Banyak perusahaan masih mengandalkan proses purchasing manual, yang sering kali lambat, tidak efisien, dan rawan kesalahan. Hal ini membuat pengadaan barang dan jasa menjadi tidak optimal.
Menurut survei SIMAD University, metode manual memakan waktu hingga 30% lebih lama dan berpotensi menyebabkan kerugian profit 10%. Kondisi ini tentu berdampak besar pada efisiensi dan keberlanjutan bisnis.
Solusinya adalah menggunakan aplikasi purchasing yang mampu mengoptimalkan procurement. Dengan sistem digital, perusahaan bisa mengelola stok lebih baik, mengurangi human error, serta memperoleh analisis data real-time untuk keputusan yang lebih akurat.
Key Takeaways
Aplikasi purchasing adalah sistem digital yang mengotomatisasi proses pengadaan untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, serta transparansi dalam pembelian barang dan jasa.
Fungsinya mencakup otomatisasi PR–PO, manajemen vendor, kontrol anggaran, pelacakan pengiriman, serta analisis pembelian untuk keputusan procurement yang lebih tepat.
Software Total menawarkan solusi procurement end-to-end dengan fitur seperti vendor ranking, persetujuan terintegrasi, kontrol anggaran, dan manajemen blanket order untuk meningkatkan efisiensi pembelian.
Highlight Software Purchasing Terbaik
Untuk memudahkan Anda menilai solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis, berikut perbandingan ringkas berdasarkan ideal pengguna, fitur unggulan, serta kelebihan utama tiap software. Tabel ini membantu Anda melihat perbedaan inti secara cepat dan objektif.
| Nama Software | Ideal Untuk | Fitur Unggulan | Kelebihan |
|---|---|---|---|
| Total ERP Purchasing | Bisnis yang membutuhkan pengendalian pembelian menyeluruh dan visibilitas vendor yang kuat | Penilaian vendor, alur persetujuan terintegrasi, kontrol anggaran, manajemen blanket order | Integrasi lintas divisi mulus, laporan detail, akses fleksibel via perangkat, demo gratis |
| Odoo Purchasing | Perusahaan yang memerlukan sistem procurement modular dan dapat dikonfigurasi sesuai proses internal | Manajemen vendor, pelacakan pengiriman, analisis pembelian, otomatisasi workflow | Integrasi solid dengan modul lain, analitik kuat, mudah dikembangkan |
| HashMicro Purchasing | Bisnis menengah–besar yang membutuhkan otomatisasi e-procurement end-to-end | Konversi PR–PO otomatis, supplier portal, penilaian vendor, perhitungan biaya real time | Performa stabil, dukungan teknis cepat, laporan intuitif, fleksibel untuk berbagai industri |
| Impact Purchasing | Perusahaan yang membutuhkan kontrol pembelian terpadu dan pengawasan anggaran yang konsisten | Manajemen vendor & kontrak, analisis pembelian, reordering rules, approval berlapis | Antarmuka sederhana; integrasi dengan modul operasional; mendukung pengambilan keputusan |
| Microsoft Dynamics 365 | Organisasi besar dengan kebutuhan pengadaan kompleks dan standar kepatuhan tinggi | Manajemen kontrak, monitoring pengiriman, analisis vendor, otomatisasi workflow | Ekosistem terintegrasi, skalabilitas tinggi, analitik mendalam untuk procurement strategis |
Apa Itu Aplikasi Purchasing dan Manfaatnya bagi Bisnis?
Aplikasi purchasing adalah sistem digital yang mengotomatisasi proses pengadaan dari pemilihan supplier hingga pembayaran agar alur pembelian lebih efisien, transparan, dan terkontrol. Dengan manajemen vendor, analisis keuangan, otomatisasi pembelian, dan integrasi vendor management software, sistem ini menghemat waktu dan meningkatkan kualitas pengelolaan pemasok.
Mengimplementasikan aplikasi purchasing dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis, antara lain:
- Peningkatan Efisiensi: Mengurangi kesalahan manual, menghemat waktu, dan meminimalkan penggunaan kertas melalui otomatisasi pengadaan.
