Tim pengiriman sering kali tidak kekurangan kurir atau kendaraan. Masalahnya, mereka belum memiliki delivery management system untuk memantau status semua kiriman di satu tempat. Ketika informasi order tersebar di grup chat, catatan gudang, dan panggilan telepon, keterlambatan pun baru diketahui setelah pelanggan menagih.
Karena itu, artikel ini membahas cara kerja DMS dari gudang hingga penerima, fitur dispatcher, perbedaan dengan TMS dan FMS, tanda bisnis butuh DMS, serta integrasinya dengan ERP.
Key Takeaways
DMS mengelola status order pengiriman, bukan hanya posisi kendaraan. Setiap perubahan status punya data dan keputusan lanjutan yang jelas.
Pengiriman yang gagal atau diterima sebagian perlu dicatat dengan tiga angka terpisah: jumlah dikirim, jumlah diterima, dan sisa yang ditindaklanjuti.
Integrasi DMS dengan ERP menutup celah di dua ujung: ketersediaan stok sebelum kirim dan data terverifikasi untuk penagihan setelah terima.
Apa Itu Delivery Management System?
Delivery management system (DMS) adalah sistem untuk mengelola pengiriman setiap order, mulai dari penugasan kurir hingga bukti barang diterima. Tim gudang, dispatcher, dan manajer memantau statusnya dari sumber yang sama.
DMS berfokus pada status, waktu, kendala, dan bukti pengiriman. Sebelum order dikirim, ketersediaan barang perlu dipastikan melalui sistem inventaris.
Mengapa Pengiriman Sulit Dikendalikan Tanpa Satu Sistem?
Masalah pengiriman manual jarang berupa kurir yang lambat. Masalahnya adalah status order yang tidak punya satu pemilik data, sehingga informasi yang sama punya beberapa versi sekaligus. Ada tiga titik buta yang paling sering muncul.
- Keterlambatan baru terdeteksi: kiriman yang tertahan sejak pagi sering baru diketahui ketika pelanggan menelepon. Padahal, tim bisa lebih cepat menjadwalkan ulang atau memberi kabar kepada pelanggan.
- Status antar tim tidak sama: gudang menganggap order sudah dikirim, admin menganggapnya selesai, sedangkan finance masih menunggu bukti penerimaan. Perbedaan ini membuat informasi pengiriman tidak sinkron.
- Bukti penerimaan terlambat: bukti terima bisa datang beberapa hari kemudian, hilang, atau tidak mencantumkan jumlah barang. Akibatnya, order terlihat selesai meski belum dapat dipertanggungjawabkan.
Bagaimana DMS Mengendalikan Satu Order Pengiriman?
Cara paling jelas memahami DMS adalah mengikuti satu order dari gudang sampai diterima pelanggan. Di setiap perubahan status, sistem mencatat data tertentu, menampilkannya ke pihak tertentu, dan membuka keputusan tertentu.
Yang membedakan sistem dari catatan manual bukan daftar statusnya, melainkan kolom keputusan di setiap tahap.
| Status Order |
Data yang Dicatat |
Siapa yang Melihat |
Keputusan yang Terbuka |
| Siap dikirim | Nomor order, jumlah koli, alamat tujuan, waktu kesiapan | Gudang, dispatcher | Masuk ke pengiriman hari ini atau ditunda ke jadwal berikutnya |
| Ditugaskan | Nama kurir, kendaraan, urutan titik antar, estimasi waktu | Dispatcher, kurir | Gabungkan dengan titik lain yang searah atau pisahkan rute |
| Dalam perjalanan | Waktu keberangkatan, posisi terakhir, estimasi kedatangan | Dispatcher, admin, pelanggan | Kabari pelanggan lebih dulu bila estimasi bergeser |
| Terkendala | Alasan kendala, waktu kejadian, foto atau catatan kurir | Dispatcher, manajer operasional | Antar ulang, jadwalkan ulang, atau kembalikan ke gudang |
| Diterima | Nama penerima, waktu terima, jumlah diterima, tanda tangan atau foto | Admin, finance, manajer | Tutup order atau buka tindak lanjut atas sisa kiriman |
Fitur DMS yang Mendukung Keputusan Harian
Fitur DMS lebih berguna dibaca menurut keputusan yang dibantu daripada sekadar nama modul. Enam fitur berikut disusun mengikuti urutan keputusan yang muncul dalam satu hari kerja pengiriman.
