Backorder adalah kondisi ketika pelanggan tetap dapat memesan barang meskipun stok sedang kosong atau belum cukup untuk memenuhi pesanan. Pesanan tersebut tidak langsung dibatalkan, tetapi menunggu sampai barang tersedia kembali dari supplier, proses produksi, atau perpindahan antar gudang.
Situasi ini sering terjadi ketika permintaan meningkat, perkiraan penjualan meleset, atau supplier mengalami keterlambatan. Dengan pencatatan dan komunikasi yang jelas, bisnis tetap dapat menjaga pesanan tanpa membuat pelanggan menunggu tanpa kepastian.
Key Takeaways
Backorder adalah pesanan yang tetap diterima meski stok belum tersedia.
Backorder perlu dipantau bersama kebutuhan pembelian, status supplier, dan penerimaan barang.
Software SCM terintegrasi membantu tim menjaga ketersediaan stok dan kelancaran pemenuhan pesanan.
Apa Itu Backorder?
Backorder adalah pesanan yang tetap diterima ketika barang belum tersedia untuk langsung dikirim. Penjual mencatat pesanan tersebut sebagai kewajiban yang harus dipenuhi setelah stok tersedia kembali.
Berbeda dari pesanan biasa, backorder memiliki waktu tunggu dan estimasi pemenuhan. Karena itu, pelanggan perlu menerima informasi tentang jumlah barang yang tertunda, perkiraan waktu tersedia, serta pilihan pengiriman yang dapat dilakukan.
Kondisi ini biasanya muncul pada produk dengan permintaan tinggi atau barang yang membutuhkan waktu pengadaan cukup panjang, sehingga bisnis perlu memahami risiko inventory stockout.
Bagaimana Cara Kerja Backorder?
Proses backorder dimulai ketika pesanan pelanggan masuk, tetapi jumlah stok yang tersedia tidak mencukupi. Tim sales atau gudang kemudian memeriksa ketersediaan barang, stok yang sudah dipesan, dan pasokan yang sedang dalam perjalanan.
Setelah itu, bisnis menentukan apakah pesanan akan ditahan seluruhnya atau dikirim sebagian. Status pesanan harus dicatat secara konsisten agar tim sales, gudang, procurement, dan pelanggan memiliki informasi yang sama.
- Pelanggan membuat pesanan.
- Tim memeriksa stok tersedia dan stok yang sudah dialokasikan.
- Jumlah yang belum dapat dipenuhi dicatat sebagai backorder.
- Tim menghubungi supplier atau menjadwalkan proses produksi.
- Bisnis menetapkan estimasi ketersediaan barang.
- Barang dikirim setelah tersedia, baik sekaligus maupun secara bertahap.
Dalam proses ini, pencatatan stock reservation membantu bisnis membedakan stok fisik, stok yang sudah dipesan, dan stok yang masih dapat dijanjikan kepada pelanggan.
Perbedaan Backorder, Pre-Order, Out of Stock, dan Lost Sales
Backorder sering disamakan dengan pre-order atau out of stock karena semuanya berkaitan dengan barang yang belum dapat dikirim. Padahal, setiap istilah menunjukkan kondisi produk dan status pesanan yang berbeda.
Memahami perbedaannya membantu bisnis menentukan apakah pesanan harus tetap diterima, ditunda, atau dihentikan. Perbedaan ini juga penting agar informasi yang diberikan kepada pelanggan tidak menimbulkan kesalahpahaman.
| Istilah | Pengertian | Status Pesanan | Waktu Pengiriman |
|---|---|---|---|
| Backorder | Barang sedang kosong, tetapi pesanan tetap diterima. | Tetap tercatat dan menunggu pemenuhan. | Setelah stok tersedia kembali. |
| Pre-order | Pesanan dibuat sebelum produk tersedia atau dirilis. | Diterima sebelum produk siap dijual. | Sesuai jadwal produksi atau peluncuran. |
| Out of stock | Barang tidak tersedia untuk dibeli pada saat itu. | Pesanan biasanya tidak dapat dibuat. | Belum ada kepastian. |
| Lost sales | Peluang penjualan hilang karena pelanggan tidak jadi membeli. | Tidak ada pesanan yang dapat dipenuhi. | Tidak ada pengiriman. |
Contoh Backorder dalam Bisnis
Backorder dapat terjadi ketika jumlah pesanan pelanggan lebih besar daripada stok yang tersedia. Berikut empat contoh industri yang umum menggunakan proses backorder untuk menjaga pesanan tetap tercatat sampai barang dapat dipenuhi.
