Invoice, kontrak, purchase order, laporan, dan formulir karyawan terus bertambah seiring berkembangnya aktivitas perusahaan. Menurut SmartDev, penggunaan AI dalam pengelolaan dokumen dapat memangkas waktu pemrosesan secara signifikan dan mengurangi kesalahan yang muncul dari input manual.
Dalam penggunaannya, AI dapat mengambil data dari dokumen, mengelompokkannya, hingga meneruskan dokumen kepada pihak yang perlu memberikan persetujuan. Informasi yang sudah diperiksa juga dapat dihubungkan dengan ERP untuk mendukung pencatatan dan proses operasional berikutnya.
Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari berbagai contoh penggunaan AI dalam otomatisasi dokumen perusahaan. Setiap contoh akan menunjukkan jenis dokumen yang diproses, pekerjaan yang dilakukan AI, serta manfaatnya bagi pengguna dan proses bisnis.
Key Takeaways
AI document management adalah penggunaan kecerdasan buatan untuk mengenali, mengambil, mengelompokkan, dan meneruskan dokumen secara otomatis.
AI menangani dokumen rutin seperti invoice dan formulir karyawan, sedangkan keputusan berisiko tetap memerlukan pemeriksaan manusia.
Mulai penerapan AI dari satu proses dan satu departemen, lalu perluas setelah hasilnya sesuai kebutuhan.
Apa Itu AI Document Management?
AI document management adalah penggunaan kecerdasan buatan untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara otomatis. AI dapat mengenali jenis dokumen, mengambil informasi penting, dan meneruskannya ke proses berikutnya.
Sederhananya, AI membantu perusahaan membaca, memeriksa, mencari, dan mengatur dokumen dengan lebih cepat. Contohnya, AI dapat mengambil data dari invoice, menemukan informasi dalam kontrak, atau mengirim dokumen kepada pihak yang perlu memberikan persetujuan.
AI document management berbeda dari document management system biasa. DMS umumnya berfokus pada penyimpanan, pencarian, dan pengendalian akses. AI menambahkan kemampuan untuk memahami isi dokumen dan membantu menentukan langkah berikutnya.
8 Contoh Penggunaan AI dalam Otomatisasi Dokumen Perusahaan
AI dapat digunakan untuk menangani berbagai jenis dokumen dan pekerjaan administratif di setiap bagian perusahaan. Mulai dari membaca invoice hingga meneruskan dokumen untuk persetujuan, berikut delapan contoh penggunaannya dalam kegiatan bisnis sehari-hari.
1. Membaca dan mengambil data dari invoice
AI dapat membaca invoice yang diterima melalui email, hasil pemindaian, atau unggahan pengguna. Informasi seperti nama pemasok, nomor invoice, tanggal, nilai tagihan, dan pajak dapat diambil tanpa harus diketik ulang.
Data tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan purchase order dan dokumen penerimaan melalui proses three-way matching. Jika ditemukan perbedaan nilai, data yang belum lengkap, atau invoice ganda, sistem dapat menandainya untuk diperiksa staf sebelum diproses lebih lanjut.
2. Mengelompokkan dan menyimpan dokumen secara otomatis
Dokumen yang masuk sering memiliki nama dan format berbeda sehingga pengguna harus memeriksanya satu per satu. AI dapat mengenali isi dokumen lalu mengelompokkannya sebagai invoice, kontrak, purchase order, laporan, atau formulir karyawan.
Setelah dikenali, dokumen dapat disimpan ke kategori dan folder yang sesuai dalam document management system. Cara ini membantu perusahaan menjaga susunan arsip tetap rapi meskipun jumlah dokumen terus bertambah.
3. Mencari dokumen berdasarkan isi dan konteks
Pencarian dokumen biasanya bergantung pada nama file atau lokasi penyimpanan. Masalah muncul ketika pengguna tidak mengingat judul, tanggal, atau folder dokumen yang dibutuhkan.
Dengan AI, pengguna dapat mencari berdasarkan informasi yang terdapat di dalam dokumen. Sebagai contoh, pengguna dapat mencari “kontrak pemasok yang berakhir bulan depan” atau “invoice pengadaan mesin dari cabang Surabaya” tanpa mengetahui nama filenya.
4. Merangkum dokumen yang panjang
Kontrak, laporan audit, notulen rapat, dan laporan operasional dapat berisi banyak halaman. AI dapat membuat ringkasan yang menampilkan informasi utama, pihak terkait, tanggal penting, serta hal yang memerlukan tindak lanjut.
Ringkasan membantu pengguna memahami isi awal dokumen sebelum melakukan pemeriksaan lengkap. Namun, pengguna tetap perlu membaca dokumen sumber ketika informasinya digunakan untuk mengambil keputusan penting.
5. Menemukan informasi penting dalam kontrak
AI dapat membantu menemukan nama pihak, nilai kontrak, masa berlaku, kewajiban, jadwal pembayaran, serta klausul yang perlu diperhatikan. Informasi tersebut dapat ditampilkan dalam ringkasan agar tim legal dan pemilik kontrak lebih mudah melakukan pemeriksaan.
