Dalam pengelolaan kawasan berikat, masalah sering timbul akibat kurangnya pemahaman tentang penggunaan IT inventory secara efisien. Artikel ini akan mengulas tipe-tipe IT inventory dan manfaatnya bagi kawasan berikat agar perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional dan memperoleh keuntungan lebih besar.
Daftar Isi
Apa itu IT Inventory Kawasan Berikat?
IT Inventory Kawasan Berikat merupakan sebuah sistem informasi yang menjadi keharusan bagi perusahaan-perusahaan di dalam kawasan berikat guna mengelola barang-barang mereka.
Setiap perusahaan diharuskan memiliki IT Inventory yang dapat diakses secara berkala oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). Agar memungkinkan DJBC untuk membaca dan mengunduh dokumen-dokumen yang diperlukan dalam pelaporan sesuai dengan ketentuan peraturan undang-undang.
Ketentuan ini tercantum dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 131/PMK/04/2018 dan Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai nomor PER-19/BC/2018 tentang Tata Laksana Kawasan Berikat.
Aturan tersebut mewajibkan perusahaan-perusahaan di kawasan berikat untuk memiliki sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan mengenai masuk dan keluarnya barang.
Tujuannya adalah untuk memberikan kemudahan dan kepastian bagi perusahaan yang menggunakan jasa di kawasan berikat.
Apa saja Ketentuan IT Inventory Kawasan Berikat?
Menurut ketentuan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai Nomor PER-19/BC/2018, persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan agar memperoleh fasilitas berikat adalah sebagai berikut:
- Sudah terdaftar sebagai pengusaha kena pajak (PKP) dan telah melaporkan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak Penghasilan (PPh) sesuai dengan kewajiban tahun pajak terakhir.
- Memperoleh rekomendasi dari penyelenggara kawasan berikat setelah mengajukan permohonan izin sebagai pengusaha di kawasan berikat.
- Memiliki teknologi informasi untuk mengelola pemasukan dan pengeluaran barang, termasuk IT Inventory dan closed circuit television (CCTV) yang handal.
- Memiliki sistem pengendalian internal (SPI) yang efektif dan baik.
- Melakukan analisis dampak ekonomi dari pemberian izin kawasan berikat.
Selain itu, IT inventory kawasan berikat minimal memenuhi kriteria sebagai berikut:
- IT Inventory adalah subsistem yang tak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi di Kawasan Berikat yang bertanggung jawab untuk menghasilkan informasi laporan keuangan.
- IT Inventory digunakan secara kontinu dan real-time sesuai dengan sistem pengendalian internal (SPI) yang berlaku di Kawasan Berikat.
- Informasi yang dihasilkan oleh IT Inventory harus memenuhi kriteria tertentu. Termasuk kemampuan untuk menghasilkan laporan yang dapat diakses oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai serta Direktorat Jenderal Pajak.
- IT Inventory bertugas mencatat riwayat perekaman dan melakukan penelusuran terhadap kegiatan pengguna di Kawasan Berikat. Sehingga memungkinkan adanya traceability atau penelusuran posisi barang.
- Proses pencatatan dalam IT Inventory hanya dapat dilakukan melalui authorized access. Yaitu oleh orang yang memiliki hak akses khusus.
- Perubahan dalam pencatatan atau data hanya bisa dilakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan sesuai perannya dalam sistem. Menjaga keamanan dan integritas informasi.
- Seluruh proses pencatatan harus dapat menggambarkan keterkaitan dengan dokumen kepabeanan yang relevan. Termasuk mencantumkan data jenis, nomor, dan tanggal pemberitahuan pabean yang terkait.
Manfaat Implementasi Sistem IT Inventory Kawasan Berikat
Implementasi sistem IT inventory di kawasan berikat memberikan sejumlah manfaat signifikan baik bagi pelaku usaha maupun pihak Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC).
