Apa itu Sistem ERP dan Manfaatnya Bagi Perusahaan?

Banyak perusahaan masih mengandalkan sistem manual atau aplikasi terpisah untuk mengelola keuangan, inventori, dan SDM. Kondisi ini membuat data terfragmentasi dan sulit diakses secara menyeluruh.

Hal ini memperlambat pengambilan keputusan dan kontrol operasional, terutama saat bisnis berkembang. Faktanya, hampir 50% perusahaan di Indonesia masih belum menggunakan ERP, sehingga kerap kesulitan mendapatkan laporan real-time yang akurat.

ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi solusi terintegrasi yang menyatukan keuangan, inventori, dan SDM dalam satu sistem otomatis. Dengan ERP, perusahaan bisa mengakses data real-time, meningkatkan efisiensi, dan mendukung pertumbuhan berkelanjutan.

Apa Itu Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)?

Sistem ERP adalah sistem modul informasi yang memungkinkan untuk perusahaan dalam mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis secara otomatis.

Proses bisnis yang dapat sistem ERP bantu mulai dari manajemen produksi, pemasaran, keuangan, dan lainnya. Sistem ini mengintegrasikan data dan informasi untuk memantau dan mengelola operasi bisnis secara efektif dan efisien. 

Selain itu, ERP system akan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan akurat dengan menyediakan data dan informasi yang terkait dengan operasi bisnis. 

Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?

ERP module akan melakukan integrasi proses bisnis dari berbagai departemen, dan menjadikan seluruh database yang ada terpusat dalam satu platform. Dengan adanya integrasi tersebut, ERP system dapat mengeliminasi redundansi data dan meminimalkan kegiatan manual yang membutuhkan waktu yang lama.

Sistem ERP juga meningkatkan visibilitas proses bisnis sehingga manajemen sumber daya lebih mudah dan efisien. Perusahaan dapat memantau operasional secara efektif, merespons cepat perubahan pasar, serta meningkatkan produktivitas dan layanan pelanggan.

Jenis-Jenis Sistem ERP

Setelah mengetahui manfaat dan juga kelebihan dari penggunaan ERP system, Anda juga harus mengetahui akan jenis dari sistem tersebut. Hal ini karena ERP sendiri memiliki variasi yang beragam. Berikut merupakan jenis-jenis sistem ERP yang ada:

1. On-Premise ERP

On-premise adalah sistem ERP yang dipasang di perangkat keras dan server internal perusahaan, dikelola langsung oleh tim IT in-house. Model ini membutuhkan investasi awal yang besar karena perusahaan harus membeli server serta infrastruktur pendukung lainnya.

Selain biaya awal yang tinggi, perusahaan juga perlu tenaga IT khusus untuk pemeliharaan. Proses upgrade pun relatif rumit, sebab harus dilakukan secara manual di banyak perangkat serta menyesuaikan kembali integrasi dengan sistem yang sudah ada.

2. ERP berbasis Cloud

Cloud ERP adalah sistem yang memungkinkan penggunanya untuk mengakses sistem kapan saja dan dimana saja selama mereka memiliki koneksi internet. Biasanya, vendor berbasis cloud mendistribusikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada berbagai opsi penerapan dan hosting berbasis cloud yang tersedia:

• SaaS (software-as-a-service), artinya Anda membayar biaya bulanan untuk dapat menggunakan sistem tersebut.
• Cloud pribadi, yaitu hosting pusat data dapat oleh perusahaan Anda atau oleh penyedia layanan pihak ketiga.
• Cloud publik, yaitu yang mengelola sistem adalah penyedia layanan cloud pihak ketiga dan dikirimkan melalui Internet.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP menggabungkan sistem on-premise dan cloud untuk integrasi fungsi bisnis seperti CRM, akuntansi, dan penjualan. Sistem ini fleksibel karena bisa diakses kapan saja melalui Internet, sementara pembaruan dan pemeliharaan rutin ditangani vendor agar tetap aman dan up-to-date.

Manfaat dan Kelebihan Sistem ERP untuk Perusahaan

Seperti yang kita ketahui, ERP system memiliki kegunaan yang beragam untuk perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini perusahaan mampu menjalankan berbagai kegiatan operasional secara lebih efektif. Berikut merupakan beberapa manfaat dari menggunakan software ERP:

1. Mengurangi dan Menghemat Biaya Operasional

Sistem ERP membantu membuat perencanaan bisnis yang lebih efisien, sehingga seluruh biaya operasional dapat diatur sesuai kebutuhan dan anggaran. Dengan ERP system, pemborosan dapat diminimalisir dan biaya dapat dialokasikan tepat sasaran.

