Apakah perusahaan Anda masih menggunakan metode penggajian manual?
Software payroll adalah sistem digital yang mengotomatiskan proses penggajian, termasuk perhitungan gaji pokok, tunjangan, pajak, dan potongan secara sistematis dan terintegrasi.
Penelitian Global Journal of Engineering and Technology Advances menunjukkan bahwa dengan otomasi payroll, efisiensi meningkat signifikan dan kesalahan perhitungan dapat dikurangi, karena sistem otomatis menurunkan intervensi manual. Metode berbasis machine learning bahkan dilaporkan menurunkan persentase kesalahan payroll hingga 90%, sekaligus mempercepat proses pengolahan gaji.
Dengan kemajuan ini, sekarang semakin banyak penyedia layanan payroll yang menawarkan kelengkapan fitur yang berbeda-beda. Fitur ini masih mencakup penggajian yang membantu perusahaan menyederhanakan perhitungan gaji, namun ada fitur tambahan yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
“Pengalaman saya menggunakan aplikasi payroll menunjukkan bahwa sistem ini benar-benar membantu HR dalam memastikan pembayaran gaji tepat waktu dan akurat.” – Elvina Adhisty, Head of Human Resources.
Key Takeaways
Software payroll adalah sistem komputer yang mengotomatiskan, menyederhanakan, dan mempercepat proses penggajian karyawan.
Manfaat penggunaan payroll otomatis untuk memaksimalkan efisiensi proses penggajian dengan akurasi tinggi, transparansi, dan penghematan waktu.
Payroll software menghitung gaji, tunjangan dan potongan, serta pelaporan gaji, termasuk slip gaji digital.
Apa itu Aplikasi Payroll?
Aplikasi payroll adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatiskan proses penggajian karyawan sehingga lebih cepat dan sederhana. Sistem ini menunjung perhitungan gaji berdasarkan tunjangan, potongan, dan regulasi pajak penghasilan karyawan (PPh 21/26).
Payroll software menghitung gaji pokok, uang lembur, tunjangan, dan potongan (pajak dan BPJS) secara akurat sesuai dengan data setiap karyawan sehingga menghasilkan laporan penggajian dan keuangan yang dibutuhkan perusahaan dalam format yang akurat sesuai regulasi dan ketentuan.
Mengapa Software Payroll Penting bagi Perusahaan?
Sistem payroll memastikan pengelolaan gaji sesuai dengan berbagai komposisi, termasuk regulasi pajak dan perusahaan, tunjangan, dan potongan lainnya. Manfaat software payroll lainnya dapat berupa:
- Efisiensi waktu: Sistem otomatis mempercepat proses penghitungan gaji, tunjangan, dan pajak sehingga tim HR dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
- Akurasi tinggi: Perhitungan otomatis pada software payroll meminimalkan kesalahan gaji sehingga kepercayaan karyawan tetap terjaga dan kredibilitas perusahaan meningkat.
- Kepatuhan hukum: Payroll software memastikan perusahaan selalu mengikuti pembaruan regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan sehingga terhindar dari sanksi dan kewajiban dapat dipenuhi secara aman.
- Fleksibilitas: Software payroll menawarkan paket harga dan fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis berbagai skala tanpa membebani anggaran.
- Integrasi: Sistem ini dapat terhubung dengan akuntansi, CRM, POS, BPJS, dan reimburse sehingga alur kerja lebih rapi, data mudah diakses, dan administrasi berjalan efisien.
