Berkembangnya Enterprise Resource Planning (ERP) yang semakin canggih dari hari ke hari, maka meningkat pula kompleksitas dalam mengelolanya.
Untuk memaksimalkan manfaat dari sistem yang rumit ini dan memastikan efisiensinya, pemilik bisnis harus menerapkan ERP workflow.
Jika dipadukan dengan workflow yang kuat dan komprehensif, sistem ERP yang terintegrasi dengan baik dapat memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat secara otomatis, sehingga meningkatkan efektivitas operasional.
Sistem ERP bukan hanya alat yang berharga untuk mengelola informasi penting perusahaan, tetapi juga sumber data yang dapat dianalisis secara teratur untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Dalam konteks inilah menciptakan ERP workflow yang efektif menjadi keharusan bisnis, berfungsi sebagai alat yang ampuh untuk merampingkan operasi, mendorong transparansi, dan mendorong produktivitas.
Maka, artikel ini akan membahas informasi detail dan penting mengenai ERP workflow.
Table of Content
Apa itu ERP Workflow?
ERP workflow berfungsi sebagai rancangan strategis yang mengatur bagaimana aplikasi ERP mengawasi dan mengelola proses bisnis yang penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. ERP workflow dapat memandu interaksi antara bisnis Anda, tim, dan rangkaian aplikasi ERP yang digunakan.
Dengan menerapkan solusi ERP yang efektif, perusahaan dapat merampingkan tugas-tugas yang melelahkan, mendapatkan wawasan secara real-time tentang cara kerja internal mereka, dan memberdayakan karyawan agar lebih produktif dan efisien dalam pekerjaannya masing-masing.
Rasa kejelasan yang tinggi itu dapat meningkatkan akuntabilitas dan produktivitas, tidak hanya di dalam sistem ERP tetapi juga di seluruh tenaga kerja.
Namun, perlu dicatat bahwa banyak sistem ERP tidak memiliki mekanisme bawaan untuk menangani alur kerja langsung di dalam produk, sehingga memerlukan pembuatan alur kerja semacam itu di luar sistem.
Melalui desain dan penerapan alur kerja ERP yang cermat, bisnis dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih besar dan meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan.
Manfaat dari ERP Workflow
ERP workflow memiliki banyak manfaat yang dapat menguntungkan perusahaan, baik dari segi operasional maupun finansial. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat Anda pertimbangkan untuk mengimplementasikan ERP workflow.
1. Akses ke seluruh data secara real-time
Salah satu manfaat paling transformatif adalah perusahaan dapat mengakses semua data secara real-time. Ini berarti perusahaan dapat melangkah ke era integrasi data tanpa batas. Semua informasi yang relevan dari setiap departemen tersedia secara real-time.
Kemudahan akses ini jauh lebih baik dari sekadar kenyamanan; ini adalah kunci bisnis yang kuat. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan kondisi bisnis, mengidentifikasi peluang atau mengatasi masalah yang muncul.
Selain itu, perusahaan tidak perlu lagi menunggu laporan akhir bulan atau pengumpulan data secara manual. Lalu, pengambilan keputusan juga menjadi lebih dinamis karena bergantung pada data yang akurat, sehingga memungkinkan Perusahaan tetap gesit dan responsif.
Manfaat ERP workflow yang satu ini tidak hanya mengoptimalkan efisiensi internal tetapi juga memberdayakan bisnis untuk menjadi lebih proaktif dan strategis dalam operasional mereka, yang pada akhirnya mengarah pada keunggulan kompetitif yang signifikan.
2. Integrasi dengan dasbor KPI
Menerapkan ERP workflow yang terintegrasi dengan dasbor Indikator Kinerja Utama (KPI) dapat menjadi keputusan strategis yang mengubah jalannya bisnis. Perpaduan ini tidak hanya menyelaraskan aliran data di berbagai departemen, tetapi juga menerangi kinerja organisasi dengan cara yang sangat mudah diakses dan intuitif.
Integrasi ini menawarkan tampilan metrik yang real-time dan intuitif, semuanya disajikan dalam satu dasbor yang mudah digunakan. Lanskap visual yang kaya data ini secara mendasar dapat mengubah proses pengambilan keputusan menjadi lebih teratur.
