Laporan berbagai studi menunjukkan sekitar seperempat perusahaan masih menemukan kesalahan dalam proses payroll yang berdampak pada koreksi manual dan penyesuaian laporan keuangan. Ketidaksesuaian data penggajian juga memengaruhi pelaporan pajak serta administrasi ketenagakerjaan.
Bagaimana organisasi menjaga konsistensi perhitungan ketika komponen gaji mencakup lembur, tunjangan, potongan, dan pajak yang berubah setiap periode? Kompleksitas tersebut menuntut pencatatan yang terstruktur dan sinkron dengan data kehadiran serta status karyawan.
Di Indonesia, PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mengatur kewajiban penyusunan struktur dan skala upah serta tata cara pembayaran yang transparan. Kepatuhan terhadap regulasi ini berkaitan langsung dengan dokumentasi perhitungan dan arsip penggajian.
Dalam praktiknya, aplikasi gaji karyawan berfungsi sebagai sistem yang mengintegrasikan data absensi, perpajakan, dan administrasi SDM dalam satu basis perhitungan. Pendekatan digital memungkinkan rekonsiliasi data dilakukan secara otomatis sehingga potensi deviasi angka dapat terdeteksi lebih awal.
Key Takeaways
Aplikasi gaji karyawan adalah sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan melakukan proses penggajian karyawan lebih efisien dan efektif.
Aplikasi penghitung gaji karyawan mempermudah pengelolaan payroll lewat integrasi absensi, pajak, dan data karyawan sehingga lebih minim salah, efisien, dan tetap patuh aturan
Fitur aplikasi gaji karyawan meliputi hitung otomatis BPJS & PPh21, integrasi absensi real-time, slip gaji digital, manajemen cuti, dan otomatisasi payroll yang fleksibel.
- Apa itu Aplikasi Gaji Karyawan?
- Perbandingan Aplikasi Gaji Karyawan Populer di Indonesia
- 12 Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik dan Terintegrasi
- Manfaat Menggunakan Aplikasi Gaji Karyawan
- Integrasi Aplikasi Gaji dengan Coretax DJP: Mengapa Ini Jadi Keharusan di 2026?
- Tips Memilih Aplikasi Gaji yang Tepat
- Kesimpulan
Apa itu Aplikasi Gaji Karyawan?
Aplikasi gaji karyawan adalah sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan mengotomatiskan dan menyederhanakan proses penggajian. Sistem ini melakukan perhitungan gaji, pajak, tunjangan, BPJS, dan pembuatan slip gaji digital.
Berbeda dari metode konvensional, software gaji karyawan memberikan visibilitas penuh, audit trail yang jelas, serta efisiensi dalam memproses gaji untuk puluhan hingga ribuan karyawan secara serentak dan konsisten. Hal ini membantu menghindari konflik internal akibat ketidakakuratan data gaji.
Perbandingan Aplikasi Gaji Karyawan Populer di Indonesia
Berikut tabel analisis perbandingan aplikasi gaji karyawan dari lima brand populer di Indonesia.
| Nama Software | Ideal Untuk | Fitur Unggulan |
|---|---|---|
| Total Payroll | Bisnis menengah hingga besar yang butuh sistem HR terintegrasi | Payroll otomatis, manajemen absensi dan cuti, slip gaji online, manajemen waktu dan tugas, dan HRIS lengkap |
| HashMicro | Perusahaan yang ingin otomatisasi payroll dan kepatuhan pajak | Payroll automation, tax & insurance management, slip gaji digital, dan AI attendance monitoring |
| Gaji.id | Perusahaan yang mencari sistem penggajian berbasis cloud dengan absensi digital | Perhitungan gaji & BPJS otomatis, approval gaji, dan dashboard real-time |
| GajiHub | Bisnis yang membutuhkan sistem payroll praktis dan transparan | Slip gaji digital, perhitungan THR & bonus, manajemen cuti & absensi GPS |
| Gadjian | Perusahaan yang fokus pada efisiensi dan akurasi payroll multi-cabang | Perhitungan PPh21 & BPJS otomatis, manajemen lembur, dan integrasi absensi GPS |
12 Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik dan Terintegrasi
Dengan banyaknya pilihan program gaji karyawan di pasaran, setiap bisnis perlu memilih software yang sesuai kebutuhan dan skala operasional. Berikut adalah 6 rekomendasi aplikasi gaji karyawan terbaik berdasarkan fitur, kemudahan penggunaan, dan integrasi sistem.