Manfaat bagi pelaku usaha:
- Efisiensi Operasional: Sistem IT inventory memungkinkan pelaku usaha untuk lebih efisien dalam mengelola dan melacak stok barang, meminimalkan kesalahan manusia, dan mengoptimalkan proses logistik.
- Pengawasan dan Pengendalian yang Lebih Baik: Dengan IT inventory, pelaku usaha dapat memiliki visibilitas yang lebih tinggi terhadap barang-barang mereka. Memungkinkan pengawasan dan pengendalian yang lebih baik atas seluruh proses bisnis.
- Kepatuhan Peraturan: Sistem IT inventory membantu memastikan bahwa pelaku usaha mematuhi peraturan dan persyaratan yang berlaku dalam kawasan berikat. Sehingga menghindari potensi sanksi atau masalah hukum.
- Optimalisasi Pemenuhan Permintaan: Dengan informasi real-time tentang stok barang, pelaku usaha dapat mengidentifikasi tren permintaan dan meresponsnya dengan lebih cepat. Mengoptimalkan persediaan barang dan meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan stok.
Manfaat bagi pihak Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC):
- Pengawasan Lebih Efisien: Implementasi sistem IT inventory memungkinkan DJBC untuk melakukan pengawasan dan pemantauan terhadap aktivitas kawasan berikat dengan lebih efisien dan efektif melalui akses ke data real-time.
- Pemantauan Kepatuhan: DJBC dapat dengan mudah memverifikasi ketaatan pelaku usaha terhadap aturan dan peraturan yang berlaku dalam kawasan berikat melalui laporan dan data yang tersedia dalam sistem IT inventory.
- Transparansi dan Akurasi Data: Dengan data yang tercatat secara terpusat dan otomatis, DJBC dapat mengandalkan data yang lebih akurat dan transparan dalam melakukan evaluasi dan analisis terhadap kinerja kawasan berikat.
- Penyediaan Layanan yang Lebih Baik: Dengan informasi yang lebih lengkap dan tepat waktu dari IT inventory, DJBC dapat memberikan layanan yang lebih baik dan mendukung perkembangan kawasan berikat secara keseluruhan.
Apa Saja Tipe Implementasi IT Inventory Kawasan Berikat?
Berikut adalah beberapa tipe IT Inventory kawasan berikat yang memiliki peran krusial dalam mengelola dan memantau aset-aset teknologi informasi yang ada.
Kategori A (integrated system)
Dalam kategori ini, perusahaan di kawasan berikat mengadopsi pendekatan yang menggabungkan seluruh proses pencatatan pembukuan ke dalam satu aplikasi terpadu.
Sistem tersebut terancang agar setiap aspek dari pencatatan keuangan dan pengelolaan IT inventory dapat saling terhubung dan berintegrasi secara sinergis.
Melalui aplikasi terpadu ini, data dan informasi terkait pengelolaan keuangan dan aset teknologi informasi dapat diakses dengan mudah dan real-time.
Ketika ada perubahan atau transaksi baru, informasi akan secara otomatis terupdate di seluruh bagian sistem, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi data.
Selain itu, dengan sistem terpadu, perusahaan dapat memanfaatkan data yang terintegrasi untuk menganalisis kinerja operasional secara menyeluruh dan lebih efisien.
Laporan keuangan dan analisis IT inventory dapat terhasilkan dengan cepat dan lebih akurat, memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat waktu dan cerdas.
Kategori B ( Mirroring database)
Di lingkungan perusahaan kawasan berikat, ada dua aplikasi utama yang berperan penting dalam mengelola proses bisnis.
Pertama, terdapat aplikasi pencatatan pembukuan utama yang berfungsi sebagai pusat pengelolaan seluruh transaksi keuangan dan operasional perusahaan.
Aplikasi ini mencatat secara rinci setiap aspek terkait pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan bisnis lainnya.
Sementara itu, aplikasi kedua adalah IT Inventory, yang memiliki dua peran utama.
