Warehouse Management System (WMS) merupakan suatu sistem yang terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris dan supply chain management (SCM) sehingga dapat memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan mereka, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Sistem manajemen gudang sangat penting bagi perusahaan karena dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional serta mengurangi biaya penyimpanan dan pengiriman barang. Dengan sistem WMS yang terintegrasi, perusahaan dapat dengan mudah mengelola persediaan, memantau status barang, dan merencanakan pengiriman yang lebih efisien.
Anda bisa mencoba bagaimana warehouse management system dapat mengoptimalkan gudang perusahaan Anda dengan satu klik banner dibawah ini dengan gratis!
Apa Itu Warehouse Management System?
Warehouse Management System (WMS) adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk mengelola seluruh aktivitas operasional di gudang, mulai dari proses penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman ke pelanggan akhir secara lebih efisien.
Menurut Harvard Business Review, penerapan WMS dapat meningkatkan efisiensi operasional melalui pelacakan barang real-time dan pengelolaan ruang yang optimal. Sistem ini memungkinkan pemantauan detail pergerakan barang secara akurat dan lebih tertata.
Tak hanya itu, WMS juga berkontribusi dalam mendukung rantai pasok (supply chain), meminimalkan risiko kesalahan akibat intervensi manual, serta membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.
Manfaat Menggunakan Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) atau aplikasi stok gudang membantu perusahaan mengelola persediaan dan operasional gudang secara efektif. Dengan pemantauan stok real-time, optimalisasi ruang, peningkatan akurasi pengiriman, serta proses penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman yang lebih efisien, sistem WMS mendorong produktivitas karyawan dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Beberapa manfaat utama dari penerapan WMS antara lain:
- Meningkatkan pelayanan pelanggan: Dengan pengelolaan gudang yang terstruktur memungkinkan perusahaan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat. Pelacakan real-time juga memberikan estimasi waktu pengiriman yang lebih tepat.
- Meminimalisir kelebihan stok: Warehouse management system membantu memprediksi permintaan dan mengatur inventaris berdasarkan data historis, sehingga perusahaan dapat menghindari penumpukan stok yang tidak diperlukan.
- Mengefisiensikan penggunaan ruang: Warehouse management system dapat memantau penggunaan ruang gudang secara real-time dan membantu mengidentifikasi area yang tidak digunakan secara optimal.
- Meningkatkan kinerja karyawan: Dengan warehouse management system proses kerja menjadi lebih cepat berkat kemudahan akses data dan sistem kerja yang lebih terstruktur.
Fitur-Fitur Pada Warehouse Management System
Kehadiran WMS memainkan peran penting dalam menjalakan operasional gudang yang efisien. Berikut adalah fitur-fitur pada warehouse management system yang wajib dimiliki:
1. Pengelolaan strategi pengeluaran barang (FIFO, LIFO, FEFO)
Fitu ini mendukung berbagai metode pengeluaran barang seperti FIFO, LIFO, dan FEFO, sehingga kualitas produk tetap terjaga dan mengurangi risiko kerugian akibat barang kedaluwarsa.
2. Pelacakan kapasitas terpakai dan tersisa
Perusahaan bisa memantau penggunaan ruang penyimpanan dan sisa kapasitas yang tersedia, sehingga pengalokasian stok dapat dilakukan secara lebih optimal dan terarah.
3. Visualisasi 3D tata letak gudang
Sistem dapat menampilkan tida dimensi lokasi stok dalam gudang yang membantu perusahaan menemukan posisi barang dengan cepat dan mendukung pemanfaatan ruang yang lebih maksimal.
4. Manajemen beberapa lokasi dan kapasitas gudang
Fitur ini memfasilitasi pengelolaan stok di berbagai lokasi gudang secara terpusat, dengan mempertimbangkan kapasitas masing-masing tempat penyimpanan untuk efisiensi ruang.
5. Otomatisasi stok masuk dan keluar dengan RFID
Teknologi RFID bisa mencatat keluar-masuk barang secara otomatis, sehingga akurasi pelacakan meningkat dan dapat mengurangi kesalahan akibat proses manual.
6. Pemindahan produk dalam jumlah banyak
WMS memungkinkan pemindahan beberapa produk sekaligus dalam satu area gudang. Hal ini akan menyederhanakan proses internal dan mempercepat distribusi barang.
7. Optimasi stok per lokasi gudang
Fitur ini akan mengatur distribusi stok secara optimal melalui analisis data penjualan dan algoritma. Hal ini bertujuan untuk mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan.
8. Pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang terintegrasi
Proses tiga langkah ini menyatukan aktivitas picking, packing, dan delivery dengan perencanaan rute yang efisien, sehingga pemenuhan pesanan akan lebih cepat dan menekan biaya operasional.
