Banyak perusahaan distribusi mengandalkan sales yang berkeliling membawa stok di kendaraan. Masalahnya, saat sales kembali ke kantor, stok di mobil sering tidak cocok dengan catatan gudang dan setoran kas tidak sama dengan nilai penjualan.
Sales canvassing adalah metode penjualan langsung di mana tim sales mendatangi outlet tanpa perjanjian, menawarkan produk, lalu mencatat transaksi di tempat. Pada model distribusi tertentu, sales membawa stoknya sekalian sehingga pesanan bisa dipenuhi hari itu juga.
Metode ini cepat menjangkau toko baru, tetapi menyisakan pekerjaan administrasi yang sering terlupakan. Artikel ini membahas cara kerjanya, bedanya dengan metode lain, KPI yang perlu dipantau, sampai cara mencatatnya ke pembukuan.
Key Takeaways
Sales canvassing adalah metode penjualan langsung dengan mendatangi outlet tanpa janji temu dan sering membawa stok di kendaraan.
Stok di mobil tetap aset perusahaan sehingga selisihnya menjadi kerugian yang belum tercatat.
Omzet canvassing baru bermakna jika collection rate dan selisih stok dibaca setiap hari.
- Apa Itu Sales Canvassing?
- Cara Kerja Sales Canvassing di Lapangan
- Perbedaan Sales Canvassing, Taking Order, dan Telesales
- Metode dan Contoh Sales Canvassing
- Cara Mencatat Hasil Sales Canvassing ke Pembukuan
- Risiko Kontrol Internal pada Sales Canvassing
- KPI Sales Canvassing yang Perlu Dipantau
- Kelebihan dan Kekurangan Sales Canvassing
- Peran Software Sales dalam Mengelola Sales Canvassing
- Kesimpulan
Apa Itu Sales Canvassing?
Sales canvassing adalah aktivitas penjualan langsung tanpa janji temu sebelumnya, biasanya dilakukan dengan mendatangi toko, rumah, atau lokasi usaha calon pembeli. Orang yang menjalankan aktivitas ini disebut sales canvasser.
Yang membedakan canvassing dari penjualan biasa adalah inisiatifnya datang dari penjual, bukan pembeli. Sales tidak menunggu pesanan masuk, tapi aktif mencari dan membuka transaksi di lapangan.
Cara Kerja Sales Canvassing di Lapangan
Dalam praktiknya, canvassing bukan sekadar “keliling menawarkan barang”. Ada urutan kerja yang jelas dari pagi sampai sore, dan setiap tahap meninggalkan catatan yang harus masuk ke sistem.
Berikut empat tahap yang umumnya dijalankan tim canvassing setiap hari. Alur ini mirip dengan alur distribusi logistik pada umumnya, hanya saja titik transaksinya terjadi langsung di outlet.
1. Penyusunan rute dan pemuatan van stock
Supervisor menentukan rute kunjungan dan jumlah barang yang dimuat ke kendaraan. Barang yang dibawa ini disebut van stock atau stok gudang canvass.
2. Kunjungan dan penawaran di outlet
Canvasser mendatangi toko sesuai rute, menawarkan produk, dan mencatat respons pemilik toko. Kunjungan yang tidak menghasilkan penjualan tetap dicatat karena berguna untuk evaluasi.
3. Transaksi dan serah terima barang
Jika toko membeli, barang langsung diserahkan dari kendaraan dan invoice diterbitkan saat itu. Pembayaran bisa tunai di tempat atau tempo sesuai kesepakatan.
4. Setoran dan pelaporan akhir hari
Di akhir hari canvasser menyetorkan uang hasil penjualan dan melaporkan sisa stok di kendaraan. Tahap inilah yang paling sering menimbulkan selisih jika pencatatannya manual.
Perbedaan Sales Canvassing, Taking Order, dan Telesales
Ketiga metode ini sering dianggap sama karena semuanya berurusan dengan penjualan ke outlet. Padahal cara kerja dan konsekuensi administrasinya berbeda cukup jauh.
