Selama Anda mengelola bisnis, proses serah terima barang bukan menjadi hal baru. Dalam banyak alasan, Anda akan sering berhadapan dengan proses ini, sehingga kebutuhan akan contoh surat serah terima barang yang memenuhi tujuan bisnis meningkat.
Berbanding lurus dengan kondisi tersebut, sudahkah Anda memiliki template format surat serah terima barang yang memadai? Atau Anda cenderung berpaku pada satu format untuk segala kebutuhan?
Guna membantu Anda memetakan kebutuhan bisnis bersama dengan contoh surat serah terimanya, artikel berikut akan mengupas tuntas mulai dari definisi, komponen wajib, hingga berbagai contoh praktis yang dapat langsung Anda pakai. Mari mulai pembahasannya!
Key Takeaways
Surat serah terima barang (BAST) adalah dokumen legal yang memvalidasi pengalihan tanggung jawab atas barang dari satu pihak ke pihak lain.
Komponen wajib BAST ada banyak, salah satunya data para pihak.
Aplikasi manajemen aset Total mengotomatiskan pencatatan dan pelacakan serah terima aset dan keamanan data. Coba Demo Gratis!
- Apa Itu Surat Serah Terima Barang (BAST)?
- Mengapa Surat Serah Terima Barang Penting bagi Bisnis Anda?
- Komponen Wajib Surat Serah Terima Barang
- Langkah-Langkah Membuat Surat Serah Terima Barang yang Benar
- 10 Contoh Surat Serah Terima Barang untuk Berbagai Keperluan
- Tips Ahli untuk Menghindari Masalah Saat Proses Serah Terima
- Tantangan Proses Manual dan Solusi Digital untuk Serah Terima Barang
- Optimalkan Manajemen Aset dan Inventaris Anda dengan Solusi dari Total
- Kesimpulan
Apa Itu Surat Serah Terima Barang (BAST)?
Surat serah terima barang atau BAST (Berita Acara Serah Terima) adalah dokumen formal yang berfungsi sebagai bukti tertulis. Dokumen ini mengonfirmasi bahwa telah terjadi pengalihan barang dari satu pihak (pihak pertama) kepada pihak lain (pihak kedua).
BAST mencatat secara detail jenis, jumlah, dan kondisi barang saat diserahkan, serta kapan dan di mana transaksi tersebut berlangsung. Kehadirannya mengikat secara hukum kedua belah pihak yang terlibat dalam proses tersebut.
Mengapa Surat Serah Terima Barang Penting bagi Bisnis Anda?
Banyak pengusaha mengabaikan pentingnya BAST untuk transaksi yang dianggap kecil, padahal dokumen ini adalah fondasi dari administrasi yang tertib. Beberapa poin penting lain mengapa perusahaan Anda perlu penggunaan contoh surat serah terima barang adalah:
1. Sebagai bukti legal yang sah
BAST merupakan dokumen otentik yang dapat digunakan sebagai alat bukti di hadapan hukum jika terjadi sengketa. Tanda tangan kedua belah pihak di atasnya menandakan persetujuan atas isi dokumen, termasuk kondisi barang saat diterima.
Hal ini memberikan perlindungan hukum yang kuat bagi kedua pihak. Pihak penyerah memiliki bukti bahwa kewajibannya telah selesai, sementara pihak penerima memiliki dasar jika barang yang diterima tidak sesuai kesepakatan.
2. Memastikan verifikasi kondisi dan jumlah barang
Proses pembuatan BAST mengharuskan kedua belah pihak untuk memeriksa barang secara bersama-sama sebelum ditandatangani melalui aplikasi manajemen aset. Ini adalah momen krusial untuk verifikasi kuantitas dan kualitas barang yang diserahkan.
Dengan begitu, tidak ada lagi ruang untuk klaim “barang kurang” atau “barang rusak saat diterima” di kemudian hari. Semua kondisi telah diperiksa dan disetujui bersama, menciptakan transparansi sejak awal.
3. Menjadi dasar untuk proses audit dan inventaris
Bagi tim akuntansi dan manajemen aset, BAST adalah dokumen sumber yang sangat vital. Dokumen ini menjadi dasar pencatatan penambahan atau perpindahan aset dalam sistem inventaris perusahaan.
