Penggunaan contoh tanda terima gaji karyawan yang akurat dan transparan adalah kewajiban fundamental bagi setiap perusahaan. Dokumen menjadi cerminan profesionalisme dan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Namun, dalam praktiknya, banyak manajer HR atau pemilik usaha yang masih menghadapi tantangan dalam menyusunnya secara benar. Jika Anda juga mengalaminya, simak artikel berikut untuk mendapatkan solusi dan jawaban lengkapnya.
Key Takeaways
Tanda terima gaji adalah dokumen resmi yang merinci total pendapatan, potongan, dan gaji bersih yang diterima karyawan.
Komponen wajib slip gaji meliputi identitas perusahaan, data karyawan, dll.
Software HRIS Total mengotomatiskan pembuatan slip gaji yang akurat dan sesuai regulasi. Coba Demo Gratis!
- Apa Itu Tanda Terima Gaji Karyawan (Slip Gaji)?
- Seberapa Penting Tanda Terima Gaji bagi Perusahaan dan Karyawan?
- Landasan Hukum Mengenai Tanda Terima Gaji di Indonesia
- Komponen Wajib dalam Format Tanda Terima Gaji Karyawan
- Berbagai Contoh Tanda Terima Gaji Karyawan
- Cara Membuat Tanda Terima Gaji Karyawan
- Kesalahan Umum yang Harus Dihindari saat Membuat Slip Gaji
- Optimalkan Manajemen Penggajian Anda dengan Solusi dari Total
- Kesimpulan
Apa Itu Tanda Terima Gaji Karyawan (Slip Gaji)?
Tanda terima gaji karyawan atau slip gaji adalah dokumen resmi dari perusahaan kepada karyawan setiap periode pembayaran. Dokumen ini berisi rincian lengkap mengenai penghasilan yang diterima, berbagai potongan yang dikenakan, hingga jumlah akhir yang masuk ke rekening karyawan.
Sebagai praktisi HR, saya melihat slip gaji sebagai alat komunikasi finansial yang krusial antara perusahaan dan tenaga kerja. Keberadaannya memastikan tidak ada ambiguitas terkait perhitungan upah, lembur, bonus, pajak, dan iuran lainnya yang menjadi hak serta kewajiban kedua belah pihak.
Seberapa Penting Tanda Terima Gaji bagi Perusahaan dan Karyawan?
Slip gaji memiliki peran vital yang menguntungkan baik bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut adalah penjabaran manfaatnya dari kedua sudut pandang:
1. Bagi perusahaan
Bagi perusahaan, menerbitkan slip gaji secara rutin adalah bukti pemenuhan kewajiban hukum sesuai regulasi ketenagakerjaan. Dokumen ini juga menjadi arsip penting yang dapat digunakan saat proses audit internal maupun eksternal.
Selain itu, adanya rincian yang jelas meminimalisir potensi konflik atau sengketa terkait pembayaran gaji. Hal ini juga menunjukkan bahwa perusahaan menjalankan administrasinya secara profesional dan terorganisir.
2. Bagi karyawan
Bagi karyawan, slip gaji adalah bukti otentik atas pendapatan yang mereka terima. Dokumen ini sangat penting saat mengajukan berbagai keperluan finansial, seperti kredit pemilikan rumah (KPR), pinjaman bank, atau pembuatan kartu kredit.
Slip gaji juga memberikan kejelasan mengenai perhitungan upah, termasuk lembur, tunjangan, dan potongan seperti pajak (PPh 21) serta iuran BPJS. Dengan begitu, karyawan dapat memastikan bahwa hak-hak mereka telah dibayarkan secara akurat dan sesuai kesepakatan.
Landasan Hukum Mengenai Tanda Terima Gaji di Indonesia
Kewajiban perusahaan untuk memberikan bukti pembayaran gaji diatur secara resmi dalam peraturan pemerintah Indonesia. Regulasi utamanya adalah Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, sebagai turunan dari Undang-Undang Cipta Kerja.
Dalam Pasal 53 ayat (1) PP tersebut, disebutkan bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
Regulasi ini menegaskan bahwa slip gaji bukan hanya praktik baik, melainkan sebuah keharusan hukum yang harus dipatuhi untuk menjamin transparansi dan melindungi hak pekerja.
