Cycle Count: Pengertian, Metode, dan Implementasinya

Berapa sering Anda menemukan selisih stok setelah cycle count manual selesai? Selisih kecil yang terus berulang ini diam-diam menggerus margin dan membuat keputusan pembelian jadi tidak tepat.

Mungkin, di titik inilah terlintas di pikiran Anda tentang betapa ingin serta pentingnya implementasi sistem inventaris otomatis dan real-time. Dengannya, staf gudang Anda tidak akan sibuk menghitung ulang lagi dan lagi. Fokus bisnis Anda bisa lebih terarah dan memprioritaskan perputaran stok yang efisien.

Sehubungan dengan hal itu, mari kita simak artikel berikut lebih lanjut untuk mengetahui cara mengoptimalkan cycle count inventory. Dengan memahami seluk beluk perhitungan siklus stok barang, Anda akan memiliki pandangan jernih mengenai keputusan bisnis yang lebih strategis.

Key Takeaways

Cycle count adalah perhitung stok gudang sesuai dengan kategori barang yang ditetapkan.

Dalam perhitungan manual, hasil cycle count seringkali tidak sesuai dengan kondisi nyata gudang.

Hindari kesalahan perhitungan stok Anda agar bisnis tidak merugi dengan implementasi software inventory dari Total.

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang

Apa Itu Cycle Count?

Cycle count adalah metode penghitungan stok barang di gudang yang berjalan secara berkala pada sebagian item, bukan menghitung semua stok sekaligus. Perusahaan membagi produk ke dalam beberapa grup, lalu tim gudang secara aktif menghitung stok fisik tiap grup sesuai jadwal yang sudah ditentukan.

Hasil cycle count kemudian dibandingkan dengan data di sistem inventaris untuk menemukan selisih stok lebih cepat. Ketika ada perbedaan, tim langsung menelusuri penyebabnya, seperti salah input, barang hilang, atau proses picking yang tidak tercatat.

Proses Cycle Count

Proses cycle count berawal dari penentuan item mana saja yang akan staf gudang hitung. Tim gudang mengelompokkan produk berdasarkan kategori penting, misalnya barang dengan nilai tinggi atau perputaran cepat.

Setelah itu, mereka membuat jadwal harian atau mingguan agar setiap kelompok stok mendapat giliran pemeriksaan rutin tanpa mengganggu operasional.

Pada hari pelaksanaan, staf gudang mengambil daftar item yang harus mereka cek lalu menghitung stok fisik di rak. Mereka membandingkan jumlah fisik dengan angka yang tercatat di sistem, kemudian mencatat setiap selisih yang muncul.

Setelah penghitungan selesai, tim menganalisis penyebab perbedaan antara stok fisik dan stok di sistem. Mereka menelusuri kemungkinan seperti salah input, barang tidak tercatat saat keluar masuk, atau kesalahan penempatan di rak.

Dari temuan tersebut, perusahaan bisa segera melakukan penyesuaian stok, memperbaiki prosedur kerja, dan mencegah selisih yang sama terulang di masa depan.

Perbedaan antara Cycle Count dan Stock Opname

Cycle count dan stock opname adalah dua metode penghitungan inventaris yang memiliki perbedaan dalam pelaksanaannya. Memahami perbedaan ini sangat penting untuk memilih metode yang tepat dalam mengelola inventaris perusahaan Anda.

Berikut adalah perbandingan perbedaan antara cycle count dengan stick opname gudang:

1. Frekuensi Penghitungan:

• Cycle count dilakukan secara berkala dan lebih sering. Penghitungan dilakukan hanya pada bagian tertentu dari inventaris, sering kali berdasarkan nilai dan perputaran barang.
• Stock opname dilakukan secara menyeluruh dalam satu waktu, biasanya beberapa kali dalam setahun.

2. Fokus Penghitungan:

• Cycle count fokus pada sebagian inventaris yang lebih spesifik dan terjadwal, memberikan perhatian lebih pada barang dengan perputaran cepat atau nilai tinggi.
• Stock opname melibatkan penghitungan semua barang tanpa terkecuali, untuk memastikan data inventaris yang lebih lengkap dan komprehensif.

