Di tengah persaingan bisnis yang semakin kompleks, software procurement menjadi solusi strategis untuk mengotomatisasi proses pengadaan dari awal hingga akhir. Tanpa sistem ini, perusahaan berisiko menghadapi ketidakteraturan vendor, pemborosan anggaran, dan pelanggaran regulasi.
Aplikasi e-procurement dapat membantu proses pengadaan berjalan efisien, transparan, dan terukur dalam satu platform digital. Mulai dari identifikasi kebutuhan hingga manajemen kontrak dapat Anda kelola secara terintegrasi.
Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk memilih software procurement yang tepat sesuai kebutuhan. Simak ulasan berikut untuk mendapatkan gambaran solusi terbaik bagi proses pengadaan di perusahaan Anda!
Apa Itu Aplikasi Procurement?
Aplikasi procurement adalah sistem berbasis cloud yang membantu pembisnis mengelola proses pengadaan barang dan jasa. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi hingga memantau anggaran pengadaan.
Software e-procurement ini dapat digunakan untuk mengontrol setiap proses pengadaan dari permintaan pembelian (purchase request), pemilihan dan evaluasi vendor, manajemen pemesanan, hingga proses pesanan pembelian (purchase order). Sehingga, dapat disimpulkan aplikasi ini terbagi menjadi dua fungsi utama, yaitu transaksional dan strategi.
Manfaat Implementasi Aplikasi Procurement
Software e procurement adalah perangkat lunak yang membantu mengelola proses pengadaan barang secara efisien. Manfaat yang diberikan secara signifikan membangun efisiensi dan efektivitas bisnis. Berikut beberapa manfaat lain yang bisa dirasakan.
1. Transparansi proses pengadaan meningkat
Aplikasi procurement memungkinkan perusahaan melacak setiap tahap pengadaan secara real-time. Dengan sistem yang terdokumentasi, risiko manipulasi data dan penyalahgunaan anggaran bisa ditekan secara signifikan.
2. Efisiensi waktu dan biaya operasional
Proses manual yang memakan waktu kini tergantikan oleh otomatisasi, mulai dari permintaan hingga persetujuan pembelian. Hal ini membantu perusahaan memangkas biaya administratif dan mempercepat proses pengadaan.
3. Kontrol anggaran lebih terjaga
Manajemen bisa memantau pengeluaran secara akurat melalui laporan dan data historis yang tersedia dalam aplikasi. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari pemborosan dan menjaga pengeluaran tetap sesuai rencana.
4. Pengambilan keputusan berbasis data
Aplikasi procurement menyajikan data pembelian yang terstruktur dan mudah dianalisis. Informasi ini membantu manajemen membuat keputusan strategis yang tepat dan terukur.
5. Kolaborasi antar divisi jadi lebih efektif
Setiap tim yang terlibat dalam proses procurement dapat berkoordinasi langsung melalui satu platform. Hal ini mempercepat alur komunikasi dan mengurangi miskomunikasi antar departemen.
15 Contoh Software E Procurement Terbaik untuk Bisnis
Dalam dunia bisnis, pengadaan barang dan jasa merupakan aspek yang sangat penting. Salah satu cara untuk meningkatkan kinerja pengadaan adalah dengan menggunakan sistem procurement yang tepat. Berikut 15 software procurement terbaik untuk kelola pengadaan bisnis di Indonesia.
1. Software Procurement Total ERP
Software procurement Total ERP menyediakan solusi bisnis terpadu untuk perusahaan. Salah satu aspek penting dari Total ERP adalah modul procurement atau pengadaan, yang membantu perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional bisnis.
Software e-procurement ini membantu organisasi mengontrol biaya pengadaan menjadi lebih efisien melalui sistem pembelian. Bisnis juga dapat mengelola pengajuan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier dengan sistem e-procurement.
Dengan fitur-fitur yang komprehensif sehingga terintegrasi dengan baik, Total ERP merupakan solusi sistem procurement yang efektif bagi perusahaan untuk mengelola dan mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa secara efisien.
