Gunakan Aplikasi Procurement untuk Memudahkan Bisnis Anda!

Pada umumnya, ketika perusahaan sedang menjalankan bisnis, tentu dalam pelaksanaannya bisa terjadi masalah. Salah satu masalah yang biasa timbul dalam bisnis yaitu terkait dengan persediaan barang. Ketika bisnis mengalami kekurangan ataupun kelebihan persediaan, hal ini tentu tidak bagus. Untuk itu, perusahaan bisa menggunakan aplikasi procurement ketika akan mengelola pengadaan barang dan jasa.

Aplikasi procurement merupakan perangkat lunak yang berfungsi untuk mempermudah kerja bisnis secara efisien. Dengan bantuan dari aplikasi ini, pengelolaan dan proses pengadaan barang dan jasa bisa menjadi semakin efektif. untuk mengetahui lebih lanjut mengenai software ini, simak artikel berikut.

Table Of Content

Tahapan Procurement

Proses pengadaan adalah seluruh tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa yang perusahaan butuhkan. Untuk itu, Anda sendiri perlu untuk mengetahui proses dari pengadaan itu sendiri. Berikut merupakan tahapan dari seluruh proses procurement:

1. Identifikasi kebutuhan

Pada tahap awal ini, hal yang perlu Anda lakukan yaitu untuk melakukan identifikasi kebutuhan dari perusahaan. Ketika melangsungkan identifikasi ini, kemudian perlu untuk Anda spesifikasikan kriteria dari barang yang perusahaan butuhkan. Oleh karena itu, dengan menentukan kebutuhan bisnis yang ada, Anda bisa mengetahui barang atau jasa yang akan dibutuhkan.

2. Penyusunan dokumen pengadaan

Setelah kelar melakukan identifikasi kebutuhan bisnis, bisa Anda lanjutkan pada tahap penyusunan dokumen. Ketika akan menyusun dokumen pengadaan, hal ini harus tersusun secara rinci dan jelas. Dengan menyusun dokumen yang lengkap terkait dengan barang atau jasa yang akan dibeli dan jadwal pengiriman, selanjutnya hal ini akan mempermudah pembelian yang akan Anda lakukan.

3. Penyediaan barang atau jasa

Pada tahap ini, terjadi proses penawaran antara supplier dengan organisasi atau perusahaan yang mengajukan permintaan. Dalam proses penawaran, sebaik mungkin Anda bisa menemukan jalan tengah yang menguntungkan bagi kedua pihak.

4. Evaluasi penawaran

Setelah Anda menyelesaikan proses penawaran dan telah supplier terima penawaran yang ada, kemudian akan dilakukan proses evaluasi. Evaluasi akan terjadi untuk kembali melihat penawaran yang masuk dan apakah sudah sesuai dengan kriteria yang telah perusahaan tentukan sebelumnya.

5. Pemilihan penyedia

Setelah melalui proses evaluasi, kemudian perusahaan Anda bisa memilih penyedia yang akan bekerja sama untuk bisnis yang ada. Partner yang akan terpilih juga harus sesuai dengan kriteria dan memiliki tujuan yang sejalan dengan Anda.

6. Persetujuan kontrak

Setelah memilih penyedia, maka Anda akan berkontak dengan penyedia tersebut untuk mendiskusikan terkait dengan persetujuan kontrak. Dalam kontrak ini akan tertulis mengenai persetujuan terkait dengan penyediaan barang atau jasa.

7. Penerimaan barang atau jasa

Setelah menandatangani kontrak, maka penyedia harus mulai proses pengiriman barang pada perusahaan. Kemudian, perusahaan akan menunggu dan menerima barang atau jasa yang telah dipesan dengan spesifikasi tertentu.

8. Penagihan dan pembayaran

Setelah barang atau jasa telah perusahaan terima, maka masuk pada tahap pembayaran. Penyedia akan menagih biaya terkait dengan persediaan yang mereka berikan kepada organisasi sesuai dengan kontrak yang ada.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Procurement

Salah satu cara membantu perusahaan mengatur proses pengadaan barang secara efektif yaitu dengan menggunakan aplikasi procurement. Aplikasi ini bisa membantu perusahaan mengelola dan membandingkan harga dari berbagai penyedia barang dan jasa secara online. Selanjutnya, aplikasi ini juga bisa menyederhanakan proses pengadaan dengan mengatur dokumen dan informasi yang ada dengan otomatis.

