Pukul sepuluh pagi, satu kardus barang keluar dari gudang menuju pelanggan. Pertanyaannya bukan berapa sisa stok nanti sore, tapi apakah angka di sistem sudah ikut berubah saat kardus itu keluar.
Perpetual inventory system adalah sistem pencatatan persediaan yang memperbarui jumlah dan nilai barang setiap kali transaksi terjadi, bukan menunggu akhir periode. Dalam praktiknya, perpetual inventory system mencatat pembelian, penjualan, retur, dan diskon langsung ke akun Persediaan.
Perlu dicatat lebih dulu, istilah “perpetual” juga dipakai di dunia kripto dan lisensi perangkat lunak. Artikel ini khusus membahas perpetual inventory system dalam konteks pencatatan persediaan barang.
Key Takeaways
Perpetual inventory system adalah sistem pencatatan persediaan yang memperbarui saldo stok dan harga pokok penjualan secara langsung setiap kali terjadi transaksi barang.
Setiap penjualan pada perpetual inventory system menghasilkan dua ayat jurnal, yaitu jurnal pendapatan dan jurnal harga pokok penjualan.
Catatan perpetual inventory system tetap bisa meleset dari stok fisik, sehingga penghitungan fisik berkala masih diperlukan.
- Apa Itu Perpetual Inventory System?
- Cara Kerja Perpetual Inventory System
- Contoh Ayat Jurnal Perpetual Inventory System
- Perbedaan Perpetual Inventory System dan Periodic Inventory System
- Metode Penilaian dalam Perpetual Inventory System
- Contoh Studi Kasus Perpetual Inventory System
- Kapan Perpetual Inventory System Cocok dan Kapan Tidak
- Optimalkan Perpetual Inventory System dengan Sistem Terintegrasi
- Kesimpulan
Apa Itu Perpetual Inventory System?
Setiap perusahaan yang menyimpan barang perlu tahu dua hal: berapa jumlah barangnya dan berapa nilainya dalam rupiah. Metode pencatatan yang dipilih menentukan kapan kedua angka itu bisa diketahui.
Menurut Kamus Hukum Kementerian Keuangan, Metode Perpetual adalah metode pengukuran perolehan dan pemakaian persediaan berdasarkan pencatatan jumlah unit yang dipakai dikalikan nilai per unit.
Untuk standar akuntansinya, aturan persediaan di Indonesia kini bernomor PSAK 202, yang sebelumnya dikenal sebagai PSAK 14 dan berlaku efektif sejak 1 Januari 2024.
Cara Kerja Perpetual Inventory System
Cara termudah memahami perpetual inventory system adalah berhenti membayangkannya sebagai sistem pencatat stok. Sistem ini sebenarnya mencatat peristiwa.
Ada empat perlakuan khas yang membedakan perpetual inventory system:
- Pembelian barang langsung didebit ke akun Persediaan, bukan ke akun “Pembelian”.
- Satu penjualan memicu dua ayat jurnal, yaitu pencatatan pendapatan dan pencatatan harga pokok penjualan.
- Retur dan diskon pembelian dikreditkan ke akun Persediaan, bukan ke akun terpisah.
- Rincian per jenis barang dijaga dalam catatan pendukung, mirip cara kerja kartu stok barang.
Contoh Ayat Jurnal Perpetual Inventory System
Penjelasan debit dan kredit jauh lebih mudah dipahami jika diikuti angka nyata. Karena itu bagian ini memakai satu rangkaian transaksi yang saling menyambung.
Anggap PT Cahaya Terang (ilustrasi) adalah distributor lampu LED 12 watt. Perusahaan membeli barang dengan termin 2/10, n/30, artinya ada diskon 2 persen jika dibayar dalam 10 hari.
1. Jurnal Pembelian Barang
Pada 1 Maret, perusahaan membeli 200 unit seharga Rp45.000 per unit secara kredit. Total Rp9.000.000 ini langsung masuk ke akun Persediaan.
2. Jurnal Retur Pembelian
Pada 5 Maret, 10 unit ternyata cacat dan dikembalikan ke pemasok. Nilai retur Rp450.000 dikreditkan ke akun Persediaan, sehingga sisa barang menjadi 190 unit senilai Rp8.550.000.
3. Jurnal Diskon Pembelian
Pada 8 Maret, perusahaan membayar dalam masa termin dan mendapat diskon 2 persen sebesar Rp171.000. Diskon ini juga dikreditkan ke akun Persediaan.
Di sinilah sifat real-time perpetual inventory system paling terasa. Nilai persediaan berkurang tetapi jumlah barang tetap 190 unit, sehingga biaya per unit langsung turun dari Rp45.000 menjadi Rp44.100 pada hari itu juga.
