Purchase Requisition: Pengertian, Fungsi, dan Format

Purchase requisition adalah salah satu elemen penting dalam proses procurement. Ketidakjelasan dalam pengelolaan PR dapat menimbulkan hambatan seperti keterlambatan persetujuan hingga inefisiensi operasional.

PR sendiri berfungsi sebagai dokumen internal untuk mengajukan permintaan barang atau jasa sebelum pembelian dilakukan. Tanpa pengelolaan yang tepat, perusahaan berisiko menghadapi masalah seperti kesalahan pencatatan keuangan.

Dengan memahami fungsi PR, bisnis dapat meningkatkan transparansi serta memperkuat efisiensi dalam pengadaan. Optimalisasi penggunaan PR yang terintegrasi dengan vendor management system juga akan membantu perusahaan Anda untuk mengendalikan anggaran.

Apa Itu Purchase Requisition dan Fungsinya?

Purchase Requisition (PR) adalah dokumen internal yang digunakan perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa sebelum transaksi dilakukan. Dokumen ini dibuat oleh divisi yang membutuhkan, yang kemudian diajukan kepada manajer atau tim keuangan untuk ditinjau.

Setelah disetujui, PR akan diteruskan ke bagian procurement agar dapat dibuatkan Purchase Order (PO) sesuai kebutuhan. Penyusunan PR berfungsi sebagai prosedur standar perusahaan untuk mengoptimalkan proses procure to pay.

Dengan adanya dokumen ini, pengeluaran dapat dikendalikan sesuai anggaran, sementara barang yang dibeli dapat didaftarkan sebagai aset agar lebih mudah dipantau. PR juga membantu mencegah praktik curang dalam proses pengadaan, misalnya manipulasi harga.

Perbedaan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO)

Dalam penerapannya, mengetahui perbedaan antara purchase request dan purchase order sangat penting bagi aktivitas pembelian barang perusahaan. Berikut penjelasan singkat untuk memudahkan pemahaman Anda:

Purchase requisition (PR)

• Definisi: PR adalah dokumen internal yang dibuat untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa dalam perusahaan.
• Tujuan: Menjadi langkah awal dalam proses procurement dan memastikan kebutuhan pembelian yang relevan agar sesuai anggaran.
• Dibuat oleh: Karyawan dari divisi tertentu, seperti IT, HR, atau Operasional, ketika ada kebutuhan barang atau jasa.
• Proses persetujuan: PR perlu disetujui oleh pihak internal, misalnya manajer, tim keuangan, atau bagian procurement sebelum dilanjutkan.
• Fokus: Lebih menekankan validitas internal agar anggaran terkontrol dan mencegah pengeluaran yang tidak sah.
• Audit: Berfungsi sebagai jejak audit internal untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan.

Purchase order (PO)

• Definisi: PO adalah dokumen resmi yang dikirimkan ke vendor sebagai konfirmasi pembelian barang atau jasa tertentu. Dokumen ini bersifat mengikat antara perusahaan dengan pemasok.
• Tujuan: Menjadi tahap akhir setelah PR disetujui, berisikan detail transaksi seperti jumlah, harga, serta syarat dan ketentuan pembelian.
• Dibuat oleh: Tim procurement atau pembelian, setelah PR mendapatkan persetujuan internal.
• Proses persetujuan: PO biasanya diverifikasi oleh tim pembelian, keuangan, administrasi, bahkan legal untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Komunikasi dengan pemasok: PO dikirim langsung ke supplier sebagai dasar pemenuhan pesanan sesuai kesepakatan.
• Audit dan pencatatan: PO mendukung dokumentasi keuangan, pelacakan stok, serta kepatuhan audit eksternal, sehingga transparansi dan komitmen dengan pemasok tetap terjaga.

Format dan Rincian Purchase Requisition (PR)

Setiap perusahaan tentu memiliki format purchase requisition yang berbeda-beda dan telah disesuaikan oleh kebutuhan pembelian perusahaan. Meski demikian, isi dokumen purchase requisition umumnya mencakup:

• Nomor PR
• Identitas atau nama pihak pengaju pembelian
• Nama vendor sebagai penyedia barang atau jasa
• Rincian barang atau jasa yang diajukan
• Perkiraan harga
• Jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan

PR dapat dibuat secara manual menggunakan formulir cetak yang ditulis dengan tangan, maupun secara digital melalui formulir elektronik atau aplikasi khusus seperti software procurement. Berikut beberapa contoh format purchase requisition.

Tingkatkan Efisiensi Pembuatan Purchase Requisition dengan Software Procurement Total

Software Procurement Total adalah platform terintegrasi yang dirancang untuk menyederhanakan dan mempercepat proses pembuatan PR. Sistem ini menyediakan modul lengkap yang membantu perusahaan mengelola permintaan pembelian secara lebih terstruktur, transparan, dan akurat.

Keunggulan utama software ini terletak pada kemampuannya mengotomatisasi alur permintaan hingga persetujuan, sekaligus terhubung dengan sistem bisnis lain untuk memastikan pengendalian anggaran berjalan optimal.

Beberapa fitur unggulan Procurement Total untuk mendukung efisiensi pembuatan purchase requisition antara lain:

• Sentralisasi Data Permintaan: Seluruh dokumen purchase requisition tersimpan dalam satu sistem sehingga mudah ditinjau dan dilacak oleh pihak terkait.
• Automasi Persetujuan: Proses approval dapat dilakukan dengan cepat melalui notifikasi otomatis sesuai level otorisasi.
• Kontrol Anggaran: Setiap permintaan pembelian langsung dikaitkan dengan anggaran perusahaan untuk menghindari overspending.
• Analitik Kebutuhan: Memberikan laporan mendetail terkait pola permintaan pembelian dan efisiensi biaya.
• Integrasi Stok: Menghubungkan purchase requisition dengan data inventaris agar kebutuhan barang lebih tepat sasaran.
• Akses Multi-Perangkat: Memungkinkan pembuatan dan persetujuan PR dari desktop maupun mobile.

Dengan Software Procurement Total, pembuatan PR menjadi lebih cepat, transparan, dan efisien, sekaligus membantu perusahaan menjaga akurasi anggaran. Estimasi biaya implementasi dapat dilihat pada banner harga di bawah ini.

Kesimpulan

Pembuatan purchase requisition merupakan tahap penting dalam memastikan pengadaan berjalan terkontrol dan sesuai kebutuhan perusahaan. Software Procurement Total hadir sebagai solusi terintegrasi yang mampu mengotomatisasi alur pembuatan PR secara lebih efisien.

Dengan dukungan fitur real-time seperti pemantauan status permintaan dan sistem persetujuan otomatis, tim dapat mengajukan serta melacak PR dengan lebih akurat. Integrasi dengan anggaran perusahaan juga membantu meminimalkan risiko overspending serta meningkatkan akuntabilitas.

Ingin tahu bagaimana sistem ini dapat mempercepat pembuatan PR di perusahaan Anda? Segera jadwalkan demo gratis dan buktikan manfaat Software Procurement Total dalam mengoptimalkan proses permintaan pembelian.

FAQ tentang Purchase Requisition