Banyak perusahaan manufaktur kesulitan mengontrol proses produksi karena tidak memiliki pelaporan work in progress (WIP) yang teratur. Kondisi ini menyebabkan manajemen kehilangan visibilitas terhadap aliran produksi dan penggunaan sumber daya di setiap tahap kerja.
Menurut IJSRCSEIT, kurangnya pemantauan WIP dapat menyebabkan kesalahan identifikasi hingga 22% dari total keterlambatan produksi akibat hambatan yang tidak terdeteksi. Sementara PorteBrown menegaskan bahwa tanpa laporan WIP, manajemen sulit melacak efisiensi proses produksi dan kinerja finansial secara akurat, sehingga risiko kerugian operasional meningkat.
Oleh karena itu, pembuatan laporan WIP membantu perusahaan memantau barang dalam proses secara real-time dan mengidentifikasi hambatan sebelum menimbulkan keterlambatan. Simak artikel ini untuk mengetahui pembahasan lengkap dari manfaat, cara membuat, hingga contoh laporan WIP!
Key Takeaways
Laporan WIP (Work In Progress) adalah instrumen finansial untuk memantau profitabilitas dan kesehatan proyek yang sedang berjalan.
Komponen utamanya meliputi nilai kontrak, estimasi biaya, biaya aktual, persentase penyelesaian, dan total tagihan hingga saat ini.
Apa Itu Laporan WIP (Work In Progress)?
Laporan WIP (Work in Progress) adalah sebuah ringkasan finansial yang merinci status semua proyek yang belum selesai dalam satu periode akuntansi tertentu. Dokumen ini melacak dan membandingkan anggaran dan progres fisik pekerjaan.
Secara esensial, laporan WIP memberikan gambaran apakah sebuah proyek berjalan sesuai rencana, baik dari segi biaya maupun jadwal. Dengan data dari laporan ini, perusahaan bisa mengakui pendapatan secara akurat seiring berjalannya proyek.
Mengapa Laporan WIP Penting untuk Bisnis Anda?
Laporan WIP memberikan visibilitas mendalam terhadap profitabilitas dan efisiensi setiap proyek yang sedang berjalan. Dengan data yang akurat, manajemen dapat mengidentifikasi potensi masalah lebih awal dan mengambil tindakan korektif sebelum masalah tersebut membesar. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penyusunan laporan WIP secara rutin.
1. Meningkatkan visibilitas keuangan proyek
Laporan WIP mampu menyajikan gambaran finansial yang transparan sehingga manajer proyek dan pemangku kepentingan dapat memantau secara spesifik dan real-time setiap biaya yang telah dikeluarkan tanpa harus menunggu proyek selesai.
2. Mendukung pengambilan keputusan strategis
Data yang disajikan dalam laporan WIP adalah dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan. Jika laporan menunjukkan bahwa biaya aktual jauh melampaui anggaran pada tahap awal, manajemen dapat segera melakukan investigasi untuk menyesuaikan dan menegosiasikan biaya dengan subkontraktor atau pemasok.
3. Mengoptimalkan arus kas (cash flow)
Laporan WIP membantu mengelola arus kas dengan menunjukkan status penagihan (billing) dibandingkan dengan biaya yang telah dikeluarkan. Jika kolom billings to date lebih rendah dari cost to date (kondisi under-billed), artinya perusahaan telah mengeluarkan lebih banyak uang daripada yang diterima dari klien.
4. Memastikan kepatuhan dan pelaporan akurat
Laporan WIP menyediakan data sesuai metode pengakuan pendapatan berbasis persentase penyelesaian (Percentage of Completion Method). Menurut standar akuntansi keuangan, perusahaan dapat mengakui pendapatan dari proyek jangka panjang seiring dengan progresnya proyek hingga 100% selesai.
Komponen Utama dan Contoh Laporan WIP
Komponen dalam sebuah laporan WIP dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan industri dan kompleksitas proyek. Namun, terdapat beberapa elemen inti yang wajib ada untuk memberikan gambaran 360 derajat mengenai status finansial proyek. Berikut adalah komponen utama beserta contoh format laporannya yang bisa Anda adaptasi.
