Pada proses manufaktur, konsistensi dan ketepatan eksekusi pekerjaan menjadi kunci keberhasilan. Di sinilah work order hadir sebagai dokumen penting yang menghubungkan perencanaan dengan pelaksanaan, memastikan setiap detail tugas tercatat dan dijalankan sesuai prosedur.
Tanpa sistem work order yang jelas, perusahaan berisiko menghadapi masalah seperti keterlambatan produksi, penggunaan material yang tidak efisien, hingga kesalahan komunikasi antar-tim. Dampaknya bukan hanya pada produktivitas, tetapi juga kualitas hasil kerja dan kepuasan pelanggan.
Agar lebih memahami bagaimana peran surat perintah kerja ini dalam menjaga kelancaran operasional, mari simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini, termasuk contoh dokumen yang dapat Anda gunakan dalam praktiknya.
Apa itu Work Order?
Work order adalah dokumen resmi yang memuat instruksi atau perintah kerja yang harus dikerjakan oleh tim, departemen, atau individu dalam perusahaan. Dokumen ini umumnya mencantumkan detail pekerjaan, penanggung jawab, serta tenggat waktu yang telah ditetapkan.
Dalam konteks industri manufaktur, work order hadir sebagai catatan tertulis yang memberi kejelasan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan, mencakup rincian aktivitas, penanggung jawab, serta jadwal pelaksanaan.
Manfaat dan Fungsi Work Order
Untuk memahami peran work order secara lebih menyeluruh dalam perusahaan, penting untuk melihat manfaat serta fungsi yang menyertainya. Berikut penjelasan mengenai kedua aspek tersebut:
1. Meningkatkan keteraturan pekerjaan
Work Order membantu perusahaan menjaga alur kerja tetap teratur. Dengan adanya dokumen ini, setiap tugas tertulis jelas sehingga karyawan dapat mengikuti arahan tanpa kebingungan. Keteraturan ini penting terutama dalam proses produksi, di mana kesalahan kecil saja dapat memengaruhi kualitas hasil akhir.
2. Akuntabilitas dalam tim
Setiap working order biasanya mencantumkan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu. Hal ini membuat setiap anggota tim memahami peran masing-masing dan mengurangi potensi terjadinya saling lempar tanggung jawab. Dengan sistem ini, manajer juga lebih mudah menilai kinerja individu maupun departemen.
3. Pencatatan yang sistematis
Work order berfungsi sebagai catatan formal yang merekam detail pekerjaan, mulai dari tanggal pengerjaan, deskripsi tugas, hingga pihak pelaksana. Pencatatan secara sistematis bermanfaat ketika perusahaan membutuhkan laporan atau evaluasi kinerja untuk periode tertentu.
4. Koordinasi antarbagian
Dalam perusahaan, khususnya manufaktur, koordinasi antarbagian sangat penting. Work order menjadi penghubung yang memastikan setiap divisi memahami tugasnya masing-masing. Dengan begitu, komunikasi lintas departemen lebih terarah dan risiko miskomunikasi dapat diminimalkan.
5. Mendukung proses pemeliharaan aset
Dalam konteks maintenance management, work order sering dipakai untuk menjadwalkan dan mengatur perawatan peralatan maupun mesin produksi. Pencatatan ini tidak hanya memastikan peralatan tetap berfungsi optimal, tetapi juga mencegah terjadinya kerusakan mendadak yang bisa menghambat jalannya produksi.
6. Efisiensi operasional
Dengan adanya work order, pekerjaan bisa direncanakan secara lebih efektif sehingga waktu, tenaga, dan sumber daya dapat digunakan secara optimal. Proses yang efisien dapat memberikan dampak positif terhadap produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Elemen Penting dalam Formulir Work Order
Agar formulir work order dapat digunakan secara efektif, perusahaan perlu memastikan bahwa formulirnya memuat elemen-elemen penting berikut:
- Nomor work order: Berfungsi sebagai identitas unik untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan pekerjaan.
- Tanggal pembuatan: Menunjukkan kapan work order dibuat sehingga jadwal pekerjaan lebih teratur.
- Deskripsi pekerjaan: Menjelaskan secara singkat pekerjaan yang harus dilakukan agar tertulis jelas dan tidak terjadi kesalahpahaman.
- Penanggung jawab: Mencantumkan individu atau tim yang diberi tugas sehingga akuntabilitas lebih jelas.
- Prioritas pekerjaan: Berisi informasi tentang tingkat urgensi pekerjaan untuk membantu menentukan alur pengerjaan.
