Dalam proses pembayaran vendor, three way matching sering terhambat karena dokumen tidak sinkron, data tercecer, atau approval terlambat. Akibatnya, bisnis berisiko overpayment, salah bayar, hingga dispute yang mengganggu operasional.
Dengan software accounting, Anda bisa menyatukan PO, penerimaan barang, dan invoice dalam satu alur yang mudah ditelusuri. Hasilnya, validasi pembayaran lebih cepat, kontrol AP lebih rapi, dan risiko fraud menurun.
Di artikel ini, saya akan membahas konsep three way matching, langkah manual yang umum dipakai, serta cara otomatisasi membuat prosesnya jauh lebih efisien. Tujuannya agar setiap pembayaran vendor selalu tepat dan siap diaudit.
Key Takeaways
Three way matching adalah proses verifikasi faktur vendor dengan purchase order dan laporan penerimaan barang.
Proses ini melibatkan tiga dokumen kunci: Purchase Order (PO), Laporan Penerimaan Barang (GRN), dan Faktur Vendor.
Software Akuntansi Total mengotomatiskan proses three way matching untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi. Coba Demo Gratis!
- Apa Itu Three Way Matching?
- Mengapa Three Way Matching Penting untuk Bisnis Anda?
- Dokumen Kunci dalam Proses Three Way Matching
- Bagaimana Proses Three Way Matching Bekerja Secara Manual?
- Tantangan Umum dan Cara Mengatasi Perbedaan (Mismatch)
- Otomatisasi Three Way Matching dengan Software Akuntansi
- Optimalkan Akurasi Pembayaran Vendor dengan Solusi dari Total
- Kesimpulan
Apa Itu Three Way Matching?
Three way matching adalah sebuah proses verifikasi internal yang mencocokkan data pada faktur vendor, pesanan pembelian (PO), dan laporan penerimaan barang. Proses ini bertujuan untuk memvalidasi keabsahan faktur sebelum pembayaran diproses untuk mencegah pembayaran yang tidak akurat.
Proses ini merupakan komponen krusial dalam siklus procure-to-pay (P2P) yang menghubungkan departemen pengadaan, gudang, dan keuangan. Dengan mencocokkan tiga dokumen kunci ini, perusahaan memastikan hanya membayar untuk barang atau jasa yang benar-benar dipesan dan diterima.
Mengapa Three Way Matching Penting untuk Bisnis Anda?
Penerapan three way matching sangat penting karena berfungsi sebagai mekanisme kontrol internal yang kuat untuk melindungi aset perusahaan. Tanpa proses verifikasi ini, bisnis menjadi sangat rentan terhadap berbagai risiko finansial dan operasional yang merugikan.
Dengan adanya validasi berlapis, setiap transaksi pembelian menjadi lebih transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut adalah manfaat utama yang bisa didapatkan perusahaan Anda dari implementasi proses ini.
Mencegah penipuan dan pembayaran ganda
Proses ini secara efektif mengurangi risiko pembayaran faktur palsu atau duplikat yang mungkin diajukan. Dengan memverifikasi setiap faktur terhadap PO dan bukti penerimaan, perusahaan memastikan setiap pembayaran memiliki dasar transaksi yang sah.
Memastikan akurasi data keuangan
Pencocokan data memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam pembukuan akurat, mulai dari harga satuan hingga total biaya. Hal ini sangat penting untuk penyusunan laporan laba rugi dan neraca yang andal serta membantu perencanaan anggaran.
Meningkatkan hubungan baik dengan vendor
Proses ini memastikan vendor dibayar dengan jumlah yang benar dan tepat waktu untuk transaksi yang sah. Ini membangun kepercayaan dan reputasi perusahaan sebagai mitra bisnis yang andal, yang dapat berujung pada negosiasi harga lebih baik.
Menyederhanakan proses audit internal dan eksternal
Dengan jejak dokumen yang terverifikasi, proses audit menjadi jauh lebih mudah dan cepat. Auditor dapat dengan mudah melacak dan memvalidasi setiap transaksi pembayaran, yang membuktikan bahwa kontrol internal perusahaan berjalan baik.
Dokumen Kunci dalam Proses Three Way Matching
Proses three way matching melibatkan validasi data dari tiga dokumen utama yang mewakili setiap tahap siklus pembelian. Setiap dokumen memiliki peran unik dan berisi informasi yang harus sinkron satu sama lain untuk memastikan transaksi berjalan sesuai rencana.
Ketidakcocokan informasi pada salah satu dokumen ini akan menjadi sinyal untuk melakukan investigasi lebih lanjut. Untuk memahami peran masing-masing, berikut penjelasan detailnya.