Berikut merupakan fitur unggulan yang Total ERP tawarkan untuk mendorong proses procurement bisnis Anda secara efisien:
- Sistem Persetujuan Terintegrasi: Mengelola alur persetujuan pengadaan antar cabang secara efisien melalui satu sistem terpusat, memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap proses.
- Manajemen Blanket Order: Memfasilitasi pemesanan jangka panjang dengan pemasok terpercaya, memungkinkan perusahaan mengoptimalkan kontrak harga dan ketersediaan produk secara berkelanjutan.
- Kontrol Penuh Anggaran: Memberikan visibilitas menyeluruh atas penggunaan anggaran dalam satu sistem terkonsolidasi, membantu mencegah pemborosan dan potensi penyimpangan biaya.
- Peringkat Vendor/Supplier: Menyediakan evaluasi komprehensif terhadap performa vendor dan supplier, mendukung pengambilan keputusan strategis dalam manajemen rantai pasok.
- Franchise Summary: Mengumpulkan dan mendata seluruh vendor untuk memastikan ketersediaan dan pengambilan barang di vendor sesuai.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Sebagai evaluasi awal sebelum menerapkan software procurement ini, Anda dapat memannfaatkan layanan demo gratis yang Total ERP sediakan. Melalui layanan ini, Anda dapat melihat secara langsung bagaimana proses kerja dari sistem ini oleh tim profesional Total ERP.
2. Oracle Procurement Cloud
Oracle Procurement Cloud adalah aplikasi procurement berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatisasi dan merampingkan seluruh proses pengadaan, mulai dari sourcing dan permintaan hingga manajemen kontrak dan pembayaran. Software e procurement ini mengelola hubungan dengan pemasok dan memproses faktur digital untuk meningkatkan transparansi dan akurasi.
Fitur:
- Analisis pengeluaran
- Manajemen pemasok
- E-Invoicing
- Otomatisasi alur kerja
- Manajemen kualifikasi pemasok
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. SAP Ariba
SAP Ariba adalah procurement software yang membantu perusahaan mengelola seluruh siklus pengadaan dengan efisien, mulai dari sumber daya hingga pembayaran. Software e procurement ini meningkatkan efisiensi proses, visibilitas pengeluaran, kolaborasi dengan pemasok, serta memastikan kepatuhan dan mengurangi risiko.
Fitur:
- Manajemen pemasok
- Otomatisasi Procure-to-Pay (P2P)
- Manajemen kontrak
- Analisis pengeluaran
- Manajemen katalog produk
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. Software e-Procurement HashMicro
HashMicro adalah software procurement yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengadaan. Software ini membantu bisnis mengontrol biaya pengadaan menjadi lebih efisien melalui sistem pembelian. Bisnis juga dapat mengelola pengajuan pembelian dari setiap cabang dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier.
Fitur:
- Portal permintaan pembelian
- Online portal untuk pemasok
- Vendor/supplier rating
- Manajemen backorder
- Kontrol biaya procurement
- Pembayaran tepat waktu
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics menyediakan solusi untuk mengelola proses procurement dengan efisien. Sistem ini mencakup semua aspek dari pengadaan produk dan layanan, mulai dari identifikasi kebutuhan produk dan layanan, pengadaan produk, penerimaan, faktur, hingga pemrosesan pembayaran dengan vendor.
Fitur:
- Manajemen pengadaan
- Manajemen vendor
- Manajemen persediaan
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Aplikasi Procurement Procurify
Procurify procurement system adalah platform manajemen pengadaan berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan. Dengan alat otomatisasi, Procurify menghilangkan pekerjaan manual yang rentan terhadap kesalahan dan membebaskan waktu untuk fokus pada inisiatif berharga lainnya.
