Tahukah Anda? Aktivitas operasional perusahaan bisa terhambat jika administrasi dalam divisi general affair tidak tertata dengan baik, termasuk di dalamnya contoh laporan general affairs bulanan maupun mingguan.
Akibatnya, perusahaan kesulitan mengevaluasi kinerja dan berisiko salah mengambil keputusan. Untuk itu, banyak pebisnis andal di Indonesia mengotomatisasi proses administratif GA dengan Software Total HRM agar hasil laporan mereka lebih efisien dan akurat.
Karena dengan laporan bulanan yang rapi, Anda dapat mudah melakukan evaluasi dan mengambil keputusan bisnis. Seperti apakah bentuk format laporan bulanan GA yang proporsional dan bagaimana cara menyusunnya? Baca artikel ini lebih lanjut untuk mengetahui jawaban selengkapnya!
Key Takeaways
Laporan General Affairs (GA) adalah dokumen operasional yang merangkum kebutuhan, aktivitas, dan pengeluaran fasilitas perusahaan secara periodik.
Komponen utamanya mencakup permintaan barang, perawatan aset, pemeliharaan kantor, pengadaan layanan, serta rincian biaya yang dikeluarkan.
Pengelolaan laporan GA menjadi lebih rapi dan efisien ketika didukung sistem terintegrasi seperti Total yang membantu pencatatan otomatis dan pemantauan real-time.
- Apa itu Laporan Bulanan General Affairs?
- Manfaat Laporan Bulanan General Affairs
- Jenis-Jenis Format Contoh Laporan Bulanan General Affairs
- Contoh Laporan Bulanan General Affairs
- Bagaimana Cara Membuat Laporan Bulanan General Affairs?
- Efisiensikan Pembuatan Laporan General Affairs Anda dengan Software Total HRM
- Kesimpulan
Apa itu Laporan Bulanan General Affairs?
Laporan bulanan general affairs berisi rangkuman aktivitas divisi GA dalam satu bulan, mulai dari pengelolaan fasilitas, kebutuhan kantor, hingga pencatatan administrasi. Dokumen ini memberi gambaran menyeluruh atas aktivitas yang terjadi sehingga manajemen dapat menilai efektivitas kinerja tim.
Selain itu, laporan ini menjadi bahan evaluasi sekaligus dasar perencanaan untuk periode berikutnya. Informasi yang tersusun rapi membantu perusahaan menentukan prioritas, mengatur anggaran, serta menjaga kelancaran proses kerja antar divisi.
Manfaat Laporan Bulanan General Affairs
Membuat laporan general affair secara rutin memang membutuhkan ketelitian, namun manfaatnya sangat besar bagi perusahaan. Dengan dokumen yang jelas, aktivitas internal bisa lebih terarah, pengeluaran lebih terkendali, serta komunikasi antar divisi menjadi lebih efektif.
1. Meningkatkan transparansi kerja
Laporan bulanan general affairs membantu mencatat setiap aktivitas yang sudah terjadi. Dengan adanya catatan yang transparan, manajemen dapat mengetahui apa saja yang tim GA kerjakan dan sejauh mana kontribusinya terhadap keberlangsungan operasional perusahaan.
2. Mengontrol pengeluaran perusahaan
Melalui laporan ini, setiap pengeluaran yang berhubungan dengan operasional kantor dapat tercatat secara rapi. Dengan terintegrasi aplikasi inventaris, hal ini memudahkan perusahaan dalam mengevaluasi penggunaan anggaran, menghindari pemborosan, dan memastikan setiap biaya yang keluar adalah sesuai kebutuhan.
3. Mendukung perencanaan yang lebih baik
Informasi dalam laporan bulanan HRD ini bisa menjadi dasar untuk menyusun rencana kerja ke depan. Dengan data yang lengkap, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan prioritas, merencanakan anggaran, serta mengantisipasi potensi masalah sejak awal.
4. Memudahkan koordinasi antar divisi
Keberadaan laporan general affair memungkinkan divisi lain memahami aktivitas dan kebutuhan GA. Dengan begitu, koordinasi lintas divisi berjalan lebih lancar karena ada gambaran jelas terkait fasilitas, inventaris, maupun kebutuhan administratif yang sudah tercatat.
5. Menjadi bahan evaluasi kinerja
Laporan ini juga berfungsi sebagai acuan dalam menilai kinerja tim general affair. Dari data yang terkumpul, manajemen bisa menilai efektivitas kerja, memberikan feedback, serta menentukan langkah perbaikan agar operasional perusahaan semakin efisien.
Jenis-Jenis Format Contoh Laporan Bulanan General Affairs
Dalam penyusunan laporan bulanan general affair, format contoh laporan general affairs sangat menentukan keteraturan data. Setiap jenis format punya peran berbeda agar informasi lebih mudah manajemen pahami dan menjadi dasar pengambilan keputusan.