- Tenggat waktu: Menetapkan batas waktu penyelesaian agar pekerjaan selesai sesuai jadwal.
- Sumber daya yang dibutuhkan: Merinci material, alat, atau tenaga kerja yang diperlukan dalam pelaksanaan.
- Persetujuan otorisasi: Menandakan bahwa Work Order telah disetujui pihak berwenang sebelum pekerjaan dijalankan.
Cara Membuat Work Order
Work order tidak hanya membutuhkan formulir yang lengkap, tetapi juga proses penyusunan yang terarah. Inilah cara membuatnya yang perlu Anda perhatikan:
1. Tentukan kebutuhan pekerjaan
Langkah awal dimulai dengan mengidentifikasi jenis pekerjaan yang harus dilakukan, baik itu perawatan rutin, perbaikan, maupun proyek khusus. Identifikasi kebutuhan sejak awal ini dapat membantu perusahaan membuat work order yang sesuai kondisi lapangan.
2. Susun deskripsi pekerjaan
Setiap work order perlu memuat deskripsi pekerjaan yang spesifik dan terperinci. Penjelasan yang jelas meminimalkan risiko salah tafsir antara pihak yang memberi instruksi dengan pelaksana di lapangan.
3. Tetapkan penanggung jawab pekerjaan
Untuk menjaga akuntabilitas, sebutkan individu atau tim yang bertugas menyelesaikan pekerjaan tersebut. Penunjukan penanggung jawab ini mempermudah pengawasan sekaligus memastikan koordinasi berjalan lancar.
4. Cantumkan tenggat waktu pelaksanaan
Work order sebaiknya menetapkan jadwal atau batas waktu tertentu. Tenggat waktu membantu perusahaan mengatur prioritas kerja serta menjaga konsistensi ritme operasional, terutama pada proses manufaktur yang membutuhkan keteraturan tinggi.
5. Rinci sumber daya
Sertakan informasi terkait material, peralatan, maupun tenaga kerja yang perusahaan perlukan untuk melaksanakan pekerjaan.Perincian ini membuat pelaksanaan lebih efisien karena tim dapat mengantisipasi potensi hambatan sejak awal.
6. Persetujuan dan otorisasi
Tahap penutup melibatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Otorisasi tersebut menjadikan work order sah digunakan sebagai acuan kerja resmi di dalam perusahaan.
Jenis-jenis Work Order
Tidak semua work order memiliki format dan tujuan yang sama, berikut ragam jenis yang biasanya perusahaan terapkan:
1. Work order pemeliharaan (maintenance work order)
Jenis ini berfungsi untuk mengatur jadwal perawatan mesin, peralatan, atau fasilitas agar selalu dalam kondisi optimal. Dengan work order pemeliharaan, perusahaan dapat mencegah kerusakan besar dan memperpanjang usia aset yang digunakan setiap hari.
2. Work order produksi (production work order)
Work order produksi biasanya dipakai untuk mengatur alur kerja yang berkaitan langsung dengan pembuatan barang. Dokumen ini memastikan setiap tahapan produksi berlangsung sesuai rencana sehingga hasil akhir sesuai standar kualitas perusahaan.
3. Work order inspeksi (inspection work order)
Jenis work order ini mengarahkan tim untuk melakukan pemeriksaan rutin terhadap peralatan atau produk. Inspeksi yang terdokumentasi membantu perusahaan menjaga kualitas dan memenuhi standar regulasi yang berlaku.
4. Work order darurat (emergency work order)
Work order darurat muncul ketika perusahaan menghadapi masalah mendesak, misalnya kerusakan mesin yang menghambat jalannya operasi. Dokumen ini memberikan instruksi cepat agar tim segera mengambil tindakan yang tepat tanpa menunggu prosedur panjang.
5. Work order proyek (project work order)
Jenis work order proyek berfungsi mengelola pekerjaan berskala besar, seperti pembangunan fasilitas baru atau pengembangan sistem produksi. Perusahaan dapat mengatur alur kerja proyek dengan lebih sistematis dan terarah dengan adanya dokumen ini.
6. Work order instalasi (installation work order)
Work order instalasi berisi instruksi terkait pemasangan mesin, perangkat, atau sistem baru dalam lingkungan kerja. Proses ini sering membutuhkan koordinasi lintas tim agar semua komponen terpasang dengan benar sesuai standar perusahaan.
7. Work order perbaikan (repair work order)
Jenis work order perbaikan berfokus pada instruksi untuk menangani kerusakan atau masalah yang muncul dalam operasional. Dengan dukungan software manufaktur, perusahaan dapat mencatat setiap aktivitas perbaikan secara rapi dan memastikan pekerjaan tertangani tanpa mengganggu proses utama.