Saat proses audit internal maupun eksternal, BAST berfungsi sebagai bukti pendukung yang memvalidasi setiap transaksi aset. Tanpanya, auditor akan kesulitan memverifikasi keberadaan dan riwayat aset perusahaan.
4. Mencegah potensi sengketa di kemudian hari
Ketidakjelasan adalah sumber utama konflik dalam bisnis. BAST menghilangkan area abu-abu dengan mendokumentasikan secara jelas apa, berapa banyak, kapan, dan dalam kondisi apa barang diserahkan.
Ketika semua detail tercatat dengan rapi dan disetujui bersama, potensi perselisihan di masa depan dapat diminimalkan. Dokumen ini menjadi rujukan utama jika ada pertanyaan atau keraguan dari salah satu pihak.
5. Menjadi dokumen pendukung untuk penagihan (invoice)
Dalam transaksi jual beli atau penyelesaian proyek, BAST seringkali menjadi syarat wajib sebelum departemen keuangan dapat memproses pembayaran. Pihak pembeli atau klien memerlukan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik sebelum melunasi tagihan.
Dengan melampirkan BAST yang sudah ditandatangani, proses penagihan menjadi lebih lancar dan cepat. Ini membantu menjaga arus kas (cash flow) perusahaan tetap sehat dan lancar.
Komponen Wajib Surat Serah Terima Barang
Berikut adalah komponen-komponen yang wajib ada dalam setiap surat serah terima barang:
1. Kop surat resmi perusahaan
Kop surat menunjukkan identitas resmi perusahaan yang menyerahkan atau menerima barang. Komponen ini mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo, yang memberikan kesan profesional dan otentik pada dokumen.
Penggunaan kop surat juga menegaskan bahwa transaksi tersebut adalah transaksi resmi antar institusi. Ini penting untuk keperluan pengarsipan dan legalitas dokumen di kemudian hari.
2. Judul dan nomor surat
Setiap BAST harus memiliki judul yang jelas, seperti “Berita Acara Serah Terima Barang”. Selain itu, pencantuman nomor surat yang unik sangat penting untuk tujuan administrasi dan pengarsipan.
Nomor surat membantu memudahkan pelacakan dan referensi silang dengan dokumen lain, seperti purchase order atau invoice. Sistem penomoran yang terstruktur akan menciptakan administrasi yang rapi dan mudah diaudit.
3. Waktu dan tempat serah terima
Detail mengenai tanggal, hari, dan lokasi di mana serah terima barang dilakukan adalah informasi krusial. Informasi ini menjadi penanda waktu kapan tanggung jawab atas barang tersebut resmi berpindah tangan.
Pencatatan lokasi juga penting, terutama jika serah terima dilakukan di luar kantor, seperti di lokasi proyek atau gudang. Kejelasan waktu dan tempat mencegah ambiguitas dan potensi sengketa di masa depan.
4. Data lengkap pihak pertama (yang menyerahkan)
Informasi mengenai pihak yang menyerahkan barang harus dicantumkan secara lengkap. Ini meliputi nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan alamat.
Identitas yang jelas memastikan siapa individu dan institusi yang bertanggung jawab atas penyerahan barang. Hal ini penting untuk akuntabilitas dan keperluan komunikasi jika ada tindak lanjut yang diperlukan.
5. Data lengkap pihak kedua (yang menerima)
Sama seperti pihak pertama, data pihak yang menerima barang juga harus lengkap dan detail. Cantumkan nama lengkap, jabatan, serta nama perusahaan atau departemen yang diwakili.
Dengan data yang lengkap, status penerimaan barang menjadi jelas dan tercatat. Ini memastikan bahwa barang diterima oleh orang yang tepat dan berwenang untuk mengambil alih tanggung jawab.
6. Daftar detail barang yang diserahkan
Ini adalah bagian inti dari BAST. Buatlah daftar dalam format tabel yang merinci setiap barang yang diserahkan, mencakup nama barang, kuantitas, satuan (unit, buah, set), dan keterangan kondisi.
