Banyak gudang kehilangan waktu bukan saat menerima barang, tetapi setelah barang diterima. Barang menumpuk di area receiving sampai sore, lalu disimpan ke rak tanpa pencatatan lokasi. Saat tim picking membutuhkannya, barang harus dicari manual ke beberapa rak.
Akibatnya proses pengambilan melambat dan pengiriman ikut tertunda. Ketika stok dihitung ulang, jumlah di sistem pun berbeda dari jumlah fisik di gudang. Pola masalah seperti ini hampir selalu berasal dari satu proses yang sering dianggap sepele, yaitu putaway.
Key Takeaways
Putaway adalah proses menempatkan barang yang sudah diterima ke lokasi penyimpanan yang tepat dan mencatat lokasinya di sistem.
Receiving berhenti pada verifikasi barang masuk, sedangkan putaway yang menentukan lokasi barang benar-benar tercatat.
Putaway yang rapi menjaga akurasi stok, mempercepat picking, dan meninggalkan jejak perpindahan barang yang bisa ditelusuri.
- Apa Itu Putaway dalam Inventory?
- Mengapa Putaway Penting dalam Operasional Gudang?
- Perbedaan Receiving dan Putaway
- Tahapan Proses Putaway di Gudang
- Metode Putaway yang Umum Digunakan
- Contoh SOP Putaway Barang di Gudang
- Cara Mengoptimalkan Proses Putaway
- Peran Software Inventory dalam Mengelola Putaway
- Kesimpulan
Apa Itu Putaway dalam Inventory?
Putaway adalah proses menempatkan barang yang sudah diterima ke lokasi penyimpanan yang tepat, lalu mencatat lokasi tersebut di sistem. Jadi putaway bukan hanya memindahkan barang dari area receiving ke rak, tetapi juga memastikan lokasinya benar dan tercatat.
Ada tiga syarat yang membuat sebuah aktivitas bisa disebut putaway yang benar, yaitu penempatan sesuai aturan gudang, lokasi yang divalidasi, dan penempatan yang dikonfirmasi ke sistem.
Kalau salah satu syarat itu hilang, barang memang sudah masuk rak, tetapi gudang kehilangan informasi tentang di mana barang berada. Dari titik inilah banyak masalah operasional bermunculan, mulai dari picking yang lambat sampai selisih stok yang sulit ditelusuri.
Mengapa Putaway Penting dalam Operasional Gudang?
Putaway adalah titik di mana informasi lokasi barang pertama kali tercatat. Kalau titik ini lemah, seluruh proses setelahnya ikut terganggu karena semua aktivitas gudang bergantung pada data lokasi yang benar.
Berikut empat dampak yang paling sering dirasakan tim gudang.
1. Akurasi lokasi dan stok
Ketika lokasi penempatan dikonfirmasi di sistem, angka stok dan posisi barang selalu sejalan. Hal ini sangat memengaruhi inventory accuracy karena selisih stok sering muncul dari barang yang disimpan tanpa pencatatan lokasi.
2. Kecepatan picking
Tim picking tidak perlu berkeliling mencari barang kalau lokasinya sudah jelas sejak awal. Waktu pengambilan per order jadi lebih singkat dan order bisa dikirim lebih cepat.
3. Pemanfaatan ruang gudang
Penempatan yang mengikuti aturan membuat kapasitas rak terpakai lebih merata. Gudang tidak cepat terasa penuh hanya karena barang menumpuk di area tertentu.
4. Jejak perpindahan barang
Setiap konfirmasi putaway meninggalkan catatan siapa menempatkan barang, kapan, dan di lokasi mana. Catatan ini sangat membantu ketika terjadi selisih stok atau keluhan barang hilang.
Perbedaan Receiving dan Putaway
Receiving dan putaway sering dianggap satu proses karena terjadi berurutan dan kadang dikerjakan orang yang sama. Padahal keduanya punya tujuan dan output yang berbeda.
