Software procurement merupakan sebuah proses yang kompleks dan penting dalam pengembangan bisnis dan teknologi informasi. Kegiatan ini melibatkan pemilihan, pembelian, dan integrasi perangkat lunak yang perusahaan butuhkan sehingga dapat berguna untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau organisasi. Dalam proses ini, perusahaan harus dapat mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang spesifik, memilih vendor dan produk yang sesuai hingga menentukan apakah membeli produk yang siap pakai, mengembangkan perangkat lunak sendiri.
Software procurement memiliki beberapa jenis. Software procurement yang umum perusahaan gunakan, antara lain adalah Commercial Off-The-Shelf Software (COTS). Dengan mengadopsi software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasi sehingga dapat mempercepat proses bisnis. Oleh karena itu, perusahaan dapat mengelola laporan keuangan dan anggaran dengan lebih efisien.
Daftar Isi
Jenis-jenis Software Procurement
Dalam melakukan proses procurement tersebut, ada beberapa jenis software procurement yang dapat digunakan, tergantung pada kebutuhan dan tujuan bisnis. Tentunya masing-masing jenis sistem procurement memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu pertimbangan sebelum memutuskan untuk membeli atau mengembangkan perangkat lunak.
Purchasing analytics
Purchasing analytics merupakan salah satu jenis sistem procurement yang bermanfaat untuk mengoptimalkan proses pembelian dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu purchasing analytics dapat membantu perusahaan memperoleh informasi dan analisis yang perusahaan butuhkan dalam mengambil keputusan pembelian yang lebih cerdas dan efisien.
Software ini memungkinkan pengguna untuk memantau dan menganalisis data pembelian, seperti histori pembelian, harga, dan jumlah produk yang dibeli dari berbagai pemasok. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kesempatan untuk memperoleh diskon volume sehingga dapat mengurangi biaya pengiriman. Selain itu, purchasing analytics juga dapat membantu perusahaan dalam memilih pemasok yang lebih baik dengan membandingkan kinerja dan kualitas pemasok.
Purchasing order software
Purchasing order software atau lebih populer dengan PO software merupakan jenis sistem procurement yang tecipta untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian dan pengadaan barang. Software ini memungkinkan pengguna untuk membuat pesanan pembelian secara efisien hingga melacak pesanan pembelian, dan memantau persediaan barang.
Selain itu, PO software juga dapat mempercepat proses persetujuan pesanan pembelian dengan memungkinkan para pihak yang terlibat untuk memberikan persetujuan secara online. Oleh karena itu penggunaan PO software, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dalam pengolahan pesanan pembelian, meningkatkan transparansi dalam pengelolaan pembelian, dan mempercepat proses pengadaan barang.
Manajemen kontrak
Procurement manajemen kontrak adalah suatu jenis sistem yang mampu mengelola dan memantau kontrak antara perusahaan dan vendor. Oleh karena itu software ini membantu dalam semua tahapan dari pengadaan hingga penyelesaian kontrak. Fungsi utama dari procurement manajemen kontrak adalah untuk membantu mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas layanan yang diterima, dan mengurangi risiko dalam kontrak.
E-Invoicing
Sistem yang satu ini merupakan jenis software yang tercipta untuk mengotomatisasi proses pengiriman dan penerimaan faktur. Dengan menggunakan e-invoicing, perusahaan dapat menghindari masalah yang terkait dengan faktur manual seperti kesalahan dalam pengolahan data, keterlambatan pembayaran, dan biaya administrasi yang tinggi. Oleh karena itu, Software ini dapat membantu perusahaan dalam menyederhanakan proses pengiriman faktur.
Supplier relationship management
Dengan menggunakan SRM procurement software, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria yang telah tersepakati, seperti kualitas produk, harga, dan layanan pelanggan. Selain itu, supplier management procurement software juga dapat membantu dalam merencanakan hingga mengelola hubungan jangka panjang dengan vendor, termasuk pengembangan vendor dan kolaborasi strategis.
E-Sourcing
E-sourcing procurement software adalah jenis software yang bermanfaat untuk memudahkan perusahaan dalam mencari, mengevaluasi, dan memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengirimkan permintaan penawaran kepada berbagai vendor sehingga perusahaan dapat melakukan analisis dan perbandingan penawaran untuk memilih vendor yang paling sesuai dengan persyaratan bisnis perusahaan.