Untuk aset bernilai tinggi, sangat disarankan untuk menambahkan nomor seri, tipe, atau kode aset unik. Semakin detail informasinya, semakin kecil kemungkinan terjadinya perselisihan di kemudian hari.
7. Kolom tanda tangan dan nama jelas para pihak
Tanda tangan adalah elemen legalitas terpenting dalam BAST. Sediakan kolom untuk tanda tangan pihak pertama dan pihak kedua, lengkap dengan nama jelas dan jabatan di bawahnya.
Untuk memperkuat legalitas, terutama pada transaksi bernilai besar, Anda bisa menambahkan kolom untuk saksi. Kehadiran tanda tangan basah atau digital yang sah menandakan bahwa kedua belah pihak telah setuju dengan semua isi dokumen.
Langkah-Langkah Membuat Surat Serah Terima Barang yang Benar
Berikut adalah panduan praktis untuk menyusun surat serah terima barang dari awal hingga akhir. Ikuti tahapan ini untuk menciptakan dokumen yang profesional, akurat, dan aman secara hukum:
- Mengumpulkan informasi penyerah, penerima, dan detail barang.
- Menyusun draf surat dengan format jelas dan tabel daftar barang.
- Melakukan pemeriksaan fisik barang bersama kedua pihak.
- Menandatangani dokumen oleh pihak yang berwenang.
- Mengarsipkan dokumen secara aman untuk kebutuhan mendatang.
10 Contoh Surat Serah Terima Barang untuk Berbagai Keperluan
Teori dan komponen BAST akan lebih mudah dipahami dengan melihat contoh-contoh praktis. Berikut kami sajikan lebih dari 10 contoh surat serah terima barang yang dapat Anda unduh dan modifikasi sesuai kebutuhan:
1. Contoh surat serah terima barang inventaris kantor
Surat ini digunakan saat menyerahkan barang-barang inventaris umum kepada karyawan atau antar departemen. Fokusnya adalah pencatatan yang jelas untuk keperluan pelacakan aset internal.
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Nomor: 001/BAST-IK/HRD/X/2025Pada hari ini, Senin, tanggal Dua Puluh Empat bulan Oktober tahun Dua Ribu Dua Puluh Lima (24-10-2025), kami yang bertanda tangan di bawah ini:
I. Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer HRD
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.II. Nama: Rina Wijaya
Jabatan: Staff Administrasi
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.PIHAK PERTAMA telah menyerahkan kepada PIHAK KEDUA, dan PIHAK KEDUA telah menerima barang inventaris kantor sebagai berikut:
No. Nama Barang Jumlah Kondisi 1 Kursi Kantor Ergonomis 1 Baik 2 Meja Kerja 1 Baik 3 Telepon Kantor 1 Baik Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK KEDUA (Penerima),
(Rina Wijaya)
PIHAK PERTAMA (Yang Menyerahkan),
(Budi Santoso)
2. Contoh surat serah terima barang aset perusahaan (laptop/kendaraan)
Untuk aset bernilai tinggi seperti laptop atau kendaraan, BAST harus lebih detail. Penting untuk mencantumkan nomor seri, nomor polisi, dan kelengkapan aksesoris.
BERITA ACARA SERAH TERIMA ASET
Nomor: 015/BAST-ASET/IT/X/2025Pada hari ini, Senin, 24 Oktober 2025, yang bertanda tangan di bawah ini:
I. Nama: Agus Purnomo
Jabatan: IT Support Manager
Mewakili PT. Maju Jaya (PIHAK PERTAMA)II. Nama: Dian Puspita
Jabatan: Marketing Manager
Mewakili Diri Sendiri (PIHAK KEDUA)PIHAK PERTAMA menyerahkan 1 (satu) unit laptop kepada PIHAK KEDUA sebagai fasilitas kerja dengan rincian:
– Jenis Barang: Laptop
– Merk/Tipe: Dell Latitude 7420
– Nomor Seri: JKT2025XYZ
– Kelengkapan: Charger, Tas Laptop
– Kondisi: Baru dan berfungsi normalPIHAK KEDUA telah menerima aset tersebut dalam kondisi baik dan lengkap serta bertanggung jawab atas pemeliharaannya. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya.