Fitur:
- Pembuatan dan permintaan pembelian
- Persetujuan alur kerja
- Manajemen vendor
- Pelacakan pengeluaran
- Analisis pembelian
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Coupa Procurement Software
Coupa Procurement Software merupakan e-procurement software berbasis awan yang dirancang untuk mempercepat dan menyederhanakan seluruh siklus pengadaan dengan lebih efisien dan transparan.
Software pengadaan barang ini memberikan wawasan mendalam untuk optimasi biaya dengan memastikan visibilitas dalam setiap transaksi.
Fitur:
- Otomatisasi Procure-to-Pay (P2P)
- Manajemen vendor
- Analisis pengeluaran
- Pelacakan pesanan real-time
- Integrasi ERP dan aplikasi bisnis
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
8. Software Procurement Koneksi
Koneksi adalah software procurement yang dirancang secara profesional untuk mempermudah pembuatan permintaan dan pembelian dan mengonversinya menjadi PO.
E procurement software ini membantu dalam mengelola daftar barang atau jasa yang dibutuhkan, mengirimkan permintaan cepat kepada vendor, mempercepat proses pengadaan hanya dengan sekali klik, membandingkan harga dari berbagai vendor, dan juga membuat pembelian secara elektronik.
Fitur:
- Manajemen PO, RFQ, & PR
- Penyetujuan/penolakan PR
- Sistem procurement otomatis
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
9. Software Procurement Precoro
Precoro menjadi salah satu contoh software pengadaan barang yang dapat mengotomatiskan fungsi aplikasi purchasing. Aplikasi ini berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses procurement perusahaan.
Dengan fitur-fitur canggih, Precoro membantu untuk mengurangi kesalahan manual dengan memberikan wawasan biaya berdasarkan departemen, serta memastikan transparansi dan kontrol keuangan
Fitur:
- Pembuatan dan pengiriman pesanan pembelian
- Analitik visual pengeluaran
- Penagihan dan anggaran real-time
- Penerimaan dan pencocokan tiga arah
- Manajemen katalog
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
10. Xelix E Procurement
Xelix adalah perusahaan SaaS yang menyediakan Pusat Kontrol berbasis Artificial Intelligence. Platform Xelix merupakan salah satu aplikasi e-procurement terpercaya.
Dengan memanfaatkan teknologi AI terbaru, Xelix berhasil meningkatkan dan mengotomatisasi pengendalian inti dalam proses AP, menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, perbaikan proses, dan kepuasan tim yang lebih tinggi.
Fitur:
- Pusat kontrol berbasis AI
- Deteksi kelebihan pembayaran dan pencegahan penipuan
- Otomatisasi rekonsiliasi vendor
- Manajemen data vendor
- Pelaporan AP/P2P
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
11. Cloud Procurement ProcurePort
ProcurePort adalah sistem berbasis cloud yang menawarkan perusahaan platform tunggal dan aman untuk mengendalikan operasi pengeluaran. ProcurePort menggabungkan software pengadaan barang dengan modul penagihan, sourcing, dan anggaran serta fungsionalitas kepatuhan kontrak dan biaya.
Sehingga, perusahaan dapat mengelola kesepakatan dengan pemasok yang lebih terstruktur untuk mempercepat proses registrasi dan evaluasi rantai pasokan.
Fitur:
- Manajemen informasi pemasok
- Otomatisasi onboarding pemasok
- Penilaian risiko pemasok
- Manajemen kontrak
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
12. Aplikasi Procurement EQUIP
EQUIP adalah platform pengadaan yang dirancang membantu dalam mengoptimalkan manajemen bisnis, mulai dari biaya pengadaan yang lebih efisien, sederhanakan pengelolaan purchasing untuk multi cabang hingga analisa stok yang komprehensif. E procurement software ini dapat mengurangi kesalahan input dan menyederhanakan proses faktur serta pembayaran.
Fitur:
- Sistem pembelian otomatis
- Manajemen inventaris
- Kontrol dan analisis pengeluaran
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
13. Kissflow
Kissflow Procurement Cloud adalah sistem pengadaan berbasis cloud yang membantu organisasi untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses pengadaannya dengan memastikan kompatibilitas dengan berbagai platform bisnis.