Alih-alih memilah-milah laporan dan data mentah yang berbeda, pembuat keputusan dapat memahami status operasional perusahaan mereka, menginterpretasikan kumpulan data yang kompleks, dan melacak proses jalannya tujuan bisnis yang strategis.
3. Mengidentifikasi tantangan dan peluang
Melalui ERP workflow yang tepat, perusahaan akan mendapatkan informasi yang akurat dan holistik tentang operasi mereka. Akibatnya, perusahaan dapat mengidentifikasi bidang-bidang yang tidak efisien, kemacetan, dan potensi risiko secara lebih efektif.
Proses ini memberikan kejelasan yang sangat dibutuhkan yang dapat mengarah pada strategi informasi untuk mengatasi hambatan dan merampingkan operasi. Dengan tampilan data bisnis yang komprehensif, perusahaan dapat mengungkap pola, tren, dan wawasan yang mungkin sebelumnya luput dari perhatian.
Kemampuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis peluang potensial untuk pertumbuhan atau peningkatan ini sangat penting. Apakah itu menunjukkan tren pasar baru, mengidentifikasi lini produk berkinerja tinggi, atau menemukan peluang untuk pengurangan biaya.
4. Membuat kerjasama lebih mudah
Di bawah sebuah workflow yang tepat, informasi dapat dibagikan secara bebas ke seluruh perusahaan. Akses bersama ke data ini menghilangkan kesalahpahaman, mengurangi duplikasi, dan menumbuhkan budaya transparansi dan akuntabilitas.
Keunggulan ini berarti setiap orang, mulai dari eksekutif hingga karyawan lapangan, bekerja dari halaman yang sama dengan pemahaman yang sama tentang proses bisnis, sasaran, dan metrik. Selain itu, sifat data real-time mendorong komunikasi proaktif.
Hal tersebut dapat memberdayakan tim untuk bekerja sama secara lebih efisien guna menyelesaikan masalah, memanfaatkan peluang, dan mendorong inovasi.
Hasil akhir dari kerjasama yang komprehensif ini adalah perusahaan dapat merobohkan hambatan dalam kolaborasi dan memanfaatkan kecerdasan kolektif serta kreativitas tim.
5. Laporan dan analitik yang akurat
Dengan kemampuannya untuk menyelaraskan data dari berbagai departemen, ERP workflow membuka jalan untuk pembuatan laporan yang lebih komprehensif, akurat, dan tepat waktu.
Keakuratan laporan ini mengurangi risiko ketidakkonsistenan dan kesalahan yang dapat timbul dari pengumpulan data secara manual dari sumber yang berbeda.
Tetapi manfaat dari ERP workflow lebih dari sekadar keakuratan laporan. Kemampuan analitik juga membuka potensi untuk memperoleh wawasan yang dapat membantu perusahaan untuk terus berkembang. Kekuatan analitik terletak pada kemampuannya untuk mengubah data mentah menjadi informasi yang bermakna, seperti membedakan pola, mengidentifikasi tren, memprediksi hasil, dan pada akhirnya memandu strategi bisnis.
Cara Membuat ERP Workflow yang Tepat
Untuk mewujudkan manfaat-manfaat di atas, ERP workflow harus terlaksana dengan baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Pada section ini, kami akan membahas mengenai cara pembuatan ERP workflow yang tepat bagi Anda.
1. Identifikasi kebutuhan dan tujuan bisnis
Membuat ERP workflow dimulai dengan proses yang sangat penting, yaitu mengidentifikasi tujuan bisnis Anda dalam konteks implementasi ERP. Meliputi hasil yang Anda inginkan, apakah itu berkaitan dengan peningkatan efisiensi kerja, peningkatan keamanan data, atau tujuan utama lainnya.
Proses identifikasi ini melibatkan pemeriksaan menyeluruh atas kebutuhan dan aspirasi perusahaan Anda dari perspektif ERP, mendorong pemahaman komprehensif tentang apa yang ingin Anda capai. Introspeksi kritis ini dapat memandu Anda dalam memilih workflow ERP yang paling tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.
Selain itu, kebutuhkan Anda mungkin akan mempengaruhi penentuan proses yang ingin Anda masukkan ke dalam ERP workflow. Seperti mengidentifikasi Indikator Kinerja Utama (KPI) yang akan berfungsi sebagai metrik kesuksesan Anda, dan memutuskan tugas mana yang siap untuk diotomatisasi dan mana yang masih memerlukan campur tangan manusia.