Untuk membantu perusahaan menentukan pilihan, artikel Total akan memberikan beberapa rekomendasi software payroll terbaik yang banyak digunakan perusahaan di Indonesia.
| Nama Software | Fitur Utama Payroll | Keunggulan/Kelebihan | Cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Total ERP | Otomatisasi gaji, PPh21, absensi, tunjangan, potongan, e-payslip, laporan payroll | Menyediakan sistem payroll terpusat yang terintegrasi dengan HR dan akuntansi dalam satu platform. | Perusahaan menengah hingga besar yang butuh payroll + HRIS + akuntansi |
| Mekari Talenta | Perhitungan otomatis gaji, PPh 21, BPJS, slip gaji digital, integrasi absensi | Menghadirkan otomatisasi payroll yang akurat dan terhubung penuh dengan ekosistem Mekari. | Startup hingga menengah |
| LinovHR | Manajemen komponen gaji, pajak, e-payslip, laporan payroll | Memberikan fleksibilitas tinggi untuk menyesuaikan struktur payroll yang kompleks. | Perusahaan menengah–besar dengan banyak karyawan |
| Gadjian | Payroll otomatis, PPh 21, BPJS, cuti & lembur | Menawarkan payroll modern yang mudah digunakan dengan biaya operasional yang efisien. | UMKM hingga perusahaan menengah |
| EQUIP | Payroll & HR terintegrasi ERP, absensi digital, e-payslip | Menyediakan payroll yang terintegrasi penuh dengan modul ERP untuk kontrol operasional menyeluruh. | Perusahaan menengah hingga enterprise |
| Paychex | Payroll otomatis, pelaporan pajak, lembur, outsourcing payroll | Memberikan solusi payroll komprehensif dengan tingkat kepatuhan pajak yang kuat. | Perusahaan menengah–besar (fokus AS/global) |
| Gusto | Payroll otomatis, direct deposit, pajak, benefit, onboarding | Menawarkan pengalaman payroll yang modern dan mudah digunakan dengan otomatisasi tingkat tinggi. | Perusahaan kecil–menengah & startup (global) |
17 Rekomendasi Software Payroll Terbaik
Software payroll adalah sistem otomatisasi yang mengelola seluruh proses penggajian karyawan, mencakup perhitungan gaji, absensi, lembur, tunjangan, hingga pemotongan PPh 21 dan bonus.
Untuk menghindari human error dan memastikan akurasi penggajian yang berdampak pada kepuasan karyawan, kami telah merangkum 17 rekomendasi software payroll terbaik agar perusahaan Anda dapat mengotomatisasi proses ini secara efisien.
1. Aplikasi Total Payroll
Software payroll Total adalah pilihan software payroll berbasis cloud yang sudah terverifikasi keamanan ISO 27001, sehingga keamanan terjamin dengan seluruh kepatuhan regulasi perusahaan, PPh 21, BPJS, dan THR.
Sistem modern Total dapat mendukung berbagai cabang perusahaan, dengan biometrik, face recognition, lembur, cuti, dan klaim reimburse. Sehingga perusahaan tidak perlu mengotomasi banyak software untuk fungsi berbeda.
Aplikasi payroll ini membantu menghindari kesalahan dalam perhitungan upah karyawan. Selain itu, HR dapat menghemat banyak waktu dan membayar gaji karyawan tepat waktu. Total akan memberikan rekapitulasi otomatis untuk absensi dan gaji.
Fitur:
- Manajemen penggajian: Mengotomatiskan kalkulasi payroll sesuai dengan hak karyawan, termasuk komisi, bonus, dan tambahan lainnya.
- Manajemen pengeluaran: Melacak dan mengelola pengeluaran karyawan sesuai kebijakan perusahaan dan pengendalian anggaran.
- Database terpusat: Menyimpan aplikasi data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, kehadiran, dan riwayat pekerjaan, memudahkan akses dan manajemen data.
- Manajemen kehadiran: Aplikasi ini melacak waktu kehadiran, cuti, dan lembur karyawan selama periode kerja untuk perhitungan kompensasi dan waktu libur.
- Laporan payroll: Menyediakan laporan penggajian berdasarkan jumlah gaji, absensi, pajak penghasilan, serta data cuti dan lembur.
- Face recognition/GPS attendance: Memudahkan pencatatan absensi karyawan secara akurat dengan teknologi wajah atau lokasi GPS, termasuk fake GPS detection.
- e-Payslip Emloyee Self Service (ESS):Karyawan dapat mengakses e-payslip dan riwayat payroll lewat web & mobile, lengkap dengan notifikasi dan geo-tagging.
