Pahami Manfaat Aplikasi E-Procurement Terbaik untuk Bisnis Anda

Aplikasi E-procurement adalah sistem pengadaan barang atau jasa yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk mengotomatisasi proses pengadaan. Dalam era digital yang semakin berkembang, aplikasi e-procurement menjadi solusi efektif untuk mengurangi biaya dan waktu dalam pengadaan barang atau jasa.

Procurement adalah proses untuk membeli barang atau jasa yang perusahaan butuhkan. Proses ini meliputi perencanaan, pencarian penyedia barang atau jasa, pengujian kualitas, pengiriman, dan pembayaran. Tujuannya adalah untuk membeli barang atau jasa dengan cara yang hemat dan efektif sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhannya dengan baik. 

Perbedaan antara procurement dan e-procurement terletak pada cara pelaksanaannya. Procurement terorganisir secara konvensional dengan menggunakan cara-cara tradisional seperti melalui surat-menyurat atau pertemuan langsung dengan pemasok. Sementara itu, e-procurement menggunakan teknologi internet, seperti aplikasi, mengakses informasi tentang pemasok, melakukan pengadaan, mengadakan lelang, dan melakukan pembayaran online.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang aplikasi e-procurement dan bagaimana penggunaannya dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengadaan barang atau jasa. Kita juga akan mengulas beberapa fitur utama yang dapat ditemukan dalam aplikasi e-procurement. Simak terus artikel ini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang aplikasi e-procurement dan bagaimana penggunaannya dapat memudahkan operasional bisnis Anda.

Daftar Isi

Bagaimana Aplikasi E-Procurement Bekerja?

E-procurement adalah sebuah sistem yang memungkinkan organisasi atau perusahaan untuk melakukan proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik melalui internet. Dalam e-procurement, terdapat beberapa tahap yang harus terlewati, mulai dari permintaan pengadaan hingga pembayaran. Pada tahap pertama, pihak yang membutuhkan barang atau jasa akan membuat permintaan pengadaan yang tersedia dari spesifikasi barang atau jasa.. 

Selanjutnya, sistem e-procurement akan mencari supplier sesuai dengan spesifikasi yang telah ada, dan supplier yang cocok akan mengadakan pengajukan penawaran. Penawaran ini bersifat terbuka sehingga setiap supplier memiliki kesempatan yang sama untuk memenangkan kontrak. Setelah semua penawaran telah sukses, sistem e-procurement akan melakukan evaluasi terhadap penawaran untuk memilih supplier yang terbaik dan paling cocok. 

Kelebihan Aplikasi E-Procurement

Sistem e-procurement memiliki banyak kelebihan yang bisa memberikan manfaat bagi organisasi. Salah satu kelebihannya adalah efisiensi waktu. Dengan menggunakan e-procurement, proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih cepat dan efisien karena ter optimize secara online. Pencarian dan pemilihan pemasok bisa melakukan dengan lebih mudah dan cepat, tanpa harus berkunjung ke tempat pemasok.

Dalam hal ini, e-procurement merupakan solusi tepat bagi organisasi yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa. E-procurement memberikan banyak kelebihan yang bisa memberikan manfaat bagi organisasi, Mari kita bahas lebih lanjut mengenai kelebihan-kelebihan dari sistem e-procurement.

1. Menghemat biaya pengadaan

E-procurement merupakan sistem pengadaan barang dan jasa secara online, dengan menggunakan e-procurement, semua proses pengadaan bisa ter optimize secara online. Juga menghilangkan kebutuhan untuk melakukan perjalanan ke tempat pemasok dan menghindari biaya-biaya, seperti biaya administrasi, biaya operasional, dan biaya yang terkait dengan proses pembayaran.

Dengan menghilangkan biaya tersebut, organisasi bisa lebih efisien menggunakan anggaran, dan mengalokasikan sumber daya yang ada dengan lebih baik. Hal ini bisa membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja dan menghasilkan laba yang lebih besar. Oleh karena itu, penggunaan e-procurement dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan, terutama dalam menghemat biaya pengadaan.

2. Mengefisiensikan pemesanan produk

E-procurement memiliki kelebihan dalam mengefisiensikan pemesanan produk dengan mempermudah proses pengisian formulir pemesanan produk dan proses verifikasi oleh pemasok. Dalam proses manual, pemesanan produk seringkali memerlukan pengisian formulir secara manual dan memakan waktu yang lama untuk menunggu persetujuan pemasok. 

Namun, dengan menggunakan e-procurement, proses pengisian formulir pemesanan produk melalui sistem online, dan proses verifikasi oleh pemasok berjalan dengan efisien. Hal ini memungkinkan untuk menghemat waktu, biaya yang terkait dengan proses pemesanan produk, serta meningkatkan efisiensi pengadaan barang dan jasa.

3. Meningkatkan keamanan dalam proses transaksi pembayaran

Kelebihan lain dari e-procurement adalah meningkatkan keamanan dalam proses transaksi pembayaran. Dalam proses pengadaan barang dan jasa, transaksi pembayaran merupakan tahap yang penting, namun juga berisiko terhadap kecurangan dan kejahatan keuangan. Dengan menggunakan e-procurement, transaksi pembayaran dapat tersistem secara online, sehingga lebih terjamin keamanannya dan menghindari risiko kecurangan dan kejahatan keuangan.

