Banyak perusahaan sudah memiliki SOP approval, tetapi prosesnya masih berjalan lewat chat, email, atau spreadsheet terpisah. Kondisi ini sejalan dengan laporan Anatomy of Work Index dari Asana yang menyebutkan bahwa 60% waktu kerja dihabiskan untuk aktivitas koordinasi seperti komunikasi tugas, mencari dokumen, dan mengelola prioritas, sementara mengejar approval menjadi salah satu penyebab karyawan bekerja lembur.
Workflow builder membantu bisnis membuat alur persetujuan dan tugas secara lebih terstruktur. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menentukan siapa yang harus menyetujui dokumen, kondisi apa yang memicu approval tambahan, dan bagaimana status proses dipantau dari satu alur yang jelas.
Artikel ini akan membahas apa itu workflow builder, cara kerjanya, manfaat, contoh penggunaan di perusahaan, perbedaannya dengan workflow automation dan BPM, fitur penting, peran AI, serta cara memilih workflow builder yang tepat untuk bisnis.
Key Takeaways
Workflow builder membantu bisnis membuat approval dan task lebih terstruktur berdasarkan aturan seperti nominal, divisi, cabang, dan jenis dokumen.
Workflow builder yang terintegrasi dengan ERP dapat membaca data PO, invoice, budget, stok, dan payroll sebagai dasar approval.
Fitur penting workflow builder mencakup rule builder, multi-level approval, notifikasi otomatis, audit trail, SLA approval, dan escalation rule.
Apa Itu Workflow Builder?
Workflow builder adalah sistem untuk membuat dan mengatur alur kerja bisnis berdasarkan aturan tertentu. Melalui sistem ini, perusahaan dapat menentukan siapa approver, kapan dokumen diteruskan, dan kondisi apa yang membuat proses naik ke level persetujuan berikutnya.
Dalam praktiknya, workflow builder dipakai untuk proses seperti purchase request, invoice approval, budget approval, cuti, reimbursement, hingga permintaan stok. Berbeda dari task list biasa, workflow builder bisa membaca kondisi seperti nominal transaksi, cabang, divisi, atau jenis dokumen sebelum menentukan jalur approval.
Cara Kerja Workflow Builder
Workflow builder menjalankan proses berdasarkan rangkaian aturan yang saling terhubung. Sistem ini membantu perusahaan mengurangi pekerjaan berulang yang masih dilakukan manual, mulai dari aktivasi proses, pemeriksaan kondisi, penentuan approver, hingga tindakan setelah keputusan diberikan.
1. Trigger Memulai Workflow
Proses dimulai saat sistem mendeteksi aktivitas tertentu, seperti dokumen baru dibuat, permintaan diajukan, atau status transaksi berubah. Trigger menjadi titik awal yang mengaktifkan workflow tanpa menunggu pengecekan manual.
2. Condition Menentukan Jalur Proses
Setelah workflow aktif, sistem memeriksa data pada dokumen. Nominal transaksi, divisi, cabang, jenis dokumen, kategori barang, dan status budget dapat menentukan jalur yang harus dilewati. Satu dokumen bisa mengikuti jalur sederhana, sementara dokumen dengan nilai atau risiko lebih besar diarahkan ke proses yang lebih ketat.
3. Approval Rule Menentukan Pihak yang Berwenang
Hasil pemeriksaan kondisi digunakan untuk memilih approver dan urutan persetujuannya. Perusahaan dapat menerapkan approval satu tingkat, bertingkat, atau paralel sesuai struktur kewenangan. Pada tahap ini, setiap pihak hanya menerima dokumen yang memang berada dalam cakupan tanggung jawabnya.
4. Action Menjalankan Tindakan Berikutnya
Keputusan approver menentukan tindakan sistem selanjutnya. Dokumen yang disetujui dapat diteruskan ke tahap berikutnya, sedangkan dokumen yang ditolak atau perlu diperbaiki dikembalikan kepada pemohon. Action juga dapat berupa perubahan status, pembuatan tugas, atau pengiriman notifikasi kepada tim terkait.
Manfaat Workflow Builder bagi Bisnis
Workflow builder membantu perusahaan menjalankan proses persetujuan secara lebih teratur, konsisten, dan mudah dipantau. Berikut beberapa manfaatnya bagi operasional bisnis.
