Apa Itu Purchase Tender?
Purchase tender adalah proses ketika beberapa vendor mengajukan penawaran untuk kebutuhan barang atau jasa, lalu perusahaan memilih pemenang berdasarkan strategi yang ditetapkan. Tujuannya adalah mendapatkan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan melalui kriteria dan proses evaluasi yang jelas.
Berbeda dari pembelian langsung, tender melibatkan persaingan penawaran. RFQ merupakan permintaan penawaran harga kepada vendor, sedangkan purchase order atau PO adalah pesanan pembelian yang telah dikonfirmasi. Tender mengatur proses pemilihan vendor; PO mencatat pesanan kepada vendor terpilih.
Bagi perusahaan di Indonesia, proses ini membantu membandingkan harga, mutu, dan kemampuan pengiriman secara terbuka. Dokumen yang seragam juga memudahkan penelusuran alasan pemilihan vendor. Pembahasan berikut berfokus pada praktik pengadaan perusahaan, bukan ketentuan pengadaan pemerintah.
Alur Purchase Tender dari Permintaan hingga PO
Alur tender dimulai dari pemeriksaan kelayakan vendor, dilanjutkan dengan pengumpulan dan evaluasi penawaran, lalu penetapan pemenang. Setiap tahap perlu memiliki penanggung jawab dan dokumen pendukung agar keputusan dapat ditelusuri.
- Prakualifikasi vendor. Periksa kesesuaian kategori usaha, kemampuan pasokan, dan persyaratan perusahaan. Tahap ini menyaring vendor sebelum waktu tim tersita untuk mengevaluasi penawaran.
- Susun dan kirim undangan tender. Jelaskan spesifikasi, kuantitas, lokasi pengiriman, serta batas pengajuan. Gunakan informasi yang sama agar penawaran dapat dibandingkan secara adil.
- Kumpulkan dan bandingkan penawaran. Pisahkan pemeriksaan kelengkapan dari penilaian harga dan teknis. Simpan klarifikasi vendor sebagai bagian dari jejak evaluasi.
- Tetapkan pemenang. Terapkan strategi yang telah disepakati, lalu dokumentasikan alasan keputusan. Hindari mengubah bobot setelah mengetahui hasil penawaran.
- Konfirmasi PO. Cocokkan kembali harga, jumlah, jadwal, dan ketentuan penerimaan sebelum pesanan menjadi komitmen kepada vendor.
Total ERP mendukung tender formal melalui undangan vendor, pengumpulan penawaran, dan penetapan pemenang berdasarkan strategi yang dikonfigurasi. Strategi penetapan pemenang perlu disiapkan sesuai kebijakan perusahaan.
Untuk konstruksi, kebutuhan material proyek perlu diteruskan ke pengadaan ketika stok tidak tersedia. Barang yang dikirim langsung ke lokasi kemudian dicatat sebagai penerimaan gudang proyek. Selaraskan spesifikasi dengan dokumen tender untuk proyek konstruksi agar barang yang dipesan sesuai kebutuhan lapangan.
Contoh Perhitungan dan Kriteria Penilaian Vendor
Pemenang berdasarkan harga dapat berbeda dari pemenang berdasarkan skor gabungan. Karena itu, tetapkan kriteria, bobot, dan cara memberi nilai sebelum penawaran dibuka.
Contoh berikut merupakan simulasi pembelian 1.000 unit dengan harga dasar Rp110.000 per unit. Harga dibandingkan pada dasar yang sama, sebelum pajak dan biaya tambahan.
| Vendor | Penawaran ilustratif |
|---|---|
| A | Harga Rp95.000 per unit; waktu kirim 14 hari; skor kualitas 70. |
| B | Harga Rp100.000 per unit; waktu kirim 7 hari; skor kualitas 95. |
| C | Harga Rp103.000 per unit; waktu kirim 10 hari; skor kualitas 85. |
Jika seluruh vendor lolos persyaratan minimum dan strategi hanya mempertimbangkan harga, Vendor A menjadi pemenang. Formula penghematan adalah (harga dasar − harga pemenang) × kuantitas.