Dengan menetapkan tujuan yang jelas sejak awal, Anda memastikan bahwa ERP workflow Anda bukan hanya alat bantu, tetapi juga strategi khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
ERP workflow yang kuat dan berorientasi pada tujuan yang jelas akan membuka jalan untuk efisiensi, produktivitas, dan peningkatan operasi bisnis.
2. Evaluasi ruang lingkup ERP
Membuat ERP workflow yang tepat dan efektif memerlukan evaluasi menyeluruh terhadap ruang lingkup ERP dalam perusahaan Anda. Langkah ini memerlukan penilaian cermat terhadap fitur dan kemampuan yang Anda perlukan dari ERP untuk mencapai tujuan bisnis.
Contohnya, Anda bertujuan untuk meningkatkan kontrol atas proses bisnis atau ingin memasukkan lebih banyak transparansi ke dalam operasi sehari-hari; fitur sistem ERP pilihan Anda idealnya harus selaras dengan tujuan ini.
Cakupan yang jelas dan terdefinisi dengan baik adalah landasan dari ERP workflow yang kuat. Tanpa kejelasan ini, Anda berisiko mengembangkan alur kerja menambah kerumitan dan tekanan keuangan yang tidak perlu.
Intinya, proses menentukan ruang lingkup ERP dalam perusahaan Anda adalah dengan menyelaraskan fitur sistem ERP dengan kebutuhan bisnis Anda. Dalam arti lain, memahami apa yang Anda butuhkan dari sistem ERP untuk meningkatkan, mengoptimalkan, dan merampingkan operasi bisnis Anda.
Hal itu juga dapat memastikan bahwa ERP yang Anda pilih dapat memenuhi tujuan bisnis. Ketika terlaksana dengan benar, langkah ini memastikan bahwa ERP workflow Anda menjadi aset yang kuat untuk pertumbuhan dan efisiensi bisnis.
3. Pilih sistem ERP yang tepat
Memilih sistem ERP yang tepat adalah langkah penting dalam menciptakan ERP workflow yang efektif. Keputusan ini melibatkan pemilihan vendor dan solusi yang kompleks, masing-masing dengan penawaran dan manfaatnya yang berbeda-beda.
Mengingat kerumitan sistem ERP dan dampaknya yang mendalam pada bisnis Anda, pilihan ini memerlukan kolaborasi yang erat antara vendor ERP dan tim Anda. Sehingga, memilih vendor ERP yang tepat juga sangat krusial.
Beberapa tantangan utama yang terkait dengan sistem ERP meliputi biaya implementasi dan potensi ketidakkonsistenan dalam kepatuhan karyawan terhadap protokol ERP. Pendekatan strategis untuk mengatasi hambatan ini adalah dengan melakukan riset pasar menyeluruh untuk mengidentifikasi vendor yang menawarkan titik harga yang wajar dan sistem yang selaras dengan kemampuan dan kebutuhan tim Anda.
Tujuan dari proses ini adalah untuk memilih vendor yang sistem ERP-nya beresonansi dengan tujuan bisnis, persyaratan operasional, dan batasan anggaran Anda. Anda juga dapat meminta bantuan ERP consultant untuk mendapatkan saran terbaik mengenai pengimplementasian sistem ERP.
4. Migrasi seluruh data ke sistem ERP
Setelah Anda menemukan sistem ERP yang tepat, tahap berikutnya dalam membuat ERP workflow dengan memindahkan semua data yang relevan ke sistem ini.
Meskipun rumit, proses ini merupakan bagian penting untuk membangun ERP workflow yang menghubungkan semua aplikasi dan proses dalam perusahaan Anda.
Langkah awal dalam proses migrasi data ini adalah mengidentifikasi secara akurat data yang perlu ditransfer. Selanjutnya, Anda harus merancang metode yang aman dan efisien untuk melakukan transfer, memastikan integritas dan kerahasiaan data perusahaan.
Entah Anda menerapkan sistem ERP untuk pertama kalinya atau memodifikasi alur kerja internal Anda untuk meningkatkan produktivitas dan otomatisasi, sangat penting untuk mentransfer semua data terkait ke sistem baru.
Aksesibilitas data ini sangat penting bagi eksekutif dan karyawan, memberdayakan mereka dengan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas secara efektif. Data ini dapat bersumber dari database departemen yang ada, seperti yang ada di departemen sumber daya manusia, akuntansi, penjualan, dan pemasaran.