Aplikasi procurement ini dirancang untuk mengatur alur kerja pengadaan sesuai kebijakan agar mempermudah pengajuan permintaan dan komunikasi dengan pihak eksternal.
Fitur:
- Integrasi sistem
- Pembuatan proses dan tata kelola
- Pembuatan formulir dan portal eksternal
- Laporan dan analisis
- Tabel keputusan
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
14. Infor CloudSuite Procurement
Solusi dari Infor yang dapat digunakan untuk mengelola proses pembelian, termasuk katalog belanja online dan integrasi dengan sistem keuangan. Software e procurement ini memudahkan pencatatan dan pelaporan anggaran yang memastikan setiap transaksi sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk memberikan efisiensi dan transparansi pembelian.
Fitur:
- Katalog belanja online
- Sistem approval
- Integrasi keuangan dan akuntansi
- Analisis data
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
15. Promena
Promena adalah software e procurement yang menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola proses pengadaan secara lebih efisien dan efektif. Dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis bisnis, Promena membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengeluaran, meningkatkan transparansi, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.
Fitur:
- Manajemen permintaan dan katalog
- Manajemen pesanan
- e-Auction & e-Sourcing
- Manajemen pemasok (SRM)
- Analitik dan integrasi
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Jenis-Jenis Software Procurement
Dalam melakukan proses procurement tersebut, ada beberapa jenis software procurement yang dapat digunakan, tergantung pada kebutuhan dan tujuan bisnis. Tentunya masing-masing jenis sistem procurement memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu pertimbangan sebelum memutuskan untuk membeli atau mengembangkan perangkat lunak.
1. Purchasing analytics
Purchasing analytics merupakan salah satu jenis software procurement yang bermanfaat untuk mengoptimalkan proses pembelian dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu purchasing analytics dapat membantu perusahaan memperoleh informasi dan analisis yang perusahaan butuhkan dalam mengambil keputusan pembelian yang lebih cerdas dan efisien.
Selain itu, purchasing analytics juga dapat membantu perusahaan dalam memilih pemasok yang lebih baik dengan membandingkan kinerja dan kualitas pemasok.
2. Purchasing order software
Purchasing order software atau lebih populer dengan PO software merupakan jenis sistem procurement yang tecipta untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian dan pengadaan barang. Software ini memungkinkan pengguna untuk membuat pesanan pembelian secara efisien hingga melacak pesanan pembelian, dan memantau persediaan barang.
Selain itu, PO software juga dapat mempercepat proses persetujuan pesanan pembelian dengan memungkinkan para pihak yang terlibat untuk memberikan persetujuan secara online.
3. Manajemen kontrak
Procurement manajemen kontrak adalah suatu jenis sistem yang mampu mengelola dan memantau kontrak antara perusahaan dan vendor. Oleh karena itu software ini membantu dalam semua tahapan dari pengadaan hingga penyelesaian kontrak.
4. E-Invoicing
Sistem yang satu ini merupakan jenis software yang tercipta untuk mengotomatisasi proses pengiriman dan penerimaan faktur. Dengan menggunakan e-invoicing, perusahaan dapat menghindari masalah yang terkait dengan faktur manual seperti kesalahan dalam pengolahan data, keterlambatan pembayaran, dan biaya administrasi yang tinggi.
Oleh karena itu, Software ini dapat membantu perusahaan dalam menyederhanakan proses pengiriman faktur sebagai bagian dari alur procure to pay yang lebih efisien..
5. Supplier relationship management
Dengan menggunakan SRM procurement software, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria yang telah tersepakati, seperti kualitas produk, harga, dan layanan pelanggan. Selain itu, supplier management procurement software juga dapat membantu dalam merencanakan hingga mengelola hubungan jangka panjang dengan vendor.