Ideal Untuk
Perusahaan yang membutuhkan solusi penggajian terintegrasi penuh dengan absensi, pajak, dan cuti.
Ideal Untuk
Usaha yang butuh portal karyawan agar staf bisa akses data gaji dan kehadiran sendiri.
Ideal Untuk
Usaha kecil hingga menengah yang butuh otomatisasi HR dan payroll sederhana.
Ideal Untuk
pPerusahaan menengah hingga besar yang butuh penggajian otomatis dan regulasi lengkap.
Ideal Untuk
Perusahaan besar atau multi-cabang dengan kebutuhan payroll terintegrasi dan hybrid.
Tidak hanya berhenti di sini, Anda dapat mempelajari lebih lanjut mengenai fitur dan keunggulan dari 12 aplikasi gaji karyawan terbaik lainnya pada artikel lengkap berikut.
1. Aplikasi gaji karyawan Gaji.id
Gaji.id menawarkan software gaji berbasis cloud yang mendukung perhitungan gaji, PPh 21, BPJS, serta distribusi slip gaji digital otomatis bagi bisnis mikro hingga menengah. Sistem ini dilengkapi fitur absensi dan approval berbasis struktur organisasi, sehingga payroll lebih transparan, cepat, dan minim kesalahan.
Fitur:
- Sistem penggajian dan absensi
- Employee Self Service (E-PLUS)
- Sistem rekrutmen
- Manajemen dan pelacakan tugas karyawan
- Manajemen performa
Harga: Hubungi customer service untuk mengetahui harga aplikasi gaji karyawan Gaji.id.
2. HashMicro
HashMicro adalah sistem penggajian terintegrasi yang mengotomatisasi perhitungan gaji, pajak, tunjangan, dan BPJS dengan pencatatan real-time untuk memastikan proses payroll lebih akurat. Platform ini juga menyediakan pengelolaan slip gaji digital dan kepatuhan ketenagakerjaan yang mempermudah audit serta meningkatkan efisiensi HR.
Fitur:
- Built-in Professional Templates
- Payroll automation
- Tax and insurance management
- Daily Worker, Hourly Worker Payslip Management
- AI Attendance Monitoring (Hashy)
- Custom Payslip Templates
3. Total HRM
Total Payroll merupakan aplikasi penggajian modern yang terintegrasi dengan sistem HRIS otomatis untuk membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan secara efisien dalam satu platform terpadu. Sistem ini memungkinkan akses mandiri bagi karyawan serta menyediakan pengelolaan data yang terpusat dan aman.
Sistem manajemen gaji Total dirancang secara khusus untuk regulasi Indonesia, sesuai dengan perhitungan BPJS, asuransi, dan PPh 21, sehingga proses perhitungan gaji dapat dilakukan secara otomatis, akurat, dan transparan tanpa perlu kalkulasi manual.
Fitur:
- Presensi face recognition dengan verifikasi GPS akurat
- Roster dan jadwal kerja dinamis otomatis
- Aplikasi mobile ESS untuk akses mandiri karyawan
- Payroll terintegrasi dengan perhitungan gaji otomatis
- Pengajuan dan persetujuan cuti terintegrasi
- Manajemen dan kontrol klaim pengeluaran karyawan
Harga: Harga berlsoftware gaji karyawan Total.
4. Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah aplikasi penggajian berbasis cloud yang memudahkan UKM hingga enterprise dalam mengelola administrasi karyawan melalui akses mobile dan desktop. Slip gaji digital, pengajuan cuti, lembur, serta klaim terpusat menjadikan proses HR lebih efisien dan transparan.
Fitur:
- Transfer gaji antar rekening bank tanpa biaya tambahan
- Slip gaji digital dengan distribusi otomatis
- Dukungan multiple cut-off dan multiple cycle payroll
- Dashboard status pembayaran gaji
- Pengaturan approval berlapis
Harga: Hubungi customer service untuk mengetahui harga aplikasi gaji karyawan Mekari Talenta.
5. GajiHub
GajiHub merupakan aplikasi payroll berbasis cloud yang mengelola perhitungan gaji, tunjangan, pajak, dan BPJS secara otomatis sesuai regulasi Indonesia. Dengan slip gaji digital dan fitur self-service, sistem ini meningkatkan efisiensi administrasi HR serta memudahkan pengambilan keputusan berbasis data.