Perbedaan paling penting ada pada ada atau tidaknya barang yang dibawa sales. Tabel berikut merangkum pembedanya.
| Aspek | Sales Canvassing | Sales Taking Order | Telesales |
|---|---|---|---|
| Cara menghubungi | Datang langsung tanpa janji | Datang ke outlet langganan | Melalui telepon |
| Membawa stok barang | Ya, di kendaraan | Tidak | Tidak |
| Waktu barang diterima | Saat itu juga | Dikirim menyusul | Dikirim menyusul |
| Dokumen di lapangan | Invoice dan bukti serah barang | Pesanan penjualan | Pesanan penjualan |
| Risiko utama | Selisih stok dan selisih kas | Pesanan tidak terpenuhi | Tingkat keberhasilan rendah |
Metode dan Contoh Sales Canvassing
Canvassing tidak hanya dilakukan dengan mengetuk pintu. Ada beberapa pendekatan yang bisa dipilih tergantung jenis produk dan karakter pasarnya.
Dalam praktiknya perusahaan sering menggabungkan beberapa metode sekaligus. Pilihan metode juga memengaruhi jenis aplikasi distributor yang dibutuhkan untuk mencatat hasilnya.
- Door-to-door: canvasser mendatangi toko atau rumah satu per satu sesuai rute. Umum dipakai distributor makanan dan minuman.
- Cold calling: menghubungi calon pembeli lewat telepon sebelum kunjungan fisik. Cocok untuk produk bernilai besar.
- Event dan pasar: menawarkan produk di bazar, pameran, atau pasar tradisional. Efektif untuk memperkenalkan produk baru.
- Canvassing digital: pendekatan awal melalui pesan atau media sosial, lalu dilanjutkan kunjungan. Menghemat biaya perjalanan.
Cara Mencatat Hasil Sales Canvassing ke Pembukuan
Satu transaksi canvassing sebenarnya menyentuh empat hal sekaligus: stok, invoice, kas, dan piutang, dan kalau salah satunya tidak tercatat, laporan keuangan tidak akan pernah cocok.
Karena itu perusahaan dengan volume transaksi lapangan besar sebaiknya mengelola keempatnya dalam satu sistem akuntansi piutang yang terhubung langsung ke data penjualan.
1. Van stock sebagai lokasi gudang terpisah
Barang yang sudah dimuat ke kendaraan secara akuntansi masih milik perusahaan, jadi harus dicatat sebagai stok di lokasi tersendiri. Tanpa pemisahan ini, stok gudang terlihat berkurang padahal barangnya belum terjual.
2. Invoice dan faktur pajak di lapangan
Invoice idealnya terbit saat barang diserahkan, bukan menyusul keesokan hari. Penundaan membuat pengakuan pendapatan bergeser dan pelaporan pajak jadi tidak akurat.
3. Rekonsiliasi setoran kas terhadap invoice
Setoran canvasser harus dibandingkan dengan total invoice yang ia terbitkan hari itu. Selisihnya wajib dijelaskan, baik karena retur, diskon, maupun penjualan kredit.
4. Piutang canvas dan umur piutang
Penjualan yang belum dibayar menjadi piutang yang menempel pada outlet, bukan pada canvasser. Pencatatan umur piutang membantu menagih sebelum tagihannya terlalu lama menggantung.
Risiko Kontrol Internal pada Sales Canvassing
Karena transaksi terjadi di luar kantor dan tanpa pengawasan langsung, canvassing punya celah kontrol yang khas. Risikonya bukan selalu soal niat buruk, sering kali hanya pencatatan yang longgar.
Tiga risiko berikut paling sering ditemukan saat audit operasional, beserta kontrol yang bisa langsung diterapkan.
1. Selisih stok di kendaraan
Sisa barang di mobil tidak cocok dengan hitungan muatan dikurangi penjualan. Kontrolnya adalah stock opname harian atas isi kendaraan sebelum canvasser pulang.
2. Penjualan yang tidak tercatat
Barang keluar dan uang masuk, tapi tidak ada invoice yang terbit. Kontrolnya adalah penomoran invoice berurutan dan wajib, sehingga nomor yang hilang langsung terlihat.
