Aplikasi e-procurement adalah sistem perangkat lunak yang mengotomatisasi proses pengadaan di perusahan atau organisasi. Metode ini mengidentifikasi kebutuhan, mencari vendor, dan negosiasi kontrak vendor.
Tanpa sistem otomatis, perusahaan menghadapi risiko tinggi dalam pengelolaan vendor, transparansi anggaran, dan kepatuhan terhadap regulasi. Selain itu, koordinasi antar departemen juga menjadi tantangan, memperlambat pengambilan keputusan.
Solusi digital seperti aplikasi e-Procurement menjadi pilihan utama bagi bisnis yang ingin mengoptimalkan proses pengadaan mereka. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 15 rekomendasi Software Procurement terbaik untuk memandu Anda. memilih. Jika Anda tertarik dengan kemudahan yang diberikan software procurement, Anda bisa cek langsung demo gratis Total pada banner dibawah ini!
Apa Itu Aplikasi Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis
Aplikasi procurement adalah perangkat lunak yang merujuk pada pengelolaan dan otomatisasi proses pengadaan barang dan jasa dalam suatu organisasi. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi hingga memantau anggaran pengadaan.
Aplikasi procurement membawa banyak manfaat bagi bisnis, terutama jika semua fitur dan modulnya digunakan secara optimal. Berikut adalah empat manfaat utama yang bisa didapatkan perusahaan dengan menggunakan software pembelian barang:
- Efisiensi atau pengurangan biaya pengadaan.
- Meningkatkan efisiensi proses pengadaan dengan strategi sederhana, terstruktur, dan otomatis.
- Visibilitas yang lebih baik dengan akses tren dan pola secara real-time.
- Mengurangi risiko bisnis dengan mengidentifikasi potensi masalah dan kecurangan dalam proses pengadaan.
15 Rekomendasi Software Procurement Terbaik untuk Bisnis
Dalam dunia bisnis, pengadaan barang dan jasa merupakan aspek yang sangat penting. Hal ini membuat organisasi perlu memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan efektif dan efisien. Salah satu cara untuk meningkatkan kinerja pengadaan adalah dengan menggunakan sistem procurement yang tepat. Oleh karena itu, diperlukan rekomendasi terbaik mengenai sistem procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Software Procurement Total ERP
Total ERP adalah software ERP yang menyediakan solusi bisnis terpadu untuk perusahaan. Salah satu aspek penting dari Total ERP adalah modul procurement atau pengadaan, yang membantu perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional bisnis.
Software e-procurement ini membantu organisasi mengontrol biaya pengadaan menjadi lebih efisien melalui sistem pembelian. Bisnis juga dapat mengelola pengajuan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier dengan sistem e-procurement.
Dengan fitur-fitur yang komprehensif sehingga terintegrasi dengan baik, Total ERP merupakan solusi sistem procurement yang efektif bagi perusahaan untuk mengelola dan mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa secara efisien.
Fitur:
- Manajemen Pemasok: Mengelola data pemasok dengan lebih efisien dan transparan.
- Otomatisasi Procure-to-Pay: Mempercepat proses pengadaan dari permintaan hingga pembayaran.
- Manajemen Kontrak: Memastikan kesepakatan dengan pemasok terdokumentasi dengan baik.
- Pelacakan & Analisis Pengeluaran: Memberikan wawasan mendalam untuk optimasi biaya.
- Manajemen Anggaran: Memastikan pengadaan sesuai dengan batas anggaran yang ditetapkan.
- Online Portal for Suppliers: Memfasilitasi komunikasi dan transaksi dengan pemasok.
- Vendor/Supplier Rating: Mengevaluasi kinerja pemasok untuk pengadaan yang lebih optimal.
- Manajemen Backorder: Mengelola pesanan yang tertunda dengan lebih efisien.
Kelebihan | Kekurangan |
✓ User-friendly interface
✓ Kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis ✓ Integrasi antar modul ✓ Tidak ada batasan pengguna ✓ Layanan after-sales dan maintenance |
× Durasi implementasi beragam tergantung kebutuhan bisnis |
2. Oracle Procurement Cloud
Oracle Procurement Cloud adalah aplikasi procurement berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatisasi dan merampingkan seluruh proses pengadaan, mulai dari sourcing dan permintaan hingga manajemen kontrak dan pembayaran. Software e procurement ini mengelola hubungan dengan pemasok dan memproses faktur digital untuk meningkatkan transparansi dan akurasi.
