Aplikasi purchase order (PO) adalah software penting bagi bisnis untuk mengelola pemesanan barang atau jasa dari pemasok secara efisien. Software ini membantu mengurangi kesalahan, meningkatkan transparansi, dan mempercepat proses pengadaan.
Banyak perusahaan masih menghadapi proses PO manual yang lambat dan rawan kesalahan, membuat biaya operasional membengkak. Menurut Deloitte Global CPO Survey 2023, lebih dari 62% perusahaan di Asia Tenggara kini beralih ke sistem e-procurement untuk mempercepat pengadaan dan menghemat hingga 20–30% biaya tahunan.
Solusi dari masalah ini adalah menggunakan software purchase order terbaik yang otomatis dan efisien. Artikel ini akan membahas pilihan PO software yang dapat meningkatkan efisiensi bisnis sekaligus mengurangi risiko pengadaan.
Key Takeaways
Software purchase order (PO) adalah sistem yang mengelola dan mengotomatisasikan proses pemesanan barang dari pemasok.
Software PO berguna untuk mengurangi kesalahan dan meningkatkan transparansi, serta mempercepat pengadaan.
Tips dalam memilih purchase order software adalah dengan mengenali kebutuhan bisnis dan menentukan budget. Yuk coba kemudahan fitur PO software bersama Total ERP secara gratis!
Pengertian Software Purchase Order
Software purchase order adalah sistem digital untuk membuat, mengelola, dan memantau dokumen pemesanan barang atau jasa. Dengan menggantikan proses manual, software ini membantu perusahaan mencatat setiap transaksi pembelian secara lebih rapi, akurat, dan mudah dilacak.
Fungsinya tidak hanya sebagai alat pencatatan, tetapi juga penghubung antar-divisi. Melalui alur kerja digital, proses pembuatan PO, persetujuan, hingga penerimaan barang dapat dipantau secara real-time, sehingga transparansi dan kontrol pembelian lebih terjaga.
Menurut Deloitte, otomatisasi pengadaan dapat menurunkan biaya operasional hingga 30%. Karena itu, software PO memberi manfaat seperti penghematan biaya, percepatan persetujuan, pembuatan PO yang lebih akurat, pelacakan pesanan real-time, serta integrasi inventaris untuk memastikan pemesanan dilakukan sesuai kebutuhan.
Manfaat Software Purchase Order (PO)
Setelah memahami pengertiannya, langkah berikutnya adalah melihat bagaimana software purchase order memberikan nilai bagi operasional perusahaan. Berikut manfaat utama yang paling terasa saat proses pembelian beralih dari manual ke sistem digital:
1. Meningkatkan efisiensi proses pembelian
Software PO mempercepat alur kerja dari pembuatan pesanan hingga penerimaan barang. Dengan otomatisasi, proses yang sebelumnya memakan waktu kini berjalan lebih cepat dan lancar. Efisiensi ini penting untuk mengurangi beban administratif dan mempercepat keputusan.
2. Mengurangi risiko human error
Kesalahan input, duplikasi data, atau kekeliruan pencatatan sering terjadi pada proses manual. Software PO meminimalkan hal tersebut dengan alur kerja yang terstruktur dan validasi otomatis. Akurasi data yang lebih tinggi memastikan pesanan sesuai kebutuhan dan mengurangi risiko pemborosan.
3. Memperkuat kontrol dan transparansi
Dengan pelacakan status PO secara real-time, perusahaan dapat memonitor setiap tahap pembelian dengan lebih jelas. Setiap aktivitas tercatat sehingga memudahkan audit dan pengawasan. Transparansi ini membantu memastikan proses pengadaan berjalan sesuai prosedur dan terhindar dari penyimpangan.
4. Menghemat biaya operasional
Menurut Deloitte, otomatisasi pengadaan dapat menekan biaya operasional hingga 30%, terutama karena berkurangnya proses manual dan meningkatnya efisiensi. Penghematan ini berdampak langsung pada anggaran pembelian dan profitabilitas perusahaan.
5. Integrasi dengan inventaris untuk mengontrol stok
Software PO terhubung dengan sistem inventaris sehingga pemesanan dapat dilakukan otomatis ketika stok minimum tercapai. Integrasi ini mencegah kehabisan barang maupun overstock. Kontrol stok yang lebih presisi membantu pengadaan berjalan lebih strategis.