4. Jurnal Penjualan Barang
Pada 15 Maret, perusahaan menjual 120 unit seharga Rp70.000 per unit atau total Rp8.400.000. Transaksi ini menghasilkan dua ayat jurnal, yaitu pencatatan penjualan dan pencatatan HPP sebesar 120 unit dikali Rp44.100 atau Rp5.292.000.
| Tanggal | Keterangan | Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| 1 Mar | Pembelian 200 unit | Persediaan Utang Usaha |
Rp9.000.000 — |
— Rp9.000.000 |
| 5 Mar | Retur pembelian 10 unit | Utang Usaha Persediaan |
Rp450.000 — |
— Rp450.000 |
| 8 Mar | Pelunasan dengan diskon 2% | Utang Usaha Kas Persediaan |
Rp8.550.000 — — |
— Rp8.379.000 Rp171.000 |
| 15 Mar | Penjualan 120 unit (ayat 1) | Piutang Usaha Penjualan |
Rp8.400.000 — |
— Rp8.400.000 |
| 15 Mar | Penjualan 120 unit (ayat 2) | Harga Pokok Penjualan Persediaan |
Rp5.292.000 — |
— Rp5.292.000 |
Perbedaan Perpetual Inventory System dan Periodic Inventory System
Selain perpetual, ada periodic inventory system atau metode periodik yang juga umum dipakai. Perbedaan keduanya bukan soal mana yang lebih benar, melainkan kapan angka persediaan diperbarui.
Pada periodic inventory system, pembelian masuk ke akun Pembelian, bukan ke akun Persediaan. Nilai persediaan akhir dan HPP baru diketahui setelah barang dihitung fisik di akhir periode.
| Aspek | Perpetual Inventory System | Periodic Inventory System |
|---|---|---|
| Waktu pembaruan | Setiap transaksi terjadi | Akhir periode akuntansi |
| Akun saat pembelian | Persediaan | Pembelian |
| Jurnal saat penjualan | Dua ayat: penjualan dan HPP | Satu ayat: penjualan saja |
| Kapan HPP diketahui | Kapan saja secara berjalan | Setelah penghitungan fisik |
| Deteksi selisih stok | Lebih cepat terlihat | Sulit dilacak |
| Kebutuhan sistem | Butuh pencatatan konsisten | Bisa dijalankan sederhana |
Tabel di atas menjelaskan perbedaan konsepnya. Perbedaan itu akan lebih jelas jika kita ambil transaksi yang sama persis dari contoh sebelumnya.
| Transaksi | Jurnal Perpetual Inventory System | Jurnal Periodic Inventory System |
|---|---|---|
| Pembelian 200 unit, Rp9.000.000 | Persediaan (D) Rp9.000.000 Utang Usaha (K) Rp9.000.000 |
Pembelian (D) Rp9.000.000 Utang Usaha (K) Rp9.000.000 |
| Retur pembelian Rp450.000 | Utang Usaha (D) Rp450.000 Persediaan (K) Rp450.000 |
Utang Usaha (D) Rp450.000 Retur Pembelian (K) Rp450.000 |
| Penjualan 120 unit, Rp8.400.000 | Piutang Usaha (D) Rp8.400.000 Penjualan (K) Rp8.400.000HPP (D) Rp5.292.000 Persediaan (K) Rp5.292.000 |
Piutang Usaha (D) Rp8.400.000 Penjualan (K) Rp8.400.000 Tidak ada jurnal HPP |
Metode Penilaian dalam Perpetual Inventory System
Mencatat pergerakan barang saja belum cukup. Perusahaan juga perlu menetapkan barang mana yang dianggap keluar lebih dulu, karena harga beli bisa berbeda tiap pengiriman.
Ada tiga metode penilaian yang umum dipakai bersama perpetual inventory system. Ketiganya bisa diterapkan tanpa mengubah cara kerja pencatatannya.
1. FIFO (First In, First Out)
Barang yang lebih dulu masuk dianggap lebih dulu keluar. Metode ini cocok untuk produk yang punya masa kedaluwarsa, dan penjelasan lengkapnya bisa dibaca di panduan FIFO, LIFO, dan FEFO.
2. LIFO (Last In, First Out)
Kebalikannya, barang yang terakhir masuk dianggap keluar lebih dulu. Metode ini lebih jarang dipakai karena tidak selalu mencerminkan alur fisik barang di gudang.
3. Rata-Rata Tertimbang
Nilai barang dihitung dari rata-rata biaya seluruh unit yang tersedia. Inilah metode yang dipakai pada contoh jurnal di atas, dan pada perpetual inventory system rata-rata ini dihitung ulang setiap ada pembelian baru.