9. Aplikasi mobile untuk pemeriksaan dan perhitungan stok
Tim gudang perusahaan dapat melakukan pengecekan dan stock take secara real-time, serta meningkatkan ketepatan dan kecepatan dalam pengelolaan inventaris.
10. Push notifications
Fitur ini memberikan pemberitahuan otomatis kepada tim gudang terkait tugas yang harus mereka lakukan seperti penerimaan atau pengemasan barang, sehingga proses manajemen gudang lebih efisien dan efektif.
11. Quality control checking
Melalui fitur ini, perusahaan dapat memastikan kualitas produk sejak proses inbound dan mengidentifikasi barang rusak, sehingga kualitas produk tetap terjaga sebelum sampai ke konsumen.
12. Dashboard dan email reporting
Laporan dan data visual disajikan secara otomatis melalui email dan dashboard, sehingga tim pemantauan kinerja gudang lebih mudah dan mendukung pengambilan keputusan yang strategis.
Dengan fitur-fitur canggih dalam warehouse management system, perusahaan bisa mempermudah operasional harian mereka di gudang dan menjaga rantai pasok.
Jenis-Jenis Warehouse Management System
Setiap jenis sistem manajemen gudang memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, sehingga perusahaan harus memilih sistem warehouse yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik operasi bisnis mereka. Berikut jenis yang umum digunakan:
1. Sistem manajemen pergudangan terpusat
Pertama, sistem pergudangan terpusat adalah sistem pengelolaan pergudangan yang mengintegrasikan semua informasi dan proses pergudangan dari berbagai lokasi atau cabang dalam satu sistem pusat. Selain itu, dalam warehouse system, memuat informasi mengenai stok barang, pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan dapat aksesan secara real-time oleh seluruh cabang atau lokasi.
2. Sistem manajemen pergudangan tidak terpusat
Kedua, sistem pergudangan tidak terpusat adalah sistem pengelolaan pergudangan yang memungkinkan setiap cabang atau lokasi pergudangan untuk mengelola stok barang dan operasi pergudangan secara independen tanpa terhubung dengan sistem pusat. Sehingga, setiap cabang atau lokasi memiliki sistem pengelolaan pergudangan masing-masing yang tidak terkoneksi dengan cabang atau lokasi lainnya.
Baca Juga : Optimasi Manajemen Gudang dengan Sistem WMS
Proses Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System)
Proses ini melibatkan berbagai tahapan seperti penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan barang, pengemasan, pengiriman, dan monitoring stok barang. Selain itu, dalam artikel ini kita akan menjelaskan lebih detail mengenai proses-proses yang terlibat dalam sistem manajemen perusahaan di gudang stok.
1. Penerimaan barang masuk
Penerimaan barang masuk merujuk pada proses penerimaan barang yang masuk ke dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya setelah melewati tahap pengiriman atau pengangkutan. Oleh karena itu, proses penerimaan barang masuk sangat penting dalam pengelolaan stok dan persediaan barang, karena akan memastikan bahwa penerimaan barang sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik.
2. Proses pengeluaran barang
Proses ini merujuk pada pengambilan barang dari gudang atau tempat penyimpanan untuk disiapkan untuk pengiriman ke pelanggan atau lokasi lainnya. Selain itu, proses ini sangat penting dalam sistem warehouse, karena akan memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik.
3. Pengaturan barang
Pengaturan barang adalah proses pengorganisasian dan pengelolaan barang di dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya. Selain itu, warehouse system bertujuan untuk memastikan bahwa barang tersedia dengan mudah dan cepat saat diperlukan, serta meminimalkan kerusakan atau kehilangan barang.
Perbedaan SCM dan WMS
Meskipun Supply Chain Management (SCM) dan Warehouse Management System (WMS) sama-sama berperan dalam pengelolaan logistik, keduanya memiliki fokus dan fungsi yang berbeda. Berikut adalah perbedaan utama antara SCM dan WMS:
|
Perbedaan |
Warehouse Management System (WMS) |
Supply Chain Management (SCM) |
| Cakupan Operasional | Terfokus pada aktivitas di dalam gudang, seperti penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang. | Mencakup seluruh rantai pasok, mulai dari pengadaan bahan baku hingga distribusi produk akhir ke konsumen. |
| Tujuan Utama | Meningkatkan efisiensi operasional gudang dan akurasi pengelolaan stok. | Mengoptimalkan aliran barang, informasi, dan dana untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. |
| Fungsi dan Proses | Meliputi manajemen stok, penempatan barang, picking, packing, dan pengiriman dari gudang. | Melibatkan perencanaan permintaan, produksi, pengadaan, transportasi, dan distribusi. |
| Skala dan Integrasi | Beroperasi pada skala mikro, fokus pada operasional internal gudang dan sering terintegrasi dengan sistem ERP atau TMS. | Beroperasi pada skala makro, mengintegrasikan berbagai entitas seperti pemasok, produsen, dan distributor. |
| Peran dalam Rantai Pasok | Berperan sebagai bagian dari SCM, khususnya dalam pengelolaan logistik gudang. | Bertanggung jawab atas keseluruhan koordinasi dan efisiensi rantai pasok. |
Memahami perbedaan antara SCM dan WMS penting bagi perusahaan untuk menentukan strategi dan sistem yang tepat dalam mengelola rantai pasok dan operasional gudang secara efisien.