Setiap skenario menunjukkan jumlah barang yang tersedia, jumlah yang tertunda, serta cara bisnis mengatur pengiriman dan pasokan berikutnya.
1. Distributor Elektronik
Distributor menerima pesanan 100 unit laptop, tetapi stok yang tersedia hanya 60 unit sehingga 40 unit dicatat sebagai backorder. Sebanyak 60 unit dapat dikirim lebih dulu, sedangkan sisanya dikirim setelah supplier menerima stok tambahan.
2. Manufaktur Komponen
Pabrik menerima pesanan 500 komponen produksi, tetapi baru mampu menyediakan 300 unit karena proses produksi berikutnya belum selesai. Sebanyak 200 unit dicatat sebagai backorder dan dijadwalkan untuk dikirim setelah batch produksi berikutnya selesai.
3. Distributor Bahan Bangunan
Distributor menerima pesanan 200 sak semen dari kontraktor, tetapi stok di gudang hanya 120 sak sehingga 80 unit menjadi backorder. Distributor dapat mengirim stok yang tersedia lebih dahulu dan memenuhi sisanya setelah pasokan supplier tiba.
4. Bisnis Farmasi
Distributor obat menerima permintaan 1.000 unit produk, tetapi persediaan yang tersedia hanya 700 unit sehingga 300 unit dicatat sebagai backorder. Tim perlu menginformasikan estimasi pengadaan, memastikan ketersediaan dari supplier, dan mengatur pengiriman bertahap jika diperlukan.
Penyebab Terjadinya Backorder
Backorder biasanya muncul karena kebutuhan pelanggan lebih besar daripada jumlah stok yang tersedia. Masalah ini dapat berasal dari permintaan, supplier, produksi, atau pencatatan persediaan.
Dengan mengetahui penyebabnya, bisnis dapat menentukan tindakan yang sesuai. Penambahan stok saja tidak cukup jika sumber masalah sebenarnya berasal dari data yang tidak akurat atau proses pemesanan yang tidak terkoordinasi.
- Permintaan pelanggan meningkat secara tiba-tiba.
- Perkiraan penjualan lebih rendah dari permintaan sebenarnya.
- Supplier terlambat mengirim barang.
- Proses produksi mengalami gangguan.
- Stok tersedia tetapi sudah dialokasikan untuk pesanan lain.
- Data persediaan berbeda dari kondisi fisik di gudang.
- Pengadaan dilakukan setelah stok benar-benar habis.
Backorder juga dapat menjadi gejala stockout ketika permintaan pelanggan tidak dapat dipenuhi pada waktu yang dibutuhkan.
Dampak Backorder bagi Bisnis
Backorder membantu bisnis mempertahankan peluang penjualan, tetapi tetap memiliki risiko jika tidak dikelola dengan baik. Pesanan yang tertunda dapat meningkatkan pekerjaan administratif dan membuat pelanggan harus menunggu lebih lama.
Dampaknya akan semakin besar jika estimasi pengiriman sering berubah atau informasi antar tim tidak sama. Berikut adalah dampak yang paling sering dirasakan:
- Pengiriman pelanggan menjadi lebih lambat.
- Risiko pembatalan pesanan meningkat.
- Tim sales harus melakukan pembaruan status secara berkala.
- Bisnis dapat menanggung biaya pengadaan atau pengiriman darurat.
- Pelanggan dapat beralih ke pesaing jika tidak mendapat kepastian.
- Tim finance dan gudang perlu mencocokkan status pesanan dengan penerimaan barang.
Cara Mengelola Backorder agar Pesanan Tetap Terkendali
Pengelolaan backorder membutuhkan koordinasi antara sales, gudang, procurement, produksi, dan finance. Setiap tim harus melihat sumber informasi yang sama agar keputusan pengiriman dan pengadaan tidak saling bertentangan.
Bisnis juga perlu membuat aturan tentang prioritas pesanan, batas waktu tunggu, pengiriman sebagian, dan komunikasi kepada pelanggan. Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.
1. Catat Pesanan yang Tertunda
Catat nomor pesanan, nama pelanggan, produk, jumlah tertunda, penyebab, dan estimasi pemenuhan. Data ini membantu tim memantau pesanan tanpa membuka dokumen secara terpisah.