3. Diskon tanpa otorisasi
Canvasser memberi potongan harga di luar kewenangannya untuk mengejar target. Kontrolnya adalah batas diskon yang dikunci di sistem dan butuh persetujuan atasan jika dilampaui.
KPI Sales Canvassing yang Perlu Dipantau
Enam indikator berikut memecah kinerja canvassing jadi bagian yang bisa diperbaiki satu per satu. Angkanya bisa terpantau harian tanpa rekap manual jika data kunjungan dan invoice tersambung ke laporan penjualan harian yang sudah mencakup piutang dan selisih kas.
| KPI | Rumus | Yang Dijawab |
|---|---|---|
| Call rate | Jumlah kunjungan ÷ target kunjungan × 100% | Apakah canvasser mencapai jumlah kunjungan yang ditetapkan |
| Strike rate | Kunjungan yang membeli ÷ total kunjungan × 100% | Seberapa efektif penawaran di lapangan |
| Drop size | Total nilai penjualan ÷ jumlah transaksi | Rata-rata nilai pembelian per outlet |
| Collection rate | Kas tertagih ÷ total penjualan × 100% | Seberapa cepat penjualan berubah jadi uang |
| Selisih stok | Stok fisik di mobil − (muatan awal − penjualan) | Apakah ada barang yang tidak dipertanggungjawabkan |
| Outlet baru aktif | Jumlah outlet baru yang bertransaksi dalam periode | Apakah pasar benar-benar melebar |
Kelebihan dan Kekurangan Sales Canvassing
Canvassing bukan metode yang cocok untuk semua produk. Ada alasan kuat memakainya, tapi ada juga biaya yang harus disadari sejak awal.
Tabel berikut membandingkan keduanya secara ringkas supaya lebih mudah menilai kesesuaiannya dengan bisnis Anda.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Produk langsung diterima pembeli, tanpa menunggu pengiriman | Biaya operasional tinggi untuk kendaraan, bahan bakar, dan insentif |
| Cepat menjangkau outlet baru dan memperluas distribusi | Tingkat keberhasilan per kunjungan relatif rendah |
| Dapat masukan langsung dari pemilik toko soal produk dan harga | Butuh pengawasan ketat karena transaksi di luar kantor |
| Efektif memperkenalkan produk baru yang belum dikenal pasar | Rentan selisih stok dan selisih kas jika pencatatan manual |
Peran Software Sales dalam Mengelola Sales Canvassing
Software sales yang terhubung dengan data penjualan menutup jarak itu. Beberapa fungsi yang paling relevan untuk operasional canvassing:
- Pencatatan van stock sebagai lokasi gudang tersendiri, lengkap dengan mutasi dari gudang utama
- Penerbitan invoice bernomor otomatis yang langsung membentuk jurnal dan mengurangi stok
- Rekonsiliasi setoran kas canvasser terhadap total invoice harian
- Batas diskon dan alur persetujuan yang dikunci di sistem
- Laporan KPI canvasser yang terbentuk otomatis dari data transaksi
Dengan software sales Total ERP, hasil penjualan canvassing langsung mengalir ke jurnal, kartu stok, dan buku piutang dalam satu rangkaian. Tim finance tidak lagi menunggu rekap manual dari lapangan untuk menutup pembukuan harian.
Kesimpulan
Keputusan pakai canvassing sebaiknya dinilai dari kesiapan administrasi, bukan dari seberapa agresif tim penjualan. Perusahaan yang belum bisa menutup selisih stok kendaraan dan setoran kas setiap hari biasanya kehilangan margin lebih besar daripada tambahan omzet yang didapat.
Karena itu urutan yang masuk akal adalah merapikan pencatatan stok, invoice, dan penagihan lebih dulu, baru menambah jumlah canvasser atau memperluas rute. Begitu angka call rate, collection rate, dan selisih stok bisa dibaca harian, perluasan rute jadi keputusan berbasis data.
FAQ tentang Sales Canvassing
