Optimalkan Perusahaan dengan Inventory Management Software

• Definisi Inventory Management
• Jenis-jenis Metode Inventory Management
• Tantangan-tantangan dalam Inventory Management
• Definisi Inventory Management Software
• Manfaat Inventory Management Software
• Cara Memilih Inventory Management Software yang Tepat Untuk Bisnis Anda
• 10 Rekomendasi Inventory Management Software Terbaik
  1. Software manajemen inventory Total
  2. Software manajemen inventory HashMicro
  3. Deskera Inventory Software
  4. Software Inventaris Oracle
  5. SAP Management Inventaris
  6. Zoho Inventory
  7. Software Inventory Netsuite
  8. Fishbowl Inventory
  9. NetStock
  10. Acumatica
• Kesimpulan 

Definisi Inventory Management

Pengelolaan inventaris atau inventory management merupakan suatu kombinasi dari ilmu dan seni dalam mengatur, menyimpan, dan menggunakan inventaris perusahaan. Inventaris ini mencakup berbagai bahan dan komponen yang bisnis gunakan atau jual untuk produksi produknya. Untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan, perusahaan mengandalkan sistem dan metode yang membantu dalam pemantauan stok inventaris serta menentukan timing yang tepat untuk melakukan pemesanan tambahan.

Selain itu, tujuan dari pengelolaan inventaris adalah untuk memastikan adanya stok yang cukup agar kelancaran operasional tetap terjaga dan permintaan pelanggan dapat terpenuhi sesuai dengan waktu yang tepat. Dengan mengoptimalkan proses pengelolaan inventaris, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan yang berlebihan dan mengurangi risiko barang kadaluwarsa atau rusak karena kurangnya pergantian barang. Jadi, seluruh proses pengelolaan inventaris ini diarahkan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan keuntungan secara keseluruhan bagi perusahaan.

Jenis-jenis Metode Inventory Management

Inventory management atau manajemen persediaan melibatkan berbagai jenis pendekatan dan strategi untuk mengelola persediaan dengan efisien. Dalam dunia bisnis, pemilihan jenis manajemen inventaris yang tepat dapat memiliki dampak besar terhadap keseluruhan operasi dan kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memahami beragam opsi yang tersedia dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka.

Manajemen persediaan periodik

Manajemen persediaan periodik merupakan pendekatan tradisional dalam mengelola persediaan. Dalam metode ini, bisnis melakukan penghitungan fisik atas persediaan pada interval tertentu seperti harian, mingguan, dua mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Namun, apa yang terjadi di antara periode penghitungan tidak terlacak, sehingga pemilik bisnis berharap bahwa catatan buku akan sesuai setiap kali melakukan inventarisasi stok.

Perlu Anda ketahui bahwa mengandalkan harapan tersebut bukanlah strategi bisnis yang berkelanjutan. Seiring berkembangnya variasi produk dan bisnis yang lebih kompleks, sistem ini menjadi terlalu memakan sumber daya dan berpotensi menyebabkan kesalahan. Keuntungan utama dari manajemen persediaan periodik adalah kesederhanaannya dan kemudahannya untuk kita lakukan. Namun, kekurangannya adalah kemungkinan ketidakakuratan. Jika penghitungan fisik tidak dilakukan dengan cukup sering, catatan persediaan mungkin tidak mencerminkan jumlah sebenarnya di gudang. Akibatnya, bisa terjadi kelebihan stok atau kekurangan persediaan yang dapat berdampak buruk pada bisnis.

Karena itu, manajemen persediaan periodik tidak lagi dianggap sebagai standar terbaik. Namun, jangan khawatir karena pendekatan ini dapat berguna bagi bisnis dengan persediaan yang sederhana, misalnya jika Anda hanya memiliki satu jenis produk yang jarang bergerak. Dalam kasus seperti itu, penghitungan fisik sekali setahun mungkin masih dapat diterima.