Pemilihan metode penilaian berpengaruh langsung ke nilai persediaan di laporan keuangan. Pertimbangannya dibahas lebih dalam pada artikel tentang inventory valuation.
Contoh Studi Kasus Perpetual Inventory System
Cara paling cepat memahami perhitungan rata-rata tertimbang adalah lewat satu contoh soal. Kasus berikut melanjutkan transaksi PT Cahaya Terang (ilustrasi) yang sudah dibahas sebelumnya.
Pada 20 Maret, perusahaan membeli lagi 130 unit seharga Rp47.000 per unit atau total Rp6.110.000. Saat itu sisa stok sebelumnya adalah 70 unit senilai Rp3.087.000.
Dengan metode rata-rata tertimbang pada perpetual inventory system, biaya per unit langsung dihitung ulang. Totalnya menjadi Rp9.197.000 dibagi 200 unit, sehingga biaya per unit menjadi Rp45.985.
Angka Rp45.985 inilah yang dipakai untuk mencatat HPP pada penjualan berikutnya. Jika penjualan berikutnya 50 unit, maka HPP-nya adalah Rp2.299.250.
Kapan Perpetual Inventory System Cocok dan Kapan Tidak
Memahami keduanya lebih membantu daripada sekadar tahu daftar kelebihannya. Tabel berikut membandingkan kedua kondisi tersebut dari enam sisi.
| Aspek | Perpetual Inventory System Cocok Jika | Perpetual Inventory System Terasa Berat Jika |
|---|---|---|
| Volume transaksi | Transaksi tinggi dan terjadi setiap hari. | Transaksi masih sedikit dan bisa ditangani pencatatan sederhana. |
| Jumlah jenis barang | Jenis barang atau SKU yang dikelola banyak. | Jenis barang sedikit dan mudah dihitung manual. |
| Lokasi penyimpanan | Barang disimpan di lebih dari satu gudang. | Barang hanya disimpan di satu lokasi. |
| Nilai per unit | Nilai per unit barang cukup tinggi. | Nilai per unit rendah sehingga selisih kecil tidak berdampak besar. |
| Kesiapan sistem | Penjualan sudah berjalan lewat sistem kasir yang terhubung ke pencatatan stok. | Belum ada disiplin input di semua titik, dari penerimaan sampai pengiriman barang. |
| Biaya awal | Biaya perangkat lunak dan perangkat pendukung sepadan dengan skala usaha. | Biaya awal belum sepadan. Investopedia mencatat biaya awal ini sebagai hambatan utama penerapan perpetual inventory system. |
Optimalkan Perpetual Inventory System dengan Sistem Terintegrasi
Selisih catatan dan stok fisik sulit dihindari jika pencatatan masih dikerjakan manual di spreadsheet, apalagi tanpa dukungan software stock opname yang memadai. Sistem inventaris terintegrasi menutup celah itu dengan mencatat setiap transaksi barang langsung ke saldo stok dan jurnal.
- Update stok real-time: setiap pembelian, retur, dan penjualan langsung mengubah saldo persediaan tanpa input ulang.
- Jurnal HPP otomatis: satu transaksi penjualan menghasilkan jurnal pendapatan dan jurnal harga pokok penjualan sekaligus.
- Perhitungan biaya otomatis: metode FIFO, LIFO, atau rata-rata tertimbang dihitung sistem setiap kali harga beli berubah.
- Rekonsiliasi stock opname: hasil hitung fisik dibandingkan dengan catatan sistem dan selisihnya tercatat sebagai penyesuaian.
Software Inventory Total ERP menyediakan seluruh fungsi tersebut dalam satu sistem yang terhubung langsung dengan modul akuntansi dan penjualan. Dengan begitu, perusahaan bisa menjalankan perpetual inventory system secara konsisten tanpa menambah beban pencatatan manual.
Kesimpulan
Perpetual inventory system memperbarui jumlah dan nilai persediaan setiap kali transaksi terjadi, sehingga saldo stok dan HPP bisa dilihat kapan saja. Perbedaan utamanya dengan periodic inventory system terletak pada penjualan, karena perpetual inventory system selalu memunculkan ayat HPP sedangkan periodik tidak.
Meski begitu, sifat real-time itu bergantung pada disiplin pencatatan, bukan semata pada canggihnya sistem. Selama masih ada barang yang berpindah tanpa dokumen, penghitungan fisik berkala tetap diperlukan untuk menjaga angka sistem tetap sejalan dengan kondisi gudang.
FAQ tentang Perpetual Inventory System
