Pesanan pelanggan dapat menimbulkan masalah ketika sales masih mencatatnya secara manual. Kesalahan nama produk, jumlah barang, harga, diskon, atau alamat pengiriman bisa membuat proses di gudang dan pengiriman ikut terganggu.
Sales taking order adalah proses sales menerima, mencatat, memvalidasi, dan meneruskan pesanan pelanggan secara akurat ke bagian penjualan, gudang, pengiriman, dan keuangan. Proses ini juga memastikan setiap informasi order dapat diproses tanpa kesalahan.
Key Takeaways
Sales taking order memastikan pesanan pelanggan dicatat dan diteruskan secara akurat.
Data produk, harga, stok, pengiriman, dan pembayaran perlu diperiksa sebelum order diproses.
Software Sales membantu menghubungkan sales, gudang, pengiriman, invoice, dan laporan.
- Apa Itu Sales Taking Order?
- Tugas Sales Taking Order dalam Proses Penjualan
- Data yang Harus Dicatat Saat Sales Taking Order
- Alur Sales Taking Order dari Pelanggan ke Gudang
- Perbedaan Sales Taking Order dan Sales Canvasser
- Risiko Jika Sales Taking Order Masih Manual
- Cara Mengoptimalkan Sales Taking Order dengan Software Sales
- Kesimpulan
Apa Itu Sales Taking Order?
Sales taking order adalah kegiatan menerima pesanan pelanggan, baik secara langsung ketika sales mengunjungi outlet maupun melalui telepon, pesan instan, atau aplikasi penjualan.
Sales kemudian mencatat informasi pesanan dan memastikan detailnya sudah benar sebelum order diteruskan ke admin penjualan atau gudang. Dengan proses yang teratur, perusahaan dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan mempercepat pemrosesan pesanan.
Tugas Sales Taking Order dalam Proses Penjualan
Tugas sales taking order mencakup menerima, memeriksa, mencatat, mengonfirmasi, dan meneruskan pesanan pelanggan ke bagian terkait. Aktivitas ini juga dapat menjadi bagian dari retail execution saat sales mengunjungi outlet atau toko pelanggan.
1. Menerima Pesanan Pelanggan
Sales menerima permintaan pelanggan mengenai produk, jumlah barang, waktu pengiriman, dan kebutuhan khusus lainnya. Pesanan dapat diterima saat kunjungan ke outlet, melalui telepon, pesan, atau aplikasi sales.
2. Memeriksa Detail Produk
Sales perlu memastikan produk yang dipesan memiliki nama, kode, ukuran, satuan, dan varian yang benar. Pemeriksaan ini membantu mencegah gudang menyiapkan barang yang berbeda dari permintaan pelanggan.
3. Mengecek Ketersediaan Stok
Sebelum mengonfirmasi pesanan, sales perlu mengetahui apakah barang masih tersedia di gudang. Informasi stok yang akurat membantu sales menghindari janji pengiriman untuk barang yang sebenarnya sudah habis.
4. Menerapkan Harga dan Diskon
Sales perlu menggunakan harga dan diskon yang sesuai dengan daftar harga, program promosi, atau kesepakatan pelanggan. Jika harga masih mengandalkan catatan lama, nilai transaksi dapat berbeda antara sales, admin, dan invoice.
5. Mengonfirmasi Pesanan
Setelah semua detail diperiksa, sales mengonfirmasi kembali produk, jumlah, harga, diskon, dan jadwal pengiriman kepada pelanggan. Konfirmasi ini membantu memastikan pelanggan dan perusahaan memiliki pemahaman yang sama mengenai pesanan.
6. Meneruskan Order ke Bagian Terkait
Pesanan yang sudah disetujui diteruskan ke admin penjualan, gudang, pengiriman, atau bagian keuangan sesuai prosedur perusahaan. Semakin cepat informasi diteruskan, semakin cepat pula pesanan dapat diproses sampai selesai.
