Kesalahan penggajian bisa memicu konflik internal, menurunkan kepercayaan karyawan, hingga meningkatkan turnover. Riset mencatat lebih dari 25% bisnis mengalami error payroll yang berujung pada kerugian finansial dan waktu.
Software penggajian modern terintegrasi data absensi, pajak, dan karyawan, sehingga kesalahan bisa ditekan secara signifikan. Sistem penggajian perlu selaras dengan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang mengatur struktur skala upah dan tata cara pembayaran gaji.
Menggunakan aplikasi gaji karyawan adalah solusi praktis untuk memastikan penggajian lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi. Dengan integrasi absensi, pajak, dan data karyawan, software HRM mampu menekan kesalahan sekaligus meningkatkan efisiensi!
Key Takeaways
Aplikasi gaji karyawan adalah sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan melakukan proses penggajian karyawan lebih efisien dan efektif.
Tips memilih software gaji karyawan: pilih sistem yang sesuai kebutuhan bisnis, mudah digunakan, mudah diintegrasikan, aman, fleksibel, serta memiliki fitur unggulan regulasi lokal.
Total payroll merupakan aplikasi gaji karyawan terbaik untuk menghitung gaji karyawan otomatis dengan fitur unggulan yang lengkap, aman, dan hemat waktu.
Apa itu Aplikasi Gaji Karyawan?
Aplikasi gaji karyawan adalah sistem perangkat lunak yang membantu perusahaan mengotomatiskan dan menyederhanakan proses penggajian. Sistem ini melakukan perhitungan gaji, pajak, tunjangan, BPJS, dan pembuatan slip gaji digital.
Berbeda dari metode konvensional, software gaji karyawan memberikan visibilitas penuh, audit trail yang jelas, serta efisiensi dalam memproses gaji untuk puluhan hingga ribuan karyawan secara serentak dan konsisten. Hal ini membantu menghindari konflik internal akibat ketidakakuratan data gaji.
Perbandingan Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan
Berikut tabel analisis perbandingan aplikasi gaji karyawan dari lima brand populer di Indonesia.
| Nama Software | Ideal Untuk | Fitur Unggulan |
|---|---|---|
| Total Payroll | Bisnis menengah hingga besar yang butuh sistem HR terintegrasi | Perhitungan otomatis BPJS & PPh21, integrasi absensi GPS, manajemen cuti, dan payroll real-time |
| HashMicro | Perusahaan yang ingin otomatisasi payroll dan kepatuhan pajak | Payroll automation, tax & insurance management, slip gaji digital, dan AI attendance monitoring |
| Gaji.id | Perusahaan yang mencari sistem penggajian berbasis cloud dengan absensi digital | Perhitungan gaji & BPJS otomatis, approval gaji, dan dashboard real-time |
| GajiHub | Bisnis yang membutuhkan sistem payroll praktis dan transparan | Slip gaji digital, perhitungan THR & bonus, manajemen cuti & absensi GPS |
| Gadjian | Perusahaan yang fokus pada efisiensi dan akurasi payroll multi-cabang | Perhitungan PPh21 & BPJS otomatis, manajemen lembur, dan integrasi absensi GPS |
Manfaat Menggunakan Aplikasi Gaji Karyawan
Pengelolaan payroll tidak lagi efektif jika dijalankan secara manual. Kehadiran sistem payroll dalam software hrm membantu perusahaan mempercepat proses penggajian sekaligus meminimalkan potensi kesalahan. Dengan aplikasi penggajian karyawan yang terintegrasi, pengelolaan karyawan menjadi lebih efisien dan mudah dikendalikan.
1. Efisiensi waktu
Proses perhitungan gaji manual membutuhkan waktu lama dan rentan salah. Dengan dukungan integrasi scheduling software, data kehadiran, lembur, dan absensi dapat ditarik otomatis ke sistem penggajian. Hal ini mempercepat pekerjaan HR serta memberi ruang untuk fokus pada tugas strategis lainnya.