1. Format laporan pengeluaran bulanan
Format ini mencatat seluruh transaksi pengeluaran kantor dalam satu bulan. Dengan adanya catatan rinci, perusahaan bisa mengontrol arus kas dan memastikan setiap biaya yang keluar benar-benar sesuai kebutuhan.
- Tanggal transaksi: untuk mengetahui kapan pengeluaran terjadi
- Nama kegiatan/keperluan: mencatat detail aktivitas yang membutuhkan biaya
- Jenis pengeluaran: membedakan kategori biaya, seperti listrik, ATK, atau perbaikan
- Jumlah biaya: menunjukkan total dana yang sudah perusahaan gunakan
- Bukti pembayaran: sebagai validasi dan dokumen pendukung agar transparan
2. Format laporan inventaris kantor
Laporan ini mencatat daftar barang dan aset yang GA kelola. Dengan format ini, perusahaan bisa mengontrol kondisi barang agar tetap terawat, mencegah kehilangan, serta memudahkan proses pengecekan inventaris.
- Nama barang/aset: mencatat barang apa saja yang perusahaan miliki
- Jumlah barang: menunjukkan total ketersediaan barang saat ini
- Kondisi barang: memberi informasi apakah barang dalam kondisi baik, rusak, atau butuh perbaikan
- Lokasi penyimpanan: agar barang mudah staf lacak ketika perlu
- Catatan perawatan: menuliskan jadwal atau riwayat perbaikan barang
3. Format laporan kegiatan bulanan
Jenis laporan ini fokus pada aktivitas yang GA kerjakan dalam satu bulan. Dengan adanya laporan kegiatan, manajemen dapat melihat kontribusi divisi GA sekaligus menilai efektivitas kegiatan.
- Jenis kegiatan: menjelaskan aktivitas apa saja yang sudah terjadi
- Tujuan kegiatan: memberi gambaran alasan atau manfaat dari kegiatan tersebut
- Waktu dan lokasi: mencatat kapan dan di mana kegiatan berlangsung
- Hasil: menjelaskan outcome atau pencapaian dari kegiatan
- Kendala: mendokumentasikan hambatan sebagai evaluasi ke depan
4. Format laporan kebutuhan fasilitas
Laporan ini digunakan untuk mencatat fasilitas kantor yang perlu perbaikan atau penambahan. Dengan laporan ini, perusahaan dapat memprioritaskan kebutuhan yang penting serta memperkirakan anggaran yang diperlukan.
- Nama fasilitas: menyebutkan fasilitas yang sedang digunakan
- Kondisi terkini: memberi informasi apakah fasilitas layak atau rusak
- Jenis kebutuhan: menandai apakah perlu perbaikan, penggantian, atau penambahan
- Estimasi biaya: memperkirakan dana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan
- Tingkat urgensi: menentukan prioritas berdasarkan kondisi yang paling mendesak
5. Format laporan evaluasi kinerja GA
Format ini ditujukan untuk menilai sejauh mana kinerja tim GA dalam mendukung operasional. Laporan ini membantu manajemen memberikan feedback serta menentukan langkah perbaikan agar kinerja lebih efektif.
- Target kerja: berisi sasaran sesuai ketetapan di awal periode
- Indikator pencapaian: sebagai alat ukur untuk menilai keberhasilan target
- Hasil pencapaian: menjelaskan capaian aktual daripada target
- Feedback divisi lain: masukan dari pihak terkait mengenai kinerja GA
- Catatan perbaikan: berisi rekomendasi peningkatan untuk periode berikutnya
Contoh Laporan Bulanan General Affairs
Setelah Anda memahami 5 jenis format laporan bulanan general affair, kini saatnya melihat contoh dan template yang bisa Anda jadikan acuan. Dengan contoh laporan general affairs ini, pembuatan laporan akan lebih mudah, terarah, serta sesuai standar kebutuhan perusahaan.
Berikut template contoh laporan general affairs yang bisa Anda download dan langsung gunakan:
Download Laporan General Affair di Sini!
Pilih format laporan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda
Mengisi laporan inventaris dan pengeluaran secara manual adalah pekerjaan berulang. Temukan biaya untuk mengotomatisasi seluruh proses GA Anda dengan Software Total HRM. Klik banner di bawah ini
Bagaimana Cara Membuat Laporan Bulanan General Affairs?
Membuat laporan bulanan general affair tidak bisa berjalan secara asal. Laporan harus Anda susun dengan sistematis agar informasi mudah manajemen pahami. Dengan mengikuti panduan atau sop general affair yang tepat serta memanfaatkan aplikasi HRM, hasil laporan akan lebih akurat dan efisien.