Pertama, sebagai sistem pencatatan yang mengurus segala hal terkait inventarisasi, termasuk masuk dan keluar barang, pengelolaan stok perangkat keras dan lunak, serta pencatatan riwayat penggunaan aset teknologi informasi perusahaan.
Kedua, IT Inventory berfungsi sebagai interface, menyediakan antarmuka bagi perusahaan untuk mengakses dan memanipulasi data inventaris dengan lebih efisien.
Pentingnya integrasi antara kedua aplikasi ini tak dapat diabaikan. Melalui integrasi, data dan informasi dari aplikasi pencatatan pembukuan utama secara otomatis akan tersinkronisasi dengan IT Inventory.
Setiap transaksi yang melibatkan masuk atau keluar barang akan secara langsung dicatat dan ter-update di kedua aplikasi tersebut, menjaga konsistensi dan akurasi data.
Kategori C
Pada kategori ini, perusahaan di kawasan berikat tetap menggunakan dua aplikasi utama, yaitu sistem pencatatan pembukuan perusahaan dan IT Inventory.
Sistem pencatatan pembukuan bertanggung jawab atas seluruh transaksi keuangan dan operasional perusahaan, sementara IT Inventory fokus pada pengelolaan inventarisasi dan aset teknologi informasi.
Namun, perbedaan utama di kategori ini adalah bahwa kedua aplikasi tersebut berdiri sendiri secara independen dan tidak terintegrasi satu sama lain.
Artinya, tidak ada hubungan langsung antara data dan informasi yang tercatat dalam sistem pencatatan pembukuan dengan IT Inventory. Kedua aplikasi beroperasi mandiri dan memiliki basis data tersendiri.
Akibatnya, untuk mengakses dan memanipulasi data antara kedua aplikasi, perusahaan perlu melakukan proses manual atau menggunakan sistem eksternal untuk memindahkan data dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.
Hal ini bisa menyebabkan potensi kesalahan manusia dalam pencatatan data atau informasi yang tidak sinkron antara kedua sistem.
Meskipun kedua aplikasi berdiri sendiri, perusahaan harus memastikan bahwa data yang tercatat dalam sistem pencatatan pembukuan sejalan dengan catatan dalam IT Inventory.
Dalam mengelola inventarisasi dan aset teknologi informasi, perusahaan juga perlu memperhatikan komunikasi dan koordinasi yang tepat antara kedua tim yang bertanggung jawab atas masing-masing aplikasi.
Kategori D
Dalam kategori ini, perusahaan di kawasan berikat masih menerapkan proses pencatatan masuk dan keluar barang secara manual.
Artinya, perusahaan mengandalkan metode tradisional, seperti penggunaan buku catatan atau lembar kerja fisik untuk mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang.
Oleh karena itu, pihak DJBC memberikan perhatian khusus pada perusahaan yang masih menggunakan pencatatan manual dalam kategori ini.
Upaya penguatan pengawasan, penyuluhan, dan bimbingan akan berada kepada perusahaan-perusahaan ini untuk membantu mereka beralih ke metode pencatatan yang lebih efisien dan akurat, seperti dengan menerapkan sistem terkomputerisasi atau aplikasi IT Inventory.
Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan konsistensi data, meminimalkan risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional di dalam kawasan berikat secara keseluruhan
Apa Fungsi dari Manajemen IT Inventory untuk Perusahaan?
IT Inventory memiliki berbagai fungsi penting dalam pengelolaan stok barang di perusahaan, termasuk:
Mendapatkan kontrol atas stok barang
Fungsi utama dari IT Inventory sebagai penyedia kontrol penuh atas stok barang dalam perusahaan kawasan berikat sangatlah krusial.
Dengan penerapan sistem pencatatan dan pemantauan secara digital, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan stok barang secara lebih efisien.
Dalam IT Inventory, seluruh transaksi masuk dan keluar barang dicatat dengan akurat dan teratur.
Informasi real-time yang tersedia dalam sistem ini memberikan pandangan yang tepat mengenai tingkat persediaan barang di setiap saat.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia, mengidentifikasi pola permintaan dan konsumsi, dan merencanakan kebutuhan stok dengan lebih akurat.