Yang Menerima,
(Dian Puspita)
Yang Menyerahkan,
(Agus Purnomo)
3. Contoh surat serah terima barang untuk keperluan proyek
Dalam konteks proyek, BAST sering digunakan untuk serah terima material atau peralatan di lokasi. Dokumen ini menjadi dasar untuk menghitung progres dan biaya proyek.
4. Contoh surat serah terima barang jabatan (pekerjaan)
Ketika terjadi pergantian pejabat, serah terima jabatan (sertijab) juga meliputi penyerahan inventaris dan dokumen. BAST ini memastikan semua aset yang melekat pada jabatan sebelumnya telah dialihkan.
5. Contoh surat serah terima barang pinjaman
Surat ini formalitas penting saat perusahaan meminjamkan aset kepada karyawan atau pihak eksternal. Di dalamnya biasanya tercantum durasi peminjaman dan tanggung jawab peminjam.
6. Contoh surat serah terima barang jual beli
Setelah transaksi jual beli selesai, BAST menjadi bukti bahwa pembeli telah menerima barang sesuai pesanan. Dokumen ini sering menjadi lampiran wajib untuk pelunasan pembayaran.
7. Contoh surat serah terima dokumen penting
Tidak hanya barang, dokumen penting seperti sertifikat, BPKB, atau kontrak juga memerlukan BAST. Ini untuk memastikan dokumen diterima oleh pihak yang benar dan mencegah kehilangan.
8. Contoh berita acara serah terima barang rusak/pengembalian
Ketika barang dikembalikan karena rusak atau tidak sesuai, BAST pengembalian sangat diperlukan. Dokumen ini mencatat alasan pengembalian dan kondisi barang saat dikembalikan.
9. Contoh berita acara serah terima barang dalam Bahasa Inggris
Untuk transaksi dengan pihak asing, BAST dalam Bahasa Inggris (Handover Certificate) menjadi standar. Strukturnya sama, hanya bahasanya yang disesuaikan untuk pemahaman universal.
10. Contoh berita acara serah terima barang sederhana
Untuk kebutuhan internal yang tidak terlalu formal, BAST bisa dibuat lebih sederhana. Namun, komponen inti seperti data pihak, detail barang, dan tanda tangan tetap wajib ada.
Tips Ahli untuk Menghindari Masalah Saat Proses Serah Terima
Meskipun BAST sudah menjadi standar, masalah di lapangan masih bisa terjadi. Berdasarkan pengalaman, beberapa praktik tambahan dapat secara signifikan mengurangi risiko sengketa dan memperkuat posisi hukum Anda, seperti:
- Menggunakan dokumentasi foto sebagai bukti kondisi barang.
- Mencantumkan nomor seri atau kode aset secara spesifik.
- Menetapkan prosedur pelaporan kerusakan dengan jelas.
- Melibatkan saksi untuk aset bernilai tinggi.
Tantangan Proses Manual dan Solusi Digital untuk Serah Terima Barang
Seiring berkembangnya skala bisnis, mengelola ratusan bahkan ribuan BAST secara manual menjadi tidak efisien dan penuh risiko. Ketergantungan pada kertas dan spreadsheet membuka celah bagi berbagai masalah operasional, seperti:
- Risiko kesalahan manusia: Pencatatan manual rentan terhadap salah ketik atau salah hitung, yang dapat menyebabkan data inventaris tidak akurat dan mengganggu perencanaan stok serta proses audit.
- Kesulitan pelacakan dan pengarsipan dokumen fisik: Dokumen kertas mudah hilang atau rusak, sehingga pencarian BAST menjadi lambat dan riwayat aset sulit dilacak karena visibilitas yang tidak real-time.
- Keterlambatan proses bisnis: Persetujuan fisik memerlukan waktu lama jika pihak terkait tidak tersedia, sehingga alur kerja melambat dan produktivitas tim terganggu oleh beban administrasi.
- Lambatnya otomatisasi proses dengan software manajemen aset dan inventaris: Tanpa digitalisasi BAST, proses serah terima tetap bergantung pada dokumen kertas dan tanda tangan manual, sehingga data tidak real-time dan pelacakan riwayat aset menjadi jauh lebih sulit.