- Penghematan Biaya: Membantu negosiasi harga lebih baik, mengurangi pengeluaran yang tidak terkontrol, dan mengoptimalkan tingkat inventori.
- Visibilitas yang Lebih Baik: Memberikan wawasan real-time tentang aktivitas pengadaan, sehingga keputusan bisnis lebih tepat dan pengeluaran lebih mudah dilacak.
- Manajemen Pemasok yang Lebih Baik: Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi dengan pemasok, memastikan pengiriman tepat waktu dan produk berkualitas tinggi.
- Pengurangan Risiko: Menjamin kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan regulasi, sehingga risiko penipuan dan ketidakpatuhan berkurang.
15 Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik di Indonesia 2025
Setelah memahami definisi dan manfaat software purchasing bagi operasional bisnis, berikut adalah rekomendasi aplikasi purchasing terbaik yang dapat Anda pertimbangkan. Berikut 7 shortlist rekomendasi yang dapat Anda pertimbangkan:
Ideal Untuk
Bisnis yang membutuhkan kontrol vendor ketat, akurasi anggaran tinggi, dan automasi procurement skala besar.
Ideal Untuk
Perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas modul dan integrasi pengadaan dalam ekosistem yang dapat dikustomisasi.
Ideal Untuk
Organisasi dengan proses PR–PO kompleks, tender supplier, dan penilaian vendor yang harus berjalan otomatis.
Ideal Untuk
bisnis yang mengutamakan pengadaan berbasis data dengan monitoring vendor dan kontrak melalui dashboard terpusat.
Ideal Untuk
Perusahaan enterprise yang membutuhkan automasi pengadaan mendalam dengan analitik kuat dan integrasi Microsoft.
Ideal Untuk
Bisnis yang fokus pada akurasi data, automasi faktur, serta pengelolaan RFQ dengan banyak supplier.
Ideal Untuk
Tim purchasing yang memprioritaskan kontrol anggaran, tracking real-time, dan proses approval yang cepat.
Untuk lebih deatail, mari telusuri bersama mengenai fitur, pros, dan cons masing-masing aplikasi, agar Anda dapat menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan unik bisnis Anda.
1. Software Purchasing Total
Aplikasi purchasing dari Total adalah salah satu software yang dapat menjadi solusi bagi bisnis Anda yang butuh efisiensi alur pembelian. Dilengkapi dengan fitur purchasing yang tidak hanya dapat mengoptimalkan alur pembelian, Software purchasing Total juga menyediakan visibilitas terhadap performa vendor, kualitas produk, dan manfaat lainnya dalam proses procurement.
Selain itu, Software Total menawarkan sistem procurement yang lengkap, cepat, mudah digunakan dan dapat di integrasikan dengan sistem lainnya yang telah dipercaya oleh 1.750+ pebisnis di Asia Tenggara.
Untuk merasakan langsung kemudahan dan manfaat dari software purchasing Total, Anda dapat mencoba demo gratis. Temukan bagaimana sistem ini membantu meningkatkan efisiensi pengadaan dan pengambilan keputusan bisnis yang lebih akurat.
Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari software purchasing Total ERP:
- Vendor ranking: Dengan akses ke penilaian kualitas bahan baku, performa, reputasi, serta data historis yang lengkap, Anda dapat memastikan bahwa hanya bahan baku terbaik yang digunakan dalam operasional bisnis Anda.
- Sistem persetujuan terintegrasi: Eliminasi kebutuhan dokumentasi fisik Anda yang berlebihan dalam proses persetujuan pembelian. Dengan sistem, Anda dapat mengelola persetujuan dari semua cabang bisnis dalam satu platform terintegrasi, meningkatkan efisiensi, dan visibilitas proses.
- Manajemen blanket order: Fitur ini memungkinkan Anda mendapat penawaran yang lebih baik dengan kualitas produk optimal. Hal ini secara langsung berkontribusi pada peningkatan keuntungan bisnis Anda.
- Kontrol anggaran: Kelola anggaran Anda dengan transparansi dan integrasi yang lebih baik untuk menghindari potensi kecurangan. Dengan kontrol yang lebih ketat, bisnis Anda akan terlindungi dari markup harga yang bisa merugikan keuangan perusahaan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Apabila Anda tertarik mengimplementasikan software purchasing untuk efisiensikan proses pembelian perusahaan Anda, ketahui harga biaya implementasinya dengan klik gambar dibawah ini.