Fitur:
- Analisis pengeluaran
- Manajemen pemasok
- E-Invoicing
- Otomatisasi alur kerja
- Manajemen kualifikasi pemasok
Kelebihan | Kekurangan |
✓ User-friendly interface
✓ Kemampuan integrasi ✓ Aksesibilitas cloud ✓ Fitur keamanan yang kuat |
× Biaya implementasi yang tinggi
× Kustomisasi terbatas × Kurva pembelajaran yang curam |
3. Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics menyediakan solusi untuk mengelola proses procurement dengan efisien. Sistem ini mencakup semua aspek dari pengadaan produk dan layanan, mulai dari identifikasi kebutuhan produk dan layanan, pengadaan produk, penerimaan, faktur, hingga pemrosesan pembayaran dengan vendor.
Fitur:
- Manajemen pengadaan
- Manajemen vendor
- Manajemen persediaan
Kelebihan | Kekurangan |
✓ User interface intuitif
✓ Integrasi dengan produk Microsoft lainnya ✓ Keamanan data yang kuat |
× Biaya implementasi dan operasional yang tinggi
× Kompleksitas sistem × Kustomisasi mungkin memerlukan bantuan konsultan atau pengembang pihak ketiga |
4. SAP Ariba Procurement
SAP Ariba adalah procurement software yang membantu perusahaan mengelola seluruh siklus pengadaan dengan efisien, mulai dari sumber daya hingga pembayaran. SAP Ariba meningkatkan efisiensi proses, visibilitas pengeluaran, kolaborasi dengan pemasok, serta memastikan kepatuhan dan mengurangi risiko.
Fitur:
- Manajemen pemasok
- Otomatisasi Procure-to-Pay (P2P)
- Manajemen kontrak
- Analisis pengeluaran
- Manajemen katalog produk
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Integrasi yang kuat dengan sistem lain
✓ Kemampuan analitik yang tinggi ✓ Skalabilitas |
× Kompleksitas sistem
× Ketergantungan pada ekosistem SAP × Pengguna baru mungkin butuh pelatihan |
5. Software e-Procurement HashMicro
HashMicro adalah software procurement yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengadaan. Software ini membantu bisnis mengontrol biaya pengadaan menjadi lebih efisien melalui sistem pembelian. Bisnis juga dapat mengelola pengajuan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier.
Fitur:
- Sistem pembelian otomatis
- Portal permintaan pembelian
- Online portal untuk pemasok
- Vendor/supplier rating
- Sistem keterlacakan penuh
- Manajemen backorder
- Kontrol biaya procurement
- Pembayaran tepat waktu
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Antarmuka intuitif dan ramah pengguna
✓ Kemudahan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis ✓ Integrasi yang kuat dengan sistem lain ✓ Lifetime after-sales service and maintenance |
× Antrian demo gratis yang panjang karena banyaknya peminat |
Jika Anda tertarik dengan kemudahan yang diberikan Software Procurement, Anda bisa cek langsung demo gratis Total pada banner dibawah ini!
6. Aplikasi Procurement Procurify
Procurify procurement system adalah platform manajemen pengadaan berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan. Dengan alat otomatisasi, Procurify menghilangkan pekerjaan manual yang rentan terhadap kesalahan dan membebaskan waktu untuk fokus pada inisiatif berharga lainnya.
Fitur:
- Pembuatan dan permintaan pembelian
- Persetujuan alur kerja
- Manajemen vendor
- Pelacakan pengeluaran
- Analisis pembelian
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Kemudahan penggunaan
✓ Aksesibilitas cloud ✓ Integrasi dengan sistem lain |
× Keterbatasan fitur
× Biaya langganan relatif tinggi × Fitur pelaporan kurang optimal |
7. Software Procurement Precoro
Precoro adalah aplikasi purchasing berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses procurement perusahaan. Dengan fitur-fitur canggih, Precoro membantu untuk mengurangi kesalahan manual dengan memberikan wawasan biaya berdasarkan departemen, serta memastikan transparansi dan kontrol keuangan
Fitur:
- Pembuatan dan pengiriman pesanan pembelian
- Analitik visual pengeluaran
- Penagihan dan anggaran real-time
- Penerimaan dan pencocokan tiga arah
- Manajemen katalog
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Mudah digunakan
✓ Integrasi dengan sistem lain |
× Kustomisasi terbatas
× Fitur terbatas × Ketergantungan pada internet |
8. Sistem Procurement EQUIP
EQUIP adalah platform pengadaan yang dirancang membantu dalam mengoptimalkan manajemen bisnis, mulai dari biaya pengadaan yang lebih efisien, sederhanakan pengelolaan purchasing untuk multi cabang hingga analisa stok yang komprehensif. E procurement software ini dapat mengurangi kesalahan input dan menyederhanakan proses faktur serta pembayaran.
