Serial Number: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Mencatat

Serial number atau nomor seri adalah kode yang digunakan untuk mengenali setiap unit barang. Meski dua produk tampak sama, masing-masing dapat memiliki riwayat penggunaan, penjualan, atau garansi yang berbeda.

Ketika barang berpindah lokasi atau kembali dari pelanggan, nomor seri membantu mencocokkan unit fisik dengan catatan transaksi. Pencatatan yang tepat membuat riwayat barang lebih jelas dan mengurangi risiko kekeliruan stok.

Key Takeaways

Serial number adalah kode yang membedakan satu unit barang dari unit lain dengan jenis yang sama.

Pencatatan nomor seri menghubungkan setiap unit dengan lokasi, status, dan dokumen transaksinya.

Unit retur yang belum selesai diperiksa tidak dihitung sebagai stok tersedia untuk dijual.

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang

Apa itu Serial Number?

Serial number adalah identitas sebuah unit barang dalam konteks produk dan sistem pencatatannya. Nomor ini biasanya tercantum pada label unit, kemasan, atau dokumen dari produsen.

Bayangkan dua laptop dengan SKU yang sama, tetapi nomor seri pada label fisiknya adalah LAP-2401-001 dan LAP-2401-002 . Kode tersebut hanya contoh, bukan format baku yang harus digunakan perusahaan.

Jika LAP-2401-001 dijual, catatan transaksi harus menunjukkan bahwa unit itulah yang keluar. LAP-2401-002 tetap tercatat sebagai unit yang tersedia.

Mengapa Nomor Seri Perlu Dicatat per Unit?

Jumlah stok menunjukkan berapa barang yang tersedia, sedangkan nomor seri menunjukkan barang yang mana. Pencatatan per unit membantu tim memeriksa riwayat setiap barang meskipun beberapa unit memiliki SKU yang sama.

Mengetahui lokasi unit: tim dapat melihat barang tertentu berada di gudang mana setelah dipindahkan.
Mencocokkan transaksi: nomor seri menunjukkan unit yang benar-benar dijual atau dikirim kepada pelanggan.
Memeriksa garansi dan retur: tim dapat menghubungkan unit yang kembali dengan riwayat penjualannya.
Menelusuri masalah: jika satu unit bermasalah, tim dapat memeriksa riwayatnya tanpa menganggap semua unit dengan SKU sama ikut terdampak.

Perbedaan Serial Number, SKU, Batch, dan Barcode

Keempat istilah ini digunakan dalam pencatatan barang, tetapi menjawab pertanyaan yang berbeda. Memahaminya membantu tim menentukan apakah barang perlu dilacak per unit, per jenis, atau per kelompok.

Nomor seri membedakan tiap unit, SKU menandai jenis produk, sedangkan batch tracking mengelompokkan barang berdasarkan produksi atau penerimaan. Barcode menyajikan data agar dapat dipindai. Tabel berikut memperjelas fungsi masing-masing istilah.

Istilah	Fungsi	Contoh pada dua laptop
Serial number	Membedakan setiap unit	LAP-2401-001 dan LAP-2401-002.
SKU	Mengelompokkan jenis atau varian produk	Kedua laptop memakai SKU yang sama.
Batch number	Mengidentifikasi kelompok produksi atau penerimaan	Beberapa unit dapat berada dalam satu batch.
Barcode	Menyajikan data agar dapat dipindai	Label dapat menyandikan SKU atau nomor seri.

Data Apa yang Perlu Dicatat untuk Setiap Nomor Seri?

Nomor seri akan lebih berguna jika terhubung dengan data barang dan pergerakannya. Tanpa hubungan tersebut, tim mungkin mengenali unitnya tetapi tidak mengetahui lokasi atau transaksi terakhirnya.

Data yang diperlukan dapat disesuaikan dengan SOP perusahaan. Sebagai acuan, SOP inventory membantu menyamakan langkah pemeriksaan saat barang diterima dan dipindahkan. Tabel berikut menunjukkan informasi dasar untuk menelusuri satu unit.

Data	Kegunaan
SKU atau nama produk	Menunjukkan jenis barang yang memiliki nomor seri tersebut.
Nomor seri pada unit	Mencocokkan catatan dengan label fisik.
Lokasi dan status	Menunjukkan tempat serta ketersediaan unit.
Tanggal dan dokumen penerimaan	Menelusuri kapan dan melalui transaksi apa unit masuk.
Referensi transfer dan penjualan	Menelusuri perpindahan dan pengeluaran unit.
Catatan retur atau garansi	Menjelaskan alasan unit kembali dan tindak lanjutnya.

Bagaimana Cara Mencatat Nomor Seri saat Terima Barang?

Pencatatan nomor seri membantu perusahaan mengenali setiap unit barang secara konsisten. Catatan yang jelas memudahkan tim mencocokkan barang fisik dengan informasi yang tersimpan.

Sebagai ilustrasi, gunakan dua laptop dengan SKU yang sama tetapi nomor seri berbeda: LAP-2401-001 dan LAP-2401-002. Identitas tiap unit ini menjadi dasar inventory tracking agar riwayat barang dapat ditelusuri dengan jelas.

1. Periksa nomor seri saat penerimaan

Cocokkan label LAP-2401-001 dan LAP-2401-002 dengan dokumen penerimaan sebelum keduanya dicatat sebagai stok di Gudang A. Setelah sesuai, catat nomor seri, SKU, tanggal, dan lokasi masing-masing unit.