2. Odoo Purchasing Software
Purchasing software dari Odoo dirancang untuk mempermudah proses pembelian perusahaan Anda. Sistem ini membantu meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan pembelian, memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan rantai pasokan.
Beberapa fitur-fiturnya adalah:
- Manajemen vendor
- Pelacakan pengiriman
- Analisis pengeluaran
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. Software Purchasing HashMicro
E-procurement dari HashMicro dirancang untuk memudahkan bisnis dalam mengelola seluruh proses pembelian. Aplikasi ini mampu menangani berbagai tugas administratif, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga pelaporan, sehingga mengurangi kesalahan manual dan mempercepat proses pengadaan.
Berikut adalah fitur-fitur utama dari software HashMicro:
- Mengubah PR menjadi PO, serta mengirimkan RFQ ke supplier dengan mudah
- Manajemen persetujuan PR berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan dengan satu klik
- Portal online untuk supplier membagikan katalog dan ikut dalam proses tender untuk mendapat penawaran terbaik
- Penilaian vendor atau supplier berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan faktor lainnya
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Aplikasi Purchasing Impact
Impact menawarkan pengelolaan operasional pembelian dalam satu dashboard yang efektif, memudahkan perusahaan mengontrol seluruh proses pengadaan dari satu tempat. Solusi ini dirancang cerdas dengan teknologi modern untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manual.
Berikut adalah fitur-fitur dalam aplikasi purchasing Impact:
- Analisis data
- Pengelolaan vendor dan kontrak
- Reordering rules
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. Microsoft Dynamic 365
Microsoft Dynamics 365 menawarkan solusi pengelolaan pembelian yang terintegrasi dalam satu platform cerdas. Sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola seluruh proses pengadaan sehingga proses pembelian menjadi lebih efisien dan transparan.
Beberapa fitur andalan Microsoft Dynamic 365, meliputi:
- Manajemen kontrak
- Pelacakan pengiriman
- Analisis vendor
- Laporan pembelian
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Software Purchasing Equip
Aplikasi purchasing dari Equip mampu mengelola berbagai pembelian melalui satu sistem terintegrasi. Equip mengurangi kesalahan input data dan menyederhanakan proses pembuatan faktur, pembayaran otomatis, serta manajemen tagihan.
Fitur-fitur unggulan aplikasi ini meliputi:
- Purchase request portal untuk memproses pengadaan dan segala proses pembelian dalam satu dashboard
- Perbandingan RFQ untuk mengelola berbagai tender pembelian dari banyak supplier
- Vendor evaluation system dengan performa tinggi dan komprehensif
- Template profesional untuk memudahkan Anda membuat RFQ dan dokumen lainnya
- Manajemen order blanket untuk repurchasing
- Multi-approval untuk menyetujui pembelian dari berbagai cabang perusahaan
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Aplikasi Purchasing Procurify
Aplikasi purchasing dari Procurify ini dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam proses pembelian barang dan jasa. Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan penggunanya untuk melacak permintaan hingga mengelola dan memonitor barang dan jasa.
Fitur-fiturnya meliputi:
- Persetujuan pembelian
- Analisis pengeluaran
- Pelacakan pengiriman
- Procurement automation
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
8. SAP SRM
Melalui proses sederhana, SAP SRM mengotomasi alur pembelian perusahaan Anda dengan efisien. Sistem akan memastikan pembelian terjadi sesuai dengan kontrak yang telah Anda setujui.
Fitur-fitur utama SAP SRM adalah sebagai berikut:
- Manajemen vendor
- Pelacakan pengiriman
- Manajemen kontrak
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
9. Aplikasi Purchase Order Koneksi
Koneksi dapat menyederhanakan seluruh proses pengadaan melalui satu sistem yang mencakup tender, seleksi vendor, perencanaan anggaran, hingga pembayaran. Anda juga dapat menerima notifikasi pembayaran otomatis dan memastikan pelunasan dilakukan tepat waktu.