Hasil pembacaan juga dapat diteruskan ke proses pengelolaan kontrak, seperti pengingat masa berlaku dan penugasan review. Penilaian risiko serta keputusan untuk menyetujui atau memperpanjang kontrak tetap dilakukan oleh pihak yang berwenang.
6. Memeriksa kelengkapan dokumen karyawan
Tim HR menerima berbagai dokumen, seperti formulir lamaran, identitas, kontrak kerja, surat pernyataan, dan formulir pengajuan. AI dapat mengenali jenis dokumen, mengambil data penting, dan memeriksa apakah persyaratan yang dibutuhkan sudah lengkap.
Jika terdapat dokumen yang belum tersedia atau informasi yang tidak sesuai, sistem dapat memberikan tanda kepada staf HR. Dengan begitu, proses onboarding dan administrasi karyawan tidak tertunda hanya karena kelengkapan baru diperiksa pada tahap akhir.
7. Mengolah dokumen pengiriman dan penerimaan barang
AI dapat membaca informasi dalam surat jalan, dokumen penerimaan, dan bukti pengiriman. Data seperti nomor pesanan, jenis barang, jumlah, tanggal, dan pihak penerima dapat diambil untuk memperbarui status proses terkait.
Apabila jumlah barang tidak sesuai atau informasi penerima belum lengkap, dokumen dapat dialihkan kepada staf untuk diperiksa. Hasil yang sudah tervalidasi kemudian dapat digunakan untuk memperbarui penerimaan barang, persediaan, atau proses penagihan.
8. Meneruskan dokumen ke persetujuan dan ERP
Setelah dokumen dibaca dan diperiksa, AI dapat membantu meneruskannya kepada pihak yang tepat. Invoice dapat dikirim kepada manajer keuangan, purchase order kepada pemberi persetujuan, dan kontrak kepada tim legal atau pemilik kontrak.
Data yang sudah disetujui dapat diteruskan ke pembelian, akuntansi, persediaan, atau modul lain dalam sistem ERP. Integrasi ini mengurangi pemindahan data secara manual dan membantu memastikan setiap dokumen menghasilkan tindakan bisnis yang sesuai.
Contoh Penggunaan AI Berdasarkan Departemen
Setiap departemen menggunakan dokumen untuk tujuan yang berbeda. Karena itu, penggunaan AI perlu disesuaikan dengan jenis dokumen, pekerjaan yang ingin dipercepat, dan hasil yang dibutuhkan pengguna.
Tabel berikut menunjukkan beberapa contoh penggunaan AI dalam pengelolaan dokumen di berbagai bagian perusahaan.
| Departemen | Contoh dokumen | Penggunaan AI | Hasil bagi pengguna |
|---|---|---|---|
Finance |
Invoice dan bukti pembayaran. | Mengambil dan memeriksa data tagihan. | Input data dan pemeriksaan lebih cepat. |
Procurement |
Purchase order dan penawaran pemasok. | Membandingkan harga, jumlah, dan pemasok. | Perbedaan dokumen lebih cepat ditemukan. |
Legal |
Kontrak dan perjanjian. | Menemukan klausul dan tanggal penting. | Review kontrak menjadi lebih terarah. |
HR |
Formulir dan dokumen karyawan. | Mengambil data dan memeriksa kelengkapan. | Administrasi karyawan lebih cepat. |
Logistik |
Surat jalan dan bukti pengiriman. | Membaca barang, jumlah, dan penerima. | Status pengiriman lebih mudah diperbarui. |
Operasional |
Laporan harian dan formulir inspeksi. | Merangkum informasi dan masalah utama. | Tindak lanjut dapat ditentukan lebih cepat. |
Manfaat AI untuk Pengelolaan Dokumen
Penggunaan AI tidak hanya mempercepat pengolahan dokumen, tetapi juga membantu setiap departemen menjalankan proses kerja dengan lebih tertib. Berikut manfaat yang dapat diperoleh dari contoh penggunaan sebelumnya.
1. Mengurangi input data berulang
AI dapat mengambil informasi dari invoice, formulir, dan dokumen pengiriman secara otomatis. Pengguna tidak perlu memasukkan data yang sama satu per satu ke dalam sistem.
2. Mempercepat pencarian dokumen
Dokumen dapat dicari berdasarkan isi, pihak terkait, atau konteksnya. Pengguna dapat menemukan kontrak, bukti pembayaran, dan dokumen lain tanpa memeriksa banyak folder.
3. Mempercepat proses persetujuan
Dokumen yang sudah diperiksa dapat langsung diteruskan kepada pihak yang berwenang. Hal ini membantu mempercepat persetujuan invoice, purchase order, dan dokumen operasional.
4. Mengurangi dokumen yang salah tempat
AI dapat mengenali jenis dokumen lalu mengelompokkannya ke lokasi yang sesuai. Risiko dokumen tersimpan di folder yang keliru atau sulit ditemukan menjadi lebih kecil.