2. Akurasi penghitungan
Kesalahan dalam penggajian bisa berdampak pada kepuasan karyawan dan kredibilitas perusahaan. Penggunaan aplikasi gaji karyawan memastikan seluruh komponen gaji, mulai dari tunjangan, potongan, hingga pajak. Keseluruhan dihitung secara tepat berdasarkan data aktual, tanpa proses manual yang berulang.
3. Keamanan data
Informasi payroll mencakup data pribadi dan finansial yang wajib dijaga kerahasiaannya. Melalui sistem hrm, penyimpanan data dilakukan secara terenkripsi dan berbasis otorisasi akses, sehingga risiko kebocoran dan penyalahgunaan informasi dapat ditekan secara signifikan.
4. Kepatuhan regulasi
Peraturan ketenagakerjaan, pajak, dan BPJS terus berkembang. Sistem penggajian digital membantu memastikan seluruh potongan dan komponen gaji mengikuti aturan yang berlaku. Dengan begitu, perusahaan terhindar dari kesalahan administratif maupun sanksi hukum.
“Penggunaan aplikasi penggajian bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga memastikan kepatuhan regulasi dan transparansi kepada karyawan.” – Elvina Adhisty, MBA, SHRM-SCP, Senior HR Manager
5. Manajemen terpadu
Aplikasi penggajian modern terhubung dengan fitur lain seperti absensi, cuti, kontrak, dan evaluasi kinerja. Integrasi ini membuat pengelolaan SDM lebih efisien karena seluruh informasi tersedia dalam satu platform yang mudah diakses dan dianalisis kapan saja.
Siap beralih ke penggajian yang lebih praktis dan minim error? Yuk mulai gunakan sistem yang terintegrasi agar pengelolaan karyawan jadi lebih efisien dan profesional!
12 Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik 2025
Dengan banyaknya pilihan aplikasi gaji karyawan di pasaran, setiap bisnis perlu memilih software yang sesuai kebutuhan dan skala operasional. Berikut adalah 6 rekomendasi aplikasi gaji karyawan terbaik berdasarkan fitur, kemudahan penggunaan, dan integrasi sistem.
Ideal Untuk
Perusahaan yang membutuhkan solusi penggajian terintegrasi penuh dengan absensi, pajak, dan cuti.
Ideal Untuk
Usaha yang butuh portal karyawan agar staf bisa akses data gaji dan kehadiran sendiri.
Ideal Untuk
Usaha kecil hingga menengah yang butuh otomatisasi HR dan payroll sederhana.
Ideal Untuk
pPerusahaan menengah hingga besar yang butuh penggajian otomatis dan regulasi lengkap.
Ideal Untuk
Perusahaan besar atau multi-cabang dengan kebutuhan payroll terintegrasi dan hybrid.
Tidak hanya berhenti di sini, Anda dapat mempelajari lebih lanjut mengenai fitur dan keunggulan dari 12 aplikasi gaji karyawan terbaik lainnya pada artikel lengkap berikut.
1. Aplikasi Gaji Karyawan Total ERP
Aplikasi penggajian Total adalah aplikasi yang menawarkan solusi payroll berbasis cloud yang mudah digunakan dan terintegrasi dengan absensi, cuti, lembur, klaim reimbursement dan benefit sesuai PPh 21. Keunggulannya Total adalah fleksibilitas untuk dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan fokus pada regulasi lokal.
Software gaji karyawan dari Total memudahkan payroll dengan efisien dan efektif. Perusahaan dapat menyesuaikan kebutuhan, bahkan jika memiliki banyak divisi dan karyawan. Dengan kelengkapan fitur slip gaji, perusahaan dan karyawan juga dapat meningkatkan transparansi dan akurasi yang maksimal.
Fitur-fitur unggulan Total ERP meliputi:
- Face Recognition with Fake GPS Checking: Menyediakan sistem presensi berbasis face recognition yang terintegrasi dengan verifikasi lokasi GPS, memastikan keakuratan data kehadiran sekaligus mencegah manipulasi lokasi.