Manajemen persediaan perpetual

Karena terdapat kekurangan pada hitungan periodik, munculah jenis manajemen persediaan perpetual. Metode ini diakui sebagai cara yang lebih akurat, namun hanya saja memerlukan lebih banyak waktu. Operasi metode berjalan dengan terus-menerus dengan memperbaharui persediaan setiap kali ada pesanan baru atau perpindahan stok. Terlebih lagi, dengan bantuan software manajemen persediaan gudang, pelacakan stok secara akurat dan real-time menjadi lebih mudah.

Ketika Anda menerima pesanan baru dari platform e-commerce, sistem akan secara otomatis mengurangi persediaan yang kita butuhkan dari total stok dan memberi tahu ketersediaan material. Perangkat lunak ini dapat secara otomatis melacak semua jenis persediaan dan mengalokasikannya berdasarkan tahapannya dalam jadwal produksi.

Selain itu, dampak positif lainnya dari metode pelacakan yang berkelanjutan adalah persediaan tidak akan hilang, terbuang, atau dialokasikan untuk dua hal sekaligus. Maka dari itu, metode perpetual merupakan teknik manajemen persediaan yang selalu berlangsung di belakang layar dan memudahkan penerapan metode-metode berikutnya.

Manajemen persediaan just-in-time

Manajemen persediaan just-in-time merupakan sebuah filosofi pengelolaan persediaan yang bertujuan untuk mengisi permintaan tepat pada waktunya. Jadi, barang-barang kita produksi saat ada pesanan masuk, bukan sebelumnya. Tujuan dari jenis metode just-in-time ini adalah untuk mengurangi biaya dari proses produksi dengan perencanaan yang hati-hati. Semua sumber daya (tenaga kerja, bahan baku, ruang, dan waktu) kita gunakan secara optimal untuk menciptakan produk berkualitas tinggi sekaligus mengurangi biaya.

Contohnya ketika suatu barang hampir habis, sistem supermarket memberi tanda peringatan kepada manajer untuk memesan lebih banyak. Dengan begitu, semua pemborosan dan ketidaksempurnaan dapat kita identifikasi dan kurangi sebanyak mungkin. Selain itu, ada juga lima elemen yang perlu kita fokuskan jika ingin mengadopsi filosofi ini, yaitu menghilangkan pemborosan, terus melakukan evaluasi kinerja, melakukan peningkatan secara berkelanjutan, berfokus pada kepuasan pelanggan, dan menciptakan lingkungan kerja yang seimbang dan fokus.

Manajemen persediaan ABC

Metode lain yang sering kita gunakan untuk mengkategorikan persediaan produk berdasarkan tingkat penjualannya adalah manajemen persediaan ABC. Model ini berdasar pada prinsip Pareto yang berasumsi bahwa sebagian besar penjualan berasal dari sebagian kecil produk yang dijual. Dengan kata lain, sekitar 15% variasi produk mungkin menyumbang sebanyak 70% dari penjualan (item A). Sebaliknya, beberapa produk yang menyumbang sekitar 50% dari persediaan hanya menyumbang sekitar 10% dari total penjualan (item C). Selebihnya berada di tengah-tengah, yaitu persediaan yang bergerak dengan kecepatan sedang.

Meskipun angka-angka tersebut tidak tepat atau akurat, tetapi tetap memberikan gambaran yang baik. Manajemen persediaan ABC dirancang untuk membantu mengidentifikasi bahwa bagian berbeda dari persediaan memiliki tingkat perputaran yang berbeda. Dengan kata lain, metode ini berguna untuk mengetahui umur rata-rata untuk setiap item persediaan memberikan informasi tentang bagaimana aliran persediaan berjalan, berapa rata-ratanya, dan bagian mana yang tidak banyak terjual.