Kemampuan untuk mencegah kelebihan atau kekurangan stok sangat penting dalam menghindari risiko kerugian dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan.
Dengan kontrol yang tepat atas stok barang, perusahaan dapat menghindari biaya penyimpanan yang tinggi akibat kelebihan stok, sekaligus memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Membantu memelihara stok produksi
Selain memberikan kontrol atas stok barang, IT Inventory juga memiliki peran krusial dalam membantu memelihara stok produksi perusahaan.
Dalam lingkungan perusahaan kawasan berikat, perencanaan produksi yang tepat menjadi sangat penting untuk menjawab kebutuhan pasar dengan efisien.
Dengan adanya sistem terkomputerisasi dalam IT Inventory, perusahaan dapat melakukan perencanaan produksi yang lebih baik dan akurat.
Informasi mengenai tingkat persediaan barang yang tersedia dalam sistem membantu perusahaan untuk mengetahui kapan dan berapa banyak produk yang perlu diproduksi atau dipesan kembali.
Dengan demikian, perusahaan juga dapat merespon permintaan pasar dengan tepat waktu, mencegah terjadinya kekurangan stok, dan memastikan ketersediaan produk yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Selain itu, kemampuan IT Inventory dalam memantau persediaan barang juga membantu perusahaan mengoptimalkan tingkat persediaan produksi.
Dengan informasi yang tepat mengenai tingkat persediaan yang ada, perusahaan dapat menghindari kelebihan produksi yang dapat menyebabkan terjadinya pemborosan dan biaya produksi yang tidak perlu.
Dengan mengoptimalkan persediaan produksi, perusahaan dapat menghemat biaya produksi dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Memudahkan pengurusan stok barang di pasaran
IT Inventory memainkan peran yang signifikan dalam memudahkan pengurusan stok barang di pasar bagi perusahaan kawasan berikat.
Melalui sistem terkomputerisasi yang IT Inventory miliki, perusahaan dapat memantau permintaan dan penjualan di pasar secara real-time.
Informasi mengenai tingkat permintaan, pola penjualan, dan data pelanggan dapat terakses dengan cepat dan mudah melalui IT Inventory.
Dengan adanya akses instan terhadap data ini. Perusahaan dapat dengan cepat dan akurat memahami bagaimana tingkat permintaan berubah dari waktu ke waktu dan bagaimana pola penjualan mengalami fluktuasi.
Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan pasar. Serta membuat keputusan yang lebih cerdas dalam mengelola persediaan, dan merespons dengan cepat terhadap kebutuhan pelanggan.
Dengan bantuan IT Inventory, perusahaan juga dapat dengan cepat menyesuaikan stok barang sesuai dengan permintaan pasar yang berubah-ubah.
Ketika permintaan meningkat, perusahaan dapat dengan cepat meningkatkan persediaan barang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan menghindari kekurangan stok yang dapat menyebabkan hilangnya peluang penjualan.
Sebaliknya, ketika permintaan menurun, perusahaan dapat dengan cepat mengurangi stok barang. Untuk menghindari kelebihan persediaan yang hanya akan menambah biaya penyimpanan.
Kesimpulan
IT Inventory merupakan sistem informasi yang penting dalam pengelolaan stok barang di perusahaan kawasan berikat.
Dengan IT Inventory, perusahaan dapat memperoleh kontrol yang lebih baik atas stok barang. Serta membantu memelihara stok produksi dengan lebih efisien, dan memudahkan pengurusan stok barang di pasar.
Dengan mengimplementasikan Inventory Software Total, perusahaan kawasan berikat dapat memperoleh manfaat besar dalam pengelolaan stok barang.
Terlebih lagi, sistem ini memberikan kontrol yang lebih baik atas stok. Membantu memelihara persediaan produksi, dan memudahkan pengurusan barang di pasaran. Coba demo gratis sekarang!
