Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang sebelum dijual atau dikirim. Tujuannya untuk memastikan kesesuaian jumlah stok dengan catatan administrasi.
Pengelola gudang perlu mengoptimalkan stok barang untuk memastikan kuantitas dan kualitas tetap terjaga, serta menjalankan kegiatan ini secara rutin agar pemanfaatan ruang penyimpanan fisik di gudang lebih maksimal.
Salah satu metode stock barang terbaik adalah penggunaan inventory management software. Sistem ini dapat mengotomatiskan seluruh kegiatan stok opname hanya dalam satu dashboard. Mari simak lebih lanjut artikel ini untuk mengetahui fungsi dan contoh stok opname di gudang!
Apa itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses menghitung barang fisik yang ada di gudang sebelum dikirim atau di jual. Kegiatan ini memastikan semua barang tercatat tanpa ada yang terlewat.
Perusahaan dapat melakukan stok opname secara periodik, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, sesuai kebutuhan bisnis. Selain itu, bisnis juga dapat menggunakan teknologi sistem RFID untuk mempercepat proses penghitungan stok opname dan meminimalkan risiko kesalahan manusia.
Siapa yang Melakukan Stock Opname?
Pihak manajemen atau tim khusus akan secara independen biasanya melaksanakan stock opname. Petugas ini tidak boleh berasal dari bagian gudang atau pencatat persediaan untuk mencegah konflik kepentingan. Tujuannya adalah memastikan proses pemeriksaan berlangsung objektif dan akurat.
Tim manajemen akan mencocokkan data stok fisik dengan pencatatan yang ada di sistem. Tim dapat segera menentukan tanggung jawab dan solusi jika menemukan selisih atau kerusakan. Langkah ini penting untuk menjaga transparansi dan mencegah potensi kecurangan.
Tujuan Melakukan Stock Opname
Tujuan melakukan stock opname adalah untuk mendapatkan akurasi data dan visibilitas stok secara menyeluruh. Bisnis dapat mencegah kelebihan atau kekurangan barang. Hasilnya, efisiensi dan produktivitas operasional meningkat.
Penggunaan software stock opname berbasis AI bisnis juga mendukung pencatatan otomatis dan analisis real-time. Teknologi ini mempercepat pengambilan keputusan yang lebih tepat.
Berikut ini beberapa tujuan dari kegiatan stok opname yang perlu Anda ketahui:
- Menghindari penyimpangan pada stok barang di gudang (pencurian, penggelapan, dan lainnya)
- Mencocokkan data yang didapat dari petugas gudang dengan kenyataan di lapangan
- Membuat keputusan cepat pada stok barang di gudang yang rusak atau hilang
- Mengetahui arus keluar masuk barang dengan tepat
- Mengetahui kondisi gudang dan dan meminimalisir kerusakan stok akibat kondisi gudang tak layak
- Membandingkan data gudang dari tahun-tahun sebelumnya
- Mengetahui jumlah aktiva, hutang, piutang, dan kas perusahaan
- Bantu manajemen membuat keputusan pada stok barang yang lama tidak terjual atau dikirim
Kapan Stock Opname Dilakukan?
Perusahaan umumnya melakukan stock opname setiap akhir tahun, per kuartal, atau secara berkala sesuai kesepakatan manajemen dan jenis barang yang dikelola. Semakin sering pelaksanaannya, semakin kecil risiko terjadinya selisih data stok.
Untuk barang fast moving seperti di swalayan, perusahaan dapat melakukan stok opname setiap hari atau setiap bulan.Hal ini bertujuan mencegah penumpukan selisih dan potensi kehilangan barang.
Perusahaan perlu melakukan kegiatan ini secara proaktif untuk mencegah kecurangan, bukan hanya saat masalah muncul.
Cara Melakukan Stock Opname yang Baik
Berikut langkah-langkah melakukan kegiatan stock opname, antara lain:
1. Tahap persiapan
Langkah awal dalam pelaksanaan stok opname adalah memberikan briefing kepada karyawan agar mereka memahami peran dan tugas masing-masing dengan jelas.
Perusahaan perlu melatih karyawan untuk memasukkan data stok dan memverifikasi spesifikasinya agar sesuai dengan catatan di sistem manajemen inventaris.
2. Tahap awal
Beberapa tahapan awal yang penting dalam proses stock opname antara lain:
- Tim gudang melabeli secara khusus barang yang telah selesai dihitung.
- Memastikan seluruh barang di gudang memiliki kode atau penanda yang jelas.
- Tim gudang menyusun barang berdasarkan kode atau label yang sudah terpasang setelah proses penghitungan.