6. E-Sourcing
E-sourcing procurement software memudahkan perusahaan dalam mencari, mengevaluasi, dan memilih vendor management software. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengirimkan permintaan penawaran kepada berbagai vendor sehingga perusahaan dapat melakukan analisis dan perbandingan penawaran.
7. Comprehensive procurement suites
Comprehensive Procurement Suites (CPS) merupakan salah satu jenis sistem procurement yang digunakan untuk memudahkan proses pengadaan barang dan jasa secara end-to-end. CPS mencakup berbagai fitur, seperti pengadaan, kontrak, pembelian, pengiriman, dan pengelolaan inventaris.
Baca Juga: Gunakan Aplikasi Procurement untuk Memudahkan Bisnis Anda!
Tips Memilih Aplikasi Procurement Terbaik
Mengambil keputusan yang tepat adalah langkah kunci untuk mencapai kesuksesan. Sebelum melangkah lebih jauh, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan dengan saksama saat memilih aplikasi procurement terbaik untuk perusahaan Anda:
1. Identifikasi kebutuhan bisnis
Sebelum memilih software, pastikan Anda memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Pilihlah software yang benar-benar dapat memenuhi kebutuhan tersebut untuk memastikan kebutuhan dapat terpenuhi dan harga sesuai.
Software yang terintegrasi dengan vendor management system akan memudahkan pengelolaan dan pemantauan kinerja vendor secara efektif, sehingga kebutuhan bisnis baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat terpenuhi dengan baik.
2. Integrasi dengan sistem lain
Jika Anda ingin tetap menggunakan sistem yang sudah ada di perusahaan, pastikan aplikasi procurement dapat terintegrasi dengan kebutuhan perusahaan untuk mencegah masalah kompatibilitas dan memastikan semua sistem berfungsi dengan lancar.
3. Keamanan yang kokoh
Software pengadaan barang wajib ada keamanan yang terverifikasi. Data bisnis adalah aset perusahaan yang perlu tingkat keamanan yang tinggi untuk melindungi semua informasi barang agar tidak perlu proses pencatatan manual.
4. Dukungan pelanggan yang baik
Pilihlah penyedia software yang menawarkan dukungan pelanggan yang handal. Anda mungkin akan menghadapi masalah di masa depan, dan penting untuk memiliki sumber daya yang dapat diandalkan untuk membantu mengatasinya.
5. Biaya dan pengembalian investasi (ROI)
Biaya adalah faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Hitung dengan cermat biaya aplikasi procurement dan bandingkan dengan manfaat yang akan Anda dapatkan. Pastikan juga untuk memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk melihat pengembalian investasi (ROI).
Kesimpulan
Dalam memilih software procurement yang tepat bagi perusahaan, perusahaan harus dapat membandingkan dengan software lain agar dapat memilih sistem yang paling sesuai. Dengan demikian, perusahaan perlu melakukan riset dan diskusi bersama tim terkait pemilihan aplikasi procurement yang paling tepat.
Software procurement yang dapat mengintegrasikan seluruh kebutuhan pengadaan adalah Total ERP. Dengan fitur terlengkap dan tentunya mudah untuk perusahaan aplikasikan, serta dengan dukungan dari tim ahli yang siap membantu pengguna. Jika tertarik untuk mencoba fungsionalitas software e procurement, Anda bisa klik demo gratisnya di sini!
FAQ Aplikasi Procurement
Aplikasi procurement adalah software yang membantu bisnis mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara lebih efisien. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengotomatiskan pemilihan vendor, pembuatan pesanan, persetujuan pembelian, hingga pelacakan stok dan pembayaran.
Aplikasi ini cocok untuk perusahaan skala kecil hingga besar yang ingin mengelola pengadaan secara lebih terstruktur, terutama bisnis di sektor manufaktur, ritel, logistik, dan layanan profesional.
Proses pengadaan dimulai dengan identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga, dan pembuatan pesanan. Setelah barang atau jasa diterima, perusahaan akan melakukan pengecekan kualitas, pembayaran, dan pencatatan dalam sistem.
