Pada saat ini, salah satu jenis usaha yang marak kita temukan yaitu bisnis online. Tidak bisa kita pungkiri, membeli produk secara online akan mempermudah pelanggan karena tidak akan memakan waktu dan lebih mudah untuk mencari produk melalui gadget yang dimiliki. Untuk itu, bisnis pada saat ini tentu membutuhkan sistem PO untuk mengatur seluruh proses transaksi yang ada.
Sistem purchase order merupakan sistem yang berfungsi untuk mengelola proses pembelian barang dan jasa dalam suatu perusahaan. Dengan adanya sistem ini, perusahaan bisa meminimalisir risiko pembelian barang atau jasa yang kurang sesuai, serta meningkatkan efisiensi proses pengadaan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai software satu ini, silahkan simak artikel berikut.
Daftar Isi
- Pengertian Sistem PO
- Tujuan Sistem PO pada Bisnis
- Bagaimana Sistem PO Bekerja?
- Manfaat Menerapkan Sistem PO
- Tips Sebelum Menerapkan Sistem PO
- Kesimpulan
Pengertian Sistem PO
Sistem PO (Purchase Order) adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mengotomatisasi proses pembelian barang atau jasa dari pemasok. Sistem ini bertujuan untuk memudahkan dan mempercepat proses pembelian sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
Fitur unggulan dari sistem ini antara lain dapat memudahkan manajemen pengadaan barang dan jasa, mempermudah pengecekan dan pemantauan status pesanan, memudahkan manajemen inventaris dan pengelolaan stok, serta memudahkan pembayaran dan pengelolaan tagihan.
Tujuan Sistem PO pada Bisnis
Penggunaan sistem ini pada bisnis perusahaan memiliki tujuan untuk mempercepat dan memudahkan proses pembelian barang atau jasa dari pemasok yang ada. Dengan menggunakan sistem purchase order, perusahaan bisa meminimalisir risiko kesalahan dalam proses pembelian dan meningkatkan efisiensi sehingga dapat menghemat waktu dan biaya.
Selain itu, penggunaan sistem ini juga dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan barang atau jasa. Perusahaan dengan mudah bisa memantau status pesanan dan inventaris, serta memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Dengan demikian, penggunaan software ini dapat menjadi strategi mencapai tujuan bisnis perusahaan yang lebih baik dan efisien.
Bagaimana Sistem PO Bekerja?
Ketika perusahaan telah mengintegrasikan, sistem akan bekerja dengan cara mengotomatisasi proses pengadaan barang atau jasa. Seluruh proses dari permintaan pembelian hingga pembelian barang dari pemasok, semua sistem bantu dan pantau. Tidak hanya itu, ketika barang atau jasa telah sampai atau diterima, sistem purchase order akan menghasilkan tagihan yang akan perusahaan kirim ke departemen keuangan untuk diproses pembayaran.
Selain itu, sistem akan menghasilkan laporan yang bisa membantu perusahaan menganalisis pengeluaran dan inventaris. Laporan tersebut dapat memberikan informasi yang berguna dalam mengambil keputusan pembelian di masa depan, seperti pemilihan pemasok atau produk yang lebih efisien atau efektif. Dengan ini, perusahaan bisa mengetahui seluruh keuangan yang ada.
Manfaat Menerapkan Sistem PO
Sistem purchase order berguna bagi perusahaan dalam mengelola kegiatan bisnis yang ada. Dengan mengimplementasikan sistem ini, perusahaan bisa mempermudah seluruh aspek perusahaan. Untuk itu, Anda perlu mengetahui keuntungan yang akan Anda dapat ketika menggunakan sistem ini. Berikut merupakan beberapa manfaat ketika menerapkan sistem ini:
Sistem PO dapat menjamin pendapatan
Pembelian yang perusahaan lakukan, semua akan sistem pastikan sesuai dengan kebijakan yang ada. Dengan demikian, perusahaan bisa memastikan barang atau jasa yang mereka beli memiliki kualitas yang baik sehingga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan. Selain itu, sistem purchase order (PO) juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran dan memastikan bahwa anggaran yang dikeluarkan sesuai dengan yang telah ditentukan.
Meminimalisir penumpukan stok produk
Sistem purchase order akan membantu perusahaan dalam memantau stok dan pengeluaran bisnis perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari pembelian produk yang tidak perusahaan butuhkan dan mengoptimalkan penggunaan stok yang ada. Dengan demikian, penggunaan software ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola inventaris dengan lebih efisien dan mengurangi biaya yang terkait dengan penumpukan stok.
Sistem PO dapat meningkatkan produktivitas
Dengan bantuan sistem, perusahaan dapat mengotomatisasi proses pembelian dan meminimalkan risiko human error. Tidak hanya itu, perusahaan dapat memantau penggunaan stok dengan lebih efektif sehingga dapat menghindari pembelian yang tidak perlu dan mengoptimalkan penggunaan stok yang ada. Dengan demikian, penggunaan sistem purchase order dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik Untuk Meningkatkan Bisnis
Tips Sebelum Menerapkan Sistem PO
Sistem purchase order tentu memiliki tingkat guna yang tinggi bagi perusahaan pada masa kini. Dengan mengimplementasi sistem ini, seluruh kegiatan bisnis akan sistem permudah tidak seperti cara manual. Untuk itu, ketika Anda akan menggunakan sistem ini, terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan terlebih dahulu. Berikut merupakan tips yang harus Anda lihat sebelum menerapkan sistem ini:
Memilih supplier yang tepat
Pemilihan supplier harus perusahaan lakukan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Hal ini harus Anda lakukan sehingga tidak mengeluarkan biaya melebihi budget yang ada. Ketika sudah menyesuaikan dengan anggaran yang ada, Anda juga bisa melihat supplier mana yang bisa memberikan dukungan teknis selama penggunaan sistem PO.
Melakukan negosiasi dengan supplier
Melalui negosiasi biaya, perusahaan dapat memperoleh harga yang lebih baik dan terhindar dari biaya yang tidak perlu. Dalam memilih supplier, perusahaan juga perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas sistem PO, dukungan teknis, dan reputasi supplier. Dengan melakukan negosiasi biaya dengan supplier yang tepat, perusahaan dapat memperoleh perangkat terbaik dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis secara keseluruhan.
Menjaga hubungan baik dengan supplier
Hubungan yang baik dengan supplier dapat memperkuat kerjasama dan meningkatkan kualitas pelayanan dan dukungan teknis yang diberikan. Jika perusahaan mempertahankan hubungan yang baik dengan supplier, mereka dapat memperoleh informasi terbaru tentang produk dan teknologi terkini serta mengakses sumber daya dan dukungan yang mungkin tidak tersedia untuk perusahaan lain.
Baca Juga: Software Purchasing Terbaik Untuk Perusahaan
Kesimpulan
Penggunaan sistem PO dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan anggaran dan menghindari pembelian yang tidak perlu. Dengan begitu, sistem dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya, sehingga dapat meningkatkan keuntungan bisnis. Oleh karena itu, penggunaan dan implementasi sistem purchase order dapat menjadi investasi yang berharga bagi perusahaan dalam jangka panjang.
Salah satu sistem purchase order terbaik yang bisa perusahaan Anda gunakan yaitu Software PO milik Total. Software ini terintegrasi dalam satu sistem pusat dan berbasis cloud sehingga mempermudah akses yang ada. Tidak hanya itu, sistem memiliki fitur seperti pembuatan permintaan pengadaan dan pemantauan stok dalam mengelola pengadaan barang secara efektif. Coba demo gratis sekarang!