Selain itu, e-procurement juga dapat menyediakan sistem kontrol yang lebih baik dan akuntabilitas yang lebih jelas dalam pengadaan barang dan jasa. Proses pembayaran dapat terpantau dan tercatat dengan lebih mudah dan akurat, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan atau kecurangan. Hal ini dapat membantu organisasi untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan keamanan dalam proses pengadaan barang dan jasa, serta menghindari risiko kerugian keuangan.

4. Kemudahaan dalam pelaporan keuangan dengan data-data yang akurat

Kelebihan lain dari e-procurement adalah kemudahan dalam pelaporan keuangan dengan data-data yang akurat. Dalam proses pengadaan barang dan jasa, pelaporan keuangan menjadi tahap yang sangat penting. Dengan menggunakan e-procurement, seluruh proses pengadaan barang dan jasa dapat ter integrasi secara digital sehingga menghasilkan data-data yang akurat dan terstruktur dengan baik.

Data-data tersebut dapat berguna untuk mempermudah pelaporan keuangan, sehingga meminimalisir risiko kesalahan pelaporan atau pengabaian aspek-aspek penting dalam pelaporan keuangan. Dalam e-procurement, data-data tersebut tersedia secara real-time sehingga memungkinkan manajemen untuk memantau dan memperbaiki proses pengadaan barang dan jasa dengan cepat dan akurat. Hal ini tentu saja sangat membantu organisasi untuk meningkatkan akuntabilitas dan transparansi, serta mempermudah pengambilan keputusan strategis berdasarkan data-data yang akurat.

Baca Juga:  Gunakan Aplikasi Procurement untuk Memudahkan Bisnis Anda!

Sistem Aplikasi E-Procurement Terbaik yang Perlu Perusahaan Anda Ketahui 

Sistem aplikasi e-procurement yang terintegrasi dengan Total Enterprise Resource Planning (ERP) dapat menjadi pilihan terbaik untuk perusahaan. Dan perusahaan membutuhkan pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang terintegrasi dengan sistem manajemen bisnis secara keseluruhan.

Total ERP merupakan sebuah sistem manajemen bisnis terintegrasi mencakup berbagai aspek bisnis, seperti pengadaan, keuangan, persediaan, produksi, penjualan, dan lain-lain. Dengan menggunakan sistem Total ERP, dapat memperoleh informasi yang terintegrasi dan terstruktur dengan baik, sehingga memudahkan pengambilan keputusan bisnis efektif.

Dalam hal pengadaan barang dan jasa, sistem aplikasi e-procurement yang terintegrasi dengan Total ERP dapat memberikan banyak keuntungan bagi organisasi. Penggunaan sistem e-procurement dapat membantu mengotomatisasi proses pengadaan barang dan jasa sehingga dapat mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat proses pengadaan. 

Fitur aplikasi e-procurement pada Total ERP

Sebelum membahas beberapa fitur unggulan milik Total ERP, penting memahami bahwa sistem pengadaan yang efektif sangatlah krusial untuk kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, Total ERP menyediakan solusi terbaik dalam hal pengelolaan pengadaan barang dan jasa.

Total ERP memiliki beberapa fitur unggulan dalam procurement:

• Pengelolaan Pemasok: Dengan fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola pemasok dengan lebih efektif, termasuk dalam hal pemilihan, evaluasi, dan pengukuran kinerja pemasok. Hal ini membantu perusahaan untuk memilih dan mempertahankan pemasok yang berkualitas tinggi dan handal.
• Manajemen Permintaan: Pada fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat permintaan pengadaan dengan cepat dan mudah, serta memantau status permintaan tersebut. Perusahaan juga dapat memantau dan membatalkan permintaan pengadaan jika perlu.
• Pengiriman dan Penerimaan Barang: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan dan menerima barang dengan lebih cepat dan efektif, serta memantau status pengiriman dan penerimaan barang secara real-time.
• Manajemen Faktur dan Pembayaran: Oleh fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola faktur dan pembayaran dengan mudah, termasuk dalam hal validasi, persetujuan, dan pembayaran faktur. Perusahaan juga dapat melakukan rekonsiliasi pembayaran dengan cepat dan mudah.
• Pemantauan Stok: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau stok barang yang tersedia secara real-time, mengoptimalkan kebutuhan stok, serta melakukan perencanaan produksi yang efektif.

Keunggulan dari fitur-fitur tersebut adalah Total ERP memberikan solusi yang komprehensif dan terintegrasi dalam proses procurement.Sehingga perusahaan dapat mempercepat waktu pengadaan barang dan jasa, meningkatkan efisiensi operasional, serta mengurangi risiko kesalahan dan biaya tidak perlu.

Kesimpulan 

Dalam era digitalisasi yang semakin maju, e-procurement menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk mempercepat proses pengadaan barang dan jasa, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional. E-procurement juga membantu perusahaan dalam mengurangi biaya dan risiko yang terkait dengan proses pengadaan.

Total ERP memiliki Software procurement yang sangat lengkap dan terintegrasi yang membantu perusahaan dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa dengan lebih efektif. Fitur-fitur unggulan seperti manajemen pemasok, pengiriman dan penerimaan barang, manajemen faktur dan pembayaran, serta pemantauan stok, membuat Total ERP menjadi pilihan yang tepat untuk perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan. Jadwalkan demo gratis untuk software E-procurement terbaik dari Total ERP.

Baca Juga: Software Purchase Order, Sistem Pengadaan Perusahaan Jadi Lebih Mudah