Receiving fokus pada memastikan barang yang masuk sudah sesuai pesanan, sedangkan putaway fokus pada memastikan barang tersimpan di lokasi yang benar. Tabel berikut memperjelas pembagiannya.
| Aspek | Receiving | Putaway |
|---|---|---|
| Aktivitas utama | Menerima dan memverifikasi barang masuk | Menempatkan barang ke lokasi penyimpanan |
| Output | Barang diterima dengan jumlah dan kondisi tercatat | Barang tersimpan dengan lokasi tercatat di sistem |
| Dokumen acuan | Purchase order, surat jalan, laporan penerimaan | Putaway request dan konfirmasi lokasi |
| Penanggung jawab | Staf receiving dan quality check | Staf gudang dan supervisor penyimpanan |
| Risiko utama | Jumlah tidak sesuai atau barang rusak lolos pemeriksaan | Barang salah lokasi dan lokasi tidak terkonfirmasi |
Tahapan Proses Putaway di Gudang
Proses putaway sebenarnya pendek, tetapi setiap tahap punya fungsi kontrol yang tidak boleh dilewati. Melewati satu tahap saja biasanya langsung berdampak pada akurasi data stok.
Urutan berikut adalah alur yang umum dipakai di gudang yang sudah memakai pencatatan sistem.
1. Barang selesai diterima
Barang yang sudah lolos pemeriksaan receiving dipindahkan ke area tunggu putaway. Pada tahap ini jumlah dan kondisi barang sudah tercatat resmi.
2. Pengecekan kuantitas dan kondisi
Petugas memastikan jumlah barang yang akan disimpan sama dengan jumlah yang tercatat saat penerimaan. Barang rusak atau tidak sesuai dipisahkan agar tidak ikut masuk ke rak penyimpanan.
3. Pembuatan putaway request
Sistem atau supervisor membuat permintaan penyimpanan untuk barang yang sudah siap. Permintaan ini menjadi dasar siapa yang mengerjakan dan barang apa yang harus dipindahkan.
4. Penentuan rekomendasi lokasi
Lokasi penyimpanan ditentukan berdasarkan jenis barang, kapasitas rak, aturan zona, dan rotasi stok. Rekomendasi ini mencegah petugas memilih lokasi hanya berdasarkan rak yang paling dekat.
5. Pemindahan barang
Barang dibawa dari area tunggu ke lokasi yang sudah ditentukan. Pemindahan ini tercatat sebagai bagian dari mutasi stok internal gudang.
6. Scan dan konfirmasi lokasi
Petugas memindai kode barang dan kode lokasi sebagai bukti penempatan. Langkah ini yang mengubah penempatan fisik menjadi data yang bisa dipakai tim lain.
7. Pembaruan data stok
Setelah konfirmasi, stok tercatat berada di lokasi baru dan siap dipakai untuk picking. Barang pun resmi berstatus tersedia, bukan lagi berstatus menunggu penyimpanan.
Metode Putaway yang Umum Digunakan
Tidak semua gudang memakai cara yang sama dalam menentukan lokasi penyimpanan. Pilihan metode biasanya menyesuaikan jenis barang, luas gudang, dan tingkat perputaran stok.
Memahami perbedaannya membantu tim gudang memilih aturan yang realistis dijalankan harian. Barang yang punya umur simpan, misalnya, butuh penempatan yang mengikuti nomor batch dan tanggal kedaluwarsa.
| Metode | Cara kerja | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Fixed location | Setiap jenis barang punya lokasi tetap yang tidak berubah | Gudang dengan jenis barang terbatas dan stabil |
| Dynamic location | Lokasi ditentukan menyesuaikan ruang kosong yang tersedia | Gudang dengan volume masuk yang naik turun |
| Zone based | Barang dikelompokkan per zona sesuai kategori atau karakteristik | Gudang dengan barang yang butuh penanganan berbeda |
| Batch atau lot based | Penempatan mengikuti nomor batch dan tanggal kedaluwarsa | Barang pangan, farmasi, dan produk berumur simpan |
| System directed | Sistem memberi rekomendasi lokasi yang harus diikuti petugas | Gudang besar atau multi lokasi dengan banyak SKU |
Contoh SOP Putaway Barang di Gudang
SOP putaway berguna supaya hasil kerja tidak bergantung pada kebiasaan masing-masing petugas. Dengan SOP, setiap langkah punya penanggung jawab dan bukti yang jelas.