- Perhitungan pajak dan asuransi: Menghitung secara otomatis PPh 21/26, BPJS, DPLK, serta potongan lain. Sistem ini mendukung kebijakan perhitungan, seperti gross, gross-up, maupun mix.
- Automasi pengiriman payslip: Mengirimkan slip gaji karyawan secara otomatis dan aman melalui sistem yang diproteksi dengan keamanan password.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Harga: biaya berlangganan Total Payroll
2. Aplikasi Penggajian Karyawan EQUIP
EQUIP adalah penyedia software payroll Indonesia berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola penggajian secara otomatis dan akurat. Perusahaan dapat mengontrol seluruh proses penggajian dengan cepat dan akurat dengan sistem HRM EQUIP.
Sistem ini mendukung berbagai skala bisnis dan dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk memudahkan penggajian, program ini didukung teknologi face recognition untuk absensi yang langsung terhubung pada data kehadiran otomatis.
Fitur utama EQUIP:
- Teknologi AI
- Face recognition checking
- GPS attendance
- e-Payslip employee self service
- Automated tax & assurance
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. Payroll Software Gadjian
Gadjian menyediakan software payroll Indonesia berbasis cloud yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis lokal. Fokus pada kemudahan penggunaan dan efisiensi waktu, program payroll ini memungkinkan HR menghitung gaji, pajak, dan BPJS dalam satu klik.
Selain itu, software payroll mampu mengelola keuangan dan kehadiran karyawan dengan inovasi berkelanjutan. Dengan fitur-fitur tersebut, perusahaan dapat menekan risiko kesalahan perhitungan, meningkatkan transparansi, serta memberikan pengalaman administrasi yang lebih praktis bagi HR maupun karyawan.
Harga: mulai dari Rp12.500 per karyawan per bulan.
Fitur utama Gadjian:
- Penggajian otomatis
- Laporan BPJS & pajak
- Slip gaji online
- Pengelolaan cuti dan izin
- Multi-cabang & multi-level approval
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Payroll Software Mekari Talenta
Mekari Talenta menawarkan software payroll berbasis cloud yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis Indonesia modern. Sistemnya memadukan automatisasi payroll, absensi, pajak, dan distribusi slip gaji dalam satu platform terintegrasi.
Dengan Talenta, HR dapat menghitung gaji, potongan pajak (termasuk PPh 21), dan BPJS secara otomatis serta memproses transfer gaji massal ke berbagai bank.
Harga: mulai dari Rp25.000 per karyawan per bulan.
Fitur utama Mekari Talenta:
- Kalkulasi payroll
- Pembayaran payroll
- Laporan payroll
- Payslip custom access
- Transfer dari sistem
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. Paychex
Paychex menyediakan solusi payroll software dalam mode mobile dan terintegrasi. Melalui Paychex Flex, karyawan dapat menjalankan seluruh proses gaji dari smartphone, mulai dari input jam kerja, review data, sampai submission payroll dengan autentikasi biometrik. Sistem ini otomatis menghitung potongan pajak, kontribusi benefit, dan overtime.
Selain itu, software payroll menghasilkan laporan real-time yang dapat langsung diakses oleh manajer atau HR. Karyawan juga menerima slip gaji digital instan, lengkap dengan histori pembayaran, hingga saldo pensiun dalam satu aplikasi.
Fitur utama Paychex:
- Payroll tax services
- Payroll reporting & management
- Payroll outsourcing
- Overtime calculation
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Gusto
Gusto menawarkan solusi payroll lengkap untuk menyederhanakan penggajian, pajak, dan benefit. Aplikasi penggajian ini dirancang dalam bentuk desktop dan mobile, sehingga memudahkan karyawan dan perusahaan untuk mengakses secara real-time.
Software penggajian Gusto cocok untuk berbagai jenis dan skala bisnis yang ingin otomatisasi penuh tanpa proses manual. Dengan sistem yang terintegrasi, Gusto juga meminimalkan risiko kesalahan perhitungan dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku.
