Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit ut aliquam, purus sit

Pahami Pengaruh Sistem Procurement terhadap Efisiensi Bisnis

Picture of Marshana Vanina
Sistem Procurement

Procurement adalah proses pengadaan barang, jasa, atau produk oleh suatu perusahaan. Proses ini melibatkan berbagai tahapan mulai dari perencanaan kebutuhan, pemilihan vendor atau pemasok, negosiasi harga dan kontrak, hingga pengiriman dan pengelolaan pembayaran. Dalam hal ini, bisnis dapat mengevaluasi dan memilih vendor atau pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dengan bantuan sistem procurement

Namun, jika mengatur sistem procurement tidak dengan baik, dapat berdampak buruk pada bisnis. Kurangnya pengawasan dan kontrol dalam proses procurement sehingga, dapat menyebabkan kelebihan biaya, produk atau layanan yang tidak berkualitas, keterlambatan pengiriman, dan bahkan terkena risiko keamanan. 

Daftar Isi

Definisi Sistem Procurement

Sistem penggadaan

Sistem procurement adalah serangkaian proses dan kegiatan sebuah organisasi untuk memperoleh barang, jasa, atau membutuhkan produk dalam menjalankan suatu bisnis. Tujuan dari sistem procurement adalah untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan barang atau jasa dengan biaya yang efektif, waktu yang tepat, dan kualitas yang memadai. 

Selain itu, software procurement yang efektif dapat memberikan manfaat bagi organisasi, seperti pengurangan biaya, peningkatan kualitas, peningkatan efisiensi, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Dalam proses procurement, organisasi dapat mengevaluasi dan memilih vendor atau pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Sehingga, dengan memilih vendor yang tepat, organisasi dapat memperoleh produk atau layanan yang berkualitas tinggi dengan harga yang lebih murah. 

Manfaat Sistem Procurement

Sistem procurement yang baik dan efektif dapat memberikan berbagai manfaat bagi sebuah organisasi. Berikut adalah beberapa manfaat dari procurement system:

  • Sistem procurement dapat menghemat biaya

Dengan melakukan proses procurement yang efektif, organisasi dapat memilih vendor atau pemasok yang menawarkan harga yang lebih murah dan menghemat biaya pengadaan. Selain itu, proses negosiasi harga dan kontrak yang baik dapat membantu organisasi untuk memperoleh produk atau layanan dengan biaya yang lebih rendah.

  • Peningkatan kualitas

Melakukan evaluasi vendor secara teratur juga dapat membantu organisasi untuk memastikan bahwa menerima produk atau layanan memiliki kualitas yang memadai. Sehingga dengan melakukan itu, kualitas dapat meningkat ke arah yang lebih baik. 

  • Aplikasi procurement dapat meningkatan efisiensi

Sistem procurement yang baik dapat membantu organisasi untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan. Misalnya, dengan menggunakan sistem pengadaan elektronik, perusahaan dapat mengurangi waktu dan biaya untuk melakukan pengadaan.

  • Sistem procurement menjamin ketersediaan barang atau jasa

Dengan melakukan perencanaan pengadaan yang baik, organisasi dapat memastikan ketersediaan kebutuhan barang atau jasa  dalam waktu yang tepat. Selain itu,  juga dapat mengatasi barang yang kurang dengan sistem ini. 

  • Aplikasi procurement meningkatan kepuasan pelanggan

Dengan memperoleh barang atau jasa yang berkualitas tinggi dengan biaya yang efektif dan waktu yang tepat, sehingga organisasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun hubungan bisnis yang baik dengan mereka.

Baca Juga: Sistem Procurement Perusahaan dengan ERP

Fitur Umum pada Sistem Procurement

Procurement System adalah proses yang melibatkan berbagai tahapan dan aktivitas untuk memperoleh kebutuhan barang atau jasa  sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa fitur umum pada sistem procurement:

1. Perencanaan pengadaan

Pada tahap ini, organisasi merencanakan kebutuhan pengadaan, menentukan anggaran, dan menentukan spesifikasi teknis kebutuhan barang atau jasa. 

2. Pemilihan vendor

Setelah merencanakan kebutuhan pengadaan, organisasi memilih vendor atau pemasok yang sesuai dengan penetapan spesifikasi teknis dan budget. Melakukan pemilihan vendor ini melalui proses lelang, negosiasi harga, atau seleksi langsung.

3. Pengajuan penawaran

Setelah melakukan pemilihan vendor, organisasi meminta vendor untuk mengajukan penawaran harga dan jangka waktu pengiriman. Oleh karena itu penyesuaian penawaran ini harus dengan spesifikasi teknis dan penetapan budget  oleh perusahaan.

4. Evaluasi vendor

Fitur selanjutnya adalah evalusi vendor, pada hal ini perushaan dapat mengajukan penawaran, organisasi melakukan evaluasi vendor untuk menentukan vendor yang paling sesuai dengan spesifikasi teknis dan budget yang telah ditetapkan. Selain itu, evaluasi vendor dapat meliputi pengecekan referensi, analisis kelayakan keuangan, dan penilaian performa vendor.

5. Kontrak dan pembayaran

Setelah memilih vendor yang tepat, organisasi membuat kontrak dengan vendor yang berisi spesifikasi teknis, harga, jangka waktu pengiriman, serta persyaratan lainnya. Setelah barang atau jasa diterima oleh organisasi, pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam kontrak.

6. Pelaporan dan pengukuran kinerja

Setelah proses pengadaan selesai, organisasi melakukan pelaporan dan pengukuran kinerja untuk mengevaluasi kesesuaian antara spesifikasi teknis dan kinerja vendor. Hal ini penting untuk memastikan bahwa organisasi, supaya mendapatkan barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan standar yang diinginkan.

Kesimpulan

Sistem procurement adalah suatu proses pengadaan yang melibatkan berbagai tahapan dan aktivitas untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses ini bisa dilakukan secara manual, tetapi dengan semakin berkembangnya teknologi, banyak organisasi yang mulai beralih ke sistem procurement berbasis software.

Salah satu rekomendasi aplikasi yaitu Software Procurement dari Total. Software ini merupakan aplikasi yang membantu dalam mengotomasi dan menyederhanakan proses pengadaan barang. Selain itu, berfungsi untuk meminimalisir tindak kecurangan terhadap mark up anggaran.

Seluruh aktivitas pengadaan telah terintegrasi dalam satu sistem seperti pemilihan vendor, terbaik pemesanan/pembelian barang (RFQ, PR, PO), pelacakan barang, ringkasan tagihan hingga laporan pengadaan yang terus update, sehingga didapatkan informasi pengadaan yang lengkap dan akurat. Jadwalkan demo gratis software procurement Total ERP disini.

 

Picture of Marshana Vanina

Marshana Vanina

Pencarian

Berita Terbaru

lorem ipsum dolor

Berita Terpopuler

lorem ipsum dolor

Akselerasi Bisnis Anda Ke Level Berikutnya!

Telah Dipercaya Oleh

Sebentar! Apakah Anda Mau Coba Demo Gratisnya? Cukup isi Form Dibawah ini

Customer Service

Novita
Balasan dalam 1 menit

Novita
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
6281222849188
×
Dapatkan Demo Gratis!