Contoh Dokumen Work Order
Selain mengetahui jenis dan cara membuatnya, penting juga untuk melihat contoh dokumen work order sebagai acuan. Berikut contohnya:
Contoh dokumen ini membantu Anda memahami format serta detail informasi yang perlu tercantum, mulai dari deskripsi tugas, jadwal, hingga kebutuhan sumber daya. Dengan acuan ini, pekerjaan dapat berjalan lebih terstruktur, efisien, dan sesuai target yang sudah ditetapkan.
Software Manufaktur Total sebagai Solusi Pengelolaan Produksi Modern
Banyak perusahaan manufaktur masih kesulitan menjaga alur kerja tetap konsisten, terutama ketika harus mengoordinasikan berbagai aktivitas produksi. Software Manufaktur Total hadir untuk menyederhanakan proses tersebut melalui sistem yang terintegrasi.
Mulai dari merencanakan, menjadwalkan, hingga melacak aktivitas, tim dapat mengelola semuanya lebih praktis dalam satu platform. Dengan begitu, tim bekerja lebih terarah, produktivitas meningkat, dan risiko keterlambatan berkurang. Anda pun bisa mencoba demo gratisnya untuk melihat langsung bagaimana sistem ini bekerja.
Dengan sistem terintegrasi ini, bisnis Anda dapat mengelola proses produksi secara lebih efisien melalui fitur-fitur unggulan berikut:
- Multi-level Bill of Material (BoM): Menyajikan detail biaya bahan baku, komponen, dan suku cadang dengan akurat untuk setiap tahapan produksi.
- Work order management: Mempermudah penjadwalan dan pelacakan aktivitas produksi secara real-time sehingga setiap proses lebih terorganisir.
- Routing produksi otomatis: Menentukan alur pengerjaan dengan tepat agar waktu produksi lebih singkat dan biaya lebih efisien.
- Material Requirements Planning (MRP): Mengalokasikan bahan baku, material, dan sub-rakitan secara terpusat untuk mempercepat eksekusi produksi.
- Pengelolaan inventaris terintegrasi: Menjaga ketersediaan stok agar proses produksi tidak terhambat akibat kekurangan material.
- Laporan biaya produksi otomatis: Menghasilkan perhitungan HPP dan laporan akuntansi manufaktur dengan cepat, tepat, dan komprehensif.
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, begitu juga dengan perhitungan biayanya. Klik banner di bawah untuk mengetahui skema harga yang paling tepat bagi perusahaan Anda.
Kesimpulan
Work order berperan penting untuk menjaga alur kerja tetap terstruktur dan mendukung kelancaran operasional. Adanya sistem yang jelas memungkinkan setiap tugas terselesaikan tepat waktu dan sesuai kebutuhan produksi.
Dalam mendukung hal tersebut, Software Manufaktur Total hadir sebagai solusi yang menyatukan seluruh kebutuhan produksi dalam satu platform. Coba demo gratisnya sekarang dan rasakan kemudahan mengelola operasional bisnis secara lebih terintegrasi dan efektif.
FAQ tentang Work Order
Work order adalah dokumen resmi berisi instruksi tertulis mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Dokumen ini membantu mengatur alur kerja dengan mencatat detail tugas, penanggung jawab, tenggat waktu, serta kebutuhan material sehingga proses eksekusi menjadi lebih terarah dan efisien.
Work order berperan sebagai dokumen resmi yang mengotorisasi dan merinci tugas servis, sekaligus menjadi alat komunikasi antar-departemen, penjadwalan, alokasi sumber daya, serta pencatatan historis untuk menjaga efisiensi dan kepuasan pelanggan.
Stop work order adalah perintah resmi untuk menghentikan pekerjaan yang sedang berjalan. Biasanya keputusan ini keluar saat terjadi masalah keselamatan, pelanggaran aturan, atau perubahan kebijakan yang membuat pekerjaan harus berhenti sementara.
Standing work order adalah dokumen untuk pekerjaan berulang dengan pola sama, misalnya perawatan mesin rutin setiap bulan. Hal ini memudahkan pencatatan tanpa perlu membuat dokumen baru setiap kali.
Perbedaan work order dengan job order ada pada konteks penggunaan. Work order biasanya dipakai untuk kebutuhan internal seperti produksi atau pemeliharaan, sementara job order lebih sering digunakan untuk layanan atau proyek dari klien eksternal.