Harga: mulai dari $40 per bulan + $6 per karyawan.
Fitur utama Gusto:
- Automated tax
- Unlimited payrolls
- Unlimited bonus & off-cycle payrolls
- Payroll reporting
- Net to gross calculation
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Payroll Software ADP
ADP adalah software payroll global yang menawarkan solusi lengkap untuk pengelolaan gaji, kepatuhan pajak, dan administrasi SDM. Dirancang untuk bisnis kecil hingga besar, ADP mempermudah proses penggajian dengan fitur otomatis, integrasi sistem, dan dukungan kepatuhan yang selalu diperbarui sesuai regulasi.
Selain itu, ADP memberikan fleksibilitas akses melalui platform berbasis cloud, sehingga perusahaan dan karyawan dapat mengelola data payroll secara real-time. Dengan dukungan global, software ini juga cocok bagi bisnis multinasional yang membutuhkan standar penggajian konsisten di berbagai negara.
Fitur utama ADP:
- Automatic payroll
- HR management
- Customizable solutions
- Track time and approve timesheets
- Access retirement accounts
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Rippling mengembangkan payroll software berbasis cloud asal AS yang dapat digunakan di berbagai negara, termasuk Indonesia. Aplikasi gaji karyawan Rippling memberikan jaminan 100% untuk kelancaran aplikasi bagi pengguna.
Dengan konfigurasi dan automasi yang kuat, Rippling cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan payroll kompleks dan multi-lokasi. Selain itu, sistem payroll ini juga menyediakan perbandingan komponen penggajian setiap karyawan hanya dalam satu dashboard.
Fitur utama Rippling:
- Global payroll
- Tax compliance
- HR Management
- IT Integration
- Manajemen waktu dan absensi
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Manfaat Penggunaan Aplikasi Payroll
Penggunaan aplikasi payroll memberikan berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan, terutama dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam proses penggajian. Berikut beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh:
- Efisiensi waktu dan tenaga: Proses perhitungan gaji yang sebelumnya manual kini berjalan otomatis dalam hitungan menit sehingga menghemat waktu tim HR dan mengurangi beban administrasi.
- Mengurangi risiko kesalahan: Sistem otomatis meminimalkan potensi kesalahan perhitungan gaji maupun potongan pajak karena seluruh komponen dihitung berdasarkan data valid dan sesuai regulasi.
- Kepatuhan terhadap regulasi: Aplikasi payroll selalu mengikuti pembaruan aturan pemerintah seperti PPh 21/26 dan BPJS sehingga seluruh laporan pajak dan iuran tetap sesuai ketentuan hukum.
- Transparansi dan keamanan data: Data penggajian tersimpan terpusat dan aman dengan akses terbatas, sementara karyawan dapat melihat slip gaji digital untuk memastikan transparansi.
- Kemudahan analisis keuangan: Laporan otomatis dan real-time memudahkan perusahaan menganalisis pengeluaran, produktivitas, dan membuat perencanaan keuangan yang lebih akurat.
- Integrasi dengan sistem lain: Aplikasi payroll dapat terhubung dengan HRIS, absensi, dan keuangan sehingga seluruh data karyawan terintegrasi tanpa duplikasi input.
Apa Saja Fitur dalam Aplikasi Penggajian?
Aplikasi penggajian karyawan dilengkapi dengan beragam fitur yang membantu perusahaan dalam mengelola gaji, tunjangan, pajak, hingga terintegrasi dengan software kehadiran karyawan karyawan. Setiap fitur dirancang untuk menyederhanakan proses administrasi payroll sekaligus meningkatkan akurasi dan transparansi.
Berikut adalah beberapa fitur utama dalam software payroll:
1. Perhitungan gaji otomatis
Aplikasi penggajian menghitung gaji secara otomatis berdasarkan jam kerja, lembur, tunjangan, dan potongan pajak. Sistem ini juga menyertakan fitur pencetakan slip gaji fisik maupun digital yang menampilkan seluruh komponen secara transparan.