Optimalkan Manajemen Aset dan Inventaris Anda dengan Solusi dari Total
Total menyediakan sistem inventaris yang mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pengelolaan aset, termasuk pembuatan BAST. Dengan solusi yang komprehensif, Anda dapat mengatasi tantangan seperti pencatatan manual yang rentan kesalahan, kesulitan pelacakan, dan pengarsipan dokumen yang tidak efisien.
Melalui sistem manajemen aset dan inventaris, Total membantu bisnis mendigitalisasi seluruh siklus hidup aset mulai dari pengadaan hingga serah terima. Fitur-fiturnya pun terintegrasi penuh dengan data antar departemen yang kemudian menunjang visibilitas.
Selain itu, Total memberikan tawaran demo gratis, cek skema harga, dan juga konsultasi kebutuhan bisnis gratis bagi Anda yang tertarik ingin mengenal Total lebih jauh. Tanpa komitmen apapun, Anda bisa mengakses kemudahan tersebut mulai hari ini.
Fitur unggulan:
- Asset and inventory tracking: Melacak lokasi, status, dan riwayat setiap aset atau barang inventaris secara real-time menggunakan kode unik atau barcode, meminimalkan risiko kehilangan.
- Digital handover management: Mengotomatiskan pembuatan, pengiriman, dan penandatanganan BAST secara digital, mempercepat proses serah terima dan mengurangi penggunaan kertas.
- Maintenance scheduling: Menjadwalkan pemeliharaan aset secara otomatis berdasarkan penggunaan atau waktu untuk memperpanjang umur aset dan mencegah kerusakan tak terduga.
- Depreciation management: Menghitung penyusutan aset secara otomatis sesuai dengan regulasi akuntansi yang berlaku, memastikan laporan keuangan yang akurat.
- Centralized document storage: Menyimpan semua dokumen terkait aset, termasuk BAST, faktur pembelian, dan riwayat perbaikan, dalam satu database terpusat yang aman dan mudah diakses.
Kesimpulan
Contoh surat serah terima barang adalah dokumen esensial yang memberikan bukti legal, memastikan transparansi, dan mencegah sengketa dalam operasional bisnis. Dengan memahami komponen wajib dan mengikuti langkah pembuatan yang benar, Anda dapat menciptakan BAST yang kuat dan profesional.
Untuk meningkatkan efisiensi lebih jauh, pertimbangkan untuk beralih dari proses manual ke solusi digital. Software manajemen aset dari Total menawarkan fitur lengkap untuk mengotomatiskan pembuatan BAST, melacak aset secara real-time, dan mengelola seluruh siklus hidup aset dalam satu platform terintegrasi.
FAQ tentang Surat Serah Terima Barang
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai barang selama proses pengiriman dan berfungsi sebagai izin jalan. BAST, di sisi lain, adalah bukti formal bahwa barang telah diterima oleh pihak kedua, yang menandakan perpindahan tanggung jawab.
Penggunaan materai tidak wajib, namun sangat dianjurkan untuk transaksi bernilai signifikan. Menurut regulasi Bea Meterai, dokumen yang akan digunakan sebagai alat bukti di pengadilan wajib dibubuhi materai, sehingga menambah kekuatan hukum BAST.
Yang berhak menandatangani BAST adalah perwakilan resmi dari pihak penyerah dan pihak penerima. Mereka harus memiliki wewenang untuk mewakili perusahaannya dalam transaksi tersebut, misalnya manajer departemen, kepala gudang, atau pejabat yang ditunjuk.
Jika barang tidak sesuai (jumlah kurang, rusak, atau salah spesifikasi), pihak penerima berhak untuk tidak menandatangani BAST. Buat catatan mengenai ketidaksesuaian tersebut di dalam dokumen atau buat BAST terpisah untuk pengembalian barang sebelum menandatangani versi yang sudah direvisi.
Minimal, BAST harus dibuat dalam dua rangkap, satu untuk pihak penyerah dan satu untuk pihak penerima. Namun, terkadang diperlukan rangkap ketiga untuk departemen lain seperti keuangan atau arsip pusat, tergantung pada kebijakan internal perusahaan.