Manajemen persediaan konsinyasi

Manajemen persediaan konsinyasi merupakan suatu cara mengelola persediaan di mana kepemilikan barang hanya berpindah tangan saat barang-barang tersebut terjual kepada pelanggan akhir. Dalam metode ini, pemasok tetap memiliki kepemilikan atas persediaan hingga terjual. Penggunaan metode ini merupakan pilihan yang baik untuk mencoba produk tanpa perlu melakukan riset pasar terlebih dahulu. Bahkan, metode ini dapat kita gunakan untuk tujuan tersebut karena para pemasok cenderung setuju untuk menyediakan stok jika mereka tidak memiliki risiko apakah barang akan terjual atau tidak.

Di samping itu, penggunaan metode ini juga menghemat biaya pengiriman karena daripada menjual produk satu per satu, Anda cukup mengirimkan sejumlah besar produk sekaligus kepada pelanggan. Lalu, mereka akan mengembalikan barang yang tidak terjual beberapa bulan kemudian. Meskipun metode ini memerlukan pendekatan yang spesifik dan Anda harus mencari pemasok yang bersedia untuk berpartisipasi, jika sesuai dengan bisnis atau produk Anda, ruang penyimpanan stok akan terlihat lebih rapi. Hal ini karena bukan Anda yang menyimpan persediaan, melainkan pelanggan Anda yang akan melakukannya.

Tantangan-tantangan dalam Inventory Management

Inventory management merupakan aspek kritis dalam operasional suatu bisnis. Untuk memastikan persediaan barang selalu terjaga dengan baik, perusahaan harus menghadapi beberapa tantangan yang dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas keseluruhan. Dengan memahami dan mengatasi tantangan-tantangan ini, bisnis dapat mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi dalam mengelola persediaan dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggannya.

Dead stock

Dead stock ini merujuk pada produk yang belum terjual tetapi masih tersimpan dalam persediaan. Di sisi lain, deadstock, berbeda dengan dead stock, adalah persediaan yang tidak lagi kita pegang dan seringkali kita jual dengan harga lebih tinggi.

Ada beberapa alasan mengapa bisnis dapat mengalami akumulasi dead stock. Dua alasan utamanya adalah manajemen persediaan yang buruk dan ketidakmampuan menerima kenyataan. Mungkin Anda merasa bahwa menyimpan persediaan yang tidak berperforma tidak menjadi masalah besar. Namun, hambatan ini dapat dengan cepat mengurangi pendapatan bisnis Anda tanpa Anda sadari. Untuk mengatasi masalah ini dan memantau stok dengan lebih efektif, Anda dapat mengintegrasikan perangkat lunak inventory management.

Kekurangan stok barang

Kekurangan persediaan atau stok barang adalah situasi ketika barang yang pelanggan butuhkan tidak tersedia. Hal ini dapat menyebabkan dampak negatif bagi perusahaan, termasuk kehilangan penjualan dan ketidakpuasan pelanggan. Beberapa alasan terjadinya kekurangan persediaan meliputi kurangnya pemesanan barang, barang yang rusak atau hilang, pencurian barang, masalah dengan pemasok, dan lonjakan permintaan dari pelanggan yang tak terduga.

Maka dari itu, untuk menghindari kekurangan persediaan, Anda perlu menggunakan perangkat lunak ERP yang handal dengan fitur manajemen persediaan untuk memantau tingkat persediaan dan memberikan peringatan saat waktu untuk memesan barang kembali.

Kelebihan stok barang

Kelebihan persediaan merupakan situasi di mana terdapat stok barang yang berlebihan dalam gudang atau toko. Masalah ini sebanding dengan masalah kehabisan stok karena dapat menyebabkan modal terikat pada barang yang sulit terjual. Beberapa faktor penyebab terjadinya kelebihan persediaan antara lain pesanan yang berlebihan, menurunnya permintaan dari pelanggan secara tiba-tiba, atau menyimpan barang yang lambat laku. Untuk menghindari ini, Anda memerlukan sistem manajemen persediaan yang efektif yang mampu memantau tingkat persediaan dan memproyeksikan permintaan dari pelanggan.