Fitur:
- Penghitungan gaji, THR, bonus dan benefit
- Perhitungan premi BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan
- Sistem absensi & validasi presensi (termasuk swafoto, GPS)
- Manajemen cuti, izin, dan pengajuan karyawan
- Slip gaji digital via aplikasi karyawan
Harga: Paket Champion mulai Rp14.900 /bulan/karyawan untuk fitur lengkap (payroll, tax otomatis, BPJS, ESS, KPI).
6. Gadjian
Gadjian menyediakan aplikasi penghitung gaji otomatis yang lengkap termasuk PPh 21, BPJS, tunjangan, dan lembur dengan mengacu pada peraturan ketenagakerjaan Indonesia. Berbasis cloud, sistem ini mudah diakses kapan saja sehingga mendukung perusahaan multi-cabang dan tim besar.
Fitur:
- Perhitungan gaji harian, pro rata, dll
- Pengelolaan potongan BPJS dan pajak PPh
- Integrasi absensi dengan GPS
- Manajemen pembukuan gaji
- Pengelolaan potongan kas bon
Harga: Mulai dari Rp20.000 /bulan/karyawan (layanan HRIS & payroll terintegrasi).
7. Aplikasi gaji Greatday
GreatDay HR menawarkan solusi payroll dalam sistem HRIS terintegrasi yang mencakup pengajuan cuti, pengelolaan tunjangan dan bonus, serta perhitungan otomatis BPJS dan PPh 21. Aplikasi ini juga menyediakan slip gaji digital dan dashboard ESS untuk proses HR yang lebih efisien dan transparan.
Fitur:
- Pengajuan cuti dan izin karyawan
- Manajemen tunjangan, bonus, dan komisi
- Penghitungan BPJS & PPh 21 otomatis
- Dashboard ESS & slip gaji digital
Harga: Hubungi customer service untuk mengetahui harga aplikasi gaji karyawan GreatDay HR.
8. Aplikasi GajiGesa
GajiGesa adalah aplikasi penghitung gaji karyawan yang berfokus pada fitur akses gaji lebih awal (earned wage access) yang membantu karyawan memenuhi kebutuhan mendesak tanpa menunggu jadwal bayar. Selain sistem payroll, platform ini menghadirkan edukasi finansial dan transparansi penuh untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.
Fitur:
- Akses gaji fleksibel (Earned Wage Access)
- Dashboard HR (HR Dashboard)
- Salary disbursement / dana talangan gaji (pembayaran gaji)
- Pembayaran tagihan (PLN, air, telepon, dll) langsung
- Slip gaji digital dan distribusi gaji ke rekening bank
Harga: Hubungi customer service untuk mengetahui harga aplikasi gaji karyawan GajiGesa.
9. Aplikasi gaji karyawan QuickBooks
QuickBooks menawarkan penghitungan gaji, potongan, dan transfer gaji langsung ke rekening karyawan dengan integrasi penuh ke sistem akuntansi. Fitur multi-user memudahkan kolaborasi HR dan finance sehingga administrasi lebih cepat dan minim kesalahan.
Fitur:
- Perhitungan gaji, pajak, dan potongan
- Portal karyawan untuk melihat slip gaji dan data penggajian
- Pengajuan dan laporan pajak
- Multi level hak akses pengguna
- Dukungan HR dan layanan terkait (tergantung paket)
Harga: Mulai dari $125/user/bulan
10. Software gaji karyawan KantorKu
KantorKu adalah software payroll berbasis cloud dengan keamanan data ISO 27001 yang mengintegrasikan HR, penggajian, dan administrasi IT dalam satu platform. Solusi ini mendukung multi-currency, portal self-service, serta proses penggajian yang aman untuk perusahaan multinasional maupun startup.
Fitur:
- Otomatisasi penggajian dan pajak (PPh 21, BPJS)
- Multi-currency dan multi-pay cycle
- E-filing pajak dan laporan digital
- Multi approval & otorisasi berlapis
- Slip gaji online & histori penggajian
Harga: Hubungi customer service untuk mengetahui harga aplikasi gaji karyawan KantorKu.
11. Software gaji karyawan HRD Pintar
HRD Pintar menyediakan aplikasi penghitung gaji otomatis yang sesuai regulasi nasional dan internasional, ideal untuk perusahaan besar dengan ribuan karyawan. Dengan multi-level approval dan integrasi HRIS, proses gaji menjadi lebih aman, transparan, dan terstandarisasi.