2. Meningkatkan Akurasi dan Keamanan Data

ERP system secara otomatis mengumpulkan data penting perusahaan dengan cepat dan akurat, baik untuk produk, pemasaran, maupun laporan keuangan. Dilengkapi fitur keamanan seperti firewall dan kontrol akses, sistem ERP mampu mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data.

Untuk mengetahui perbandingan harga ERP terbaik, ayo coba bandingkan software ERP terbaik Anda dengan satu klik banner dibawah ini!

3. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Tepat

Dengan menyediakan data real-time yang akurat, sistem ERP membantu manajemen membuat keputusan strategis yang lebih tepat. Fitur perencanaan dan simulasi pada ERP system juga mempermudah optimasi sumber daya seperti tenaga kerja, material, dan peralatan.

4. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Penerapan ERP system dapat mempercepat proses bisnis rutin seperti pemesanan, pengiriman, hingga pelacakan penjualan. Hal ini mengurangi waktu yang dibutuhkan sekaligus meningkatkan produktivitas secara menyeluruh.

5. Integrasi Bisnis dan Kolaborasi Antar Departemen

Sistem ERP mengintegrasikan data di seluruh divisi perusahaan, sehingga informasi dapat diakses secara terpusat. Kolaborasi antar departemen seperti keuangan, operasional, general affair, dan pemasaran pun menjadi lebih efektif.

6. Pembentukan standarisasi prosedur 

Dengan mengadopsi praktik terbaik internasional, ERP system membuat pekerjaan di perusahaan menjadi lebih terstruktur. Hal ini mengurangi ketergantungan pada individu tertentu dan meningkatkan efisiensi operasional.

7. Memperkuat Hubungan dengan Pelanggan

Sistem ERP memudahkan pengumpulan data pelanggan dan memungkinkan pemantauan otomatis jalur penjualan serta manajemen produk. Dengan begitu, ERP system dapat membantu memperkuat hubungan bisnis dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) membantu mengatasi pembatasan antar departemen. Dengan menyimpan data dalam sistem ERP, informasi dapat diakses oleh semua departemen.

Sejarah Sistem ERP 

Pada tahun 1990, Gartner Group mengenalkan ERP pertama kali. Namun, sebenarnya konsep ini sudah ada sejak tahun 1960-an, awalnya digunakan untuk mengatur inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pada tahun 1970-an, konsep ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.

Pada tahun 1980-an, Material Requirements Planning dikembangkan untuk mencakup proses manufaktur. Sistem ini sudah memiliki banyak fungsi yang mencakup manajemen inventaris dan proses operasional lainnya. Pada tahun 1990-an, fungsi sistem ERP juga meluas ke bagian back-office lainnya seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM.

Banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP pada saat itu, karena permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi. Selain itu, banyak perusahaan yang memperbarui sistem mereka yang sudah ada, dan beberapa memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP.

Pada tahun 1998, NetSuite didirikan dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan dapat dioperasikan melalui internet . Pada tahun 2000-an, Gartner Group mengembangkan ERP II, yang merupakan Software ERP berbasis Cloud keluaran pertama . Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet).

Pentingnya Sistem ERP dan Penerapannya di Berbagai Industri

Sistem ERP berperan penting dalam menyederhanakan aktivitas operasional perusahaan dengan mengintegrasikan seluruh proses ke dalam satu sistem terpusat. Melalui otomasi, ERP mampu mengurangi kesalahan manusia, menjaga kualitas produk dan layanan, serta meningkatkan profitabilitas bisnis.

Selain itu, aplikasi ERP menyatukan berbagai departemen dan fungsi perusahaan dalam satu platform yang saling terhubung. Hal ini membuat koordinasi lebih lancar, efisiensi operasional meningkat, pengambilan keputusan lebih cepat, dan pemanfaatan sumber daya menjadi lebih optimal.