6. Mempermudah kolaborasi antar-divisi
Tim pembelian, gudang, dan keuangan dapat bekerja lebih sinkron melalui satu platform. Setiap perubahan atau persetujuan dapat diakses tanpa bertukar dokumen manual. Kolaborasi yang lebih cepat membantu mempercepat siklus pembelian dan mengurangi miskomunikasi.
Fitur Utama dalam Sistem Purchase Order
Sistem purchase order modern dirancang untuk menyederhanakan alur pengadaan dengan mengotomatisasi proses, meningkatkan akurasi data, dan mempercepat persetujuan pembelian. Berikut fitur-fitur penting yang mendukung proses pembelian agar lebih efisien dan terkontrol:
1. Pembuatan PO otomatis
Sistem secara otomatis menghasilkan dokumen PO berdasarkan data yang tersedia, sehingga proses pemesanan menjadi jauh lebih cepat dan minim kesalahan. Fitur ini membantu tim procurement bekerja lebih efisien tanpa harus membuat dokumen secara manual.
2. Pengiriman elektronik
PO dapat dikirim langsung kepada pemasok melalui saluran digital, mempercepat komunikasi dan mengurangi potensi kesalahan administrasi. Cara ini juga memastikan setiap update terekam rapi sehingga lebih mudah dilacak.
3. Pelacakan real-time
Setiap status pesanan, pembayaran, hingga riwayat transaksi dapat dipantau secara real-time, memberi perusahaan visibilitas penuh atas seluruh aktivitas pembelian. Dengan pemantauan langsung, risiko keterlambatan dan miskomunikasi dapat ditekan sejak awal.
4. Manajemen vendor
Data pemasok dikelola secara sistematis untuk mempermudah kolaborasi, evaluasi harga, hingga pemantauan kinerja vendor. Fitur ini memastikan perusahaan bekerja dengan pemasok terbaik dan menjaga kualitas proses supply chain.
5. Pelaporan pembelian
Sistem menyediakan laporan terperinci yang membantu perusahaan menganalisis pola pembelian, mengontrol biaya, dan membuat keputusan yang lebih strategis. Laporan ini juga mendukung pengawasan keuangan agar lebih transparan.
6. Integrasi sistem
Platform PO dapat terhubung dengan sistem akuntansi atau ERP lain sehingga alur kerja menjadi terpadu dan bebas duplikasi data. Integrasi ini memungkinkan proses operasional berjalan lebih lancar dari pemesanan hingga pencatatan keuangan.
10 Rekomendasi Software Purchase Order Terbaik Indonesia 2025
Software purchase order (PO) membantu perusahaan mengotomatiskan dan menyederhanakan alur kerja pembelian. Beberapa solusi ini memiliki kapabilitas sebagai software procurement untuk membantu perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa secara lebih efektif.
Ideal Untuk
Cocok untuk perusahaan menengah hingga besar yang membutuhkan kontrol pengadaan terpusat dan proses pembelian lintas cabang yang lebih efisien.
Ideal Untuk
Bisnis dengan satu toko maupun toko keliling (mobile outlet) yang membutuhkan manajemen pembelian fleksibel dan efisien di berbagai lokasi.
Ideal Untuk
Perusahaan skala menengah hingga besar yang memiliki kebutuhan pengelolaan pembelian kompleks, dengan beragam produk dan banyak cabang retail.
Ideal Untuk
UKM hingga bisnis besar yang memerlukan kontrol menyeluruh atas outlet serta laporan pembelian yang terperinci melalui sistem manajemen terpusat.
Ideal Untuk
Perusahaan skala menengah hingga besar yang memiliki kebutuhan pengelolaan pembelian dan retail yang kompleks, serta mengelola berbagai produk dan cabang secara terpusat.
Rekomendasi di atas merupakan 5 daftar software PO terbaik, namun, saya masih ada beberapa rekomendasi software purchase order untuk bisnis di Indonesia lainnya, yang bisa membantu Anda menemukan solusi yang paling sesuai untuk mengembangkan bisnis!
1. Software Purchase Order (PO) TotalERP
Software purchase order (PO) dari Total adalah sistem digital canggih yang mengoptimalkan biaya operasional dengan menyederhanakan metode pembelian multi-cabang. Aplikasi PO ini menganalisis stok barang secara kompherensif.