- Roster & Dynamic Working Schedule Management: Menawarkan fleksibilitas tinggi dalam penyusunan dan penyesuaian jadwal kerja secara otomatis, mendukung kebutuhan operasional yang dinamis dan terjadwal dengan presisi.
- HRM Mobile Apps for Employee Self Service: Memberikan akses mobile yang aman dan real-time bagi karyawan untuk mengelola data pribadi, kehadiran, serta pengajuan administratif secara mandiri dan terstruktur.
- Manajemen Penggajian: Mengotomatiskan seluruh proses pembayaran gaji secara akurat dan tepat waktu, sekaligus mendukung pengelolaan tunjangan dan pemenuhan kewajiban pajak secara efisien dengan integrasi langsung bersama software payroll.
- Manajemen Pengeluaran: Memfasilitasi pelacakan dan kontrol atas pengeluaran karyawan, memastikan seluruh klaim sesuai kebijakan internal dan mendukung efisiensi anggaran perusahaan.
- Manajemen Cuti: Menyederhanakan proses pengajuan dan persetujuan cuti dengan sistem yang terintegrasi, memastikan alokasi cuti sesuai kebijakan dan menjaga stabilitas operasional.
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Untuk mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai kapabilitas sistem, perusahaan Anda dapat menjadwalkan demo gratis bersama tim Total ERP. Sesi ini dirancang untuk memperlihatkan langsung bagaimana solusi diimplementasikan secara praktis sesuai kebutuhan bisnis.
2. HashMicro
HashMicro adalah sistem penggajian terintegrasi yang membantu perusahaan besar atau enterprise dalam mengelola perhitungan gaji, pajak, tunjangan, dan BPJS secara otomatis sesuai regulasi. Dengan pencatatan real-time, setiap proses penggajian dapat berlangsung lebih akurat dan konsisten.
HashMicro menawarkan fitur lengkap untuk pengelolaan slip gaji dan membantu kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan di Indonesia. Sehingga memudahkan audit dan pelaporan melalui rekam jejak digital yang transparan, meningkatkan efisiensi serta akuntabilitas pengelolaan SDM.
Fitur:
- Built-in Professional Templates
- Payroll automation
- Tax and insurance management
- Daily Worker, Hourly Worker Payslip Management
- AI Attendance Monitoring (Hashy)
- Custom Payslip Templates
3. Aplikasi gaji karyawan Gaji.id
Gaji.id menawarkan software gaji karyawan berbasis cloud yang mendukung perhitungan gaji, PPh 21, BPJS, dan distribusi slip gaji digital secara otomatis bagi bisnis mikro-menengah. Program gaji karyawan ini dilengkapi dengan fitur aplikasi catatan absensi dan approval gaji berbasis struktur organisasi. Dengan kelengkapan slip gaji digital yang dapat langsung diakses karyawan, perusahaan dapat menciptakan transparansi dan mengurangi beban administrasi manual.
Melalui sistem ini, perhitungan gaji dapat dilakukan secara otomatis termasuk komponen lembur, tunjangan, potongan, hingga kewajiban pajak PPh 21 dan BPJS. Dengan dashboard program menghitung gaji karyawan yang intuitif, HR dapat memantau data karyawan secara real-time sehingga proses penggajian menjadi lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan.
Fitur:
- Sistem penggajian dan absensi
- Employee Self Service (E-PLUS)
- Sistem rekrutmen
- Manajemen dan pelacakan tugas karyawan
- Manajemen performa
4. Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah aplikasi penggajian modern yang dirancang untuk membantu UKM hingga perusahaan enterprise mengelola administrasi karyawan dengan lebih efisien. Dengan sistem berbasis cloud, aplikasi penggajian karyawan ini memiliki kemudahan akses melalui perangkat mobile maupun desktop.
Selain itu, software gajian karyawan ini menghadirkan kelebihan berupa transparansi yang tinggi bagi karyawan melalui slip gaji digital yang mudah diakses. Karyawan dapat mengajukan cuti, lembur, dan klaim secara praktis melalui satu platform terpusat.