3. Gangguan Terhadap Operasional:

• Cycle count memiliki sedikit gangguan terhadap operasional perusahaan karena penghitungan dilakukan secara bertahap.
• Stock opname biasanya memerlukan penghentian sementara kegiatan operasional, yang dapat mengganggu alur kerja dan produksi.

4. Biaya dan Waktu:

• Cycle count lebih efisien dari segi waktu dan biaya karena penghitungan dilakukan secara bertahap.
• Stock opname bisa lebih memakan waktu dan biaya karena harus melibatkan penghitungan inventaris secara keseluruhan.

Manfaat Cycle Counting bagi Perusahaan

Berikut adalah beberapa manfaat utama cycle counting bagi perusahaan:

1. Meningkatkan Akurasi Inventaris

Dengan melakukan penghitungan secara rutin pada bagian-bagian tertentu dari persediaan, Anda dapat mendeteksi ketidaksesuaian antara catatan dan jumlah fisik barang secara lebih cepat. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa catatan inventaris selalu mencerminkan kondisi sebenarnya.

2. Meminimalkan Gangguan Operasional

Penghitungan siklus berjalan secara bertahap dan tidak mempengaruhi alur produksi, distribusi, atau aktivitas bisnis lainnya. Ini membuat cycle counting sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki volume transaksi tinggi dan tidak dapat mengalokasikan waktu untuk menghentikan operasional.

3. Mengidentifikasi Masalah Lebih Cepat

Cycle counting memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi masalah lebih awal, seperti kehilangan barang, kerusakan, atau kesalahan pencatatan. Dengan melakukan penghitungan yang lebih sering, ketidaksesuaian dapat ditemukan dan diperbaiki dengan lebih cepat, mengurangi potensi kerugian yang lebih besar di masa depan.

4. Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Persediaan

Dengan penghitungan yang terjadwal dan teratur, cycle counting membantu perusahaan untuk lebih proaktif dalam mengelola persediaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga tingkat persediaan yang optimal, menghindari kelebihan stok atau kekurangan stok.

5. Mengurangi Biaya Operasional

Salah satu keuntungan cycle counting yang lebih besar adalah pengurangan biaya yang terkait dengan pengelolaan inventaris. Penghitungan yang dilakukan lebih sering mengurangi kebutuhan untuk melakukan stock opname yang memakan waktu dan biaya besar.

6. Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Prosedur

Cycle counting juga mendukung perusahaan dalam mematuhi prosedur dan regulasi terkait dengan pelaporan inventaris. Dengan penghitungan rutin, perusahaan memastikan bahwa inventarisnya selalu dalam kondisi yang siap diaudit.

7. Meningkatkan Pengambilan Keputusan

Akurasi inventaris yang lebih tinggi melalui cycle counting memungkinkan manajer dan tim keuangan untuk membuat keputusan yang lebih informasional dan strategis. Dengan data yang lebih akurat, keputusan terkait pembelian, pengeluaran, dan distribusi dapat diambil dengan keyakinan yang lebih besar.

Metode Cycle Counting yang Umum Digunakan

Ada beberapa metode cycle counting yang umum digunakan oleh perusahaan untuk memastikan akurasi inventaris dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa metode yang sering diterapkan:

1. Metode ABC (Pareto Analysis)

Metode ABC membagi stok menjadi tiga kelompok: A (nilai tinggi, perputaran cepat), B (sedang), dan C (rendah). Barang A dihitung lebih sering, sedangkan B dan C bisa dicek lebih jarang, sehingga fokus tetap pada stok yang paling berpengaruh ke profit.

2. Metode Random Sampling

Pada metode ini, perusahaan memilih sebagian barang secara acak untuk dihitung di setiap periode. Cara ini mengurangi beban kerja sekaligus memastikan semua jenis barang tetap tersentuh pengecekan dari waktu ke waktu.