Total membantu bisnis untuk memilih vendor dengan layanan, rating, dan harga terbaik dengan seleksi tender otomatis. Software PO ini menyederhanakan proses pembuatan dan pengajuan RFQ, PR, dan PO dalam satu sistem online di berbagai department.
Fitur penting seperti update dan monitoring proses pengadaan dilengkapi dengan laporan akurat dan real-time. Sehingga, perusahaan dapat mengontrol biaya per-divisi dengan budget management yang tepat.
Tertarik untuk melihat bagaimana Total ERP dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda? Daftarkan perusahaan Anda sekarang dan jadwalkan demo gratis langsung untuk mencoba fitur utama Total ERP!
Fitur:
- E-Procurement for online tenders and RFQ / ITQ: E-Procurement memfasilitasi pengajuan penawaran dan permintaan penawaran (RFQ) atau penawaran kualifikasi (ITQ) secara digital dan otomatis.
- Template Profesional: Menyediakan template profesional untuk menyederhanakan pembuatan purchase requesition dan RFQ.
- Perbandingan RFQ yang Optimal: Fitur perbandingan RFQ kami membantu Anda memilih vendor terbaik untuk kebutuhan Anda.
- Sistem Evaluasi Vendor: Membantu Anda mengelola vendor dengan lebih baik melalui laporan lengkap tentang kinerja supplier atau vendor bisnis Anda.
- Manajemen Approval Multi-Level: Fitur ini mempermudah pembuatan purchase request dengan matriks approval multi-level untuk setiap proses pengajuan pembelian produk dari berbagai cabang dan divisi perusahaan Anda.
- Landed Cost Calculation: Mengetahui biaya total dari pembelian produk, pajak, biaya kirim, asuransi, konversi mata uang, dan lainnya secara langsung sistem pembelian.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
2. Purchase Order Software Xero
Xero, sebuah perusahaan software purchase order dari Selandia Baru, menawarkan solusi operasional bisnis sejak 2006. Meskipun Xero terkenal dengan software akuntansinya, aplikasi ini juga memiliki fitur purchase order software yang memudahkan perusahaan mengirimkan dan membuat orderan pembelian secara online.
Dengan pendekatan digital yang terintegrasi, Xero memungkinkan perusahaan mempercepat proses persetujuan pembelian dan pelacakan pembayaran. Sistem ini menjadi solusi ideal bagi bisnis modern yang ingin mengoptimalkan efisiensi operasional pengadaan.
Fitur:
- Pesanan pembelian elektronik
- Sistem pesanan pembelian otomatis
- Template dan alur kerja pesanan pembelian
- Menyalin pesanan ke faktur penjualan
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. HashMicro
HashMicro menawarkan solusi software purchase order yang efektif dalam mengendalikan biaya pembelian dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan software purchase order ini, perusahaan bisa melacak barang yang memasuki gudang tanpa repot lewat notifikasi saat pengiriman dan penerimaan pesanan.
Melalui integrasi dengan modul lain seperti inventori dan akuntansi, HashMicro memperkuat koordinasi antar divisi. Hal ini menjadikannya pilihan strategis bagi bisnis yang berfokus pada efisiensi dan visibilitas rantai pasok.
Fitur:
- Pengelolaan Permintaan Pembelian: Mengelola dan mengatur permintaan pembelian dari departemen atau karyawan lainnya.
- Pembuatan Purchase Order: Membuat dan mengirimkan purchase order kepada supplier secara elektronik.
- Pengelolaan Pembayaran: Mengelola pembayaran kepada supplier dan mengawasi riwayat transaksi.
- Pengelolaan Supplier: Mengelola data supplier, termasuk informasi kontak, harga, dan riwayat transaksi.
- PR (Purchase Request) Approval Management: Kelola dan setujui permintaan pembelian untuk mengontrol pengeluaran, tingkatkan transparansi, efisiensi, akuntabilitas, dan optimalisasi sumber daya.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Software PO Precoro
Precoro adalah software purchase order berbasis cloud yang membantu bisnis mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses pembelian. Purchase order software ini berbasis di Brooklyn, New York, Precoro. Tentunya, aplikasi ini menawarkan fitur lengkap untuk memenuhi kebutuhan pengadaan perusahaan.
Dengan desain yang mudah diadopsi, Precoro mempercepat alur persetujuan pembelian tanpa mengorbankan akurasi data. Hal ini membuatnya cocok digunakan oleh organisasi menengah hingga besar yang ingin memperkuat tata kelola pengadaan.