Komponen Wajib dalam Format Tanda Terima Gaji Karyawan
Sebuah slip gaji yang lengkap dan sah harus memuat beberapa komponen informasi yang esensial, seperti:
1. Informasi perusahaan dan karyawan
Bagian ini berfungsi sebagai identitas dasar dalam dokumen slip gaji. Informasi yang wajib tercantum meliputi nama lengkap perusahaan, alamat, dan logo jika ada.
Selain itu, data karyawan seperti nama lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK), jabatan, dan status kepegawaian (misalnya, tetap atau kontrak) juga harus dicantumkan dengan jelas. Periode pembayaran gaji, misalnya “Gaji Bulan Oktober 2025”, juga wajib disertakan.
2. Rincian pendapatan (Earnings)
Rincian pendapatan atau penghasilan kotor (gross income) adalah total semua komponen pendapatan sebelum dipotong. Ini mencakup gaji pokok, yaitu imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan.
Selain gaji pokok, komponen lain seperti tunjangan tetap (tunjangan jabatan, tunjangan keluarga) dan tunjangan tidak tetap (tunjangan makan, tunjangan transportasi) juga harus dirinci. Upah lembur, bonus, atau insentif lainnya juga masuk dalam kategori ini.
3. Rincian potongan (Deductions)
Bagian ini merinci semua komponen yang mengurangi pendapatan kotor karyawan. Potongan utama biasanya adalah Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) yang perhitungannya didasarkan pada Penghasilan Kena Pajak (PKP).
Potongan lainnya meliputi iuran BPJS Ketenagakerjaan (Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun) dan BPJS Kesehatan, yang sebagian ditanggung perusahaan dan sebagian oleh karyawan. Jika ada, potongan lain seperti cicilan pinjaman karyawan atau denda juga harus dicantumkan di sini.
4. Rincian gaji bersih (Take-Home Pay)
Gaji bersih atau take-home pay adalah komponen akhir yang paling ditunggu oleh setiap karyawan. Angka ini merupakan hasil dari total pendapatan kotor dikurangi total semua potongan.
Jumlah inilah yang akan diterima oleh karyawan, baik melalui transfer bank maupun secara tunai. Mencantumkan rincian ini dengan jelas adalah puncak dari transparansi dalam slip gaji, memastikan karyawan tahu persis berapa jumlah uang yang mereka bawa pulang.
Berbagai Contoh Tanda Terima Gaji Karyawan
Format slip gaji dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, status karyawan, dan alat yang digunakan untuk membuatnya. Ada format sederhana yang dibuat di Excel, ada pula format otomatis oleh software hr.
Berikut beberapa contoh tanda terima gaji yang umum digunakan di berbagai perusahaan.
1. Contoh slip gaji sederhana (format Excel)
Slip gaji sederhana sering digunakan oleh usaha kecil atau startup yang belum memiliki sistem penggajian terintegrasi. Biasanya, format ini dibuat menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets.
Formatnya mencakup tabel dasar yang berisi nama karyawan, periode gaji, rincian pendapatan (gaji pokok, tunjangan), rincian potongan (pajak, iuran), dan total gaji bersih. Meskipun sederhana, format ini harus tetap memenuhi standar informasi minimum yang diwajibkan oleh hukum.
2. Contoh slip gaji untuk karyawan tetap
Slip gaji untuk karyawan tetap (PKWTT) umumnya lebih detail karena adanya komponen jangka panjang. Selain gaji pokok dan tunjangan, slip ini seringkali mencantumkan potongan untuk dana pensiun dan Jaminan Hari Tua (JHT) yang lebih komprehensif.
Informasi mengenai sisa cuti tahunan juga terkadang disertakan sebagai data tambahan. Perhitungan PPh 21 untuk karyawan tetap juga lebih terstruktur karena didasarkan pada pendapatan tahunan yang diproyeksikan.
3. Contoh slip gaji untuk karyawan kontrak (PKWT)
Untuk karyawan kontrak atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), format slip gajinya mungkin sedikit berbeda. Komponen pendapatan dan potongannya lebih fokus pada periode kerja yang disepakati.