-
1. Penugasan dan penyusunan rute.
Menentukan kurir, urutan titik antar, kapasitas kendaraan, dan jam operasional penerima.
2. Pelacakan kiriman dan posisi kurir.
Memantau kiriman yang sudah berjalan, masih menunggu, atau tertahan di satu titik.
3. Estimasi kedatangan dan notifikasi pelanggan.
Mengenali keterlambatan sejak awal dan mengurangi pertanyaan pelanggan tentang posisi barang.
4. Pencatatan bukti penerimaan.
Menyimpan nama penerima, waktu, jumlah barang, tanda tangan, atau foto pada setiap order.
5. Peringatan kendala otomatis.
Menyaring order yang terlambat, gagal diantar, atau diterima tidak lengkap.
Perbedaan DMS, TMS, dan FMS
Tiga istilah ini sering dipakai bergantian karena fiturnya memang saling bersinggungan. Pembedanya bukan daftar fitur, melainkan objek yang dikelola dan keputusan utama yang dibantu.
| Sistem |
Objek yang Dikelola |
Keputusan Utama |
Contoh Pengguna |
| Delivery management system | Order pengiriman dan statusnya | Siapa mengantar, kapan, dan apa tindakan saat terkendala | Distributor, ritel, manufaktur dengan pengiriman sendiri |
| Transportation management system | Pergerakan barang dan pilihan moda transportasi | Rute, moda, tarif, dan pemilihan penyedia angkutan | Perusahaan logistik, pengirim lintas kota dan lintas negara |
| Fleet management system | Kendaraan dan pengemudi sepanjang masa pakainya | Perawatan, konsumsi bahan bakar, kelayakan, dan perilaku pengemudi | Pemilik armada sendiri, penyedia angkutan |
Kapan Bisnis Perlu DMS?
Kebutuhan DMS tidak ditentukan oleh jumlah pengiriman harian tertentu. Yang lebih bisa diandalkan adalah gejala operasional. Bila beberapa tanda berikut muncul bersamaan, pencatatan manual biasanya sudah melewati batas kemampuannya.
- Titik kirim terus bertambah: Cara penugasan masih manual, sehingga penyusunan rute bergantung pada hafalan satu atau dua orang.
- Status kiriman sering ditanyakan: pertanyaan datang dari pelanggan maupun antartim, dan jawabannya butuh beberapa kali konfirmasi.
- Penjadwalan ulang berulang tanpa catatan alasan: tanpa catatan tersebut, pola masalah yang sebenarnya tidak pernah terlihat.
- Bukti terima datang terlambat: dokumen baru ditemukan beberapa hari setelah pengiriman, atau hilang saat dibutuhkan untuk menagih.
Kendalikan Pengiriman dalam Satu Sistem ERP
Delivery management system bekerja paling baik ketika terhubung ke modul lain. Di ujung awal, data stok dari sistem manajemen inventaris menentukan kapan order siap dikirim. Di ujung akhir, data penerimaan langsung menjadi dasar penagihan tanpa rekap manual
Software ERP Total menyatukan data order, stok, pengiriman, dan keuangan dalam satu alur. Tim finance tidak perlu mencari bukti terima di tempat terpisah karena data pengiriman sudah terhubung ke proses penagihan. Pelajari lebih lanjut di Software Distribusi Total ERP untuk kebutuhan pengiriman dan distribusi yang terintegrasi.
Kesimpulan
Bisnis dengan volume pengiriman tinggi membutuhkan data yang terpusat dan terhubung. Semakin banyak titik antar dan kurir, semakin besar risiko informasi tercecer dan keputusan terlambat.
Mulailah dengan memetakan titik terhentinya aliran data, seperti handover gudang, konfirmasi penerimaan, atau rekonsiliasi tagihan. Hasilnya membantu menentukan kebutuhan antara sistem pengiriman mandiri atau integrasi ERP.
FAQ tentang Delivery Management System