Definisi Inventory Management Software

Inventory management software adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola dan mengawasi persediaan atau stok barang mereka dengan lebih efisien. Tujuan utama dari perangkat lunak ini adalah untuk memberikan visibilitas yang tepat atas seluruh aspek persediaan, termasuk jumlah barang yang tersedia, lokasi penyimpanan, pergerakan persediaan, dan informasi lainnya yang relevan.

Beberapa fitur umum dari inventory management software meliputi:

1. Pencatatan stok, yang memungkinkan bisnis untuk mencatat dan memantau jumlah persediaan yang dimiliki secara keseluruhan.
2. Manajemen pemesanan, yang membantu mengatur pemesanan barang baru agar persediaan selalu terpenuhi.
3. Pengendalian persediaan, yang membantu menghindari kesalahan stok, seperti mencegah terjadinya stok kosong atau stok berlebih.
4. Pelacakan persediaan, yang memungkinkan pelacakan real-time atau hampir real-time atas pergerakan barang, baik yang masuk maupun keluar dari gudang.
5. Analisis dan pelaporan, yang menyediakan analisis dan laporan terkait kinerja persediaan, seperti tingkat putaran stok, produk terlaris, atau prediksi kebutuhan persediaan di masa depan.
6. Integrasi dengan sistem lain, yang memampukan inventory management software untuk dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam bisnis, seperti sistem penjualan, sistem akuntansi, atau platform e-commerce.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, banyak perusahaan menggunakan inventory management software atau sistem manajemen persediaan untuk membantu mereka mengelola persediaan dengan lebih baik, terutama bagi bisnis dengan skala besar atau yang memiliki produk yang beragam dan kompleks.

Manfaat Inventory Management Software

Inventory management software atau sistem manajemen persediaan memiliki banyak manfaat yang dapat membantu bisnis mengelola persediaan mereka dengan lebih efisien dan efektif. Beberapa manfaat utama dari menggunakan perangkat lunak ini adalah sebagai berikut.

Peningkatan efisiensi operasional

Inventory management software membantu mengotomatisasi berbagai tugas terkait persediaan, seperti pelacakan stok, pemesanan ulang, dan pemantauan pergerakan barang. Dengan mengurangi pekerjaan manual, waktu dan usaha dapat kita alokasikan untuk aktivitas lain yang lebih strategis.

Pengurangan biaya persediaan berlebih

Perangkat lunak ini membantu mengoptimalkan persediaan dengan memberikan visibilitas atas permintaan dan tingkat penjualan produk. Hal ini memungkinkan bisnis untuk memesan persediaan sesuai dengan kebutuhan aktual sehingga menghindari akumulasi persediaan berlebih yang dapat menyebabkan kerugian finansial.

Peningkatan akurasi dan ketepatan data

Dengan menggunakan sistem manajemen persediaan yang serba otomatis, kesalahan manusia dalam pencatatan dan pelacakan persediaan dapat terminimalisir. Hal ini membantu meningkatkan akurasi data persediaan, yang merupakan sesuatu yang kritis dalam pengambilan keputusan yang tepat.

Pelacakan real-time

Sistem manajemen persediaan juga memungkinkan pelacakan persediaan secara real-time atau hampir real-time, sehingga bisnis dapat dengan cepat mengetahui stok yang tersedia dan mengatasi situasi darurat atau kekurangan stok.

Prediksi dan analisis

Selain itu, perangkat lunak ini sering menyediakan analisis dan laporan terkait kinerja persediaan, seperti tingkat putaran stok, produk terlaris, atau tren permintaan. Informasi ini membantu dalam merencanakan kebutuhan persediaan di masa depan dan membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.

Integrasi dengan sistem lain

Inventory management software dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam bisnis, seperti sistem penjualan, sistem akuntansi, atau platform e-commerce. Hal ini memfasilitasi aliran kerja yang lebih lancar dan efisien.