Fitur:
- Transfer gaji antar rekening bank tanpa biaya tambahan
- Slip gaji digital dengan distribusi otomatis
- Dukungan multiple cut-off dan multiple cycle payroll
- Dashboard status pembayaran gaji
- Pengaturan approval berlapis
5. GajiHub
GajiHub adalah aplikasi penggajian berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mikro-menengah untuk mengelola administrasi karyawan dengan lebih praktis dan efisien. Dengan fitur otomatisasi yang tersedia pada aplikasi menghitung gaji, GajiHub mampu menangani berbagai komponen seperti potongan pajak, tunjangan, hingga BPJS sesuai regulasi ketenagakerjaan Indonesia.
Aplikasi penghitung gaji karyawan ini menawarkan transparansi dan aksesibilitas dengan menyediakan slip gaji digital yang langsung dapat diakses karyawan melalui aplikasi. Fitur self-service ini membantu meningkatkan kepuasan karyawan karena cepat dan mudah. Perusahaan juga memperoleh keuntungan dari laporan HR yang lengkap untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Fitur:
- Penghitungan gaji, THR, bonus dan benefit
- Perhitungan premi BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan
- Sistem absensi & validasi presensi (termasuk swafoto, GPS)
- Manajemen cuti, izin, dan pengajuan karyawan
- Slip gaji digital via aplikasi karyawan
6. Gadjian
Gadjian adalah aplikasi gaji karyawan yang dirancang untuk membantu perusahaan menghitung penggajian secara otomatis dengan mengacu pada regulasi ketenagakerjaan di Indonesia. Sistem ini dapat mengelola komponen detail seperti perhitungan PPh 21, iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan makan, transportasi, hingga lembur berdasarkan jam kerja yang tercatat.
Dengan basis cloud, perusahaan dapat mengakses sistem kapan saja tanpa perlu instalasi perangkat lunak tambahan, menjadikan Gadjian sangat praktis digunakan untuk perusahaan multi cabang maupun dengan jumlah karyawan yang besar.
Fitur:
- Perhitungan gaji harian, pro rata, dll
- Pengelolaan potongan BPJS dan pajak PPh
- Integrasi absensi dengan GPS
- Manajemen pembukuan gaji
- Pengelolaan potongan kas bon
7. Aplikasi gaji Greatday
Greatday adalah aplikasi gaji karyawan berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola administrasi payroll secara cepat, akurat, dan terintegrasi. Sistem ini mendukung berbagai model kerja, termasuk multi-cabang dan hybrid, sehingga ideal bagi bisnis dengan jumlah karyawan besar atau lokasi operasional yang tersebar.
Software ini juga dilengkapi laporan SDM terperinci, termasuk rekap absensi, lembur, tunjangan, dan analisis beban gaji yang membantu HR membuat keputusan berbasis data lebih cepat serta portal Employee Self Service (ESS) yang dapat diakses secara mandiri.
Fitur:
- Pengajuan cuti dan izin karyawan
- Manajemen tunjangan, bonus, dan komisi
- Penghitungan BPJS & PPh 21 otomatis
- Dashboard ESS & slip gaji digital
8. Aplikasi GajiGesa
GajiGesa adalah aplikasi gaji karyawan yang fokus memberikan solusi inovatif dalam manajemen finansial karyawan, terutama melalui fitur akses gaji lebih awal (earned wage access). Layanan ini memungkinkan karyawan menarik sebagian gaji yang sudah mereka hasilkan tanpa menunggu tanggal pembayaran, sehingga mereka bisa memenuhi kebutuhan mendesak.
Selain akses gaji fleksibel, sistem payroll ini menawarkan kelebihan berupa edukasi finansial yang terintegrasi untuk membantu karyawan mengelola keuangan pribadi dengan lebih bijak. Aplikasi ini juga membantu perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang sehat dengan menerapkan transparansi penuh pada setiap transaksi.