3. Metode FSD

Metode FSD membagi barang menjadi Fast (cepat habis), Slow (bergerak lambat), dan Dead (nyaris tidak bergerak). Barang Fast dicek lebih sering, sementara Slow dan Dead bisa dihitung lebih jarang, cukup saat ada perubahan penting atau evaluasi strategi.

4. Metode Periodic (Siklus Tetap)

Perusahaan menentukan jadwal tetap untuk cycle count, misalnya tiap bulan atau tiap kuartal. Agar efektif, barang yang kritikal atau sering bergerak tetap perlu mendapat jadwal hitung yang lebih sering dalam siklus tersebut.

5. Metode Dynamic

Frekuensi penghitungan disesuaikan dengan hasil sebelumnya. Jika sering ditemukan selisih, barang itu akan lebih sering dihitung, tetapi jika datanya konsisten akurat, frekuensinya bisa dikurangi.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Cycle Count

Dalam menerapkan metode cycle counting yang efektif, ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan karena dapat mempengaruhi hasil dan efisiensi proses, seperti:

1. Frekuensi Perputaran Barang (Inventory Turnover)

Barang dengan perputaran cepat atau sering digunakan harus lebih sering dihitung dibandingkan barang yang jarang bergerak. Fokus ini membantu perusahaan cepat mendeteksi masalah dan menjaga akurasi stok.

2. Nilai Barang (Value of Goods)

Barang bernilai tinggi membutuhkan penghitungan lebih sering karena kesalahan kecil saja bisa berdampak besar pada biaya dan profit. Karena itu, stok bernilai besar biasanya diprioritaskan dalam cycle counting.

3. Jenis Barang

Barang mudah rusak atau punya masa simpan pendek perlu lebih sering dicek karena risiko kedaluwarsa dan kerusakan lebih tinggi. Produk yang sensitif terhadap perubahan pasar juga butuh pengawasan stok yang lebih ketat.

4. Kualitas Sistem Manajemen Inventaris

Sistem inventaris yang terintegrasi seperti ERP dan berbasis data real-time akan sangat membantu kelancaran cycle counting. Data yang rapi dan terpusat mengurangi risiko selisih stok dan mempermudah pemantauan.

5. Proses dan Prosedur Internal

SOP inventaris yang jelas membuat proses cycle counting lebih terarah dan konsisten. Sebaliknya, prosedur yang membingungkan mudah memicu kesalahan hitung dan menurunkan akurasi stok.

6. Pengalaman dan Keterampilan Tim

Tim yang terlatih akan lebih teliti saat menghitung stok dan melaporkan selisih. Investasi pada pelatihan prosedur cycle counting membantu perusahaan mengurangi human error.

7. Ketersediaan Waktu dan Sumber Daya

Frekuensi cycle counting harus disesuaikan dengan kapasitas tenaga kerja dan alat yang tersedia. Jika sumber daya terbatas, jadwal penghitungan perlu diatur agar tidak mengganggu operasional harian.

8. Kondisi Gudang dan Penyimpanan

Gudang yang rapi dan terorganisir membuat proses penghitungan jauh lebih cepat dan akurat. Sebaliknya, layout yang berantakan meningkatkan risiko salah hitung dan memperlambat cycle counting.

Implementasi Cycle Count dalam Proses Bisnis

Berikut adalah beberapa langkah penting dalam mengimplementasikan cycle count ke dalam proses bisnis Anda:

1. Menentukan Prioritas Stok untuk Dihitung

Langkah awal adalah menentukan barang mana yang harus lebih sering dihitung. Biasanya yang diprioritaskan adalah barang fast-moving atau bernilai tinggi karena risikonya paling besar jika salah. Di sini, metode ABC/Pareto membantu Anda fokus pada item yang paling berpengaruh ke profit dan operasional.

2. Menetapkan Jadwal dan Frekuensi Penghitungan

Setelah prioritas jelas, susun jadwal cycle count yang menyatu dengan alur kerja gudang. Misalnya, barang dengan perputaran cepat dicek mingguan, sedangkan barang lambat bisa cukup bulanan atau kuartalan. Dengan pengaturan ini, stok tetap terkontrol tanpa mengganggu aktivitas harian.