Penghematan Vendor A: (Rp110.000 − Rp95.000) × 1.000 = Rp15.000.000. Penghematan Vendor B: (Rp110.000 − Rp100.000) × 1.000 = Rp10.000.000.
Untuk simulasi skor, gunakan bobot harga 40%, kualitas 40%, dan waktu kirim 20%. Skor harga dihitung dengan harga terendah ÷ harga penawaran × 100; skor waktu kirim menggunakan waktu tercepat ÷ waktu penawaran × 100.
| Vendor | Perhitungan skor gabungan |
|---|---|
| A | (100 × 40%) + (70 × 40%) + (50 × 20%) = 78,00. |
| B | (95 × 40%) + (95 × 40%) + (100 × 20%) = 96,00. |
| C | (92,23 × 40%) + (85 × 40%) + (70 × 20%) = 84,89. |
Vendor B menang berdasarkan skor gabungan, meskipun harganya lebih tinggi daripada Vendor A. Rumus normalisasi dan bobot tersebut hanya ilustrasi evaluasi, bukan rumus bawaan produk. Dasar pemberian skor kualitas juga perlu didokumentasikan, misalnya melalui hasil pemeriksaan sampel.
Komponen dan Pilihan Jalur Pengadaan
Pilih jalur pengadaan berdasarkan kebutuhan pembandingan, kompleksitas spesifikasi, dan kesepakatan yang sudah tersedia. Tidak semua pembelian memerlukan tender formal.
| Komponen | Pengertian dan penggunaan |
|---|---|
| Purchase request | Permintaan internal untuk barang atau jasa sebelum PO. |
| RFQ | Draf PO yang dikirim kepada vendor untuk memperoleh harga. |
| Purchase tender | Beberapa vendor mengajukan penawaran; pemenang dipilih berdasarkan strategi. |
| Direct purchase | Pembelian langsung tanpa tahap RFQ. |
| Blanket order | Kesepakatan kuantitas dan harga selama suatu periode, dengan pemesanan melalui PO. |
| Purchase order | Pesanan yang telah dikonfirmasi kepada vendor. |
Gunakan tender formal ketika evaluasi membutuhkan proses terstruktur dan kriteria yang terdokumentasi. Perbandingan RFQ cocok untuk membandingkan penawaran atas kebutuhan yang jelas. Daftar harga vendor atau kontrak payung dapat menjadi acuan ketika ketentuan pembelian sudah disepakati.
Dalam Total ERP, hasil survei harga sebelum purchase request dapat disertakan sebagai catatan atau lampiran pada permintaan. Cara ini merupakan workaround, sehingga perlu prosedur pemeriksaan dokumen oleh tim pengadaan.
Pastikan pemohon memahami alur permintaan pembelian internal agar survei harga tidak dianggap sebagai persetujuan pemesanan.
Dampak Akuntansi, Pajak, dan Pengendalian Setelah Tender
PO yang dikonfirmasi merupakan komitmen pembelian, tetapi belum menghasilkan jurnal utang usaha. Penerimaan barang memengaruhi stok dan GRNI, sedangkan tagihan vendor mencatat utang usaha.
GRNI merupakan akun penampung barang yang sudah diterima tetapi belum ditagihkan. Pemeriksaan 3-way match mencocokkan PO, penerimaan barang, dan tagihan vendor sebelum pembayaran diproses.
Periksa harga terhadap PO serta jumlah tagihan terhadap penerimaan. Jika barang diterima sebagian, selisih tersebut perlu dijelaskan sebelum persetujuan tagihan. Tagihan juga dapat datang sebelum barang; urutan dokumen perlu diperhatikan saat menelaah selisih.