Fitur:
- Akses gaji fleksibel (Earned Wage Access)
- Dashboard HR (HR Dashboard)
- Salary disbursement / dana talangan gaji (pembayaran gaji)
- Pembayaran tagihan (PLN, air, telepon, dll) langsung
- Slip gaji digital dan distribusi gaji ke rekening bank
9. Aplikasi gaji karyawan QuickBooks
QuickBooks memiliki fitur penghitungan gaji, pelacakan potongan, serta pengiriman gaji langsung ke rekening karyawan. Integrasinya dengan sistem keuangan membuat proses penggajian dan pelaporan keuangan berjalan lebih selaras. Selain itu, QuickBooks mendukung multi-user access sehingga tim HR dan finance dapat bekerja secara kolaboratif tanpa hambatan.
Software gaji karyawan ini terintegrasi dengan sistem akuntansi sehingga seluruh data keuangan dan penggajian dapat dikelola dalam satu platform. Hal ini membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan manual dan mempercepat proses administrasi.
Fitur:
- Perhitungan gaji, pajak, dan potongan
- Portal karyawan untuk melihat slip gaji dan data penggajian
- Pengajuan dan laporan pajak
- Multi level hak akses pengguna
- Dukungan HR dan layanan terkait (tergantung paket)
10. Software gaji karyawan KantorKu
KantorKu merupakan software gaji karyawan berbasis cloud yang mengintegrasikan manajemen HR, payroll, dan administrasi IT dalam satu platform terpadu. Aplikasi ini juga dilengkapi keamanan data tingkat tinggi (ISO 27001 Certified) yang memastikan seluruh informasi personal dan finansial terlindungi secara menyeluruh.
Sistem KantorKu mendukung multi-currency payroll dan cocok untuk perusahaan multinasional atau startup dengan karyawan remote. Dengan fitur self-service portal, karyawan dapat melihat slip gaji, mengatur data pribadi, dan melakukan klaim tunjangan dengan mudah tanpa intervensi HR.
Fitur:
- Otomatisasi penggajian dan pajak (PPh 21, BPJS)
- Multi-currency dan multi-pay cycle
- E-filing pajak dan laporan digital
- Multi approval & otorisasi berlapis
- Slip gaji online & histori penggajian
11. Software gaji karyawan HRD Pintar
HRD Pintar menawarkan sistem terstandarisasi yang sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan lokal dan internasional, ideal bagi perusahaan dengan ribuan karyawan. Aplikasi ini menyediakan perhitungan gaji otomatis, baik gross maupun net, serta mendukung integrasi penuh dengan modul personalia, absensi, dan akuntansi.
Selain itu, HRD Pintar juga memiliki sistem multi-level approval dan role-based access control, memastikan setiap proses gaji dan persetujuan dilakukan secara aman dan transparan.
Fitur:
- Penghitungan gaji otomatis (gross & net)
- Integrasi HRIS, manajemen waktu, & akuntansi
- Kepatuhan pajak dan regulasi lokal
- Proses gaji retroaktif & off-cycle support
- Monitoring dan deteksi kesalahan otomatis
- Laporan analitik tenaga kerja
12. Software gaji karyawan EQUIP ERP
EQUIP ERP merupakan software gaji karyawan berbasis cloud yang mendukung otomatisasi perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan BPJS secara real-time. Lengkap dengan fitur manajemen absensi dan integrasi sistem HRIS, aplikasi ini cocok untuk bisnis skala menengah yang membutuhkan sistem penggajian yang fleksibel, terukur, dan sesuai regulasi ketenagakerjaan Indonesia.
Aplikasi ini juga memproses administrasi, seperti pengajuan cuti, lembur, atau klaim tunjangan. Selain itu, proses ini dapat dilakukan melalui portal self-service, sehingga memudahkan karyawan sekaligus mengurangi beban kerja tim HR.