Tips Meningkatkan Efisiensi Warehouse Management System
Meningkatkan efisiensi sistem WMS merupakan suatu upaya yang penting untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam pengelolaan stok dan persediaan barang. Berikut tips untuk meningkatkan efisiensinya:
1. Rutin melakukan pengecekan
Pertama, pengecekan yang dilakukan secara teratur pada sistem warehouse dapat membantu mendeteksi masalah pada sistem manajemen pergudangan sebelum menjadi lebih besar dan mengganggu kinerja perusahaan.
2. Penyusunan data yang akurat
Data yang akurat dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat dalam hal manajemen stok dan persediaan barang, serta mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang.
3. Membuat jadwal ketersediaan barang
Dengan membuat jadwal ketersediaan barang, perusahaan dapat memastikan bahwa stok barang selalu tersedia dan dapat memenuhi permintaan pelanggan atau kebutuhan operasional perusahaan.
4. Membuat forecast untuk estimasi persediaan
Perusahaan dapat memprediksi berapa mereka memerlukan jumlah barang yang pada periode tertentu dan mengurangi risiko stok barang kosong atau kelebihan stok yang tidak diperlukan jika membuat forecast untuk estimasi persediaan.
5. Pisahkan stok barang baru dengan barang lama
Proses pemisahan stok barang baru dengan barang lama merupakan langkah penting dalam sistem manajemen pergudangan untuk menghindari kesalahan dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan stok. Gunakan sistem aplikasi stok barang untuk mempermudah proses pengelolaan dalam satu sistem terintegrasi.
6. Pengaturan tata letak
Pengaturan tata letak atau layout yang efisien dapat membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam manajemen pergudangan. Oleh karena itu, dengan adanya pengaturan ini, semua hal yang ada di gudang mungkin bisa tertata rapi.
7. Gunakan software atau aplikasi sistem manajemen gudang
Tips terakhir, menggunakan aplikasi stok opname atau aplikasi manajemen gudang adalah langkah penting dalam sistem manajemen pergudangan modern. Selain itu, aplikasi ini dapat membantu mempercepat proses pengelolaan stok dan memastikan bahwa persediaan barang terkelola dengan baik.
Kesimpulan
Penerapan Warehouse Management System (WMS) dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Dengan WMS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasi gudang, meningkatkan akurasi stok, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Oleh karena itu, sistem gudang ini merupakan investasi yang sangat penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kinerja operasional dan daya saing di pasar. Salah satu rekomendasi yang bisa Anda gunakan adalah Warehouse Management System dari Total ERP. Keunggulan yang dimiliki oleh software ini diantaranya, mengontrol penuh kapasitas gudang, penggunaan ruang lebih terorganisir, dan menghemat biaya penyimpanan.
FAQ Sistem HRD
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak atau sistem digital yang digunakan untuk mengelola dan mengoptimalkan operasional gudang. WMS membantu dalam pelacakan inventaris, pengelolaan stok masuk dan keluar, pemanfaatan ruang gudang, serta mempercepat proses pengambilan dan pengiriman barang.
WMS (Warehouse Management System) fokus pada pengelolaan aktivitas di dalam gudang, seperti penyimpanan, pelacakan, dan pengiriman barang. Sementara itu, SCM (Supply Chain Management) mencakup proses yang lebih luas, mulai dari pengadaan bahan baku, produksi, distribusi, hingga pengiriman akhir ke pelanggan. Singkatnya, WMS adalah bagian dari SCM yang khusus mengelola aktivitas pergudangan.
Sistem manajemen gudang bekerja dengan mengotomatiskan proses gudang menggunakan teknologi seperti barcode, RFID, dan sistem pelacakan real-time. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat masuk dan keluarnya barang, mengatur penempatan stok, mengelola pesanan, serta memantau ketersediaan barang secara akurat dan efisien.