2. Tentukan Prioritas Pengiriman
Prioritaskan pesanan berdasarkan tanggal order, tingkat kebutuhan pelanggan, kesepakatan layanan, atau ketersediaan barang. Aturan yang jelas mencegah stok baru diberikan tanpa urutan yang dapat dipertanggungjawabkan.
3. Tawarkan Pengiriman Parsial
Jika sebagian barang tersedia, tanyakan apakah pelanggan bersedia menerima pengiriman secara bertahap. Cara ini dapat mempercepat pemakaian barang yang sudah ada, tetapi perlu menjelaskan jadwal dan biaya pengiriman berikutnya.
4. Perbarui Estimasi Ketersediaan
Periksa ETA dari supplier atau tim produksi secara berkala. Jika terjadi perubahan, sampaikan pembaruan kepada pelanggan sebelum tanggal pengiriman yang sebelumnya dijanjikan.
5. Pantau Umur Backorder
Kelompokkan pesanan berdasarkan lama waktu tertunda, misalnya kurang dari satu minggu, satu sampai dua minggu, dan lebih dari dua minggu. Pesanan yang terlalu lama perlu ditinjau untuk menentukan pengadaan alternatif, penggantian barang, atau pembatalan.
6. Ukur Kinerja Pemenuhan
Gunakan metrik seperti jumlah backorder, usia rata-rata pesanan tertunda, tingkat pemenuhan, dan jumlah pembatalan. Bisnis dapat menghubungkan analisis ini dengan metrik fill rate untuk melihat seberapa banyak pesanan yang dipenuhi tanpa penundaan.
Optimalkan Rantai Pasok dengan Sistem SCM Terintegrasi
Proses procurement membutuhkan koordinasi antara kebutuhan barang, supplier, stok, dan penerimaan. Sistem SCM membantu tim procurement mengurangi keterlambatan serta menjaga ketersediaan barang berdasarkan data yang lebih akurat.
- Memantau kebutuhan pembelian dan ketersediaan stok.
- Mengelola data supplier, permintaan pembelian, dan pesanan pembelian.
- Memantau status pengiriman serta penerimaan barang dari supplier.
- Menghubungkan procurement dengan persediaan dan gudang.
- Menyediakan riwayat transaksi untuk membantu evaluasi rantai pasok.
Dengan software SCM Total ERP, tim dapat menghubungkan proses procurement, supplier, persediaan, dan penerimaan dalam satu alur kerja. Visibilitas ini membantu bisnis mengambil keputusan pengadaan dengan lebih cepat dan menjaga kelancaran operasional.
Kesimpulan
Backorder adalah pesanan yang tetap diterima ketika stok barang sedang kosong atau belum mencukupi. Pesanan tersebut akan dipenuhi setelah barang tersedia kembali melalui pengadaan, produksi, atau transfer antar gudang.
Backorder dapat membantu bisnis mempertahankan penjualan, tetapi harus disertai pencatatan jumlah, estimasi waktu, prioritas, dan komunikasi yang jelas. Tanpa kontrol tersebut, pesanan tertunda dapat berubah menjadi pembatalan dan kehilangan pelanggan.
FAQ
Tidak. Out of stock menunjukkan barang sedang tidak tersedia, sedangkan backorder berarti pelanggan masih dapat memesan barang dan menunggu pemenuhan setelah stok tersedia.
Tidak. Backorder biasanya terjadi pada produk yang sudah pernah tersedia tetapi sedang habis, sedangkan pre-order dilakukan sebelum produk tersedia atau sebelum produk resmi dirilis.
Bisa, jika sebagian barang sudah tersedia dan pelanggan menyetujui pengiriman bertahap. Bisnis perlu menjelaskan jumlah yang dikirim, sisa pesanan, jadwal berikutnya, dan biaya yang mungkin muncul.
Backorder dapat ditinjau untuk pembatalan ketika supplier tidak memberikan kepastian, waktu tunggu melewati batas yang disepakati, atau produk sudah tidak lagi diproduksi. Keputusan tersebut harus mengikuti kebijakan bisnis dan kesepakatan dengan pelanggan.
Bisnis dapat memperbaiki peramalan, memantau supplier, menetapkan stok pengaman, memperbarui reorder point, dan menjaga akurasi pencatatan. Pemeriksaan juga perlu mencakup risiko negative inventory yang membuat stok sistem berbeda dari kondisi sebenarnya.