1. Mempercepat Proses Approval
Workflow builder meneruskan dokumen kepada approver yang tepat secara otomatis. Tim tidak perlu lagi mencari pihak yang berwenang atau mengingatkan approval melalui chat dan email.
Contoh: Purchase request dari cabang langsung diteruskan kepada branch manager. Jika nominalnya melewati batas tertentu, sistem menambahkan finance manager ke dalam alur persetujuan.
2. Menjaga Proses Tetap Sesuai SOP
Setiap permintaan diproses berdasarkan aturan yang sudah ditentukan. Hal ini mengurangi risiko dokumen melewati tahapan pemeriksaan atau disetujui oleh pihak yang tidak memiliki wewenang.
Contoh: Invoice vendor hanya dapat diteruskan ke pembayaran setelah dokumen pendukung diperiksa oleh tim procurement dan disetujui oleh finance.
3. Memusatkan Status Proses dalam Satu Sistem
Workflow builder membuat status permintaan dapat dilihat tanpa harus memeriksa percakapan, email, atau spreadsheet yang terpisah. Pemohon dan approver bisa mengetahui posisi dokumen serta tindakan yang masih dibutuhkan.
Contoh: Tim operasional dapat melihat apakah permintaan stok masih menunggu persetujuan warehouse manager atau sudah diteruskan ke gudang tujuan.
4. Menyediakan Audit Trail yang Lebih Jelas
Setiap tindakan dalam workflow dapat dicatat, termasuk siapa yang membuat permintaan, siapa yang memberikan persetujuan, kapan status berubah, dan alasan penolakan atau revisi.
Contoh: Saat terjadi pemeriksaan internal, perusahaan dapat menelusuri histori approval pembelian tanpa mengumpulkan bukti dari chat atau email setiap approver.
5. Membantu Menemukan Bottleneck
Data workflow membantu manajemen melihat tahapan yang paling sering tertahan. Perusahaan kemudian dapat memperbaiki aturan approval, jalur eskalasi, atau pembagian tanggung jawab yang memperlambat proses.
Contoh: Jika banyak budget request tertahan di satu level persetujuan, perusahaan dapat menambahkan SLA dan notifikasi eskalasi agar permintaan segera ditindaklanjuti.
6. Mempermudah Koordinasi Lintas Divisi
Workflow builder menghubungkan tahapan kerja antardivisi dalam satu alur. Setiap tim menerima dokumen setelah persyaratan pada tahap sebelumnya terpenuhi.
Contoh: Setelah sales manager menyetujui diskon pelanggan, permintaan dapat diteruskan ke finance untuk memeriksa margin sebelum quotation dikirimkan.
Contoh Penggunaan Workflow Builder di Perusahaan
Workflow builder dapat diterapkan pada berbagai fungsi operasional yang saling terhubung. Aturan persetujuannya dapat disesuaikan dengan jenis dokumen, nominal transaksi, divisi, cabang, jabatan, dan tingkat risiko.
1. Modul Akuntansi dan Keuangan
Pada modul akuntansi, workflow builder dapat mengatur persetujuan invoice vendor, jurnal penyesuaian, pembayaran, reimbursement, dan penggunaan anggaran.
Contoh: Invoice bernilai kecil cukup disetujui finance manager. Jika nominalnya melewati batas perusahaan, sistem meneruskan dokumen kepada finance director sebelum pembayaran diproses.
2. Modul Procurement
Pada procurement, workflow builder digunakan untuk mengatur purchase request dan purchase order berdasarkan nominal, kategori barang, vendor, atau cabang pemohon.
Contoh: Permintaan pembelian bahan baku diteruskan kepada procurement manager. Jika nilainya melebihi anggaran divisi, sistem menambahkan budget owner sebagai approver berikutnya.
3. Modul Inventory dan Warehouse
Pada inventory, workflow builder dapat mengatur permintaan stok, transfer barang antargudang, penyesuaian stok, dan pengeluaran barang tertentu.
Contoh: Permintaan transfer stok dari cabang diteruskan kepada warehouse manager asal. Barang baru dapat dikirim setelah ketersediaan stok dan tujuan transfer disetujui.
4. Modul HR dan Payroll
Pada HR, workflow builder membantu mengatur persetujuan cuti, lembur, reimbursement, perubahan data karyawan, onboarding, dan kebutuhan tenaga kerja.