Purchase Order (PO) atau Pesanan Pembelian
Dokumen ini dibuat oleh departemen pembelian dan dikirim ke vendor sebagai penawaran resmi untuk membeli barang atau jasa. PO berisi detail krusial seperti jenis produk, kuantitas, harga yang disepakati, total biaya, dan syarat pembayaran.
Laporan Penerimaan Barang (Goods Receipt Note – GRN)
Dokumen ini dibuat oleh tim gudang ketika kiriman dari vendor tiba. GRN mencatat kuantitas aktual barang yang diterima serta kondisinya, yang kemudian dibandingkan dengan kuantitas pada Purchase Order.
Faktur dari Vendor (Vendor Invoice)
Dokumen ini dikirim oleh vendor sebagai tagihan pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim. Faktur berisi detail seperti nomor PO, deskripsi barang, kuantitas yang ditagih, harga, dan total jumlah yang harus dibayar.
Bagaimana Proses Three Way Matching Bekerja Secara Manual?
Proses three way matching bekerja dengan membandingkan detail informasi krusial di ketiga dokumen untuk menemukan kecocokan. Secara manual, proses ini membutuhkan ketelitian tinggi dari staf departemen akun hutang (accounts payable).
Setiap langkah harus dilakukan secara berurutan untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewat. Berikut adalah tahapan proses manual yang umum dilakukan di banyak perusahaan.
Tahap 1: Penerimaan faktur dari vendor
Proses dimulai ketika departemen akuntansi menerima faktur dari vendor. Staf AP kemudian akan mencari dokumen pendukung terkait, yaitu Purchase Order (PO) dan Laporan Penerimaan Barang (GRN) yang sesuai.
Tahap 2: Verifikasi kuantitas
Staf AP membandingkan jumlah barang yang tertera pada faktur dengan jumlah yang tercatat pada GRN. Tujuannya adalah untuk memastikan perusahaan hanya membayar sejumlah barang yang benar-benar telah diterima di gudang.
Tahap 3: Verifikasi harga dan kalkulasi
Selanjutnya, harga satuan pada faktur dicocokkan dengan harga yang telah disepakati pada PO. Staf juga akan memverifikasi perhitungan matematis pada faktur, seperti total akhir, untuk memastikan tidak ada kesalahan kalkulasi.
Tahap 4: Proses pembayaran atau eskalasi
Jika semua informasi cocok, faktur disetujui untuk pembayaran sesuai jadwal. Namun, jika ditemukan perbedaan (mismatch), faktur akan ditahan dan masalah tersebut dieskalasikan ke departemen terkait untuk diselesaikan.
Tantangan Umum dan Cara Mengatasi Perbedaan (Mismatch)
Meskipun krusial, proses manual sering menghadapi tantangan yang dapat memperlambat siklus pembayaran dan menyebabkan inefisiensi. Mengidentifikasi potensi masalah ini adalah langkah pertama untuk membangun proses yang lebih tangguh.
Mengetahui cara mengatasi setiap jenis perbedaan data juga penting agar tim AP tidak terjebak dalam investigasi yang berlarut-larut. Beberapa masalah yang sering muncul beserta solusinya adalah sebagai berikut.
Perbedaan harga (Price discrepancy)
Ini terjadi ketika harga pada faktur tidak cocok dengan harga pada PO karena kenaikan harga atau kesalahan input. Solusinya adalah menghubungi departemen pembelian untuk mengklarifikasi harga yang benar dengan vendor dan meminta revisi faktur.
Perbedaan kuantitas (Quantity discrepancy)
Masalah ini muncul jika jumlah barang di faktur berbeda dengan jumlah di GRN. Tim AP harus berkoordinasi dengan tim gudang untuk verifikasi fisik dan dengan vendor untuk memastikan apakah ada pengiriman parsial.
Kesalahan manusia (Human error)
Kesalahan input data, salah membaca dokumen, atau kehilangan dokumen adalah risiko utama dalam proses manual. Solusinya adalah menerapkan sistem double-check atau, lebih efektif lagi, mengadopsi otomatisasi untuk meminimalkan intervensi manual.
Proses yang memakan waktu dan biaya
Pencocokan manual untuk ratusan faktur setiap bulan sangat memakan waktu dan tenaga kerja. Hal ini meningkatkan biaya operasional dan berisiko menyebabkan keterlambatan pembayaran serta hilangnya potensi diskon dari vendor.
Otomatisasi Three Way Matching dengan Software Akuntansi
Otomatisasi adalah solusi modern untuk mengatasi semua tantangan proses manual. Teknologi ini secara drastis meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kontrol atas seluruh siklus akun hutang.
Dengan sistem yang terintegrasi, proses pencocokan yang tadinya memakan waktu berjam-jam dapat diselesaikan dalam hitungan detik. Sebuah software akuntansi dirancang untuk mengotomatiskan proses ini secara end-to-end, menarik data dari modul pengadaan dan inventaris secara otomatis.