Contoh di bawah bisa dipakai sebagai kerangka dasar, lalu disesuaikan dengan kondisi gudang masing-masing. Jumlah langkah sengaja dibuat ringkas agar mudah dijalankan harian.
| Langkah | Aktivitas | Penanggung jawab | Bukti |
|---|---|---|---|
| 1 | Memeriksa dokumen penerimaan barang | Staf receiving | Laporan penerimaan |
| 2 | Mengecek jumlah dan kondisi barang siap simpan | Staf gudang | Checklist kondisi barang |
| 3 | Menentukan lokasi penyimpanan sesuai aturan gudang | Supervisor gudang | Putaway request |
| 4 | Memindahkan barang ke lokasi yang ditentukan | Staf gudang | Catatan pemindahan |
| 5 | Memindai kode barang dan kode lokasi | Staf gudang | Hasil scan di sistem |
| 6 | Mengonfirmasi kuantitas yang tersimpan | Staf gudang | Konfirmasi putaway |
| 7 | Melaporkan selisih atau kendala penempatan | Supervisor gudang | Laporan exception |
Cara Mengoptimalkan Proses Putaway
Memperbaiki putaway tidak harus dimulai dari perubahan besar. Sebagian perbaikan justru datang dari aturan sederhana yang dijalankan konsisten setiap hari.
Beberapa langkah berikut bisa diterapkan bertahap, mulai dari yang paling mudah dijalankan tanpa mengubah tata letak gudang.
1. Gunakan barcode untuk setiap lokasi
Kode lokasi yang bisa dipindai mengurangi kesalahan penulisan dan mempercepat konfirmasi. Petugas juga tidak perlu menghafal struktur rak.
2. Buat aturan penempatan yang tertulis
Aturan zona dan kapasitas rak sebaiknya didokumentasikan, bukan hanya diingat supervisor. Petugas baru bisa langsung bekerja sesuai standar yang sama.
3. Prioritaskan barang fast moving
Barang dengan perputaran tinggi sebaiknya disimpan di area yang paling mudah dijangkau. Waktu picking berkurang tanpa perlu menambah petugas.
4. Jalankan cycle count rutin
Penghitungan sebagian stok secara berkala membantu menemukan selisih lebih cepat. Koreksi bisa dilakukan sebelum selisihnya menumpuk.
5. Integrasikan pencatatan dengan sistem gudang
Pencatatan yang terhubung membuat setiap konfirmasi langsung terlihat oleh semua tim. Pendekatan ini banyak dibahas dalam penerapan warehouse management system di perusahaan.
Peran Software Inventory dalam Mengelola Putaway
Peran sistem terasa paling besar pada gudang dengan banyak SKU atau beberapa lokasi penyimpanan sekaligus. Berikut fungsi yang paling berpengaruh pada proses putaway.
- Memberi rekomendasi lokasi penyimpanan secara otomatis sesuai aturan gudang
- Memperbarui stok dan lokasi secara real time setelah konfirmasi penempatan
- Mengontrol kapasitas rak agar tidak melebihi batas yang ditetapkan
- Menyimpan jejak perpindahan barang lengkap dengan waktu dan petugasnya
- Mencatat exception agar kendala penempatan bisa ditindaklanjuti
Fungsi fungsi tersebut tersedia dalam software inventory Total ERP melalui strategi receiving dan putaway yang bisa disesuaikan dengan aturan gudang masing masing. Dengan begitu, tim gudang bisa memastikan setiap barang tersimpan di lokasi yang tepat dan tercatat sejak hari pertama diterima.
Kesimpulan
Putaway adalah proses menempatkan barang yang sudah diterima ke lokasi penyimpanan yang tepat, memvalidasi lokasinya, lalu mengonfirmasi penempatan tersebut ke sistem. Proses ini menentukan akurasi stok, kecepatan picking, pemanfaatan ruang, dan kejelasan jejak perpindahan barang.
Memperbaiki putaway bisa dimulai dari aturan penempatan tertulis, barcode lokasi, dan kebiasaan mencatat kendala. Setelah dasarnya kuat, dukungan sistem gudang akan membuat standar tersebut berjalan konsisten di seluruh lokasi penyimpanan.
FAQ tentang Putaway