Fitur:
- Payroll otomatis & laporan real time
- Perhitungan gaji berdasarkan jam kerja, lembur dan absensi
- Integrasi ke sistem akuntansi
- Modul petty cash & manajemen pengeluaran kecil
- Perhitungan PPh-21, BPJS & THR
Tips Memilih Aplikasi Gaji yang Tepat
Memilih software gaji yang tepat bukan hanya soal memproses pembayaran, tetapi juga memastikan sistem mendukung kebutuhan bisnis secara menyeluruh. Pilihlah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mudah digunakan, aman, dan fleksibel, serta memiliki fitur unggulan yang sesuai dengan regulasi lokal.
Software yang tepat akan mempermudah proses penggajian, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan. Agar tidak salah langkah, berikut beberapa hal yang perlu menjadi pertimbangan utama:
1. Ukuran dan kebutuhan bisnis
Sebelum memilih aplikasi, tentukan skala dan kebutuhan bisnis Anda. Perusahaan kecil atau UMKM mungkin membutuhkan sistem sederhana dengan fitur dasar, sedangkan perusahaan besar memerlukan aplikasi yang dapat menangani banyak karyawan, integrasi kompleks, dan laporan yang lebih mendalam.
2. Kebutuhan fitur
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan HR yang berbeda. Sehingga penting memilih aplikasi dengan fitur relevan seperti manajemen cuti, absensi, rekrutmen, dan laporan pajak otomatis agar tim HR lebih produktif dan proses administrasi menjadi transparan serta efisien.
3. Kemudahan penggunaan
Antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami menjadi faktor penting dalam adopsi software gaji. Hal ini membantu tim HR dan karyawan mengakses data serta memproses penggajian tanpa hambatan. Dengan demikian, implementasi aplikasi dapat berjalan lebih cepat dan efisien.
4. Integrasi dan keamanan
Pilih software gaji yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti akuntansi atau ERP, serta memiliki keamanan data kuat dengan enkripsi. Selain itu, akses berbasis peran juga membantu perusahaan dalam menjaga kerahasiaan informasi dan kepatuhan terhadap regulasi.
5. Biaya
Pastikan biaya langganan atau lisensi sepadan dengan fitur dan manfaat yang ditawarkan. Pilih penyedia software yang transparan soal biaya tambahan dan menawarkan solusi jangka panjang yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda.
Kesimpulan
Pengelolaan gaji yang akurat dan terintegrasi tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga melindungi perusahaan dari risiko regulasi dan konflik internal. Mengadopsi aplikasi gaji karyawan menjadi langkah strategis untuk memastikan akuntabilitas dan kepatuhan.
Aplikasi penggajian Total menawarkan sistem penggajian berbasis cloud terintegrasi dengan absensi, cuti, lembur, dan klaim reimbursement sesuai PPh 21. Dilengkapi fitur face recognition GPS, dynamic schedule, dan ESS mobile apps, Total meningkatkan efisiensi serta akurasi penggajian perusahaan.
Untuk memahami manfaatnya bagi bisnis Anda, Total ERP menyediakan demo gratis yang dapat dijadwalkan sesuai kebutuhan. Sesi ini membantu mengevaluasi penerapan solusi terintegrasi secara efektif dan berkelanjutan.
Pertanyaan tentang Aplikasi Gaji Karyawan
Aplikasi gaji adalah perangkat lunak yang bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengotomatiskan proses pembayaran gaji kepada karyawan. Sistem ini mencakup perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan pajak dan asuransi, serta distribusi slip gaji secara digital, sehingga memberikan akurasi yang tinggi dan efisiensi operasional.
Aplikasi gaji karyawan bekerja dengan mengumpulkan dan memvalidasi data kehadiran, cuti, lembur, serta informasi karyawan lainnya sebelum masuk ke tahap payroll. Setelah perhitungan komponen gaji selesai, sistem otomatis menerapkan potongan seperti pajak, BPJS, dan kemudian mencetak slip gaji serta memfasilitasi distribusi pembayaran, juga menghasilkan laporan untuk audit internal ataupun pelaporan pemerintah.
Sistem perhitungan gaji yang umum digunakan meliputi gaji bulanan, gaji harian, gaji per jam, sistem borongan berdasarkan output, dan sistem komisi dari penjualan atau target. Pemilihannya disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kebijakan perusahaan.