Data yang Harus Dicatat Saat Sales Taking Order
Data pesanan perlu dicatat lengkap untuk menghindari kesalahan dan memudahkan pembuatan sales order, persiapan barang, pengiriman, hingga invoice. Pengelolaan dengan aplikasi stok barang yang terintegrasi juga membantu sales memastikan ketersediaan barang dengan lebih akurat.
| Data Pesanan | Contoh Informasi | Tujuan Pencatatan |
|---|---|---|
| Nama pelanggan | Nama toko, perusahaan, atau pelanggan | Memastikan pesanan masuk ke pelanggan yang tepat |
| Alamat pengiriman | Alamat gudang, toko, atau cabang tujuan | Mencegah kesalahan lokasi pengiriman |
| Produk atau SKU | Nama barang, kode produk, ukuran, atau varian | Memastikan barang yang disiapkan sesuai pesanan |
| Jumlah dan satuan | 10 karton, 50 unit, atau 5 dus | Menghindari perbedaan jumlah antara sales dan gudang |
| Harga dan diskon | Harga jual, potongan harga, atau promo khusus | Menentukan nilai transaksi secara akurat |
| Termin pembayaran | Tunai, transfer, atau kredit 30 hari | Membantu proses penagihan dan pencatatan piutang |
| Jadwal pengiriman | Tanggal dan waktu barang dikirim | Membantu gudang dan kurir menyiapkan pengiriman |
| Catatan khusus | Permintaan kemasan, dokumen, atau instruksi bongkar | Memenuhi kebutuhan khusus pelanggan |
Alur Sales Taking Order dari Pelanggan ke Gudang
Alur sales taking order dimulai dari penerimaan pesanan, pemeriksaan detail order, hingga penerusan informasi ke gudang dan bagian keuangan. Penggunaan sistem gudang berbasis web membantu setiap bagian memproses pesanan dan memantau pergerakannya dengan lebih teratur.
1. Pesanan Diterima dan Dicatat
Sales menerima informasi produk, jumlah, harga, diskon, alamat, dan jadwal pengiriman dari pelanggan. Seluruh detail tersebut dicatat dalam format yang sama agar mudah diperiksa dan diteruskan ke bagian terkait.
2. Harga dan Stok Divalidasi
Data pesanan diperiksa berdasarkan daftar harga, aturan diskon, dan ketersediaan stok. Jika ada informasi yang tidak sesuai atau stok belum mencukupi, pesanan perlu dikonfirmasi ulang sebelum diproses.
3. Pesanan Diproses oleh Gudang
Pesanan yang sudah sesuai dibuat menjadi sales order sebagai acuan bagi gudang. Tim gudang kemudian melakukan picking dan pengecekan agar produk serta jumlah barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
4. Barang Dikirim dan Transaksi Dicatat
Barang dikirim sesuai alamat dan jadwal yang telah disepakati, kemudian invoice diterbitkan berdasarkan nilai transaksi. Data yang selesai diproses digunakan untuk memperbarui laporan penjualan, stok, piutang, dan pengiriman.
Perbedaan Sales Taking Order dan Sales Canvasser
Sales taking order dan sales canvasser sama-sama berhubungan dengan aktivitas penjualan. Namun, keduanya memiliki fokus yang berbeda dalam mendapatkan dan memproses pesanan pelanggan.