Contoh jurnal tagihan berikut bersifat ringkas dan bukan panduan penentuan kewajiban pajak:
| Posisi | Akun | Dasar pencatatan |
|---|---|---|
| Debit | GRNI atau beban | Subtotal tagihan. |
| Debit | PPN Masukan | Sesuai kode pajak pada tagihan. |
| Kredit | Utang usaha | Total tagihan. |
Contoh ini tidak menetapkan tarif, kelayakan pengkreditan, atau jenis pemotongan pajak. Untuk penerapannya, tim keuangan perlu memeriksa dokumen transaksi dan ketentuan resmi yang berlaku sebelum menetapkan konfigurasi pajak.
KPI untuk Mengukur Keberhasilan Purchase Tender
Ukur hasil tender melalui kecepatan proses, ketepatan pengiriman, kepatuhan harga, dan penghematan. Gunakan definisi yang konsisten agar perubahan kinerja dapat dibandingkan.
| KPI | Formula |
|---|---|
| PR-to-PO cycle time | PO confirm date − PR approval date |
| Vendor on-time delivery | Receipts on/before promised date ÷ receipts |
| Price variance | (Bill price − PO or pricelist price) × qty |
| Spend under contract | Spend via blanket orders/tenders ÷ total spend |
| 3-way match exception rate | Bills with mismatch ÷ bills |
| Savings | (Baseline price − awarded price) × qty |
Kelompokkan hasil per kategori, vendor, proyek, dan periode. Selisih harga perlu ditelusuri penyebabnya, sedangkan penghematan perlu dibaca bersama kualitas dan ketepatan pengiriman. Harga murah kehilangan manfaatnya jika barang tidak memenuhi kebutuhan.
Dalam Total ERP, aturan persetujuan purchase request dapat diarahkan berdasarkan nominal dan kategori kepada kepala departemen, keuangan, dan pengadaan. Pemeriksaan sisa anggaran oleh keuangan didukung akun anggaran per pusat biaya; aturan persetujuan dan anggaran perlu dikonfigurasi.
Kesalahan Umum dan Cara Mencegahnya
- Menganggap permintaan internal sebagai pesanan. Purchase request belum menjadi komitmen kepada vendor. Pisahkan persetujuan kebutuhan dari konfirmasi PO.
- Memilih harga tanpa pemeriksaan teknis. Tentukan persyaratan kualitas, waktu kirim, dan kapasitas sebelum membandingkan penawaran.
- Mengirim spesifikasi berbeda. Gunakan dokumen yang seragam dan bagikan klarifikasi yang relevan kepada peserta.
- Membayar tanpa pencocokan dokumen. Tuntaskan selisih harga dan jumlah antara pesanan, penerimaan, dan tagihan sebelum pembayaran.
- Mengabaikan retur. Dokumentasikan pengembalian fisik dan tindak lanjut tagihannya agar catatan persediaan serta utang tetap selaras.
Total ERP mendukung retur vendor dari penerimaan yang sudah selesai. Validasi retur membalik stok dan valuasinya serta mengurangi jumlah diterima pada PO; jika barang sudah ditagihkan, debit note dapat dibuat terhadap tagihan tersebut.
Bagaimana Total ERP Mendukung Purchase Tender
Total ERP menyediakan perbandingan RFQ untuk penawaran berstatus draf atau terkirim yang memiliki setidaknya satu produk yang sama. RFQ yang sudah menjadi PO, dibatalkan, atau ditolak tidak memenuhi syarat perbandingan; penawaran pemenang dapat dikonfirmasi menjadi PO dari tampilan perbandingan.
Mulailah penerapan dengan menyepakati kategori pengadaan, penanggung jawab evaluasi, serta kriteria pemilihan vendor. Gunakan panduan pengelolaan penawaran proyek untuk menyiapkan proses pengelolaan penawaran.
Diskusikan kebutuhan purchase tender perusahaan Anda dengan tim Total ERP untuk meninjau kesesuaian alur dan konfigurasi yang diperlukan.
Sources
- https://www.total-erp.com/blog/bid-management-software
- https://www.total-erp.com/blog/dokumen-tender-proyek-konstruksi
- https://www.total-erp.com/blog/purchase-requisition