Fitur:
- Permintaan pembelian online
- Persetujuan alur kerja
- Katalog elektronik
- Perbandingan harga
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. Kissflow
Kissflow adalah platform low-code yang menghubungkan pengguna bisnis dan TI untuk menyederhanakan manajemen kerja. Dengan software purchase order Kissflow, bisnis dapat mengelola pembelian dengan lebih efisien.
Dengan tampilan yang intuitif, Kissflow memungkinkan pengguna menyesuaikan alur pembelian sesuai kebijakan internal. Pendekatan ini memberikan fleksibilitas tinggi bagi organisasi yang ingin menjaga keseimbangan antara efisiensi dan pengawasan.
Fitur:
- Pembuat alur kerja drag-and-drop
- Persetujuan alur kerja
- Pelacakan kemajuan
- Laporan dan analisis
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Software Purchase Order (PO) EQUIP
Software Purchase Order (PO) dari EQUIP ERP membantu bisnis mengefisiensikan biaya dengan mengelola pembelian multi cabang secara real-time dan menyeluruh. Pengelolaan ini dilakukan dalam satu dashboard terpusat dengan kelengkapan analisis stok dan keuangan bisnis.
Perusahaan dapat mengotomatisasi dan mengontrol penuh untuk proses pengadaan. Sehingga dengan software PO ini, alur persetujuan operasional bisnis dapat didukung dan disesuaikan berdasarkan cabang, divisi, jumlah, atau jenis produk.
Fitur:
- Bank dan cash balance
- Pengelolaan RFQ, PR, dan PO
- Pelacakan progres pengiriman barang
- Kelola paket dan bundling produk
- Riwayat dan referensi harga pembelian
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Software Purchase Order Odoo
Odoo menghadirkan software purchase order yang menarik dengan kemudahan kustomisasi dan penggunaan. PO software ini dibuat oleh Fabien Pinckaers di Belgia, menawarkan sistem ERP berbasis rangkaian aplikasi open source.
Dengan pendekatan all-in-one, Odoo membantu perusahaan menghubungkan pembelian, stok, dan keuangan dalam satu sistem. Hal ini memungkinkan proses pengadaan berjalan lebih cepat dan akurat.
Fitur:
- Pengelolaan pengadaan
- Analisis tender real-time
- Manajemen kontrak
- Repository contract
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
8. RedERP
Red ERP adalah PO software yang membantu perusahaan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses pembelian menjadi satu sistem yang terpadu. Dengan Red ERP, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional dalam pengadaan barang dan jasa.
Dengan integrasi antardepartemen, Red ERP menciptakan efisiensi dalam pengelolaan pengadaan dan distribusi barang. Platform ini mendukung perusahaan dalam memperkuat pengawasan dan ketertiban administrasi pembelian.
Fitur:
- Digital billing system
- System integrasi
- Request for Quotation (RFQ)
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
9. Purchase Order Software Procurify
Procurify adalah sebuah PO software yang membantu bisnis mengelola proses pembelian dengan lebih efektif dan efisien. Didirikan pada tahun 2015, Procurify telah berkembang menjadi salah satu purchase ordering software terkemuka di pasar. Tim procurement dapat mengelola permintaan pembelian, purchase order, dan pengiriman barang dengan lebih mudah.
Dengan transparansi tinggi, Procurify memudahkan perusahaan mengontrol pengeluaran sekaligus menjaga akurasi anggaran. Solusi ini ideal bagi bisnis yang mengutamakan efisiensi dan visibilitas keuangan.
Fitur:
- Pengelolaan biaya
- Otomatisasi purchase order email
- Manajemen pemasok
- Pelacakan pengiriman, akurasi, dan harga
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
10. Coupa Procurement
Coupa, sebuah platform procurement yang didirikan pada tahun 2006, telah menjadi salah satu software purchase order terkemuka di pasar. Fitur-fitur yang Coupa sediakan membuat proses pembelian lebih efisien. Selain itu, purchase order software ini juga menyajikan analisis data yang akurat untuk proses pengadaan optimal.
Dengan fokus pada efisiensi biaya dan visibilitas menyeluruh, Coupa menjadi pilihan bagi perusahaan besar yang mengelola volume transaksi tinggi. Platform ini memastikan setiap proses pengadaan berlangsung terukur dan terdokumentasi dengan baik.