Berikut beberapa fitur unggulan aplikasi purchasing dari Koneksi:
- Manajemen blanket purchase order untuk mengelola perjanjian jangka panjang dengan harga yang telah disepakati
- Analisis rating vendor secara rinci mengenai kualitas layanan
- Persetujuan yang mudah, cepat, dan terintegrasi
- Manajemen PO, PR, & RFQ ganda untuk membandingkan harga beberapa supplier secara simultan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
10. Oracle
Oracle merupakan aplikasi purchase order yang dapat membantu menyederhanakan proses pembelian di dalam bisnis Anda. Aplikasi ini memiliki kemampuan untuk mengelola alur procurement secara sistematis.
Fitur-fitur yang dimiliki Oracle seperti:
- Supllier management
- Kontrak pembelian
- Purchasing automation system
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
11. Aplikasi Purchasing Xero
Xero memudahkan pembuatan purchase order secara digital dengan template yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan. Hasil purchase order ini bisa langsung dikirim ke vendor, sehingga proses pengadaan menjadi lebih cepat, rapi, dan terkontrol.
Berikut adalah fitur-fitur yang dimiliki Xero:
- Analisis pengeluaran
- Integrasi dengan sistem akuntansi
- Pelacakan pengirimans secara real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
12. Infosys BPM Spend Analytics
Anda bisa menganalisis data transaksi, interaksi, dan komunikasi selama menjalankan sebuah bisnis menggunakan Spend Analytics. Dalam hal ini, setiap pembelian atau pengeluaran yang memperlihatkan pola perilaku pembelian pada perusahaan.
Fitur-fitur Infosys meliputi:
- Pelacakan pesanan
- Manajemen kontrak dan vendor
- Kepatuhan audit
- Analisis pengeluaran
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
13. Software Purchasing Kissflow
Kissflow Purchasing adalah bagian dari platform Kissflow Procurement Cloud, yang dirancang untuk mengelola proses pembelian (purchasing) secara digital dan otomatis. Cocok untuk bisnis kecil hingga besar yang ingin merapikan alur pengadaan barang dan jasa.
Adapun fitur-fiturnya sebagai berikut:
- Pembuatan & persetujuan Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO)
- Manajemen vendor & kontrak
- Pelacakan status pembelian secara real-time
- Otomatisasi alur kerja pengadaan
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
14. RedERP
RedERP Purchase Order adalah fitur dari software RedERP buatan Indonesia yang membantu bisnis dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa secara digital. Cocok untuk UMKM hingga perusahaan menengah yang ingin meningkatkan efisiensi pengadaan.
Berikut beberapa fiturnya:
- Pembuatan & pengelolaan Purchase Order (PO)
- Otomatisasi approval PO
- Integrasi dengan modul inventaris & akuntansi
- Manajemen vendor & histori pembelian
- Notifikasi status PO & pengiriman
- Laporan pembelian real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
15. Sleekr
Sleekr adalah software HR dan akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia, kini menjadi bagian dari ekosistem Mekari. Cocok untuk UMKM hingga bisnis menengah yang ingin mengelola karyawan dan keuangan secara digital.
Berikut beberapa fiturnya:
- Manajemen data karyawan & absensi
- Penggajian otomatis & slip gaji digital
- Pengajuan cuti & reimbursement online
- Akuntansi dasar (pencatatan jurnal, laporan keuangan)
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Masalah Bisnis Tanpa Aplikasi Purchasing
Tanpa aplikasi purchasing, banyak bisnis menghadapi tantangan operasional yang bisa menghambat efisiensi dan pertumbuhan. Proses pembelian manual seringkali menyebabkan kesalahan, keterlambatan, dan pengeluaran yang tidak terkontrol.
Berikut beberapa masalah umum yang muncul:
- Kesalahan manual yang tinggi: Tanpa otomatisasi, perhitungan dan pencatatan pembelian rawan salah, sehingga bisa menimbulkan kerugian finansial.
- Proses pengadaan lambat: Pembuatan purchase order dan persetujuan secara manual memakan waktu, memperlambat rantai pasok dan pengiriman barang.
- Kurangnya transparansi: Tanpa sistem digital, manajemen sulit memantau status pengadaan, sehingga keputusan bisnis tidak didukung data real-time.