Fitur:
- Penghitungan gaji otomatis (gross & net)
- Integrasi HRIS, manajemen waktu, & akuntansi
- Kepatuhan pajak dan regulasi lokal
- Proses gaji retroaktif & off-cycle support
- Monitoring dan deteksi kesalahan otomatis
- Laporan analitik tenaga kerja
Harga: Hubungi customer service untuk mengetahui harga aplikasi gaji karyawan HRD Pintar.
12. Software gaji karyawan EQUIP ERP
EQUIP ERP adalah solusi payroll berbasis cloud yang menghitung gaji, tunjangan, pajak, dan BPJS secara real-time serta terintegrasi dengan sistem HRIS. Fitur pengajuan cuti, lembur, dan klaim via self-service membantu perusahaan mengurangi beban administrasi dan meningkatkan efisiensi HR.
Fitur:
- Payroll otomatis & laporan real time
- Perhitungan gaji berdasarkan jam kerja, lembur dan absensi
- Integrasi ke sistem akuntansi
- Modul petty cash & manajemen pengeluaran kecil
- Perhitungan PPh-21, BPJS & THR
Harga: Hubungi customer service untuk mengetahui harga aplikasi gaji karyawan EQUIP ERP.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Gaji Karyawan
Pengelolaan payroll tidak lagi efektif jika dijalankan secara manual. Kehadiran sistem payroll dalam software hrm membantu perusahaan mempercepat proses penggajian sekaligus meminimalkan potensi kesalahan. Dengan aplikasi penggajian karyawan yang terintegrasi, pengelolaan karyawan menjadi lebih efisien dan mudah dikendalikan.
- Efisiensi waktu: Integrasi sistem penggajian dengan sistem penjadwalan karyawan dan aplikasi catatan absensi memungkinkan data kehadiran, lembur, dan absensi diproses otomatis sehingga pekerjaan HR jauh lebih cepat.
- Akurasi penghitungan: Aplikasi gaji karyawan menghitung seluruh komponen gaji, mulai dari tunjangan, potongan, hingga pajak secara akurat berdasarkan data aktual tanpa proses manual berulang.
- Keamanan data: Sistem hrm menyimpan data payroll secara terenkripsi dengan kontrol akses berbasis peran untuk meminimalkan risiko kebocoran informasi sensitif.
- Kepatuhan regulasi: Sistem penggajian digital memastikan perhitungan gaji, pajak, dan BPJS selalu sesuai regulasi terbaru sehingga perusahaan terhindar dari kesalahan administratif.
- Manajemen terpadu: Integrasi penggajian dengan absensi, cuti, kontrak, dan evaluasi kinerja menghadirkan pengelolaan SDM yang lebih terpusat, efisien, dan mudah dianalisis.
“Penggunaan aplikasi penggajian bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga memastikan kepatuhan regulasi dan transparansi kepada karyawan.”
– Elvina Adhisty, MBA, SHRM-SCP, Senior HR Manager
Siap beralih ke penggajian yang lebih praktis dan minim error? Yuk mulai gunakan aplikasi penggajian karyawan yang terintegrasi agar pengelolaan karyawan jadi lebih efisien dan profesional!
Integrasi Aplikasi Gaji dengan Coretax DJP: Mengapa Ini Jadi Keharusan di 2026?
Sejak tahun pajak 2025, seluruh pelaporan SPT Masa PPh 21 wajib dilakukan melalui Coretax DJP, menggantikan sistem lama seperti e-Bupot dan DJP Online. Perubahan ini menjadikan integrasi aplikasi gaji karyawan dengan Coretax sebagai kebutuhan utama perusahaan untuk menjaga efisiensi dan kepatuhan pajak.
Agar penggunaan aplikasi gaji benar-benar mendukung kewajiban pelaporan Coretax, perusahaan perlu memastikan beberapa poin penting berikut:
- Mendukung ekspor XML bukti potong (Bupot) sesuai standar Coretax: Aplikasi gaji harus mampu menghasilkan file XML dengan struktur yang kompatibel dengan sistem DJP agar dapat diunggah secara massal tanpa input ulang.
- Perhitungan PPh 21 dan PPh 26 selalu mengikuti regulasi terbaru: Sistem payroll wajib otomatis menyesuaikan tarif, PTKP, dan skema perhitungan pajak agar hasilnya valid untuk pelaporan di Coretax.