Memahami perbedaan ini membantu perusahaan menentukan target, tugas, dan indikator kinerja yang sesuai bagi setiap jenis sales. Perbedaan utamanya dapat dilihat dari sumber order dan cara sales berinteraksi dengan pelanggan.
| Aspek | Sales Taking Order | Sales Canvasser |
|---|---|---|
| Fokus utama | Menerima dan mencatat pesanan pelanggan | Mencari pelanggan dan peluang penjualan baru |
| Target pelanggan | Umumnya pelanggan lama atau pelanggan rutin | Calon pelanggan atau area baru |
| Aktivitas utama | Mengambil order dan memastikan detail pesanan | Melakukan pendekatan, menawarkan produk, dan mendapatkan order |
| Data yang dikelola | Produk, jumlah, harga, diskon, stok, dan pengiriman | Prospek, kebutuhan calon pelanggan, dan peluang penjualan |
| Hubungan dengan pelanggan | Menjaga pembelian berulang dan memenuhi kebutuhan rutin | Membangun hubungan awal dengan pelanggan baru |
Risiko Jika Sales Taking Order Masih Manual
Pencatatan manual dapat menyebabkan kesalahan produk, harga, stok, pengiriman, invoice, dan laporan ketika jumlah pesanan bertambah. Menghubungkan data order dengan sistem akuntansi membantu perusahaan mengurangi input ulang dan menjaga data transaksi tetap konsisten.
1. Salah Mencatat Produk, Jumlah, atau Harga
Kesalahan produk, satuan, jumlah, atau harga dapat membuat barang dan invoice tidak sesuai. Gunakan format order serta daftar produk dan harga yang terpusat.
2. Diskon Tidak Sesuai Persetujuan
Diskon yang tidak tercatat dapat menimbulkan perbedaan nilai transaksi. Terapkan aturan harga dan approval diskon agar potongan yang digunakan tetap sesuai.
3. Stok Tidak Akurat dan Order Terlambat
Sales dapat menerima pesanan untuk barang yang habis, sementara order dari catatan pribadi terlambat diproses. Gunakan data stok terbaru dan satu sistem untuk meneruskan pesanan ke gudang.
4. Pengiriman Tidak Sesuai Pesanan
Alamat atau jadwal yang tidak lengkap dapat menyebabkan salah kirim dan keterlambatan. Lengkapi data pengiriman dan gunakan sales order sebagai acuan gudang.
5. Invoice dan Laporan Tertunda
Input ulang membuat invoice lebih lama diterbitkan dan laporan kurang akurat. Hubungkan sales order dengan invoice dan laporan agar transaksi tercatat otomatis berdasarkan order yang diproses.
Cara Mengoptimalkan Sales Taking Order dengan Software Sales
Software sales membantu perusahaan menghubungkan proses sales taking order dengan stok, gudang, pengiriman, invoice, dan laporan keuangan. Sales tidak perlu lagi mengandalkan catatan terpisah untuk mengetahui harga, diskon, atau ketersediaan barang.
- Pencatatan sales order: sales dapat mencatat pesanan pelanggan dalam format yang terstruktur.
- Pengecekan stok: sales dapat melihat informasi ketersediaan barang sebelum mengonfirmasi pesanan.
- Daftar harga terpusat: harga dan diskon dapat dikelola berdasarkan pelanggan, produk, atau program promosi.
- Persetujuan diskon: diskon tertentu dapat diarahkan ke proses approval sebelum order diproses.
- Integrasi gudang: order dapat diteruskan menjadi permintaan picking atau proses pengeluaran barang.
Software sales Total dapat menjadi pilihan bagi bisnis yang ingin menghubungkan proses penjualan dengan pencatatan keuangan. Dengan data yang terintegrasi, tim dapat mengelola pesanan, invoice, piutang, dan laporan dalam satu alur kerja yang lebih mudah dipantau.
Kesimpulan
Sales taking order adalah proses menerima, mencatat, memeriksa, dan meneruskan pesanan pelanggan kepada bagian yang terkait. Proses ini mencakup pencatatan produk, jumlah, harga, diskon, stok, alamat pengiriman, jadwal pengiriman, dan termin pembayaran.
Sales taking order yang baik mengurangi kesalahan pesanan, mempercepat proses gudang, dan menjaga ketepatan pengiriman serta invoice. Software sales membantu mengintegrasikan aktivitas sales dengan stok, pengiriman, dan laporan penjualan.
FAQ tentang Sales Taking Order