Fitur:
- Sistem pembelian otomatis
- Manajemen inventaris
- Kontrol dan analisis pengeluaran
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Desain antarmuka intuitif
✓ Kustomisasi detail yang mudah ✓ Dapat diintegrasikan dengan sistem lain |
× Implementasi mungkin memakan waktu untuk bisnis dengan kebutuhan kompleks |
9. Coupa Procurement Software
Coupa Procurement Software merupakan e-procurement software berbasis awan yang dirancang untuk mempercepat dan menyederhanakan seluruh siklus pengadaan dengan lebih efisien dan transparan. Software pengadaan barang ini memberikan wawasan mendalam untuk optimasi biaya dengan memastikan visibilitas dalam setiap transaksi.
Fitur:
- Otomatisasi Procure-to-Pay (P2P)
- Manajemen vendor
- Analisis pengeluaran
- Pelacakan pesanan real-time
- Integrasi ERP dan aplikasi bisnis
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Kemudahan kustomisasi
✓ Integrasi dengan sistem lain ✓ Aksesibilitas mobile |
× Antarmuka kurang ramah pengguna
× Dukungan pelanggan terbatas × Kurva pembelajaran yang curam |
10. Software Procurement Kissflow
Kissflow adalah sistem pengadaan berbasis cloud yang membantu organisasi untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses pengadaannya dengan memastikan kompatibilitas dengan berbagai platform bisnis. Kissflow Procurement Cloud dirancang untuk mengatur alur kerja pengadaan sesuai kebijakan agar mempermudah pengajuan permintaan dan komunikasi dengan pihak eksternal.
Fitur:
- Integrasi sistem
- Pembuatan proses dan tata kelola
- Pembuatan formulir dan portal eksternal
- Laporan dan analisis
- Tabel keputusan
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Desain antarmuka yang modern
✓ Aksesibilitas cloud ✓ Integrasi dengan sistem lain |
× Biaya langganan yang tinggi
× Keterbatasan fitur dan fungsionalitas × Dukungan pelanggan kurang responsif |
11. Software Procurement Koneksi
Koneksi adalah software procurement yang dirancang secara profesional untuk mempermudah pembuatan permintaan dan pembelian dan mengonversinya menjadi PO. E procurement software ini membantu dalam mengelola daftar barang atau jasa yang dibutuhkan, mengirimkan permintaan cepat kepada vendor, mempercepat proses pengadaan hanya dengan sekali klik, membandingkan harga dari berbagai vendor, dan juga membuat pembelian secara elektronik.
Fitur:
- Manajemen PO, RFQ, & PR
- Penyetujuan/penolakan PR
- Sistem procurement otomatis
Kelebihan | Kekurangan |
✓ User-friendly interface
✓ Kemudahan kustomisasi ✓ Integrasi yang kuat dengan sistem lain ✓ Dukungan pelanggan yang responsif |
× Durasi implementasi tergantung pada kebutuhan bisnis |
12. Cloud Procurement ProcurePort
ProcurePort adalah sistem berbasis cloud yang menawarkan perusahaan platform tunggal dan aman untuk mengendalikan operasi pengeluaran. ProcurePort menggabungkan software pengadaan barang dengan modul penagihan, sourcing, dan anggaran serta fungsionalitas kepatuhan kontrak dan biaya. Sehingga, perusahaan dapat mengelola kesepakatan dengan pemasok yang lebih terstruktur untuk mempercepat proses registrasi dan evaluasi rantai pasokan.
Fitur:
- Manajemen informasi pemasok
- Otomatisasi onboarding pemasok
- Penilaian risiko pemasok
- Manajemen kontrak
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Kemudahan penggunaan
✓ Analitik yang canggih ✓ Fitur keamanan yang kuat |
× Keterbatasan kustomisasi
× Kurva pembelajaran × Dukungan pelanggan kurang responsif |
13. Xelix E-Procurement
Xelix adalah perusahaan SaaS yang menyediakan Pusat Kontrol berbasis Artificial Intelligence. Platform Xelix merupakan salah satu aplikasi e-procurement terpercaya. Dengan memanfaatkan teknologi AI terbaru, Xelix berhasil meningkatkan dan mengotomatisasi pengendalian inti dalam proses AP, menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, perbaikan proses, dan kepuasan tim yang lebih tinggi.