Tunjangan yang diterima mungkin hanya yang bersifat mendasar, dan potongan jangka panjang seperti dana pensiun jarang ditemukan. Perhitungan PPh 21 juga dapat berbeda, terutama jika masa kerjanya kurang dari satu tahun fiskal.
4. Contoh slip gaji digital dari aplikasi HR
Perusahaan modern kini banyak beralih menggunakan aplikasi hrm yang dapat menghasilkan slip gaji digital secara otomatis. Slip gaji ini dapat diakses oleh karyawan kapan saja melalui portal atau aplikasi di ponsel mereka.
Keunggulannya adalah data yang sangat akurat, perhitungan otomatis, dan tampilan yang profesional serta mudah dibaca. Selain rincian gaji, slip digital seringkali terintegrasi dengan data absensi, pengajuan cuti, dan riwayat klaim reimbursement, memberikan gambaran finansial yang lebih holistik.
Cara Membuat Tanda Terima Gaji Karyawan
Pemilihan metode pembuatan contoh tanda terima gaji tergantung pada jumlah karyawan, kompleksitas komponen gaji, dan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Mari kita bedah kedua cara tersebut:
1. Cara manual menggunakan template Excel
Membuat slip gaji secara manual adalah pilihan yang ekonomis untuk bisnis kecil dengan karyawan terbatas. Anda dapat membuat template di Microsoft Excel yang berisi semua kolom komponen wajib: nama, NIK, periode gaji, pendapatan, potongan, dan gaji bersih.
Setiap bulan, staf HR atau administrasi perlu memasukkan data absensi, lembur, dan variabel lainnya secara manual. Tantangan utamanya adalah risiko *human error* dalam perhitungan dan memakan waktu lebih lama, terutama jika jumlah karyawan bertambah.
2. Cara otomatis menggunakan software HRIS
Menggunakan aplikasi gaji karyawan atau HRIS adalah solusi modern yang sangat efisien dan akurat. Sistem ini mengotomatiskan seluruh proses, mulai dari perhitungan absensi, lembur, bonus, hingga potongan PPh 21 dan BPJS sesuai regulasi terbaru.
Staf HR hanya perlu melakukan beberapa klik untuk menghasilkan dan mendistribusikan slip gaji ke semua karyawan secara digital. Selain menghemat waktu, metode ini juga menjamin kerahasiaan data dan mengurangi risiko kesalahan hitung secara signifikan, seperti yang dijelaskan oleh portal hukum terkemuka.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari saat Membuat Slip Gaji
Kesalahan dalam pembuatan slip gaji dapat menimbulkan ketidakpercayaan dari karyawan dan bahkan masalah hukum bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus tim HR waspadai:
1. Kesalahan perhitungan manual
Ini adalah kesalahan yang paling sering terjadi saat slip gaji dibuat secara manual. Salah input data, salah menggunakan rumus, atau kekeliruan dalam menghitung PPh 21 dan proporsi iuran BPJS dapat menyebabkan pembayaran gaji yang tidak akurat.
Kesalahan ini tidak hanya merugikan karyawan atau perusahaan secara finansial, tetapi juga dapat merusak kepercayaan. Penggunaan sistem otomatis adalah cara terbaik untuk memitigasi risiko ini.
2. Komponen yang tidak lengkap
Slip gaji yang tidak merinci semua komponen pendapatan dan potongan dapat menimbulkan kebingungan dan kecurigaan dari pihak karyawan. Misalnya, hanya mencantumkan total potongan tanpa merinci apa saja yang dipotong.
Setiap elemen, sekecil apa pun, harus dicantumkan dengan jelas. Transparansi adalah kunci; karyawan berhak tahu persis bagaimana angka *take-home pay* mereka didapatkan.
3. Keterlambatan distribusi slip gaji
Sesuai peraturan, bukti pembayaran upah harus diberikan pada saat upah dibayarkan. Menunda pemberian slip gaji, meskipun gajinya sudah ditransfer, adalah praktik yang kurang profesional dan melanggar anjuran regulasi.