2. Manajemen pajak
Sistem modern dilengkapi modul untuk menghitung pajak di Indonesia (PPh 21, PPh 26, dan lain-lain) secara otomatis mengikuti regulasi terbaru, termasuk besaran PTKP, biaya jabatan, dan tarif pajak yang berubah. Dengan proses yang terstandarisasi, perusahaan dapat menghindari risiko salah perhitungan, keterlambatan pelaporan, dan denda kepatuhan.
3. Manajemen potongan dan tunjangan
Fitur ini memungkinkan pengelolaan tunjangan dan potongan secara fleksibel serta otomatis sesuai kebijakan perusahaan. Semua komponen tersebut digabungkan langsung ke perhitungan gaji sehingga nilai gaji bersih dapat diperoleh tanpa proses manual.
4. Manajemen waktu dan kehadiran
Aplikasi penggajian terintegrasi dengan sistem absensi untuk mencatat kehadiran, lembur, cuti, dan keterlambatan secara real-time. Data tersebut kemudian memengaruhi komponen gaji secara otomatis sehingga meminimalkan kesalahan input.
5. Analisis dan laporan
Fitur analisis menyediakan dashboard lengkap terkait biaya tenaga kerja, pajak, tren absensi, dan lembur. Informasi ini membantu manajemen membuat keputusan strategis seperti penyesuaian anggaran payroll atau evaluasi produktivitas.
Tips Memilih Software Payroll Terbaik untuk Bisnis
Pemilihan software payroll yang tepat merupakan langkah strategis untuk memastikan pengelolaan gaji, tunjangan, dan administrasi karyawan berjalan efektif. Solusi payroll software yang sesuai akan membantu perusahaan menghemat waktu, meminimalkan risiko kesalahan, serta meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
- Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis: Pilih software payroll yang sesuai dengan skala bisnis dan kompleksitas proses, termasuk kebutuhan khusus seperti sistem presensi untuk perusahaan shift atau modul tunjangan yang lebih lengkap.
- Perhatikan kemudahan penggunaan: Utamakan software dengan antarmuka intuitif agar proses penggajian, absensi, dan distribusi slip gaji dapat berjalan lebih cepat, efisien, dan akurat.
- Cek integrasi dengan sistem lain: Pastikan software payroll dapat terintegrasi dengan aplikasi manajemen karyawan, HRIS, sistem akuntansi, dan presensi agar data tetap konsisten tanpa pengolahan manual berulang.
- Pertimbangkan layanan dan dukungan: Pilih vendor yang menyediakan layanan purna jual responsif dan dukungan teknis memadai untuk memastikan kelancaran implementasi dan penyelesaian kendala.
Kesimpulan
Memilih software payroll yang tepat merupakan langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional SDM. Sistem yang terintegrasi dapat meminimalkan kesalahan, mendukung kepatuhan regulasi, dan menghemat waktu administrasi.
Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah Software Payroll Total. Platform ini menghadirkan fitur lengkap mulai dari manajemen absensi, cuti, hingga pelaporan pajak secara otomatis dalam satu sistem terpadu.
Apabila Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, silakan jadwalkan demo gratis bersama tim Total ERP dan temukan bagaimana solusi ini dapat diimplementasikan sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Pertanyaan tentang Software Payroll
Aplikasi payroll adalah perangkat lunak yang mengotomatisasi perhitungan gaji karyawan pajak dan tunjangan. Dengan kemudahan ini perusahaan dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan perhitungan gaji.
Metode payroll ada tiga, yaitu:
– Netto: Pajak ditanggung perusahaan, karyawan menerima gaji bersih.
– Gross: Pajak ditanggung karyawan dan dipotong dari gaji.
– Gross Up: Gaji ditambah sejumlah pajak agar karyawan tetap menerima gaji bersih
Payroll otomatis adalah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola proses penggajian karyawan secara otomatis. Proses ini mencakup perhitungan gaji, tunjangan, potongan, serta pajak, dan menghasilkan laporan penggajian yang akurat serta tepat waktu.