1. Nilai Kontrak (Contract Value)
Nilai kontrak adalah jumlah total pendapatan yang disepakati dengan klien untuk menyelesaikan seluruh proyek. Hal ini menjadi dasar perhitungan pendapatan dan profitabilitas. Jika ada perubahan pekerjaan atau penambahan (variation order), nilai kontrak harus diperbarui untuk mencerminkan kesepakatan terbaru.
2. Estimasi Biaya (Estimated Cost)
Estimasi biaya, atau biasa disebut anggaran proyek, adalah total biaya yang diproyeksikan untuk menyelesaikan proyek. Ini mencakup semua komponen biaya, seperti material, tenaga kerja, sewa peralatan, biaya subkontraktor, dan overhead.
3. Biaya Aktual Hingga Saat Ini (Cost to Date)
Komponen ini mencatat semua biaya yang telah benar-benar dikeluarkan untuk proyek dari awal hingga tanggal pelaporan. Data ini harus ditarik dari sistem akuntansi perusahaan dan mencakup semua faktur dari pemasok, biaya gaji tenaga kerja, dan pengeluaran lainnya yang sudah dibayarkan atau terutang.
4. Persentase Penyelesaian (% of Completion)
Perhitungan ini merupakan metrik yang menunjukkan seberapa jauh progres proyek telah berjalan, biasanya dinyatakan dalam persentase. Metode perhitungannya bisa bervariasi, namun yang paling umum digunakan dalam akuntansi adalah metode Cost-to-Cost, yaitu dengan membagi biaya aktual hingga saat ini dengan total estimasi biaya.
5. Total Tagihan (Billings to Date)
Angka ini menunjukkan jumlah kumulatif yang telah ditagihkan kepada klien hingga tanggal pelaporan. Membandingkan total tagihan dengan pendapatan yang diakui (dihitung dari % penyelesaian) akan menunjukkan apakah proyek dalam kondisi over-billed (penagihan melebihi progres) atau under-billed (progres melebihi penagihan).
6. Proyeksi Laba/Rugi (Projected Profit/Loss)
Ini adalah perkiraan keuntungan atau kerugian akhir dari proyek, dihitung dengan mengurangkan total estimasi biaya dari nilai kontrak. Seiring berjalannya proyek, jika estimasi biaya untuk menyelesaikannya berubah (misalnya, karena kenaikan harga material), maka proyeksi laba/rugi juga harus diperbarui.
Berikut contoh laporan WIP yang bisa langsung digunakan secara gratis untuk membantu memantau progres dan keuangan proyek dengan lebih mudah.
Laporan WIP PerusahaanLaporan WIP Perusahaan
Langkah-Langkah Membuat Laporan WIP
Membuat laporan WIP secara manual membutuhkan ketelitian tinggi dan data yang terorganisir dengan baik. Proses ini memastikan data akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai dasar analisis keuangan.
Berikut cara membuat contoh laporan WIP:
1. Kumpulkan semua data proyek yang relevan
Langkah pertama, kumpulkan seluruh dokumen dan data finansial yang terkait dengan proyek, seperti kontrak asli dengan klien, estimasi biaya atau anggaran awal, catatan biaya aktual yang telah dikeluarkan (faktur, slip gaji, bukti pembayaran), serta total nilai tagihan yang sudah dikirimkan ke klien.
2. Hitung persentase penyelesaian proyek
Metode yang paling umum dan diterima secara akuntansi adalah metode Cost-to-Cost dengan membagi total biaya aktual yang telah dikeluarkan (Cost to Date) dengan total estimasi biaya proyek.
Sebagai contoh, jika estimasi biaya proyek adalah Rp 1 miliar dan biaya aktual yang sudah dikeluarkan adalah Rp 400 juta, maka persentase penyelesaiannya adalah 40%.
3. Kalkulasi pendapatan dan biaya yang diakui
Setelah mengetahui persentase penyelesaian, kalikan nilai tersebut dengan total kontrak proyek. Misalnya, jika nilai kontrak mencapai Rp 1,2 miliar dan progres pekerjaan 40 persen, maka pendapatan yang diakui sebesar Rp 480 juta. Setelah itu, bandingkan pendapatan yang diakui dengan biaya aktual sebesar Rp 400 juta untuk mengetahui laba kotor yang diakui pada periode tersebut, yaitu Rp 80 juta.