Comprehensive procurement suites
Comprehensive Procurement Suites (CPS) merupakan salah satu jenis sistem procurement yang digunakan untuk memudahkan proses pengadaan barang dan jasa secara end-to-end. CPS mencakup berbagai fitur, seperti pengadaan, kontrak, pembelian, pengiriman, dan pengelolaan inventaris. Oleh karena itu software ini dapat membantu organisasi untuk mengotomatisasi sehingga dapat mengoptimalkan proses pengadaan perusahaan, dari awal hingga akhir.
Baca Juga: Gunakan Aplikasi Procurement untuk Memudahkan Bisnis Anda!
Rekomendasi Terbaik Software Procurement
Dalam dunia bisnis, pengadaan barang dan jasa merupakan aspek yang sangat penting. Hal ini membuat organisasi perlu memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan efektif dan efisien. Salah satu cara untuk meningkatkan kinerja pengadaan adalah dengan menggunakan sistem procurement yang tepat. Oleh karena itu, diperlukan rekomendasi terbaik mengenai sistem procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Total ERP
Total ERP adalah sebuah software ERP yang menyediakan solusi bisnis terpadu untuk perusahaan. Salah satu aspek penting dari Total ERP adalah modul procurement atau pengadaan, yang membantu perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan untuk operasional bisnis. Oleh karena itu modul dari Total ERP ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan manajemen pemesanan. Selain itu juga dapat melakukan manajemen inventaris, manajemen vendor, dan manajemen kontrak secara efektif.
Dengan software ini, perusahaan dapat melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap proses pengadaan dari awal hingga akhir sehingga memastikan bahwa proses tersebut berjalan dengan lancar dan efisien. Selain itu, modul procurement dari Total ERP juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan pengeluaran sehingga perusahaan dapat menggunakan sumber daya dengan lebih baik.
Dengan adanya fitur analisis biaya dan manajemen anggaran, perusahaan dapat memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa terlaksana dengan efisien dan sesuai dengan anggaran yang telah sesuai. Dengan fitur-fitur yang komprehensif sehingga terintegrasi dengan baik, Total ERP merupakan solusi sistem procurement yang efektif bagi perusahaan untuk mengelola dan mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa secara efisien.
Software procurement Hashmicro
Penyedia layanan software procurement HashMicro hadir sebagai e–Procurement yang sudah terintegrasi dengan baik. HashMicro dapat membantu perusahaan dalam memantau seluruh proses pembelian, pengadaan barang dalam perusahaan, mulai dari penawaran hingga pembayaran. Fitur-fitur yang tersedia dalam software procurement HashMicro ini meliputi, manajemen supplier, pembelian berbasis katalog, manajemen anggaran, dan manajemen kontrak.
Software procurement EQUIP
EQUIP merupakan salah satu perusahaan yang menyediakan solusi dalam bidang pengadaan software. Dalam proses software procurement, EQUIP menawarkan berbagai macam pilihan software yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian, seluruh software pada EQUIP juga telah melalui proses validasi dan pengujian yang ketat sehingga dapat terjamin keamanan dan kualitasnya.
Oracle procurement cloud
Oracle procurement cloud merupakan solusi software procurement yang sudah terintegrasi bagi perusahaan besar. Oleh karena itu sistem ini memungkinkan perusahaan dalam mengelola semua proses pembelian dan pengadaan barang dalam perusahaan dengan cepat dan efisien. Fitur yang tersedia dari sistem procurement dari oracle procurement cloud ini di antaranya adalah, manajemen supplier, manajemen anggaran hingga manajemen kontrak.
Software procurement Coupa
Penyedia layanan software procurement yang terakhir berasal dari Coupa. Coupa merupakan penyedia software procurement yang bersifat ringan dan mudah terakses pada kegiatan bisnis. Oleh karena itu sistem ini memungkinkan perusahaan dalam mengelola semua proses pembelian dan pengadaan barang dalam perusahaan. Kemudian, Coupa menawarkan fitur manajemen kontrak, analisis data, dan manajemen resiko.
Kesimpulan
Dalam memilih software procurement yang tepat bagi perusahaan, perlu untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat membandingkan dengan software lain agar dapat memilih sistem yang paling sesuai. Dengan demikian, perusahaan perlu melakukan riset dan diskusi bersama tim terkait pemilihan aplikasi procurement yang paling tepat.
Rekomendasi software procurement terbaik adalah Total ERP. Dengan fitur terlengkap dan tentunya mudah untuk perusahaan aplikasikan, serta dengan dukungan dari tim ahli yang siap membantu pengguna. Total ERP dapat membantu perusahaan Anda dalam memaksimalkan kegiatan perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Jangan lupa untuk dapatkan demo gratisnya di sini.