- Kontrol biaya yang lemah: Tanpa aplikasi, sulit mengawasi pengeluaran, negosiasi harga, atau mengoptimalkan inventori, sehingga biaya menjadi lebih tinggi.
- Manajemen vendor tidak efektif: Komunikasi dengan supplier seringkali terbatas, risiko keterlambatan pengiriman dan kualitas produk menurun.
- Risiko ketidakpatuhan: Perusahaan berisiko melanggar kebijakan internal atau regulasi karena pencatatan manual dan kurangnya audit trail.
Cara Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Mengimplementasikan aplikasi purchasing tidak selalu mudah karena tiap vendor menawarkan fitur dan manfaat berbeda. Agar tidak bingung memilih, perhatikan lima hal penting berikut sebelum menentukan software yang tepat.
1. Akses Mobile
Akses mobile pada aplikasi purchasing membantu perusahaan menghemat waktu dengan mempercepat proses permintaan, persetujuan, dan penerimaan pembelian. Fitur ini juga mendukung penyimpanan bukti transaksi melalui foto serta memberikan visibilitas anggaran dan batas persetujuan agar pengeluaran tetap terkendali.
2. Kemudahan Penggunaan Software Purchase Order
Pastikan aplikasi purchasing yang dipilih mudah digunakan oleh semua pengguna. Cobalah versi gratis untuk melihat apakah alurnya sederhana, bahasanya mudah dipahami, dan benar-benar ramah bagi pengguna.
3. Integrasi dengan Sistem Akuntansi/ERP
Aplikasi purchasing yang terintegrasi ERP meningkatkan efisiensi dan transparansi bisnis. Dengan otomatisasi pembelian serta integrasi akuntansi dan persediaan, data lebih akurat dan proses lebih cepat, terutama jika didukung alur procure to pay yang terstruktur.
4. Pengelolaan Anggaran Real-Time
Pastikan software purchasing menyediakan data real-time terkait penggunaan anggaran, pengeluaran yang disetujui namun belum dibelanjakan, serta sisa anggaran. Dengan akses ini, Anda bisa mengambil keputusan lebih tepat dan menjaga pengeluaran tetap selaras dengan tujuan perusahaan.
5. Dukungan Pelanggan yang Terpercaya
Pastikan software menyediakan dukungan pelanggan yang mudah diakses, idealnya 24/5 atau 24/7. Layanan ini sebaiknya didukung tim orientasi khusus serta pusat bantuan online yang selalu diperbarui.
Dengan mempertimbangkan semua faktor ini, Anda akan lebih siap untuk memilih software procurement yang tepat untuk perusahaan Anda.
Kesimpulan
Aplikasi purchasing berperan dalam mengelola seluruh proses pembelian perusahaan secara lebih terstruktur, sehingga berbagai potensi kesalahan (seperti pembengkakan biaya atau pencatatan ganda) dapat diminimalkan. Dengan sistem yang tepat, efisiensi operasional pun dapat meningkat secara signifikan.
Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah Software Procurement Total. Sistem ini terintegrasi secara menyeluruh, mencakup proses pemilihan vendor, permintaan pembelian (PR), pemesanan (PO), pelacakan, hingga pelaporan yang selalu terbarui membantu perusahaan menghindari kecurangan dan mempercepat pengambilan keputusan.
Untuk melihat langsung bagaimana software ini bekerja dan menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, silakan coba demo gratis dari Total dan temukan kemudahan dalam proses purchasing harian.
FAQ Aplikasi Purchasing
Aplikasi purchasing adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa dalam suatu organisasi. Fungsinya mencakup pembuatan permintaan pembelian, pengelolaan pesanan pembelian, pemantauan penerimaan barang, dan pengelolaan hubungan dengan pemasok.
Purchasing (pembelian) adalah bagian dari proses procurement (pengadaan) yang fokus pada transaksi pembelian barang atau jasa. Sementara itu, procurement mencakup seluruh proses strategis, termasuk identifikasi kebutuhan, evaluasi pemasok, negosiasi kontrak, dan manajemen hubungan dengan pemasok.
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok, yang merinci barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, dan harga yang disepakati. PO berfungsi sebagai kontrak yang mengikat antara pembeli dan pemasok.