Keterlambatan ini bisa menghambat karyawan yang mungkin membutuhkan dokumen tersebut untuk keperluan mendesak. Disiplin dalam mendistribusikan slip gaji tepat waktu menunjukkan bahwa perusahaan menghargai hak informasi karyawannya.
4. Mengabaikan kerahasiaan data
Slip gaji berisi informasi yang sangat sensitif dan pribadi. Kesalahan dalam distribusinya, misalnya salah kirim email atau meletakkan slip fisik di tempat umum, merupakan pelanggaran privasi yang serius.
Perusahaan harus memiliki prosedur yang ketat untuk memastikan slip gaji hanya diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Penggunaan portal karyawan yang aman adalah salah satu solusi terbaik untuk menjaga kerahasiaan data ini.
Optimalkan Manajemen Penggajian Anda dengan Solusi dari Total
Total menyediakan sistem HR yang mengotomatisasi dan menyederhanakan proses penggajian. Dengan Total, Anda dapat mengatasi tantangan seperti perhitungan manual yang rumit, risiko kesalahan data, dan sulitnya menjaga kepatuhan terhadap regulasi PPh 21 dan BPJS.
Melalui software HRM yang canggih, Anda dapat memproses penggajian lebih cepat, mengurangi human error, serta menghasilkan slip gaji digital yang akurat secara real-time. Sistem ini juga dilengkapi dengan demo gratis, konsultasi bisnis gratis, serta skema harga untuk kemudahan pra pembelian Anda.
Fitur software HRM Total:
- Automated payroll processing: Mengotomatiskan seluruh perhitungan gaji, mulai dari gaji pokok, tunjangan, lembur, hingga potongan PPh 21 dan BPJS, sesuai dengan regulasi terbaru.
- Integrated attendance system: Terhubung langsung dengan data absensi karyawan, baik dari mesin sidik jari maupun aplikasi mobile, untuk perhitungan gaji yang akurat.
- Employee Self-Service (ESS) portal: Menyediakan portal bagi karyawan untuk mengakses slip gaji digital, mengajukan cuti, dan melihat data personalia secara mandiri dan aman.
- Comprehensive reporting: Menghasilkan laporan penggajian, pajak, dan BPJS secara otomatis untuk keperluan audit dan pelaporan kepada pihak berwenang.
- Loan and cash advance management: Mengelola pinjaman atau kasbon karyawan dengan mudah, di mana cicilan akan terpotong secara otomatis dari gaji bulanan.
Kesimpulan
Tanda terima gaji karyawan adalah dokumen esensial yang menjembatani transparansi finansial antara perusahaan dan pekerjanya. Keberadaannya tidak hanya memenuhi kewajiban hukum, tetapi juga membangun kepercayaan dan profesionalisme dalam hubungan kerja.
Mengadopsi teknologi seperti software HRM dari Total dapat mengotomatiskan proses ini, memastikan akurasi, efisiensi, dan kepatuhan. Dengan Total, pengelolaan slip gaji menjadi lebih mudah, memungkinkan tim HR fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
Untuk solusi yang lebih praktis, Anda bisa mencoba demo gratis Total.
FAQ tentang Tanda Terima Gaji Karyawan
Ya, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2021, perusahaan wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian gaji yang diterima karyawan. Ini adalah kewajiban hukum untuk memastikan transparansi.
Komponen utama meliputi data perusahaan dan karyawan, periode gaji, rincian pendapatan (gaji pokok, tunjangan, lembur), rincian potongan (PPh 21, BPJS, pinjaman), dan total gaji bersih (take-home pay).
Perbedaan utamanya terletak pada komponen jangka panjang. Slip gaji karyawan tetap biasanya memiliki potongan untuk dana pensiun atau JHT yang lebih terstruktur, sedangkan slip gaji karyawan kontrak lebih fokus pada pendapatan dan potongan selama masa kontrak berjalan.
Cara termudah dan paling akurat adalah dengan menggunakan software HRIS atau aplikasi penggajian. Sistem ini mengotomatiskan semua perhitungan, mengurangi risiko human error, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi pajak dan BPJS terbaru.