Fitur:
- Pusat kontrol berbasis AI
- Deteksi kelebihan pembayaran dan pencegahan penipuan
- Otomatisasi rekonsiliasi vendor
- Manajemen data vendor
- Pelaporan AP/P2P
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Mengelola berbagai kontrak dengan berbagai vendor atau mitra bisnis
✓ Memberikan layanan dan produk yang baik. ✓ Transparansi Penggunaan |
× Tingkat kompleksitas software cukup tinggi
× Kustomisasi software yang terbatas |
14. Infor CloudSuite Procurement
Solusi dari Infor yang dapat digunakan untuk mengelola proses pembelian, termasuk katalog belanja online dan integrasi dengan sistem keuangan. Software e procurement ini memudahkan pencatatan dan pelaporan anggaran yang memastikan setiap transaksi sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk memberikan efisiensi dan transparansi pembelian.
Fitur:
- Katalog belanja online
- Sistem approval
- Integrasi keuangan dan akuntansi
- Analisis data
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Menyediakan kontrol persetujuan pembelian
✓ Integrasi dengan Sistem Keuangan ✓ Transparansi dalam proses pembelian |
× Implementasi bisa kompleks dan memakan waktu
× Tidak semua fitur mungkin relevan atau diperlukan |
15. Promena
Promena adalah perangkat lunak e-procurement yang menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola proses pengadaan secara lebih efisien dan efektif. Dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis bisnis, Promena membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengeluaran, meningkatkan transparansi, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.
Fitur:
- Manajemen permintaan dan katalog
- Manajemen pesanan
- e-Auction & e-Sourcing
- Manajemen pemasok (SRM)
- Analitik dan integrasi
Kelebihan | Kekurangan |
✓ Manajemen pengadaan yang terintegrasi
✓ Kustomisasi yang fleksibel ✓ Menyediakan alat analisis yang kuat |
× Biaya implementasi dan langganan cukup tinggi
× Kurva pembelajaran memakan waktu |
Jenis-jenis Software Procurement
Dalam melakukan proses procurement tersebut, ada beberapa jenis software procurement yang dapat digunakan, tergantung pada kebutuhan dan tujuan bisnis. Tentunya masing-masing jenis sistem procurement memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu pertimbangan sebelum memutuskan untuk membeli atau mengembangkan perangkat lunak.
1. Purchasing analytics
Purchasing analytics merupakan salah satu jenis sistem procurement yang bermanfaat untuk mengoptimalkan proses pembelian dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu purchasing analytics dapat membantu perusahaan memperoleh informasi dan analisis yang perusahaan butuhkan dalam mengambil keputusan pembelian yang lebih cerdas dan efisien.
Software ini memungkinkan pengguna untuk memantau dan menganalisis data pembelian, seperti histori pembelian, harga, dan jumlah produk yang dibeli dari berbagai pemasok. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kesempatan untuk memperoleh diskon volume sehingga dapat mengurangi biaya pengiriman. Selain itu, purchasing analytics juga dapat membantu perusahaan dalam memilih pemasok yang lebih baik dengan membandingkan kinerja dan kualitas pemasok.
2. Purchasing order software
Purchasing order software atau lebih populer dengan PO software merupakan jenis sistem procurement yang tecipta untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian dan pengadaan barang. Software ini memungkinkan pengguna untuk membuat pesanan pembelian secara efisien hingga melacak pesanan pembelian, dan memantau persediaan barang.
Selain itu, PO software juga dapat mempercepat proses persetujuan pesanan pembelian dengan memungkinkan para pihak yang terlibat untuk memberikan persetujuan secara online. Oleh karena itu penggunaan PO software, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dalam pengolahan pesanan pembelian, meningkatkan transparansi dalam pengelolaan pembelian, dan mempercepat proses pengadaan barang.
3. Manajemen kontrak
Procurement manajemen kontrak adalah suatu jenis sistem yang mampu mengelola dan memantau kontrak antara perusahaan dan vendor. Oleh karena itu software ini membantu dalam semua tahapan dari pengadaan hingga penyelesaian kontrak. Fungsi utama dari procurement manajemen kontrak adalah untuk membantu mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas layanan yang diterima, dan mengurangi risiko dalam kontrak.
4. E-Invoicing
Sistem yang satu ini merupakan jenis software yang tercipta untuk mengotomatisasi proses pengiriman dan penerimaan faktur. Dengan menggunakan e-invoicing, perusahaan dapat menghindari masalah yang terkait dengan faktur manual seperti kesalahan dalam pengolahan data, keterlambatan pembayaran, dan biaya administrasi yang tinggi.
Oleh karena itu, Software ini dapat membantu perusahaan dalam menyederhanakan proses pengiriman faktur sebagai bagian dari alur procure to pay yang lebih efisien..