Baca Juga: 9 Fitur Utama dalam ERP System Finance

Fitur Umum yang Wajib dimiliki Sistem ERP

Selain memahami variasi ERP system, penting juga mengenali fitur-fiturnya. Dengan begitu, Anda dapat memilih software yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Berikut beberapa fitur utama yang sebaiknya ada pada sistem ERP:

1. Fitur integrasi: Fitur ini berfungsi sebagai penghubung data, memungkinkan ERP menganalisis, memantau, dan mengolah informasi secara terpusat. Hasilnya dapat diakses seluruh departemen sehingga komunikasi antar divisi lebih efektif.

2. Fitur otomatisasi: Fitur ini membantu mengotomatiskan tugas rutin seperti pengelolaan pesanan dan keuangan. Dengan otomatisasi, pekerjaan lebih produktif, risiko human error berkurang, dan data tersusun rapi untuk mendukung kelancaran bisnis.

3. Fitur pelaporan: ERP harus memiliki fitur pelaporan yang mampu menampilkan performa tiap divisi melalui dasbor interaktif. Laporan detail memudahkan evaluasi, mendeteksi kesalahan, dan menjaga konsistensi data.

4. Fitur akuntansi: Fitur akuntansi dalam ERP membantu memantau arus keuangan, mulai dari utang piutang, aset, pajak, hingga manajemen risiko. Dengan sistem terpusat, keuangan perusahaan lebih terkontrol dan transparan.

5. Fitur pelacakan dan visibilitas: ERP memberikan visibilitas penuh terhadap data produk dan operasional. Sistem mampu mendeteksi potensi masalah lebih awal dan mengirim notifikasi, sehingga risiko bisa segera ditangani.

Tips Penting Memilih Sistem ERP bagi Bisnis Anda

Di era digital, memilih ERP yang tepat menjadi langkah strategis untuk mendukung kesuksesan bisnis. Setelah memahami kelebihan, jenis, dan fiturnya, informasi ini dapat dijadikan pertimbangan. Berikut beberapa tips penting untuk memilih software ERP sesuai kebutuhan bisnis Anda:

1. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda

Dalam memilih ERP system, pastikan sesuai dengan kebutuhan dan tantangan bisnis, karena tiap perusahaan berbeda. ERP yang tepat membantu meningkatkan akurasi laporan keuangan, mengurangi risiko stok, serta mendukung perencanaan lebih baik melalui integrasi data antar departemen.

2. Memperhatikan durasi implementasi 

Tips memilih software ERP terbaik salah satunya adalah memperhatikan durasi implementasi. Waktu implementasi biasanya dipengaruhi oleh tingkat kustomisasi yang dibutuhkan, semakin banyak penyesuaian, semakin lama prosesnya. Solusinya, pertimbangkan memilih ERP berbasis cloud yang umumnya lebih cepat diterapkan.

3. Memperhatikan vendor

Tips memilih perangkat ERP yang terakhir adalah memperhatikan vendor. Anda bisa mencari tahu informasi detail mengenai vendor ERP untuk menemukan perangkat terbaik yang sesuai dengan bisnis. Implementasi sistem ERP perusahaan bisa menjadi suatu upaya yang masif yang dapat memakan waktu hingga beberapa tahun. 

Karena kompleksitas dan ukuran sistem ERP, hanya sebagian kecil organisasi bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil risiko untuk mengembangkan suatu sistem ini sendiri (in-house). Oleh karena itu, pada dasarnya semua software ERP adalah produk komersial, salah satunya software ERP dari Total.

Kesimpulan 

Sistem ERP adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform untuk meningkatkan efisiensi operasional. ERP mengelola proses seperti keuangan, persediaan, produksi, dan manajemen SDM secara real-time dan terpusat. Dengan bantuan perangkat lunak ini, seluruh proses bisnis dapat berjalan secara otomatis, sehingga lebih efisien dan meminimalkan risiko human error.

Sebagai software perusahaan, ERP memiliki beragam jenis, fitur, dan kegunaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memilih ERP system yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan operasionalnya. Pemilihan yang tepat akan memastikan setiap fungsi dalam perusahaan saling terhubung dan bekerja optimal.

Salah satu pilihan yang dapat Anda pertimbangkan adalah sistem ERP milik Total. Perangkat ini mampu memaksimalkan proses operasional perusahaan mulai dari inventory, akuntansi, procurement, hingga pergudangan, serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Dapatkan sistemnya sekarang juga dengan demo gratis dari Total ERP!

FAQ tentang Sistem ERP