Contoh: Pengajuan cuti diteruskan kepada atasan langsung. Jika durasinya melewati batas tertentu, sistem menambahkan HR manager untuk melakukan pemeriksaan lanjutan.
5. Modul Sales dan CRM
Pada sales, workflow builder dapat digunakan untuk mengatur persetujuan diskon, perubahan harga, quotation, batas kredit pelanggan, dan kontrak penjualan.
Contoh: Diskon dalam batas normal cukup disetujui sales manager. Jika diskon berisiko menurunkan margin, sistem meneruskan permintaan kepada finance atau director.
6. Modul Project Management
Pada manajemen proyek, workflow builder dapat mengatur persetujuan anggaran proyek, perubahan ruang lingkup, penggunaan sumber daya, dan penyelesaian tahapan pekerjaan.
Contoh: Perubahan biaya proyek harus disetujui project manager. Jika perubahan tersebut memengaruhi total anggaran, sistem meneruskannya kepada finance dan project owner.
7. Modul Asset Management
Pada pengelolaan aset, workflow builder dapat mengatur permintaan pembelian, pemindahan, pemeliharaan, penghapusan, atau penjualan aset perusahaan.
Contoh: Permintaan pemindahan aset dari satu cabang ke cabang lain diteruskan kepada penanggung jawab aset dan kepala cabang sebelum lokasi aset diperbarui.
Fitur yang Harus Ada dalam Workflow Builder
Workflow builder yang baik perlu memiliki rule builder yang fleksibel. Perusahaan harus bisa membuat aturan berdasarkan nominal, divisi, cabang, jabatan, kategori transaksi, atau jenis dokumen.
Fitur penting lainnya adalah multi-level approval, notifikasi otomatis, audit trail, role access, SLA approval, dan escalation rule. Dashboard bottleneck juga penting agar manajemen bisa melihat proses mana yang paling sering tertahan.
Untuk bisnis yang sudah memakai ERP, integrasi menjadi faktor utama. Workflow builder sebaiknya tidak berdiri sendiri jika approval berkaitan dengan PO, invoice, budget, stok, payroll, atau laporan keuangan. Sebelum menentukan sistem yang akan dipakai, perusahaan juga bisa meninjau beberapa pilihan platform bisnis yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
Kelola Workflow Approval Terintegrasi dengan Total ERP
Workflow yang rapi belum tentu memberi kontrol penuh jika data transaksi masih tersebar di sistem yang berbeda. Approver tetap harus membuka spreadsheet, meminta dokumen lewat chat, atau mengecek aplikasi lain sebelum mengambil keputusan. Total ERP membantu perusahaan menjalankan workflow approval dalam ekosistem operasional yang terintegrasi.
Alur persetujuan dapat disesuaikan dengan kebutuhan procurement, finance, inventory, sales, HR, dan divisi lainnya, sementara data terkait tetap tersedia sebagai konteks keputusan. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak hanya mempercepat approval, tetapi juga menjaga agar setiap keputusan mengikuti struktur kewenangan, kondisi transaksi, dan SOP yang berlaku.
Dashboard workflow juga membantu manajemen memantau dokumen tertunda, histori persetujuan, dan titik proses yang perlu diperbaiki.
Kesimpulan
Keputusan memilih workflow builder sebaiknya tidak hanya dilihat dari seberapa mudah alurnya dibuat, tetapi dari seberapa dekat workflow tersebut dengan data bisnis yang dipakai untuk mengambil keputusan. Jika workflow hanya berisi reminder atau routing tugas sederhana, tool standalone bisa cukup. Namun jika approval menyentuh PO, invoice, budget, stok, atau payroll, workflow yang tidak terhubung ke sistem utama justru bisa menciptakan titik kontrol baru yang tetap terpisah dari transaksi bisnis.
Karena itu, perusahaan sebaiknya mulai dari workflow yang paling sering menjadi bottleneck dan paling berdampak pada biaya, seperti purchase approval, budget approval, atau inventory request. Dengan pendekatan ini, workflow builder tidak hanya mempercepat approval, tetapi juga membantu manajemen melihat pola hambatan proses dan memperbaiki struktur kerja lintas divisi secara bertahap.
FAQ Seputar Workflow Builder