Ketika faktur vendor diterima, sistem akan melakukan pencocokan otomatis berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Jika semua data cocok, faktur akan langsung disetujui, dan jika terjadi mismatch, sistem akan mengirimkan notifikasi ke pihak terkait untuk segera ditindaklanjuti.
Optimalkan Akurasi Pembayaran Vendor dengan Solusi dari Total
Total menyediakan sistem ERP terintegrasi yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bisnis, termasuk pengelolaan akun hutang. Dengan solusi yang komprehensif, perusahaan dapat mengatasi tantangan seperti kesalahan pembayaran, proses manual yang lambat, dan sulitnya melacak validasi faktur secara akurat.
Melalui modul software laporan keuangan yang canggih, perusahaan dapat memproses transaksi lebih cepat, mengurangi human error, serta mendapatkan data yang akurat secara real-time. Sistem ini dilengkapi dengan fitur otomasi three-way matching, alur persetujuan, dan integrasi langsung dengan modul inventaris untuk memastikan setiap transaksi tercatat dengan baik.
Sistem Total dirancang dengan integrasi penuh antar modul, sehingga data dari berbagai departemen seperti akuntansi, inventaris, dan pembelian dapat saling terhubung. Hal ini memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh operasional bisnis dan memastikan setiap keputusan didasarkan pada informasi yang akurat dan terkini.
Fitur Software Akuntansi Total:
- Automated 3-Way Matching: Sistem secara otomatis mencocokkan faktur, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan barang, mengurangi waktu verifikasi manual secara drastis.
- Invoice Management: Mengelola semua faktur masuk dalam satu dasbor terpusat, memudahkan pelacakan status dari penerimaan hingga pembayaran.
- Multi-Level Approval Workflow: Menyediakan alur persetujuan bertingkat yang dapat disesuaikan, memastikan setiap faktur divalidasi oleh pihak yang berwenang sebelum diproses.
- Real-Time Financial Reporting: Menghasilkan laporan keuangan yang akurat secara real-time, memberikan visibilitas penuh terhadap posisi kas dan utang perusahaan.
- Vendor Payment Management: Mengelola jadwal pembayaran vendor secara otomatis untuk menghindari denda keterlambatan dan memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.
Dengan Total, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses keuangan yang lebih baik. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk mencoba demo gratisnya sekarang juga.
Kesimpulan
Three way matching adalah pilar fundamental dalam manajemen keuangan yang sehat, melindungi perusahaan dari kerugian dan memastikan data akurat. Proses ini membangun fondasi kepercayaan dengan para mitra bisnis, sebuah aset tak ternilai dalam operasional jangka panjang.
Meskipun proses manual penuh tantangan, mulai dari inefisiensi hingga risiko human error, otomatisasi menawarkan solusi yang transformatif. Dengan software akuntansi terintegrasi dari Total, perusahaan dapat mencapai kecepatan, akurasi, dan visibilitas yang belum pernah ada sebelumnya.
Mengadopsi otomatisasi memungkinkan tim keuangan beralih dari tugas repetitif ke analisis strategis yang lebih bernilai. Implementasi sistem yang tepat adalah investasi untuk efisiensi dan keamanan jangka panjang, dan Anda bisa memulainya dengan demo gratis.
FAQ tentang Three Way Matching
2-way matching hanya mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian (PO). Sebaliknya, 3-way matching menambahkan satu lapisan verifikasi lagi, yaitu laporan penerimaan barang, untuk memastikan perusahaan hanya membayar barang yang sudah benar-benar diterima.
Umumnya, proses ini menjadi tanggung jawab departemen Akun Hutang (Accounts Payable). Namun, prosesnya melibatkan kolaborasi erat dengan departemen Pembelian untuk klarifikasi PO dan Gudang untuk klarifikasi penerimaan barang.
Jika ditemukan diskrepansi atau mismatch, faktur akan ditahan dan tidak dibayar. Tim AP akan melakukan investigasi dengan menghubungi departemen terkait untuk menemukan akar masalah dan menyelesaikannya dengan vendor sebelum pembayaran dapat diproses.
Untuk bisnis skala sangat kecil, Excel mungkin bisa digunakan, tetapi sangat tidak efisien dan rentan kesalahan. Prosesnya sepenuhnya manual, sulit dilacak, dan tidak memiliki alur kerja notifikasi otomatis, sehingga tidak direkomendasikan untuk bisnis yang sedang berkembang.
Software akuntansi modern secara otomatis menandai faktur yang bermasalah dan mengirimkan notifikasi real-time ke penanggung jawab. Semua dokumen terkait tersimpan dalam satu sistem, sehingga proses investigasi dan komunikasi untuk penyelesaian masalah menjadi jauh lebih cepat.