5. Supplier relationship management
Dengan menggunakan SRM procurement software, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria yang telah tersepakati, seperti kualitas produk, harga, dan layanan pelanggan. Selain itu, supplier management procurement software juga dapat membantu dalam merencanakan hingga mengelola hubungan jangka panjang dengan vendor, termasuk pengembangan vendor dan kolaborasi strategis.
6. E-Sourcing
E-sourcing procurement software adalah jenis software yang bermanfaat untuk memudahkan perusahaan dalam mencari, mengevaluasi, dan memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengirimkan permintaan penawaran kepada berbagai vendor sehingga perusahaan dapat melakukan analisis dan perbandingan penawaran untuk memilih vendor yang paling sesuai dengan persyaratan bisnis perusahaan.
7. Comprehensive procurement suites
Comprehensive Procurement Suites (CPS) merupakan salah satu jenis sistem procurement yang digunakan untuk memudahkan proses pengadaan barang dan jasa secara end-to-end. CPS mencakup berbagai fitur, seperti pengadaan, kontrak, pembelian, pengiriman, dan pengelolaan inventaris. Oleh karena itu software ini dapat membantu organisasi untuk mengotomatisasi sehingga dapat mengoptimalkan proses pengadaan perusahaan, dari awal hingga akhir.
Baca Juga: Gunakan Aplikasi Procurement untuk Memudahkan Bisnis Anda!
Tips Memilih Aplikasi Procurement Terbaik
Mengambil keputusan yang tepat adalah langkah kunci untuk mencapai kesuksesan. Sebelum melangkah lebih jauh, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan dengan saksama saat memilih aplikasi procurement terbaik untuk perusahaan Anda:
1. Identifikasi kebutuhan bisnis
Sebelum memilih software, pastikan Anda memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Pilihlah software yang benar-benar dapat memenuhi kebutuhan tersebut untuk memastikan kebutuhan dapat terpenuhi dan harga sesuai.
Software yang terintegrasi dengan vendor management system akan memudahkan pengelolaan dan pemantauan kinerja vendor secara efektif, sehingga kebutuhan bisnis baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat terpenuhi dengan baik.
2. Integrasi dengan sistem lain
Jika Anda ingin tetap menggunakan sistem yang sudah ada di perusahaan, pastikan aplikasi procurement dapat terintegrasi dengan kebutuhan perusahaan untuk mencegah masalah kompatibilitas dan memastikan semua sistem berfungsi dengan lancar.
3. Keamanan yang kokoh
Software pengadaan barang wajib ada keamanan yang terverifikasi. Data bisnis adalah aset perusahaan yang perlu tingkat keamanan yang tinggi untuk melindungi semua informasi barang agar tidak perlu proses pencatatan manual.
4. Dukungan pelanggan yang baik
Pilihlah penyedia software yang menawarkan dukungan pelanggan yang handal. Anda mungkin akan menghadapi masalah di masa depan, dan penting untuk memiliki sumber daya yang dapat diandalkan untuk membantu mengatasinya.
5. Biaya dan pengembalian investasi (ROI)
Biaya adalah faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Hitung dengan cermat biaya aplikasi procurement dan bandingkan dengan manfaat yang akan Anda dapatkan. Pastikan juga untuk memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk melihat pengembalian investasi (ROI).
Kesimpulan
Dalam memilih software procurement yang tepat bagi perusahaan, perusahaan harus dapat membandingkan dengan software lain agar dapat memilih sistem yang paling sesuai. Dengan demikian, perusahaan perlu melakukan riset dan diskusi bersama tim terkait pemilihan aplikasi procurement yang paling tepat.
Software procurement yang dapat mengintegrasikan seluruh kebutuhan pengadaan adalah Total ERP. Dengan fitur terlengkap dan tentunya mudah untuk perusahaan aplikasikan, serta dengan dukungan dari tim ahli yang siap membantu pengguna. Jika tertarik untuk mencoba fungsionalitas software e procurement, Anda bisa klik demo gratisnya di sini!
FAQ Aplikasi Procurement
Aplikasi procurement adalah software yang membantu bisnis mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara lebih efisien. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengotomatiskan pemilihan vendor, pembuatan pesanan, persetujuan pembelian, hingga pelacakan stok dan pembayaran.
Aplikasi ini cocok untuk perusahaan skala kecil hingga besar yang ingin mengelola pengadaan secara lebih terstruktur, terutama bisnis di sektor manufaktur, ritel, logistik, dan layanan profesional.
Proses pengadaan dimulai dengan identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga, dan pembuatan pesanan. Setelah barang atau jasa diterima, perusahaan akan melakukan pengecekan kualitas, pembayaran, dan pencatatan dalam sistem.