1. Tentukan format laporan
Langkah pertama adalah menentukan format yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Format ini mencakup struktur isi, gaya penulisan, hingga detail yang harus Anda catat. Dengan format yang jelas, general affair dapat membuat laporan lebih konsisten setiap bulannya.
2. Kumpulkan data aktivitas
Semua data terkait kegiatan operasional perlu Anda kumpulkan secara rinci. Mulai dari pengeluaran, inventaris, hingga kebutuhan fasilitas kantor harus terdokumentasi. Proses ini membantu general affair memastikan tidak ada aktivitas penting yang terlewat dalam laporan.
3. Ikuti sop general affair
Agar laporan lebih terarah, ikuti standar operasional prosedur (SOP general affair) yang berlaku. SOP akan menjadi pedoman dalam menentukan langkah apa saja yang harus Anda catat, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana alur evaluasi terjadi.
4. Gunakan aplikasi HRM
Pemanfaatan aplikasi HRM akan mempermudah penyusunan laporan. Dengan sistem digital, data aktivitas bisa terekam otomatis, sehingga mengurangi kesalahan pencatatan manual. Aplikasi ini juga memungkinkan analisis yang lebih cepat dan hasil laporan lebih akurat.
5. Lakukan review sebelum pengajuan
Tahap terakhir adalah melakukan pengecekan kembali terhadap laporan. Review penting terjadi agar tidak ada data yang salah atau terlewat. Dengan begitu, general affair bisa memastikan laporan bulanan benar-benar siap guna sebagai bahan evaluasi.
Efisiensikan Pembuatan Laporan General Affairs Anda dengan Software Total HRM
Software Total HRM membantu perusahaan mengelola SDM lebih efektif dengan sistem HRIS berbasis cloud. Fitur seperti database karyawan, payroll, pph21, absensi, cuti, dan KPI bisa Anda olah dalam satu platform, sehingga pembuatan laporan general affairs lebih efisien, akurat, dan mudah diakses kapan saja.
Selain itu, Total HRM menyediakan teknologi modern seperti face recognition dengan fake gps checking, automated digital video interview, hingga employee self service lewat aplikasi mobile. Perusahaan juga dapat mengatur roster serta jadwal kerja dinamis dengan praktis, mendukung laporan GA yang cepat, transparan, dan terintegrasi.
Berikut merupakan fitur dari software Total HRM:
- Face Recognition with Fake GPS Checking: Proses absensi karyawan dengan fitur pemindaian wajah dan pelacakan GPS yang akurat.
- Roster & Dynamic Working Schedule Management: Atur dan kelola jadwal kerja karyawan secara fleksibel dan cepat sesuai kebutuhan.
- Automated Digital Video Interview: Percepat proses rekrutmen calon karyawan dengan fitur smart digital interview.
- HRM Mobile Apps for Employee Self Service: Dapatkan akses kapan saja dan di mana saja melalui aplikasi HRM mobile yang tersedia.
Kesimpulan
Laporan bulanan general affairs merupakan dokumen penting yang berisi rangkuman aktivitas divisi GA, mulai dari pengelolaan fasilitas, kebutuhan kantor, hingga pencatatan administrasi. Laporan ini menjadi dasar evaluasi kinerja sekaligus bahan perencanaan operasional perusahaan ke depan.
Untuk itu, Total menghadirkan software HRM berbasis cloud yang mampu menyederhanakan proses pengelolaan SDM sekaligus mendukung pembuatan laporan GA. Memiliki fitur seperti face recognition, roster management, digital video interview, hingga employee self service, software ini membantu perusahaan bekerja lebih efisien dan transparan.
Segera coba demo gratis software Total HRM dan rasakan manfaatnya dalam mengelola laporan bulanan general affairs maupun kebutuhan HR lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas kerja tim, menghemat waktu, dan membuat keputusan lebih cepat serta tepat.
FAQ tentang Laporan General Affairs
Laporan General Affairs (GA) adalah dokumen yang berisi rangkuman aktivitas, tanggung jawab, serta kebutuhan operasional yang dikelola divisi GA. Isinya mencakup pengelolaan fasilitas kantor, administrasi, hingga dukungan operasional harian perusahaan.
Laporan GA penting karena memberikan gambaran menyeluruh terkait efektivitas kerja divisi GA. Dokumen ini membantu manajemen dalam evaluasi, pengambilan keputusan, perencanaan anggaran, hingga memastikan kelancaran proses kerja lintas divisi.
Laporan GA biasanya disusun oleh staf atau tim General Affairs di bawah pengawasan kepala divisi. Setelah selesai, laporan ini dilaporkan kepada manajer atau pimpinan perusahaan sebagai bahan evaluasi dan acuan perencanaan strategi operasional.