Dengan menggunakan aplikasi procurement, proses pengadaan menjadi lebih transparan dan bisa mengurangi risiko terjadi korupsi atau kecurangan. Selain itu, aplikasi ini bisa menghemat biaya pengiriman dokumen dan biaya transportasi untuk mengunjungi penyedia barang. Aplikasi procurement akan memudahkan akses perusahaan terkait informasi secara real-time.

Baca Juga: Penerapan dan Manfaat Warehouse Management System Untuk Perusahaan

Fitur yang Harus Ada dalam Aplikasi Procurement

Pada saat ini, terdapat berbagai variasi dari software procurement dalam pasar. Untuk itu, Anda perlu mengetahui software dengan fitur terbaik yang akan membantu pekerjaan perusahaan Anda. Berikut merupakan fitur yang harus dimiliki perangkat lunak procurement:

1. Aplikasi procurement dengan penyimpanan terpusat

Dengan perangkat lunak yang memiliki basis cloud, maka aplikasi ini akan lebih mudah untuk Anda akses melalui berbagai perangkat. Seluruh dokumen penting perusahaan, dengan bantuan sistem akan tersimpan secara otomatis dan hanya bisa diakses oleh pihak tertentu. Dengan demikian, seluruh dokumen akan tersusun secara rapi dan terorganisir sehingga memudahkan Anda ketika ingin mencari dokumen tersebut.

2. Aplikasi procurement dengan manajemen blanket order

Ketika Anda sedang menjalankan bisnis, tentu akan membutuhkan barang dan persediaan dalam jumlah yang banyak. Persediaan ini sewaktu-waktu akan habis terjual, untuk itu penjual harus selalu siap untuk memesan kembali. Dengan fitur ini, sistem bisa mengelola kapan Anda harus memesan produk dan pada periode apa. Selain itu, sistem akan mencari dan memberikan Anda harga terbaik dari pemasok, sehingga bisa menghemat pengeluaran Anda.

3. Aplikasi procurement dengan fitur landed cost calculation

Keuangan suatu perusahaan tentu harus diperhatikan dengan baik-baik. Hal ini karena jika perusahaan memiliki pengeluaran yang terlalu besar dan tidak sesuai dengan budget, maka akan merugikan perusahaan secara finansial. Dengan bantuan fitur ini, sistem akan secara otomatis membuat kalkulasi biaya total pengadaan seperti asuransi, pajak, hingga biaya pengiriman. 

4. Aplikasi procurement dengan fitur pelacakan

Ketika Anda melakukan pembelian persediaan dalam jumlah yang banyak, maka perlu untuk dilakukan pengawasan terkait status barang tersebut. Dengan menggunakan fitur ini, Anda bisa mengetahui status persediaan yang sedang penyedia kirim. Selain itu, bisa Anda lakukan pelacakan pengeluaran dari perusahaan, sehingga semua aktivitas bisa berlangsung secara transparan.

Kesimpulan

Pada masa kini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi procurement untuk membantu seluruh proses pengadaan mereka. Hal ini mereka lakukan karena aplikasi bisa mengelola dari proses pemilihan, pemilihan vendor, pemesanan, pembayaran dari barang dan jasa. Untuk itu, dengan menggunakan aplikasi ini perusahaan bisa mengatur proses pengadaan barang jasa secara efisien.

Aplikasi procurement bisa menjadi solusi untuk membantu Anda mengelola proses pengadaan yang ada.  Oleh karena itu, Anda bisa menggunakan aplikasi salah satu nya Software Procurement milik Total. Perangkat lunak milik Total memiliki fitur seperti manajemen blanket order, landed cost calculation, dan vendor price list yang akan membantu perusahaan Anda mengelola barang dan jasa secara produktif. Coba demo gratis sekarang!