5. Memudahkan pemantauan proses
Status dokumen dapat dipantau sejak diterima, diperiksa, hingga disetujui. Pengguna juga lebih mudah mengetahui dokumen yang masih tertunda atau perlu ditindaklanjuti.
Pembagian Peran AI dan Manusia dalam Pengelolaan Dokumen
AI dapat menangani pekerjaan rutin, tetapi keputusan yang berisiko tetap memerlukan pemeriksaan manusia. Pembagian perannya dapat disesuaikan dengan situasi berikut.
| Situasi | Yang dapat dilakukan AI | Tindakan manusia |
|---|---|---|
Dokumen rutin |
Membaca, mengelompokkan, dan mengambil data dokumen. | Memeriksa hasil bila terdapat pengecualian. |
Informasi tidak lengkap |
Menandai data yang kosong atau tingkat keyakinan hasil pembacaan yang rendah. | Melengkapi dan memastikan informasi yang benar. |
Transaksi berisiko |
Menemukan perbedaan nilai, data, atau dokumen pendukung. | Menilai risiko dan menyetujui atau menolak transaksi. |
Keputusan hukum |
Menemukan klausul, kewajiban, dan tanggal penting. | Menafsirkan isi dan mengambil keputusan akhir. |
Cara Memulai AI untuk Pengelolaan Dokumen
Penerapan AI tidak harus langsung mencakup seluruh dokumen perusahaan. Mulailah dari satu proses yang sederhana, lalu perluas setelah hasilnya sesuai dengan kebutuhan pengguna.
1. Pilih Proses Dokumen yang Sering Dilakukan
Utamakan dokumen rutin seperti invoice, purchase order, formulir karyawan, atau surat jalan. Proses yang berulang biasanya lebih mudah dijadikan tahap awal.
2. Tentukan Pekerjaan yang Ingin Dipercepat
Pilih kebutuhan yang jelas, misalnya mengambil data, mengelompokkan dokumen, mencari informasi, atau meneruskan dokumen untuk persetujuan.
3. Rapikan Contoh Dokumen
Kumpulkan contoh dokumen yang mewakili berbagai format, sumber, dan kondisi data yang biasa diterima perusahaan.
4. Tentukan Bagian yang Perlu Diperiksa Manusia
Tetapkan siapa yang memeriksa informasi tidak lengkap, transaksi berisiko, dan dokumen yang memerlukan keputusan hukum.
5. Uji pada Satu Departemen
Jalankan penerapan awal dalam lingkup kecil agar pengguna dapat menilai hasil dan menemukan kendala dengan lebih mudah.
6. Perbaiki Sebelum Memperluas Penggunaan
Gunakan masukan pengguna untuk memperbaiki proses, kemudian terapkan AI pada jenis dokumen atau departemen berikutnya.
Kesimpulan
AI document management membantu perusahaan membaca, mengelompokkan, mencari, dan meneruskan dokumen dengan lebih cepat. Penerapannya dapat digunakan untuk invoice, kontrak, dokumen karyawan, surat jalan, hingga laporan operasional.
AI sebaiknya menangani pekerjaan rutin, sedangkan manusia tetap memeriksa informasi yang tidak lengkap serta mengambil keputusan berisiko atau berdampak hukum. Pembagian ini membuat otomatisasi tetap berjalan secara terkendali.
Perusahaan dapat memulai dari satu jenis dokumen dan satu departemen terlebih dahulu. Setelah prosesnya berjalan sesuai kebutuhan pengguna, penerapan AI dapat diperluas ke dokumen dan alur kerja lainnya.
FAQ Tentang AI Document Management
DMS biasa berfokus pada penyimpanan, pencarian, pengaturan versi, dan akses dokumen. AI menambahkan kemampuan untuk memahami isi, mengambil data, mendeteksi ketidaksesuaian, dan membantu menentukan proses berikutnya.
Tidak. Tingkat otomatisasi bergantung pada kualitas dokumen, konsistensi format, risiko data, dan kejelasan aturan bisnis. Dokumen yang tidak lengkap atau berisiko tinggi sebaiknya tetap diperiksa manusia.
Confidence score menunjukkan tingkat keyakinan sistem terhadap hasil pembacaan atau klasifikasi. Perusahaan dapat menggunakannya untuk menentukan hasil yang boleh diteruskan, perlu ditinjau, atau harus masuk ke antrean pengecualian.
Pilih dokumen yang prosesnya jelas, cukup sering digunakan, memiliki pola yang dapat dikenali, dan menimbulkan masalah yang bisa diukur. Invoice, purchase order, atau kontrak dari satu divisi dapat menjadi contoh, tetapi pilihan akhirnya harus mengikuti prioritas perusahaan.
Integrasi memungkinkan data yang sudah tervalidasi diteruskan ke approval, pembelian, akuntansi, persediaan, atau proses lain. Tanpa integrasi, pengguna mungkin tetap harus memindahkan data secara manual.
Bandingkan kondisi sebelum dan sesudah pilot menggunakan waktu pemrosesan, tingkat koreksi, jumlah pengecualian, lama penyelesaian masalah, ketepatan approval, dan jumlah kesalahan yang ditemukan setelah proses selesai.