2. Perbarui lokasi saat barang dipindahkan

Ketika kedua laptop dipindahkan ke Gudang B, tulis kedua nomor seri pada dokumen transfer. Perbarui lokasi unit tanpa mengubah identitas atau jumlah stok tersedia yang masih dua unit.

3. Catat nomor seri unit yang dijual

Sebelum pengiriman, cocokkan label laptop yang dipilih dengan dokumen pengeluaran agar LAP-2401-001 tercatat sebagai unit yang terjual. LAP-2401-002 tetap berada di Gudang B sebagai satu unit yang tersedia untuk dijual.

4. Pisahkan unit yang kembali sebagai retur

Jika LAP-2401-001 dikembalikan pelanggan, cocokkan nomor serinya dengan transaksi penjualan dan catat pada dokumen retur. Tahan unit tersebut untuk inspeksi, sehingga hanya LAP-2401-002 yang dihitung sebagai stok tersedia untuk dijual.

Apa yang Dilakukan jika Nomor Seri Tidak Cocok dengan Stok?

Ketidakcocokan nomor seri tidak selalu berarti jumlah barang berkurang. Penyebabnya dapat berupa salah input, dokumen perpindahan yang belum dicatat, atau unit yang tertukar saat pengiriman.

Mulailah dari label fisik, lalu periksa dokumen penerimaan sampai transaksi terakhir. Buku stok barang dapat membantu memeriksa jumlah, tetapi barang berseri juga memerlukan kecocokan identitas tiap unit.

Skenario	Pemeriksaan dan solusi
Catatan menunjukkan LAP-2401-002 tersedia, tetapi label fisik menunjukkan seri lain	Cocokkan dokumen penerimaan, transfer, dan pengeluaran. Telusuri apakah ada salah input atau pertukaran unit, lalu koreksi dengan bukti dan otorisasi.
Jumlah stok sesuai, tetapi satu nomor seri tercatat dua kali	Periksa transaksi yang memakai nomor tersebut dan identifikasi unit fisik masing-masing. Perbaiki catatan yang keliru tanpa menghapus riwayat transaksi.
Unit retur berada di gudang, tetapi tercatat sebagai stok siap jual	Cocokkan dokumen retur dan hasil pemeriksaan. Pisahkan status unit sampai ada keputusan bahwa barang layak dijual kembali.

Optimalkan Pencatatan Serial Number dengan Sistem

Ketika jumlah unit, gudang, dan transaksi bertambah, catatan terpisah semakin sulit diperiksa. Sistem persediaan membantu menghubungkan identitas unit dengan pergerakan barang.

Serial Number Tracking: membedakan unit yang memiliki SKU sama.
Stock Movement History: menelusuri penerimaan, transfer, dan pengeluaran unit.
Multi-Warehouse Inventory: menunjukkan gudang tempat unit tercatat.
Inventory Status Tracking: membedakan unit siap jual dari unit yang sedang diperiksa.

Software inventory Total ERP dapat menjadi pilihan untuk mengevaluasi kebutuhan pelacakan barang dan pemantauan stok di beberapa gudang. Cocokkan fitur yang tersedia dengan alur penerimaan, penjualan, serta retur yang berlaku di perusahaan Anda.

Kesimpulan

Serial number membantu perusahaan mengenali unit tertentu dan menelusuri riwayatnya. Agar bermanfaat, nomor pada barang fisik harus sesuai dengan SKU, lokasi, status, dan dokumen transaksi.

Contoh dua laptop menunjukkan bahwa jumlah fisik dan stok tersedia dapat berbeda setelah retur. Pencatatan per unit membantu tim memeriksa perbedaan tersebut tanpa kehilangan riwayat barang.

FAQ tentang Serial Number

Nomor seri biasanya tercetak pada label atau bagian fisik yang ditentukan produsen. Nomor yang sama kadang tercantum pada kemasan atau dokumen pembelian. Periksa label pada unit yang benar-benar diterima atau dikirim. Cocokkan nomornya dengan catatan sebelum transaksi diselesaikan.

Jangan langsung memakai nomor pada kemasan sebagai identitas unit. Kemasan dan barang mungkin tertukar saat penyimpanan. Pisahkan unit untuk diperiksa sesuai SOP. Catat hasil pemeriksaan sebelum memperbaiki data transaksi.

Periksa lokasi lain pada unit yang ditentukan produsen. Bandingkan juga dokumen penerimaan dan riwayat transaksi. Jangan membuat nomor pengganti seolah-olah itu nomor asli. Jika perlu label internal baru, simpan hubungan dan bukti identitas unitnya.

Tidak semua barang memerlukan pelacakan per unit. Kebutuhannya bergantung pada nilai barang, garansi, dan risiko operasional. Barang yang dikelola per kelompok mungkin lebih sesuai dicatat berdasarkan batch. Pilih tingkat pelacakan yang mendukung proses perusahaan.

Jangan menganggap unit pengganti memiliki nomor seri yang sama dengan unit sebelumnya. Periksa nomor pada label unit pengganti terlebih dahulu. Catat hubungan kedua unit dalam dokumen penggantian atau garansi. Dengan begitu, riwayat masing-masing unit tetap jelas.