3. Melibatkan Tim yang Terlatih dan Kompeten

Cycle count yang akurat bergantung pada kualitas tim yang menjalankannya. Karyawan perlu paham SOP, alur pengecekan, dan cara memakai tools seperti ERP atau scanner barcode. Tim yang terlatih akan bekerja lebih cepat, rapi, dan minim salah catat.

4. Penggunaan Teknologi untuk Mempermudah Proses

Teknologi seperti software ERP atau sistem inventaris berbasis cloud membuat cycle count jauh lebih praktis. Data stok bisa tercatat otomatis, real-time, dan mengurangi ketergantungan pada input manual. Hasilnya, laporan lebih cepat tersedia dan analisis stok jadi lebih tajam.

5. Audit dan Pemantauan Secara Berkala

Meski cycle count sudah rutin, audit tetap perlu dilakukan secara berkala. Audit membantu memastikan prosedur dijalankan dengan benar dan mengungkap jika ada pola selisih yang mengkhawatirkan. Dari sini, Anda bisa menemukan akar masalah dan memperbaiki proses dengan lebih tepat.

6. Evaluasi dan Penyesuaian

Implementasi cycle count harus terus dievaluasi, bukan dibiarkan berjalan otomatis tanpa review. Jika sering muncul selisih atau proses terasa berat, frekuensi, metode, atau alur kerja perlu disesuaikan. Evaluasi rutin membantu mengoptimalkan sumber daya dan meningkatkan efisiensi gudang.

7. Meningkatkan Akurasi dan Kepercayaan Stakeholder

Cycle count yang konsisten dan rapi akan meningkatkan akurasi data inventaris. Data yang bisa dipercaya membuat manajemen, investor, dan auditor lebih yakin terhadap laporan perusahaan. Dampaknya, operasional lebih lancar dan risiko kelebihan atau kekurangan stok dapat ditekan.

Aplikasi Stok Barang Total sebagai Solusi dalam Cycle Count

Aplikasi stok barang Total ERP menawarkan solusi yang sangat efektif dalam mendukung dan mempermudah proses cycle count dalam bisnis. Dengan teknologi terkini, perangkat lunak ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola inventaris secara otomatis dan akurat.

Pengelolaan inventaris yang lebih terorganisir membuat cycle count dapat dilakukan lebih efisien tanpa mengganggu aktivitas operasional sehari-hari perusahaan.

Total ERP dilengkapi dengan fitur barcode scanning yang memungkinkan tim untuk melakukan pengecekan barang secara cepat dan mudah. Hal ini sangat membantu dalam mengurangi kesalahan manusia selama proses perhitungan stok.

Selain itu, sistem cloud-based memungkinkan akses data secara real-time dari berbagai lokasi, sehingga proses cycle count bisa dilakukan di beberapa titik dalam perusahaan tanpa hambatan.

Dengan inventory management software Total ERP, perusahaan dapat memonitor perputaran barang dan memastikan penghitungan dilakukan secara rutin dan tepat waktu.

Fitur laporan otomatis yang tersedia memungkinkan manajer untuk segera melihat hasil cycle count dan melakukan tindak lanjut apabila ada ketidaksesuaian. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan dan memastikan tingkat akurasi inventaris yang lebih baik.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, menjaga akurasi inventaris adalah kunci untuk memastikan kelancaran operasional dan mengoptimalkan profitabilitas. Metode cycle count menawarkan solusi yang sangat efektif untuk memastikan inventaris Anda tetap terkelola dengan baik tanpa mengganggu kegiatan operasional sehari-hari.

Untuk mendukung penerapan cycle count yang lebih efisien, aplikasi stok barang Total dapat menjadi solusi yang sangat berguna. Dengan fitur-fitur canggih, Total memastikan penghitungan dilakukan tepat waktu dan hasilnya dapat langsung dievaluasi.

Coba demo gratis Total inventory sekarang dan rasakan manfaatnya langsung untuk bisnis Anda!