- Tandai barang-barang yang tidak termasuk perhitungan, seperti yang akan diretur atau dimusnahkan.
Software inventory yang terintegrasi memungkinkan pengguna memproses tahap awal secara real-time, sehingga mempercepat analisis dan rekonsiliasi stok.
3. Tahap pelaksanaan stock opname
Berikut adalah beberapa tahapan penting dalam pelaksanaan stok opname:
- Catat setiap barang yang telah dihitung ke dalam sistem secara akurat.
- Buat rekap data dari hasil perhitungan untuk diserahkan kepada tim audit sebagai referensi pencatatan stok.
- Tandai setiap barang yang telah kamu periksa dan hitung agar tidak terulang kembali.
- Cocokkan detail spesifikasi barang di gudang dengan data yang tercatat dalam sistem inventaris.
- Lakukan verifikasi ulang setelah seluruh proses penghitungan selesai guna meminimalkan kesalahan.
- Serahkan laporan akhir stok opname pname kepada tim manajemen dan bagian akuntansi untuk proses penyesuaian lebih lanjut.
4. Tahap akhir
Setelah seluruh tahapan stok opname selesai, langkah berikutnya adalah menyusun pedoman cetak sebagai acuan resmi dalam proses penghitungan. Tim menggunakan pedoman tersebut untuk mencocokkan data sistem dengan kondisi aktual di lapangan. Tim keuangan akan menyesuaikan data saat mereka menemukan selisih dengan stok fisik.
Meskipun proses pencatatan telah rampung, manajemen masih memiliki sejumlah tugas penting, seperti mengambil keputusan terkait selisih stok, menangani barang rusak, dan mengevaluasi kondisi penyimpanan yang tidak memadai.
Optimalkan Proses Stok Opname dengan Total Inventory Software
Total inventory software adalah solusi ideal bagi bisnis yang ingin meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam proses stock opname. Dengan pelacakan stok real-time, sistem ini mencocokkan data menjadi lebih cepat dan minim kesalahan. Proses stok opname pun berjalan lebih rapi dan transparan.
Perusahaan tidak perlu lagi melakukan penghitungan stok secara manual karena Total juga akan mengintegrasikan semua aktivitas pengelolaan stok barang, mulai dari proses penerimaan hingga pengiriman barang.
Fitur:
- Manajemen Inventori Terpadu: Membantu bisnis mengelola data dan operasional seluruh stok dari satu platform terpusat.
- Pelacakan Item: Memungkinkan pelacakan item berdasarkan nomor seri atau lot.
- Manajemen Data: Menyimpan informasi detail seperti gambar, harga, dan lokasi barang.
- Otomatisasi: Mengotomatiskan pencatatan penyesuaian stok dan penerimaan barang. Proses jadi lebih cepat tanpa entri manual.
- Pelaporan Real-Time: Menyediakan data stok terkini saat stok opname berlangsung. Sistem dapat langsung mendeteksi perbedaan stok dan menindaklanjutinya segera.
- Audit Trail: Mencatat semua perubahan yang terjadi pada data inventaris, seperti selisih stok.
- Integrasi: Terhubung dengan sistem ERP, CRM, dan penjualan. Data selalu sinkron sehingga hasil stok opname lebih akurat.
Mari jadwalkan demo gratis untuk mencoba fitur-fitur stok gudang terbaik hanya dengan satu klik banner dibawah ini loh!
FAQ Software Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan menghitung stok barang yang tersimpan di gudang, kemudian di sesuaikan dengan catatan di sistem.
Stock take adalah proses fisik menghitung jumlah barang di gudang tanpa membandingkannya dengan data sistem. Stock opname mencakup proses stock take sekaligus mencocokkan hasilnya dengan catatan sistem untuk mengidentifikasi selisih dan membuat laporan koreksi.
Proses stock opname melibatkan perhitungan fisik persediaan barang di gudang atau tempat penyimpanan, lalu membandingkannya dengan data catatan persediaan yang ada. Tujuannya adalah untuk memastikan akurasi data stok dan mengidentifikasi perbedaan antara catatan dan stok fisik.
Untuk memastikan kesesuaian antara catatan persediaan barang dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan perusahaan. Selain itu, stok opname juga bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengoreksi perbedaan (selisih) antara catatan dan fisik barang.
Stock opname biasanya menjadi tanggung jawab tim gudang atau bagian inventory control yang melakukan pengecekan fisik barang. Divisi keuangan dan audit internal turut terlibat dalam prosesnya dengan melakukan penyesuaian hasil stok opname dengan laporan keuangan perusahaan.
