis dalam satu domain data tertentu, seperti customer, product, finance, atau employee. Peran ini menetapkan definisi, prioritas, standar, dan pihak yang boleh menggunakan data.
2. Data steward
Data steward menjaga agar aturan kualitas, metadata, definisi, dan dokumentasi data tetap diterapkan. Peran ini juga membantu mengoordinasikan penyelesaian masalah data antar departemen.
3. Data custodian
Data custodian bertanggung jawab atas penyimpanan, keamanan teknis, backup, dan pengelolaan infrastruktur data. Peran ini biasanya dijalankan oleh tim IT atau administrator sistem.
4. Pengguna data
Pengguna data wajib memasukkan, menggunakan, dan memperbarui data sesuai prosedur yang berlaku. Mereka juga perlu melaporkan data yang tidak lengkap, tidak akurat, atau tidak sesuai standar.
Komponen Data Governance Framework
Data governance framework adalah struktur yang menjelaskan bagaimana perusahaan mengatur data secara menyeluruh. Framework ini dapat berisi domain, policy, peran, standar kualitas, hak akses, metadata, jalur eskalasi, dan ukuran keberhasilan.
Salah satu komponen penting dalam framework ini adalah master data management. Pengelolaan data inti membantu perusahaan menjaga konsistensi informasi seperti data pelanggan, produk, supplier, inventory, dan finance.
| Komponen | Fungsi | Contoh Penerapan |
|---|---|---|
| Data domain | Mengelompokkan data berdasarkan fungsi bisnis | Customer, product, supplier, inventory, dan finance |
| Policy inventory | Mencatat aturan yang berlaku untuk data | Aturan akses, kualitas, privasi, retensi, dan penggunaan |
| Role dan decision rights | Menentukan pihak yang bertanggung jawab dan berwenang | Data owner, steward, custodian, dan jalur eskalasi |
| Business glossary | Menyamakan definisi istilah bisnis | Pelanggan aktif, pendapatan bersih, dan stok tersedia |
| Data quality rules | Menentukan standar kualitas data | Field wajib, format tanggal, batas nilai, dan data unik |
| Metadata dan data catalog | Menjelaskan asal, pemilik, definisi, dan penggunaan data | Dokumentasi sumber data dan pihak yang mengelolanya |
| Escalation path | Menentukan langkah penyelesaian masalah data | Pengguna, steward, owner, tim IT, dan komite governance |
| Measurement dan KPI | Mengukur kualitas dan kepatuhan terhadap aturan | Jumlah error, data duplikat, dan waktu penyelesaian isu |
Cara Menerapkan Data Governance secara Bertahap
Implementasi data governance membutuhkan dukungan dari manajemen dan departemen yang menggunakan data. Karena itu, penerapannya sebaiknya dilakukan secara bertahap agar aturan dapat dipahami dan digunakan oleh seluruh pihak.
Perusahaan juga perlu menyesuaikan tahapan dengan ukuran organisasi, jumlah sistem, tingkat risiko data, dan prioritas bisnis. Tidak ada satu urutan yang wajib digunakan oleh semua perusahaan.
1. Inventarisasi data dan masalah utama
Catat jenis data yang dimiliki, tempat penyimpanannya, pemilik proses, serta masalah yang paling sering terjadi. Tahap ini membantu perusahaan menentukan data mana yang perlu ditata terlebih dahulu.
2. Prioritaskan satu atau dua domain
Pilih domain yang paling berdampak terhadap operasional, seperti customer, product, finance, atau inventory. Memulai dari cakupan kecil membuat perusahaan lebih mudah menguji aturan dan mengukur hasilnya.
3. Tetapkan data owner dan steward
Tunjuk pihak yang bertanggung jawab atas keputusan dan pengelolaan setiap domain data. Pastikan peran tersebut memiliki kewenangan yang cukup untuk menetapkan standar dan meminta perbaikan.
4. Susun policy dan business glossary
Dokumentasikan aturan input, akses, perubahan, retensi, dan penggunaan data. Samakan pula definisi istilah penting agar setiap departemen menggunakan bahasa bisnis yang sama.
5. Terapkan kontrol kualitas dan akses
Gunakan field wajib, validasi format, approval, pembatasan akses, dan catatan aktivitas sesuai kebutuhan perusahaan. Kontrol tersebut sebaiknya ditempatkan langsung pada proses kerja agar tidak hanya menjadi dokumen.
6. Ukur dan perbaiki secara berkala
Pantau jumlah kesalahan, duplikasi, permintaan koreksi, dan pelanggaran akses. Hasil pengukuran dapat digunakan untuk memperbaiki aturan, proses, dan sistem secara berkelanjutan.
Contoh Penerapan Data Governance di Berbagai Departemen
Data governance akan lebih mudah dipahami apabila dikaitkan dengan aktivitas setiap departemen. Setiap fungsi memiliki jenis data, kebutuhan akses, dan risiko kesalahan yang berbeda.
Contoh berikut merupakan skenario penerapan yang dapat disesuaikan dengan proses dan kebutuhan masing-masing perusahaan.
| Area | Contoh Masalah Data | Contoh Penerapan Data Governance |
|---|---|---|
| Finance | Definisi pendapatan dan status invoice tidak seragam | Business glossary, approval, dan catatan perubahan |
| Sales | Data pelanggan ganda dan status prospek berbeda | Master data rule dan ownership customer data |
| HR | Data karyawan tersebar dan akses terlalu luas | Role-based access dan lifecycle data |
| Inventory | Kode barang dan satuan berbeda antar lokasi | Standardisasi master product dan quality validation |
| Procurement | Data supplier tidak lengkap atau berulang | Supplier ownership, approval, dan mandatory fields |
Optimalkan Data Governance dengan Software ERP
Software ERP Total membantu perusahaan mengelola data bisnis secara terpusat dan terintegrasi. Sistem ini menghubungkan berbagai fungsi seperti CRM, sales, procurement, accounting, dan supply chain dalam satu platform real-time.
- Master Data Terpusat: data pelanggan, produk, dan supplier dikelola secara konsisten di seluruh departemen
- Integrasi Antar Departemen: data dari berbagai fungsi bisnis dapat terhubung dalam satu sistem tanpa rekonsiliasi manual
- Access-Level: akses data dapat diatur berdasarkan pihak yang berkepentingan untuk membantu menjaga keamanan informasi perusahaan
- Laporan Komprehensif: proses bisnis dari rantai pasok, inventaris, HR, hingga keuangan dapat terdokumentasi dalam sistem
- Dukungan Implementasi: penerapan ERP dapat disiapkan berdasarkan kebutuhan bisnis, strategi implementasi, dan keterlibatan pemangku kepentingan
Jika perusahaan membutuhkan pendampingan dalam penerapan sistem, layanan jasa implementasi ERP Indonesia dapat menjadi salah satu pilihan untuk mempersiapkan kebutuhan implementasi secara lebih terarah.
Kesimpulan
Data governance membantu perusahaan mengatur data melalui aturan, peran, standar kualitas, hak akses, dan pengambilan keputusan. Penerapannya dapat dimulai dari domain data yang paling penting, lalu dikembangkan secara bertahap.
Software ERP mendukung finance melalui pencatatan otomatis, integrasi bank, rekonsiliasi, laporan real-time, arus kas, financial ratio, dan e-Faktur. Penggunaannya tetap perlu didukung policy dan accountability yang jelas.
FAQ tentang Data Governance