Peningkatan layanan pelanggan

Dengan persediaan yang terorganisir dan terkelola dengan baik, bisnis dapat lebih cepat dan lebih akurat dalam memproses pesanan pelanggan. Lalu, hal tersebut akan mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan yang lebih baik.

Pengurangan kehilangan dan pencurian

Terakhir, inventory management software membantu mengidentifikasi kehilangan persediaan atau pencurian dengan memberikan catatan yang tepat tentang pergerakan barang. Hal ini dapat mencegah kerugian yang disebabkan oleh tindakan yang tidak sah atau melanggar hukum.

Cara Memilih Inventory Management Software yang Tepat Untuk Bisnis Anda

Memilih inventory management software yang tepat untuk bisnis Anda merupakan langkah krusial dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan. Dengan beragam opsi yang tersedia, penting bagi setiap bisnis untuk memahami kebutuhan dan tujuan mereka sebelum mengambil keputusan.

Kesesuaian dengan industri

Memilih perangkat lunak manajemen persediaan yang tepat untuk bisnis Anda melibatkan pertimbangan terhadap kesesuaian dengan industri bisnis Anda. Meskipun perangkat lunak manajemen persediaan dasar dapat membantu kelancaran operasional, namun opsi yang dikhususkan untuk industri tertentu akan memberikan efisiensi yang maksimal. Sebagai contoh, mengelola persediaan barang yang mudah rusak tentunya akan berbeda dengan mengelola produk tahan lama.

Jadi, jenis persediaan yang Anda kelola akan menentukan berapa lama barang dapat bertahan di rak, berapa banyak yang sebaiknya Anda pesan, dan seberapa sering Anda harus melakukan pemesanan ulang. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik industri bisnis Anda dalam memilih perangkat lunak manajemen persediaan yang optimal.

Kemampuan integrasi

Penting untuk memilih software manajemen persediaan yang dapat terintegrasi dengan semua saluran penjualan Anda, baik itu melalui platform online maupun langsung di toko fisik. Anda perlu memastikan software tersebut dapat berintegrasi dengan platform e-commerce dan sistem POS Anda. Selain itu, pastikan juga bahwa software tersebut dapat terhubung dengan software akuntansi karena persediaan merupakan aset lancar yang tercatat dalam neraca keuangan. Integrasi langsung yang telah tersedia umumnya lebih kita utamakan daripada integrasi tidak langsung, karena biasanya tidak menimbulkan biaya tambahan.

Kemampuan mengembangkan bisnis

Dalam memilih perangkat lunak manajemen persediaan yang tepat untuk bisnis, Anda perlu mempertimbangkan skalabilitasnya. Pertimbangkan apakah perangkat lunak yang Anda pilih dapat berkembang sejalan dengan pertumbuhan bisnis Anda. Selain itu, penting juga untuk menghindari situasi di mana Anda harus secara manual memasukkan kembali seluruh persediaan jika bisnis melebihi kapasitas sistem saat ini.

Anda juga perlu mempertimbangkan jumlah pengguna yang akan memerlukan akses ke perangkat lunak manajemen persediaan. Biaya tambahan untuk pengguna ekstra bisa meningkatkan biaya operasional dengan cepat. Karena itu, pastikan untuk menyertakan semua pihak yang terlibat dalam mengisi atau menghitung persediaan, termasuk diri Anda sendiri dan mungkin juga akuntan Anda.

Biaya

Opsi biaya untuk software manajemen persediaan dapat beragam. Mulai dari yang gratis hingga produk yang memerlukan investasi ratusan atau bahkan ribuan dolar per bulan. Meskipun ada produk gratis atau berbiaya rendah yang mungkin cukup untuk operasi bisnis yang sangat kecil, namun untuk bisnis dengan kebutuhan persediaan yang lebih kompleks, pilihan yang lebih mahal mungkin menjadi pilihan yang lebih tepat. Hal ini penting, terlebih jika risiko kehilangan uang akibat kesalahan persediaan cukup besar.