Jika Anda menggunakan sistem ERP pertama kali, ini memerlukan penautan database ke perangkat lunak ERP yang pada dasarnya menyatukan berbagai utas operasi bisnis Anda menjadi satu kesatuan.
Namun, jika Anda hanya menyesuaikan alur kerja, gunakan database yang ada untuk membekali tim Anda dengan informasi yang dapat membantu merencanakan dan melaksanakan tugas penting secara efisien.
5. Tambahkan orang-orang yang terlibat ke dalam ERP workflow
Fase selanjutnya adalah mengundang individu yang relevan ke berbagai segmen alur kerja ERP. Setiap izin pengguna dapat disesuaikan tergantung pada tanggung jawab khusus mereka di dalam sistem.
Langkah ini melibatkan pemetaan yang hati-hati dan menetapkan tugas yang memerlukan sentuhan menusia, memastikan bahwa orang yang tepat dibawa ke bagian ERP workflow yang tepat.
Hal ini dapat berkisar dari mengirimkan data, melihat data, hingga menyetujui atau menolak data, sehingga memastikan bahwa setiap peserta memiliki akses ke dasbor dan informasi yang mereka butuhkan untuk memenuhi peran mereka.
Jika Anda baru menerapkan sistem ERP, hal ini memerlukan pemahaman yang komprehensif tentang distribusi tugas – mengetahui kapan dan di mana menetapkan tugas dalam workflow yang baru.
Namun, jika Anda sudah menjadi pengguna sistem ERP, tingkatkan pengalaman Anda untuk mengoptimalkan pengaturan tugas dan tingkatkan efisiensi alur kerja Anda.
Total ERP Siap Membantu Ciptakan ERP Workflow yang Ideal
Mengingat pemilihan sistem ERP yang tepat akan berpengaruh pada hasil dari ERP workflow, maka Anda harus berhati-hati dalam menentukan vendor ERP.
Salah satu vendor ERP yang menyediakan sistem ERP berkualitas dengan harga yang terjangkau adalah Total ERP.
Total ERP dapat melengkapi segala kebutuhan bisnis Anda dengan sistem ERP yang terintegrasi dan pilihan modul yang lengkap. Anda dapat menentukan bagaimana sistem ERP mempengaruhi tujuan bisnis Anda, salah satunya dengan melakukan kustomisasi.
Total ERP dapat terimplementasi dengan mudah di perusahaan dari berbagai ukuran, mulai dari bisnis perorangan hingga perusahaan besar. Lalu, Total ERP juga memiliki berbagai modul untuk banyak jenis industri, seperti manufaktur, konstruksi, agrikultur, retail, hingga bisnis makanan dan minuman.
Berbasis cloud, sistem ERP dari Total ERP dapat diakses kapanpun dan di manapun. Kemudahan ini memberikan kebebasan bagi pengguna ERP untuk mengakses semua data secara real-time di setiap waktu.
Dengan menggunakan sistem ERP yang tepat seperti Total ERP, Anda dapat menerapkan ERP workflow yang sehat dan terstruktur. Selain itu, perusahaan Anda dapat meningkatkan layanan operasional juga keuntungannya dengan mengotomatiskan segala proses bisnis melalui Total ERP.
Kesimpulan
ERP workflow merupakan sebuah alur kerja yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan sistem ERP. Dengan membangun ERP workflow yang kuat, maka perusahaan dapat memaksimalkan kinerja serta proses bisnis menjadi lebih terstruktur.
Dari banyaknya faktor yang menentukan optimalnya sebuah ERP workflow, pemilihan vendor sistem ERP merupakan faktor yang penting untuk diperhatikan. Harga, kualitas, fitur serta reputasi vendor sangat mempengaruhi hasil dari ERP workflow nantinya.
Total ERP telah memenuhi semua kriteria yang menjadikannya pilihan tepat bagi Anda yang ingin mengadopsi sistem ERP. Selain harga yang murah dan kualitas yang baik, Total ERP juga memberikan kesempatan bagi klien untuk mencoba demo gratis untuk mengetahui cara kerja sistem ERP-nya secara keseluruhan.
Tidak perlu menunggu lama, Total ERP akan membantu Anda untuk mengotomasi proses bisnis dan menciptakan ERP workflow yang sehat.