- Sinkronisasi data antara payroll dan pelaporan pajak: Data yang dihitung dalam sistem gaji harus sama persis dengan data yang dilaporkan, sehingga tidak terjadi selisih saat rekonsiliasi.
- Fitur unggah massal bukti potong ke Coretax: Kemampuan mengunggah banyak data sekaligus akan menghemat waktu signifikan dibandingkan membuat bukti potong satu per satu.
- Dokumentasi dan histori data pajak tersimpan rapi: Sistem harus mampu menyimpan arsip pemotongan pajak untuk kebutuhan audit atau pemeriksaan di kemudian hari.
- Mendukung prepopulated data untuk kebutuhan SPT Tahunan karyawan: Bukti potong yang tersusun sistematis akan mempermudah karyawan dalam pelaporan pajak pribadi.
- Kompatibilitas teknis yang jelas dengan sistem Coretax DJP: Vendor software harus memastikan bahwa sistemnya benar-benar siap digunakan dalam alur pelaporan Coretax, bukan sekadar klaim fitur.
Tips Memilih Aplikasi Gaji yang Tepat
Memilih software gaji bukan sekadar memproses pembayaran karyawan, tetapi memastikan sistem mampu mendukung operasional HR secara menyeluruh dan patuh regulasi. Agar keputusan yang diambil tepat dan berkelanjutan, berikut beberapa kriteria penting yang perlu Anda perhatikan sebelum memilih aplikasi gaji karyawan:
- Ukuran dan kebutuhan bisnis: Pilih aplikasi gaji yang sesuai dengan skala perusahaan dan kebutuhan pengelolaan karyawan agar operasional tetap efisien.
- Kebutuhan fitur: Pastikan software menyediakan fitur relevan seperti penggajian, cuti, laporan pajak otomatis, serta integrasi dengan aplikasi catatan absensi.
- Kemudahan penggunaan: Aplikasi dengan antarmuka intuitif memudahkan tim HR dan karyawan mengelola data tanpa proses belajar yang rumit.
- Integrasi dan keamanan: Software gaji idealnya terintegrasi dengan sistem akuntansi, ERP, dan sistem pencatatan kehadiran karyawan serta dilengkapi keamanan data yang andal.
- Biaya dan skalabilitas: Pilih solusi dengan biaya transparan yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis tanpa perlu migrasi sistem.
Kesimpulan
Pengelolaan penggajian melibatkan berbagai komponen seperti absensi, lembur, tunjangan, potongan, BPJS, dan PPh 21 yang harus dihitung secara konsisten setiap periode. Ketika proses masih dilakukan secara manual, risiko deviasi angka, duplikasi data, dan keterlambatan administrasi menjadi lebih tinggi.
Aplikasi gaji karyawan menstandarkan perhitungan melalui integrasi data lintas modul sehingga alur payroll lebih terstruktur. Sistem ini juga menyediakan dokumentasi dan rekam jejak yang mendukung kebutuhan audit serta kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan.
Integrasi dengan Coretax DJP memastikan keselarasan antara data payroll dan pelaporan pajak sehingga rekonsiliasi dapat dilakukan lebih cepat. Dengan visibilitas biaya tenaga kerja yang lebih jelas, perusahaan dapat menekan risiko administratif dan meningkatkan akurasi pengambilan keputusan.
Pertanyaan tentang Aplikasi Gaji Karyawan
Aplikasi gaji adalah perangkat lunak yang bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengotomatiskan proses pembayaran gaji kepada karyawan. Sistem ini mencakup perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan pajak dan asuransi, serta distribusi slip gaji secara digital, sehingga memberikan akurasi yang tinggi dan efisiensi operasional.
Aplikasi gaji karyawan bekerja dengan mengumpulkan dan memvalidasi data kehadiran, cuti, lembur, serta informasi karyawan lainnya sebelum masuk ke tahap payroll. Setelah perhitungan komponen gaji selesai, sistem otomatis menerapkan potongan seperti pajak, BPJS, dan kemudian mencetak slip gaji serta memfasilitasi distribusi pembayaran, juga menghasilkan laporan untuk audit internal ataupun pelaporan pemerintah.
Sistem perhitungan gaji yang umum digunakan meliputi gaji bulanan, gaji harian, gaji per jam, sistem borongan berdasarkan output, dan sistem komisi dari penjualan atau target. Pemilihannya disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kebijakan perusahaan.