4. Analisis varians dan buat penyesuaian
Langkah terakhir adalah menganalisis hasil laporan. Bandingkan biaya aktual dengan anggaran pada tingkat penyelesaian yang sama untuk mengidentifikasi adanya selisih atau varians. Selain itu, tim perlu membandingkan total tagihan dengan pendapatan yang diakui untuk menentukan apakah proyek mengalami over-billed atau under-billed.
Otomatisasi Laporan WIP dengan Software Manufaktur Total ERP
Total ERP merupakan penyedia software manufaktur terbaik yang membantu pengolahan produksi dari awal hingga akhir, termasuk pembuatan laporan manufaktur. Berbagai fitur tersedia dalam membuat laporan work in progress untuk melaporkan proses produksi barang mentah menjadi barang jadi.
Solusi modern seperti software manufaktur hadir untuk mengintegrasikan data dari berbagai departemen, seperti keuangan, pengadaan, dan operasional lapangan, sistem ini mampu menarik data biaya, progres pekerjaan, dan tagihan secara real-time.
Berikut fitur-fitur utama dari software manufaktur Total ERP:
- Work Order Management: Meningkatkan efisiensi dengan routing produksi otomatis dan pemantauan waktu kerja real-time.
- Material Requirements Planning (MRP): Mengatur alokasi bahan baku dan material secara terpusat agar proses produksi lebih terkontrol.
- Manufacturing Production Scheduling: Menyusun jadwal produksi berdasarkan permintaan dan kapasitas dengan analisis data historis.
- Overall Equipment Effectiveness (OEE): Memantau performa dan pemeliharaan mesin untuk menjaga produktivitas optimal.
- Tracking Raw Material: Melacak penggunaan dan ketersediaan bahan baku selama proses produksi.
Tertarik mencoba software manufaktur Total ERP sekarang? Cek demo gratis berikut untuk perusahaan Anda!
Kesimpulan
Laporan WIP adalah alat yang tak ternilai bagi perusahaan berbasis proyek untuk menjaga kontrol finansial, memastikan profitabilitas, dan mendukung pengambilan keputusan yang cerdas. Dengan memahami komponen utamanya dan mengikuti langkah-langkah penyusunannya, Anda dapat memperoleh visibilitas yang jelas terhadap kesehatan setiap proyek.
Untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi, pertimbangkan untuk mengadopsi solusi digital, seperti software manufaktur dari Total untuk mengotomatiskan proses produksi lebih mudah dan efisien, memungkinkan Anda fokus pada analisis dan strategi untuk pertumbuhan bisnis!
Pertanyaan tentang Contoh Laporan WIP
Idealnya, laporan WIP dibuat setiap bulan. Ini memberikan manajemen wawasan yang cukup sering untuk memantau kemajuan proyek dan membuat penyesuaian yang diperlukan tanpa menunggu terlalu lama.
WIP merujuk pada biaya proyek yang sedang berjalan (seperti konstruksi atau manufaktur pesanan khusus) yang belum selesai. Sementara itu, persediaan barang jadi adalah produk yang sudah selesai diproduksi dan siap untuk dijual.
Biasanya, laporan WIP disusun oleh akuntan proyek atau manajer keuangan, dengan input data biaya dan progres dari manajer proyek. Ini adalah upaya kolaboratif antara tim keuangan dan operasional.
Metode yang paling umum dan diterima secara akuntansi adalah metode ‘Cost-to-Cost’, di mana biaya aktual hingga saat ini dibagi dengan total estimasi biaya. Metode ini dianggap paling objektif karena berbasis data finansial yang konkret.
Tidak. Meskipun sangat populer di industri konstruksi, laporan WIP juga sangat relevan untuk industri manufaktur (terutama untuk pesanan kustom), layanan profesional (konsultan, agensi), pengembangan perangkat lunak, dan industri berbasis proyek lainnya.