Fitur:
- Procurement + Supplier Risk Management
- Supplier catalogs
- Purchase order approval workflows
- Electronic invoicing
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Perbandingan Software Purchase Order Terbaik
Sebelum memilih solusi yang paling sesuai untuk bisnis Anda, penting memahami perbandingan fitur, fleksibilitas, dan dukungan tiap software. Tabel berikut membantu Anda melihat kelebihan dan kekurangan setiap opsi secara objektif agar keputusan lebih akurat dan efisien.
| Aplikasi | Kelebihan | Fitur Unggulan |
|---|---|---|
| TotalERP | Unlimited users, terintegrasi, kustomisasi tinggi | E-Procurement, perbandingan RFQ, landed cost, approval multi-level |
| Xero | Mudah digunakan, terintegrasi, mempercepat pengadaan | Pesanan pembelian elektronik, workflow otomatis, template PO |
| HashMicro | Kustomisasi fleksibel, integrasi lengkap, unlimited users | PR approval, pengelolaan supplier, pengelolaan pembayaran |
| Precoro | Dashboard intuitif, mudah diadopsi | Katalog elektronik, alur persetujuan, perbandingan harga |
| EQUIP | Insight mendalam, budgeting kuat, kontrol multi-cabang | RFQ/PR/PO management, pelacakan pengiriman, harga & stok historis |
Tips Memilih Aplikasi PO yang Tepat
Memilih software PO yang tepat adalah langkah kunci untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pembelian dalam bisnis Anda. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam memilih purchase order software yang sesuai:
- Kenali kebutuhan bisnis Anda: Pertimbangkan jenis dan volume pembelian, serta alur kerja pembelian saat ini di perusahaan Anda. Anda juga perlu menentukan fitur apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
- Tentukan budget: Aplikasi purchase order tersedia dalam berbagai harga, mulai dari yang gratis hingga yang sangat mahal. Penting untuk menentukan budget sebelum Anda mulai mencari software ini.
- Lakukan riset: Ada banyak software PO yang tersedia di pasaran. Lakukan riset untuk membandingkan berbagai software dan menemukan yang terbaik untuk kebutuhan Anda. Anda dapat membaca ulasan online, menonton demo, atau berbicara dengan penyedia vendor management software.
- Perhatikan kemudahan penggunaan: Software PO yang mudah digunakan akan membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. Pastikan software PO yang Anda pilih memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan intuitif.
- Coba demo software: Banyak vendor yang menawarkan uji coba gratis. Manfaatkan kesempatan ini untuk mencoba software yang ditawarkan sebelum Anda membelinya dan menjadi bahan pertimbangan untuk Anda.
Kesimpulan
Mengoptimalkan proses pembelian adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya dalam bisnis. Ubah proses pengadaan barang dan jasa Anda dengan software purchase order (PO) Total ERP.
Fitur otomatisasi kami menyederhanakan alur kerja pengadaan Anda dengan mempercepat negosiasi kontrak, memberikan akses ke database pemasok yang luas untuk harga terbaik, dan memantau pengeluaran secara real-time untuk memastikan kepatuhan terhadap anggaran.
Software kami mengotomatiskan pembuatan dan pelacakan PO secara real-time untuk mendorong pengambilan keputusan yang proaktif. Dengan menganalisis data PO, kami menargetkan penghematan dan optimasi biaya untuk peningkatan kontrol serta transparansi dalam proses pengadaan.
Jangan lagi membuang waktu dan biaya, coba demo gratis sekarang dan rasakan perbedaannya!
FAQ Purchase Order
Software purchase order adalah sistem yang dibutuhkan bisnis untuk mengelola proses pemesanan barang atau jasa dari pemasok. Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa meningkatkan transparansi, mempercepat proses pengadaan, dan mengurangi kesalahan.
Purchase order biasanya dibuat oleh bagian purchasing atau procurement dalam sebuah perusahaan. Namun, dalam beberapa organisasi, PO juga dapat dibuat oleh tim keuangan atau manajer proyek, tergantung pada struktur perusahaan dan kebijakan internal yang berlaku.
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok sebagai permintaan untuk membeli barang atau jasa dengan ketentuan yang telah disepakati. Sedangkan Delivery Order (DO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok untuk mengonfirmasi bahwa barang yang dipesan dalam PO telah dikirimkan kepada pembeli.
